(miejscowość i data)
(oznaczenie pracodawcy/pieczęć nagłówkowa pracodawcy)
Pan (Pani)
(oznaczenie pracownika)
Uznając Pana (Pani)
szczególne zaangażowanie w pracy i nienaganne wykonywanie obowiązków pracowniczych
z okazji .............................................................................
(rocznicy, święta)
przyznaję Panu (Pani) nagrodę uznaniową
w formie: ................................................................................ w kwocie (w postaci)
(pieniężnej, rzeczowej, bonu)
Jednocześnie dziękuję i wyrażam nadzieję, że Pana (Pani) postawa w pracy w dalszym ciągu będzie wzorem dla innych pracowników i pozwoli mi również w przyszłości podziękować Panu (Pani) za wkład, jaki Pan (Pani) wnosi w powodzenie i pozytywny wizerunek Firmy.
Jednocześnie pragnę Panu (Pani) złożyć życzenia spełnienia planów zawodowych i wszystkiego najlepszego w życiu osobistym.
Z wyrazami uznania:
(pieczęć i podpis pracodawcy
lub osoby reprezentującej pracodawcę
albo osoby upoważnionej do składania
oświadczeń w imieniu pracodawcy)
UWAGI
1. Zgodnie z art. 105 Kodeksu pracy pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Katalog nagród jest otwarty, a rodzaj nagrody zależy przede wszystkim od zaangażowania pracownika w wykonywaną pracę. Można jednakże wyróżnić:
- nagrody pieniężne (np. premie uznaniowe, dodatkowe świadczenia pieniężne),
- nagrody rzeczowe (np. zegarek, udział w uroczystym bankiecie),
- nagrody prestiżowe (np. list gratulacyjny, pochwała w obecności współpracowników/klientów).
2. Przyznanie nagrody jest zatem uznaniowe i zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Uznaniowość w udzielaniu nagrody jest ograniczona przez ogólne zasady Kodeksu pracy, takie jak obowiązek równego traktowania i zakaz dyskryminacji pracowników.
3. Zasady przyznawania nagród mogą być uregulowane w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania bądź też w oddzielnym dokumencie albo też mogą nie przybrać żadnej oficjalnej formy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na uregulowanie tej sprawy, winien zachować obowiązujące procedury i stworzone zasady przedstawić pracownikom do zapoznania się. Zaleca się jednakże, by dokument dotyczący udzielania nagród został stworzony, co ułatwi z pewnością komunikację między pracodawcą a pracownikami, wpływając zarazem na wydajność pracy oraz eliminując ewentualne konflikty.
4. Przyznanie nagrody wymaga pisemnego oświadczenia złożonego przez pracodawcę i musi zostać przez niego podpisane. W przedmiotowym piśmie o przyznaniu nagrody należy określić imię i nazwisko pracownika oraz wskazać wysokość nagrody i termin jej wypłaty. Uwaga: odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika - w części B.
5. W języku potocznym często nieprawidłowo używa się zamiennie pojęcia nagroda i premia. Tymczasem są to dwa różne terminy. Nagroda jest świadczeniem o charakterze stricte uznaniowym i zależy wyłącznie od woli pracodawcy (nie jest składnikiem wynagrodzenia). Tymczasem premia to składnik wynagrodzenia, który może mieć charakter stały bądź zmienny, jednak zazwyczaj jest wypłacana w zależności od efektów pracy konkretnego pracownika. W praktyce można wyróżnić dwa rodzaje premii:
- premię regulaminową - prawo do jej wypłaty powstaje w momencie spełnienia określonych w przepisach wewnątrzzakładowych przesłanek (od momentu stworzenia stosownych aktów wewnętrznych, np. regulaminu premiowania, zapisu w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy, uzyskują charakter regulaminowy, a nie uznaniowy).
- premię uznaniową - której przyznanie uzależnione jest od swobodnego uznania pracodawcy, a zapis przesłanek do jej uzyskania w stosownych regulacjach wewnątrzzakładowych nie jest konieczny. Premia uznaniowa jest więc de facto nagrodą. Wypłata premii uznaniowej nie podlega kontroli organów rozstrzygających spory ze stosunku pracy, co oznacza, że pracownikowi nie przysługuje prawo jej dochodzenia, jeżeli czuje się pokrzywdzony pominięciem go przy przyznawaniu nagród lub niezadowolony z wysokości przyznanego świadczenia.
Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii regulaminowej. W takim przypadku decyzja w przedmiocie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości. Gdy natomiast przyznanie premii pozostawione zostało swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego (brak sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, choćby nazwane zostało premią.
6. Premia jest składnikiem wynagrodzenia niesamodzielnym, występującym obok wynagrodzenia zasadniczego, stanowiącym jego uzupełnienie. Premia może mieć charakter:
- stały - gdy wypłacana jest periodycznie, za spełnienie określonych przesłanek, gdy nie jest uzależniona od szczególnych osiągnięć;
- niestały - gdy wypłacana jest tylko za okresy, w jakich wystąpiły okoliczności będące przesłankami do wypłacenia premii.
7. Przy wprowadzaniu regulaminu nagród i premiowania w zakładach pracy, w których funkcjonują zakładowe organizacje związkowe, należy mieć na uwadze, że treść regulaminu nagród i premiowania powinna zostać uzgodniona z tymi organizacjami. Zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm.), jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania, regulaminów nagród i premiowania (…) organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.