Rzeczpospolita 29.05.07 Nr 124
CZYNNOŚCI PRAWNE FIRMY ZA POŚREDNICTWEM INNYCH OSÓB
Kiedy pełnomocnictwo, a kiedy prokura
Przedsiębiorca nie musi działać samodzielnie. Może udzielić innej osobie pełnomocnictwa albo prokury
Jeden z naszych czytelników prosi o analizę różnic między pełnomocnictwem a prokurą. Chodzi mu o podstawę prawną, podatek od czynności cywilnoprawnych, opłatę skarbową, ewentualną rejestrację, różnice i podobieństwa, zalety i wady, a także odpowiedź napytania: kiedy należy stosować prokurę, a kiedy pełnomocnictwo; kto może być prokurentem, a kto pełnomocnikiem; zakres prokury i pełnomocnictwa; czy są czynności zastrzeżone wyłącznie dla prokurenta lub pełnomocnika; czy prokurent może wykonywać wszystkie czynności tak jak pełnomocnik (i odwrotnie).
- Wydaje się, że prokura i pełnomocnictwo to jedno i to samo, tylko nazewnictwo wynika albo z kodeksu spółek handlowych, albo z kodeksu cywilnego -pisze czytelnik DOBREJ FIRMY.
Pełnomocnictwo to - w ścisłym tego słowa znaczeniu - oświadczenie umocowujące kogoś do działania w imieniu składającego takie oświadczenie. Kodeks cywilny pozwala dokonywać czynności prawnych przez pełnomocnika zawsze, gdy tylko nie stoi temu na przeszkodzie przepis szczególny albo właściwość czynności (art. 95 k.c.).
Istnieją bardzo różne pełnomocnictwa. Przykładowo wyróżnić można pełnomocnictwa procesowe i te wynikające z materialnego prawa cywilnego. Tu zajmiemy się głównie tymi ostatnimi. Można je podzielić z grubsza na pełnomocnictwa ogólne, rodzajowe oraz do poszczególnych czynności prawnych.
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do dokonywania czynności zwykłego zarządu. W pełnomocnictwie rodzajowym chodzi o to, żeby pełnomocnik mógł dokonywać w imieniu mocodawcy jakiejś grupy czynności (np. zawierać umowy najmu). Pełnomocnictwa do poszczególnych czynności pozwalają pełnomocnikom dokonywać jednej tylko czynności prawnej.
Przykład
Spółka upoważnia jednego ze swoich pracowników do zawierania w jej imieniu umów sprzedaży z klientami. Zastrzega, że pracownik nie może sprzedać jednemu kontrahentowi towaru za kwotę przekraczającą 5 tys. zł. Takie pełnomocnictwo ma charakter rodzajowy.
Co to jest prokura...
Prokura - jak już była o tym mowa - to szczególny rodzaj pełnomocnictwa. W zasadzie każda prokura jest więc pełnomocnictwem, ale nie każde pełnomocnictwo jest prokurą. Choć trzeba pamiętać, że przepisy rozdzielają niekiedy te pojęcia. Przykładowo ustawa o opłacie skarbowej mówi i o pełnomocniku, i o prokurencie. Dlatego my też będziemy dla uproszczenia posługiwać się tym podziałem.
Przede wszystkim prokury może udzielić jedynie przedsiębiorca. Nie każdy zresztą, a tylko "podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców" (art. 109k.c.). To sprawia, że nie do końca wiadomo, czy osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą pod własnym nazwiskiem mogą udzielić prokury. One bowiem nie są wpisywane do rejestru przedsiębiorców, lecz do ewidencji działalności gospodarczej. Będzie o tym mowa dalej. Inną istotną różnicą między prokurą a innymi pełnomocnictwami jest to, że tę pierwszą mocodawca musi zgłosić do rejestru przedsiębiorców (art.109 k.c.).
...i co daje
O prokurze pisaliśmy więcej w DF z 13 lutego 2007 r. ("Możesz działać przez pełnomocnika"). Przypomnijmy jednak pokrótce najważniejsze informacje na ten temat.
Przede wszystkim, co daje prokura? Otóż pozwala ona prokurentowi dokonywać w imieniu mocodawcy wszystkich sądowych i pozasądowych czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art.109k.c.). Z pewnymi wyjątkami jednak. Do zbycia przedsiębiorstwa oraz czynności, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, a także do zbycia i obciążenia nieruchomości potrzebne będzie pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (art.109k.c.).
Czy zawsze zastąpisz
Z przywołanym przepisem wiąże się zresztą interesujący problem. Trzeba bowiem pamiętać, że regulacje proceduralne określają, kto może zastępować przedsiębiorcę w postępowaniu przed sądem. Z reguły musi to być adwokat albo radca prawny, czasem rzecznik patentowy lub doradca podatkowy. Czy przepisom o prokurze należy dać tu pierwszeństwo? Wydaje się, że tak. Są jednak i takie przepisy proceduralne, które wyraźnie nakazują przedsiębiorcy dokonywanie określonych czynności procesowych za pośrednictwem osoby zawodowo zajmującej się świadczeniem pomocy prawnej (np. reprezentowanie stron przed Sądem Najwyższym).
W zasadzie przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z prokury albo pełnomocnictwa. To od niego zależy, czy chce dokonać jakiejś czynności sam, czy przez przedstawiciela. Oczywiście zdarzają się wyjątki od tej reguły. Dosyć częste są one np. w spółkach kapitałowych.
Przykład
Spółka z o.o. dokonując czynności prawnej z członkiem swojego zarządu, czyni to bądź za pośrednictwem rady nadzorczej, bądź powołanego przez wspólników albo akcjonariuszy pełnomocnika (art. 210 i 379 kodeksu spółek handlowych).
Rejestrować czy nie
Pełnomocnictwa nie trzeba nigdzie rejestrować. Jednak art. 19a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga złożenia do KRS wzorów podpisów "osób upoważnionych do reprezentowania" danego przedsiębiorcy. W praktyce interpretowany jest on jako dotyczący tylko członków organów zarządzających. Do KRS należy natomiast koniecznie złożyć wzory podpisów prokurentów. Trafić tam również powinny informacje o ustanowieniu prokurenta.
Kto prokurentem, kto pełnomocnikiem
Pełnomocnikiem może być w gruncie rzeczy każdy. Nie ma zatem najmniejszego znaczenia, czy jest on osobą krystalicznie uczciwą, czy karaną za przestępstwa. Nawet to, że pełnomocnik ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, nie wpływa na ważność czynności prawnej dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy (art. 100 k.c.).
Na ogół uznaje się, że pełnomocnikiem nie może być osoba, której w ogóle brak zdolności do czynności prawnych.
Nieco inaczej jest z prokurą. Z przepisów wynika wprost, że prokurentem może być jedynie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (art.109k.c.).
Podatek i opłata skarbowa
Udzielenie pełnomocnictwa (z prokurą włącznie) nie pociąga za sobą obowiązku zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Trzeba natomiast pamiętać o opłacie skarbowej. Tyle że tu dość istotne jest, kiedy zostało udzielone pełnomocnictwo. Do końca ubiegłego roku to właśnie udzielenie pełnomocnictwa wiązało się z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Obecnie -po wejściu wżycie nowej ustawy o opłacie skarbowej (DzU z 2006 r. nr 225, poz. 1635) - podlega jej złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii - w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym (art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy).
To dość istotna różnica, bo o ile pod rządami starej ustawy opłatę uiszczać trzeba było w zasadzie tylko raz, o tyle obecnie trzeba liczyć się z koniecznością jej wielokrotnej zapłaty. Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia br. Jeżeli jednak dokument stwierdzający ustanowienie pełnomocnika lub jego odpis sporządzono wcześniej, stosuje się przepisy dotychczasowe. Innymi słowy za pełnomocnictwo i prokurę udzielone w ubiegłym roku albo wcześniej opłatę skarbową płacimy tylko raz. Nawet jeśli dokumenty, z których to wynika, składamy w sądzie czy urzędzie dopiero w tym roku.
Ile to kosztuje
Jak wysoka jest stawka opłaty skarbowej? Co do zasady złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa albo prokury kosztuje 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa albo prokury. Co oznacza to ostatnie sformułowanie?
Chodzi przede wszystkim o pisma, pod którymi podpisuje się kilka osób, albo takie, na mocy których udziela się pełnomocnictwa kilku osobom. Skoro jest kilku pełnomocników, istnieje też kilka stosunków prawnych pełnomocnictwa. Podobnie jeśli jedna osoba reprezentuje kilku mocodawców. W takiej sytuacji trzeba po prostu policzyć, ile podmiotów jest zaangażowanych w dane pełnomocnictwo. Najłatwiej - mnożąc liczbę pełnomocników przez liczbę mocodawców.
Przykład
Trzej przedsiębiorcy udzielają adwokatowi pełnomocnictwa procesowego. Opłata skarbowa wyniesie zatem 51 zł (czyli 17 zł x 3).
Z formalnego punktu widzenia obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej obciąża solidarnie mocodawcę i pełnomocnika (art. 5 ust. 2 ustawy o opłacie skarbowej). Organ podatkowy będzie mógł zażądać opłaty od dowolnego z nich. Ustawodawcę interesuje jedynie to, żeby opłata została uiszczona. Jak strony rozliczą ją między sobą, to w zasadzie ich sprawa.
Nie każdy zapłaci
Warto jednak pamiętać, że nie każde pełnomocnictwo kosztuje. Wchodzą tu także w grę zwolnienia o charakterze przedmiotowym i podmiotowym. Dla przedsiębiorców znaczenie będą miały przede wszystkim te pierwsze. Z opłaty skarbowej zwolniony jest bowiem m.in. dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia:
poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, a upoważniające do odbioru dokumentów,
w sprawach karnych, karnych skarbowych, dyscyplinarnych, o wykroczenia oraz cywilnych, w których mocodawcy przysługuje zwolnienie od kosztów sądowych,
jeżeli pełnomocnictwo udzielane jest małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Przykład
Przedsiębiorca podjął na początku lat 90. działalność gospodarczą pod własnym nazwiskiem. Teraz jest już człowiekiem w podeszłym wieku. Tymczasem pojawia się potrzeba nagłego wyjazdu do odległej miejscowości i podpisania umowy. Przedsiębiorca upoważnia zatem do dokonania tej czynności swojego syna. Ten - składając pełnomocnictwo ojca w sądzie czy w urzędzie - nie będzie musiał płacić opłaty skarbowej