Gazeta Podatkowa nr 38 (244) z dn. 2006.05.11, strona 13
Autor: Paweł Cierkoński
Powołanie prokurenta w spółce z o.o.
Powołanie prokurenta to dla niektórych spółek konieczność. Ci przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na ten krok, często nie wyobrażają sobie dalszej działalności bez pomocy prokurenta. Prokurent może bowiem wyręczyć członków zarządu z wielu obowiązków.
Prokurent, ale po co?
Kodeks cywilny w art. 1091 § 1 stanowi, że prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Już z tego przepisu wynika, że zadanie prokurenta polega na reprezentowaniu przedsiębiorcy. Głównie chodzi tu o zawieranie umów w jej imieniu. Korzystając ze swoich uprawnień prokurent może więc wspomagać członków zarządu.
Przykład
Spółka z o.o. często bierze udział w imprezach targowych, gdzie podpisuje ważne umowy z kontrahentami. Niestety, nie na każdą z imprez mogą jeździć obaj członkowie zarządu, których zgodne działanie wymagane jest do zawierania kontraktów. W tej sytuacji spółka udzieliła prokury szefowej działu marketingu - osobie, która i tak zawsze jeździ na targi. Dzięki temu umowy w imieniu spółki mogą już podpisywać: jeden członek zarządu i prokurent.
Prokura jest pełnomocnictwem, ale bardzo specyficznym. Od zwykłego pełnomocnictwa odróżnia się przede wszystkim tym, że może być udzielona tylko przez przedsiębiorcę wpisanego do KRS (w tym każdą spółkę handlową). Ponadto mocodawca nie może dowolnie określić jej zakresu. Zakres prokury wyznacza ustawa i to w dodatku bardzo szeroko. Prokura obejmuje bowiem umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Czym się prokurent nie zajmuje?
Czym więc różni się rola prokurenta od roli członka zarządu? Prokurent nie uczestniczy w prowadzeniu spraw spółki. W szczególności nie bierze udziału w posiedzeniach zarządu. Jego rola polega nie na podejmowaniu decyzji dotyczących przedsiębiorstwa, ale na ich wykonywaniu.
W praktyce jednak prokurentom pozostawia się pewną swobodę decyzyjną. Trudno sobie wyobrazić, że np. gdy do dokonania wszystkich lub niektórych czynności umowa spółki dopuszcza reprezentację jednoosobową, to prokurent przy podpisywaniu drobnych umów zawsze będzie kontaktował się z członkami zarządu. Warto pamiętać, że jeśli działalność prokurenta zacznie wymykać się spod kontroli (np. będzie on podpisywał umowy bez niezbędnej konsultacji z zarządem), to prokurę będzie mógł odwołać w dowolnej chwili każdy członek zarządu.
Samodzielna czy łączna?
Faktyczne znaczenie pozycji prokurenta w spółce zależy od rodzaju prokury i ustalonego w niej sposobu reprezentacji. Z jednej strony możemy mieć do czynienia z sytuacją opisaną wyżej w przykładzie, kiedy to prokurent w zasadzie tylko służy zarządowi swoim podpisem. Z drugiej strony możemy spotkać się z sytuacją, kiedy to w spółce do składania oświadczeń wystarcza podpis jedynego członka zarządu albo prokurenta. Wówczas, przy bierności członka zarządu, prokurent faktycznie może kierować całą spółką.
Zakres swobody działania prokurenta, w przypadku gdy nie jest on jedynym tego rodzaju pełnomocnikiem w spółce, uzależniony jest również od charakteru udzielonej mu prokury. Gdy będzie to prokura samodzielna (nazywana też oddzielną, samoistną), to każdy z prokurentów będzie mógł działać samodzielnie. Jeśli jednak udzielono prokury łącznej, to dla ważności podejmowanych przez prokurentów czynności wymagane będzie ich współdziałanie. Prokura łączna w większym stopniu chroni interes spółki.
Ustanowienie prokury
Powoływanie prokurenta następuje w trzech etapach: ustanowienia prokury, jej udzielenia i wpisania do rejestru przedsiębiorców w KRS.
Ustanowienie prokury to wewnętrzna czynność decyzyjna podejmowana przez zarząd spółki. Art. 208 § 6 K.s.h. przewiduje, że jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy, to powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Umowa spółki może jednak zawierać w tej kwestii odmienne postanowienia. Przy podejmowaniu decyzji członkowie zarządu powinni pamiętać, że prokurentem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Trzeba też mieć na uwadze, że prokurent nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej tej samej spółki z o.o.
Udzielenie prokury
Udzielenie prokury następuje w drodze złożenia oświadczenia woli przez spółkę. Oświadczenie takie powinno być pod rygorem nieważności sformułowane na piśmie. Forma pisemna będzie wystarczająca, nawet jeśli prokurent ma reprezentować spółkę w czynnościach wymagających formy aktu notarialnego (np. zakupu lub sprzedaży nieruchomości). Prokury udziela spółka, dlatego oświadczenie o udzieleniu prokury powinno być podpisane zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji. A zatem niekoniecznie przez wszystkich członków zarządu. Udzielenie prokury podlega opłacie skarbowej. Na piśmie należny więc nakleić znaczki skarbowe za 15 zł. Oczywiście o fakcie udzielenia prokury należy powiadomić samego prokurenta.
Można spisać umowę
Udzielenie prokury nie oznacza automatycznego nawiązania z prokurentem umowy o pracę czy umowy zlecenia. W praktyce jednak udzieleniu prokury prawie zawsze towarzyszy zawarcie którejś z tych umów. W umowie zawieranej z prokurentem można wskazać zakres jego obowiązków. Należy jednak pamiętać, że nieskuteczna wobec osób trzecich (kontrahentów spółki) będzie próba ograniczenia zakresu prokury (np. poprzez zawarcie postanowienia, że prokurent nie może zawierać umów z firmą "X"). W umowie należy uregulować również kwestię wynagrodzenia prokurenta. Jeśli prokurentem zostanie wybrany dotychczasowy pracownik spółki, można np. z tego tytułu przyznać mu dodatek funkcyjny.
Zgłoszenie do rejestru
Choć prokura jest ważna, pomimo że nie została wpisana do rejestru sądowego, to dla bezpieczeństwa spółki i jej kontrahentów udzielenie prokury musi zostać zgłoszone do sądu rejestrowego (art. 1098 K.c.). Zarząd powinien dokonać tej czynności w terminie 7 dni.
W przypadku zgłoszenia prokury przez spółkę z o.o. należy posłużyć się ogólnym formularzem stosowanym przy zmianie wpisu dotyczącego tej spółki - tj. KRS-Z3 oraz dwoma załącznikami. W załączniku KRS-ZK należy podać zmianę sposobu reprezentacji, np. na: "Gdy w skład zarządu wchodzi więcej niż jedna osoba, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu lub jeden członek zarządu wraz z prokurentem". Jeśli ujawniony w rejestrze sposób reprezentacji uwzględnia już funkcjonowanie w spółce prokurenta, nie ma potrzeby składania wymienionego załącznika. Natomiast niezbędny okaże się załącznik "KRS-ZL Zmiana - prokurenci". Należy w nim podać imię, nazwisko i numer PESEL prokurenta. W polu 12 formularza należy podać rodzaj prokury (samodzielna czy łączna). Do wniosku trzeba też dołączyć dokumenty świadczące o ustanowieniu prokury (uchwała zarządu), jej udzieleniu oraz poświadczony notarialnie wzór podpisu prokurenta (koszt poświadczenia - 24,40 zł z VAT za podpis), a także dowód uiszczenia opłaty sądowej (400 zł) i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (250 zł).
Przykład uchwały o ustanowieniu prokury
Uchwała zarządu Tip-Tep sp. z o.o. z siedzibą w Jaśle z 27.04.2006 r. w przedmiocie ustanowienia prokury
1. Zarząd Tip-Tep sp. z o.o. z siedzibą w Jaśle podejmuje uchwałę o ustanowieniu prokury samoistnej dla Gracjana Domagalskiego.
2. Uchwała została powzięta jednogłośnie przez wszystkich członków zarządu.
A. Kowalski, B. Książek, S. Domachowska
Przykład udzielenia prokury
Tip-Tep sp. z o.o.
ul. Kościuszki 17a, Jasło
nr KRS 0004569 Jasło, 28.04.2006 r.
Sz. P.
Gracjan Domagalski
ul. Piękna 3a/6, Jasło
Tip-Tep spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Jaśle niniejszym udziela Panu Gracjanowi Domagalskiemu prokury samodzielnej.
S. Domachowska, A. Kowalski
Podstawa prawna:
* ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.),
* ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).