FAZY NEGOCJACJI

1. Przygotowanie negocjacji ( Planowanie negocjacji)

Cel

Określenie pożądanego wyniku. Czym więcej celów wyznaczasz sobie na etapie przygotowania, tym łatwiej jest prowadzić negocjacje.

W fazie planowania negocjacji strony przyjmują stanowiska i strategie. W przygotowaniach skoncentrować uwagę należy na pięciu obszarach:

* przedmiocie negocjacji,

* klimacie,

* układzie sił,

* mocodawcach,

* procedurach postępowania.

Kluczowe kroki

• skompletowanie zespołu negocjacyjnego,

• zebranie informacji,

• analiza celów- czyli utworzenia listy celów, określenie maksimum wymagań oraz minimum wymagań,

• analiza trudności i korzyści,

• analiza argumentów,

• wybór strategii działania- jaki styl negocjowania preferujemy,

• przewidywanie trudności i ich przełamywanie,

• analiza pułapek- obmyślenie środków zaradczych,

• warunki powodzenia negocjacji: terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów, czas w negocjacjach,

• terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów- negocjacje mogą odbywać się: na własnym terytorium, partnera, neutralnym. Najlepsze kontakty zawiera się wtedy gdy obie strony ulokowane są wygodnie. Nie należy narzucać miejsca.

• na własnym terenie- jesteśmy z góry dominujący, czujemy się bezpieczniejsi,

• na terenie partnera -przeniesienie sprawia, że wywierana jest presja lub rozproszona uwaga,

• neutralne- dla profesjonalistów: kawiarnia, wynajęta sala, restauracja.

• czas w negocjacjach- niewskazany pośpiech, nocne lub poranne godziny,

• uwarunkowania kulturowe- zapoznanie się wcześniejsze z zasadą kultury organizacyjnej .Należy poznać różnice kulturowe: obyczaje, zwyczaje, mentalność narodową.

Dobre wyniki w negocjacjach osiąga się przede wszystkim dzięki dobremu przygotowaniu. Jeśli jedna ze stron negocjacyjnych jest lepiej przygotowana to uzyska więcej.

Przygotowanie do negocjacji jest procesem obejmującym kilka ważniejszych elementów:

* analizę interesów własnych i drugiej strony;

* analizę alternatyw; co zrobisz, jeżeli negocjacje nie zakończą się powodzeniem;

* zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych; temat rozmowy; w jakich sprawach chcecie podjąć wspólną decyzję;

* opracowanie obiektywnych kryteriów dla oceny każdej z omawianych kwestii;

* przygotowanie propozycji rozwiązania problemu, w tym oferty wstępnej składanej drugiej stronie.

Procedury Przygotowanie taktyczne i strategiczne. Najważniejszym elementami są tu:

* wypracowanie wariantów pozwalających na zachowanie elastyczności,

* przygotowanie taktycznego zestawu ruchów początkowych,

* sformułowanie ogólnego planu strategicznego.

Przed przystąpieniem do negocjacji należy odpowiedzieć na wiele pytań, z których najważniejsze brzmią:

* Dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one mają dotyczyć ?

* Kto będzie naszym przeciwnikiem ? Jaki przyjmie styl ?

* Jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić ? Do jakiego poziomu jesteśmy skłonni czynić ustępstwa ?

* Gdzie zamierzamy prowadzić negocjacje, w jakim miejscu? (nasze terytorium czy strony przeciwnej).

* Jak długo zamierzamy prowadzić rozmowy ? Ile czasu możemy poświęcić ?

Zazwyczaj przewodniczący nie uczestniczy w tych wewnętrznych rozmowach. Jeżeli już do tego dojdzie powinien chronić obie strony do przyjmowanie tylko jednego stanowiska, dowiadywać się , jakie są ich interesy i ostateczne cele, oraz zachęcać do formułowania wielu wariantów porozumienia.

2. Faza wstępna

Negocjacje rozpoczyna się z reguły wystąpieniami, w których strony prezentują swoje życzenia i interesy. Podstawową rolę odgrywają tu trzy czynniki:

* Taktyki - stanowią część przyjętej strategii, obejmują zespół powiązanych logicznie manewrów, których celem jest uzyskanie celów cząstkowych.

* Umiejętności - konwencjonalne lub niekonwencjonalne, w zależności od sytuacji.

* Zachowania negocjacyjne.

Na podstawie faktów i argumentów strony usiłują dodać powagi i znaczenia swoim stanowiskom. Przewodniczący winien zadbać o to, aby strony wygłosiły swoje oświadczenia bez przerywania przez stronę przeciwną1.

Otwarcie negocjacji: Otwarcie negocjator zaczyna od "rozgrzewki", czyli wstępnej rozmowy (wyrównanie nastroju i zbudowanie zaufania), rozpoczęcie negocjacji - etap ten ukazuje nas w najbardziej korzystnym świetle, zwiększa nasze siły negocjowania. Spotykamy się tutaj z efektem pierwszego wrażenia gdzie:

* 7% stanowi treść rozmowy

* 38% to dźwięk głosu

* 55% to mimika

Dużą rolę odgrywa tu intuicja, prezentacja samego siebie ( prezentujemy swoje zalety, wygląd, zachowania, eksponujemy atrakcyjność, zalety, sprzedawania siebie, własną osobę ), prezentujemy siebie bądź instytucje w której pracujemy ( prezentacja wytworów, usług instytucji, prezentowanie własnego w niej zaangażowania, historii ,sukcesów). Ustalamy sposób prowadzenia negocjacji, zakresu, czasu trwania i procedury.

Kolejnym zadaniem negocjatora jest eksploracja, czyli przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji:

* Czy przedstawiciele drugiej strony mają wystarczająco dużo władzy, by podejmować decyzje? Jeśli tak, który jest osobą najważniejszą?

* Czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna? W tej fazie można stosunkowo łatwo przejść od kooperacji do rywalizacji lub do rozmów rzeczowych.

* Czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony? Jakich oczekuje ona korzyści? Co chce załatwić, jaką ma listę zakupów?

Kryteria skutecznych negocjacji

• Treść negocjacji

• Proces negocjacji

• Dobra orientacja, o co toczy się gra.

• Wysokie oczekiwania.

• Jasna wizja celów.

• Dobra znajomość drugiej strony i jej zaplecza, priorytetów, planu działania.

• Ustalone priorytety.

• Opanowanie kluczowych umiejętności negocjacyjnych.

• Gotowy plan negocjacji i gotowość do jego elastycznej zmiany.

• Umiejętność pracy w warunkach stresu.

• Gotowość do wsparcia najważniejszych argumentów dowodami.

• Stanowczość i pewność siebie.

3. Faza środkowa

Faza testowania partnera negocjacyjnego zaczyna się od dyskusji. Oczywiście między uczestnikami negocjacji; tu powinno nastąpić porozumienie i zawarcie transakcji. Kiedy w końcu rozpoczynają się rozmowy bliżej związane z przedmiotem negocjacji, wchodzimy w fazę tego procesu - fazę argumentacji i testowania partnera, czyli ten etap, w którym obie strony przedstawiają swoje stanowiska i przemawiające za nimi argumenty.

Charakterystyczne dla tej fazy jest to, że obie strony próbują pokazać swoja siłę, wykładając na stół swoje najmocniejsze karty. Próbują nawet trochę się nawzajem zastraszyć poprzez wypowiedziane bądź niewypowiedziane groźby. Przebieg negocjacji zależy od układu sił stron od charakteru ich współzależności.

Na tym etapie mamy do czynienia z rożnymi propozycjami i kontrpropozycjami. Przede wszystkim chodzi o tutaj o to, aby zawrzeć porozumienie. Pytanie tylko, kiedy jest ku temu najlepszy moment. W większości sytuacji należy to zrobić wtedy, kiedy wydaje się, że obie strony są już na to gotowe. W takim momencie należy działać w zdecydowany sposób, aby porozumienie stało się faktem. Wzrastające napięcie skłania w coraz większym stopniu do podjęcia ostatecznej decyzji i zakończenia sprawy. Kiedy już udało się osiągnąć kompleksowe rozwiązanie, które obie strony akceptują, można przejść do fazy zawarcia porozumienia. Kilka ostatnich ustępstw po obu stronach, czasami połączonych w zręczny pakiet, może doprowadzić do rozwiązania w ostatniej minucie1.

Podczas osiągania porozumienia przewodniczący, odwołując się do swojego autorytetu, może czasami rozwiązać niektóre sprawy, ułatwiając w ten sposób osiągniecie kompromisu. Również teraz może on położyć kres zachowaniom agresywnym - kiedy to osoby niezbyt dobrze przygotowane do postępowania w sytuacjach impasu w zbyt wielkim stopniu korzystają z nacisku. Bardziej doświadczeni negocjatorzy postrzegają jednak impasy jako test stanowczości drugiej strony, niosą również za sobą ogromny bodziec do poszukania bardziej twórczego kompromisu, uwzględniają z większa korzyścią rożne interesy

Kiedy już osiągnięte jest porozumienie przydatne może się okazać sporządzenie protokołu z negocjacji. Można też niezwłocznie po zakończeniu rozmów potwierdzić decyzję listownie lub faksem. Należy pamiętać iż umowa, która ma być sporządzona na piśmie, nie ma mocy prawnej dopóty, dopóki nie zostanie podpisana przez obie strony. Najlepiej jest podpisać umowę na miejscu zaraz po osiągnięciu porozumienia. Wtedy nie ma ryzyka, że pojawią się jakieś nieporozumienia.

Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.

Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:

• preambułę (wstęp) - powinna zawierać ogólne informacje o kontrakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.

• określenie zakresu kontraktu - zawiera szczegółowe dane, m. in. czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron.

• sposób dostarczenia towaru - jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony.

• cenę,

• okres płatności,

• dokumentację techniczną,

• gwarancje,

• zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień,

• warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.

4. Zakończenie negocjacji

Oceniając negocjacje warto:

* Sprawdzić, czy osiągnięto zamierzony cel.

* Stwierdzić (w razie niepowodzenia), co poszło źle i jak unikać takich błędów w przyszłości.

* Ustalić (w razie sukcesu), czemu go zawdzięczamy i jak owe pozytywy utrwalić.

Główne kryteria oceny wyniku negocjacji

1. Porozumienie Czy negocjatorzy doszli do porozumienia, czy tez nastąpiło przerwanie rozmów?

2. Dystrybucja W jaki sposób dostępna zasoby podzielone zostały pomiędzy negocjatorów?

3. Integracja W jakim stopniu uczestnicy negocjacji gotowi byli zintegrować swoje interesy?

4. Percepcja Czy uczestnicy negocjacji zadowoleni są z ich przebiegu i osiągniętych rezultatów?

5. Trwałość porozumienia Czy trwałe jest porozumienie i w jakim stopniu zastało wprowadzone w życie?

6. Efekt systemowy Jaki wpływ porozumienie wywiera na organizację i jej otoczenie?

7. Koszty Jak wiele środków użytych zostało w negocjacjach i jaki jest stosunek kosztów do uzyskanych efektów?

Sukcesu negocjacji nie zapewnią ani uzdolnienia werbalne, ani sam czar osobisty. Negocjator musi umieć rzeczowo i klarownie przedstawić swoją propozycję. W przeciwnym razie trudności stylistyczne mogą być odebrane jako „ kręcenie.”

---