O g ó l n e z a s a d y z a r z ą d z a n i a:

Procedura ….. różni się między sobą (szczegółowe określone są w każdym konkretnym projekcie)

Ogólne:

Początkiem są informacje o projektach (o możliwości współfinansowania projektu ze środków strukturalnych). Odpowiedzialnym za informacje za instytucje zarządzające, instytucje pośredniczące - na stronach internetowych jest forma wniosku, struktura jego wypełnienia, lista niezbędnych dokumentów aplikacyjnych oraz informacje o terminach składania tych wniosków.

Jak już wiemy skąd wziąć informacje przystępujemy do kolejnych etapów:

E t a p I - złożenie wniosku

Wniosek składa się w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w Internecie i prasie o zasięgu regionalnym lub ogólnopolskim. Nie można w dowolnym momencie złożyć wniosku tylko podczas tur aplikacyjnych (jeżeli istnieje obawa, że w I turze skończą się środki - lepiej składać w tej I turze, ale za to w II turze jest pełne rozeznanie, jakie są szanse na otrzymanie dofinansowania). Wniosek składa się w formie papierowej i elektronicznej - przy czym załączniki tylko w formie papierowej. Otrzymuje się potwierdzenie złożenia wniosku poprzez nadanie mu odpowiedniej sygnatury.

We wniosku określa się:

1. informacje o programie operacyjnym, priorytecie i konkretnym działaniu;

2. informacje o beneficjencie;

3. informacje o projekcie - o jego rodzaju, kategorii i …, obszarze i miejscu realizacji, celu tej realizacji i dość szczegółowy opis projektu;

4. informacje o powiązaniu z innymi działaniami w ramach programu (czy program operacyjny który ma być realizowany, wpisuje się szerzej w cele tego programu;

5. informacje o projektach realizowanych przez beneficjenta w oparciu o środki przedakcesyjne - w okresie 2004 - 2006, bądź z innych funduszy np. EBOR-u, Banku Światowego (jeżeli ktoś wykazał się doświadczeniem- dostanie za to dodatkowe punkty;

6. harmonogram realizacji projektu (szczegółowo ale realnie);

7. ocena trwałości projektu (przy dużych projektach) tj. jak projekt będzie funkcjonować po zakończeniu jego realizacji (zasada trwałości projektów). Projekty nie mogą podlegać znacznym modyfikacjom w ciągu 5 lat od ich zakończenia lub 3 lat w przypadku małych lub średnich przedsiębiorstw. Ten termin liczy się od dnia zakończenia realizacji projektu. Znaczna modyfikacja oznacza takie zmiany trakcie realizacji lub po jej zakończeniu, które mają wpływ na charakter projektu, warunki realizacji, mogą powodować uzyskiwanie nieuzasadnionych korzyści przez beneficjenta, lub zmiany własności infrastruktury albo prowadzi do zaprzestania działalności produkcyjnej (np. zbycie inwestycji). W przypadku naruszenia tj. gdy takie zmiany nastąpiły, projekt nie może zachować wkładu z funduszy strukturalnych a instytucja zarządzająca informuje o tym Komisję Europejską w sprawozdaniu rocznym. Wkład funduszy stanowi wówczas kwotę nienależną i podlega procedurze korekty finansowej;

8. określenie kwalifikowalności wydatków. W tym wypadku istotne są dwa elementy - termin tego wydatku, który ma być uznany za kwalifikowany i zasady, których spełnienie pozwala uznać dany wydatek za kwalifikowany

1. termin - wydatek musi zostać poniesiony od dnia przedłożenia Komisji Europejskiej programu operacyjnego spełniającego wszystkie warunki formalne do dnia 31 grudnia 2015 roku. Jeżeli instytucja zarządzająca przedłożyła Komisji Europejskiej projekt po 1 stycznia 2007 roku to ten termin biednie od 1 stycznia 2007 roku, gdy projekt przedłożyła przed tą datą - termin liczy się od daty faktycznego złożenia,

2. zasady wspólnotowe - odstąpiono od określania reguł na poziomie wspólnotowym. Wcześniej było tak, że w rozporządzeniu Rady były zawarte reguły kwalifikowalności - teraz nie - choć poza pewnymi wyjątkami - np. dot. podatku VAT (nie podlegający zwrotowi VAT można uznać za koszt kwalifikowany), w nowych państwach członkowskich wydatki na mieszkalnictwo można uznać za koszt kwalifikowany, jeżeli przewidują to zasady krajowe, w maksymalnej wysokości 3% środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - wsparcie musi być udzielone w ramach zintegrowanego programu rozwoju miast, oprócz budownictwa społecznego musi dotyczyć również budownictwa wielorodzinnego i socjalnego.

3. zasady krajowe - państwa członkowskie zobowiązane zostały do wprowadzenia reguł kwalifikowalności na poziomie krajowym. Dany wydatek może zostać uznany za kwalifikowany, jaki został poniesiony w ramach operacji, która jest realizowana na mocy decyzji instytucji zarządzającej i zgodnie z kryteriami komitetu monitorującego. Wprowadzanie do programów nowych wydatków kwalifikowanych może nastąpić wskutek przeglądu zmiany programu operacyjnego. Nowe wydatki staja się wówczas kwalifikowanymi od dnia przedłożenia przez instytucję zarządzającą do Komisji Europejskiej wniosku o przegląd programu operacyjnego,

4. wydatek może być kwalifikowany gdy:

- przewidują to zasady krajowe

- istnieje dokument księgowy potwierdzający dokonane tego wydatku

- nie został przekroczony limit finansowania poszczególnego priorytetu;

9. współfinansowanie projektu - jeżeli projekt będzie współfinansowany ze środków innych niże beneficjenta (np. kredyt bankowy) - też musi być podane;

E t a p I I - rozpatrzenie i ocena wniosku

Instytucja przyjmująca wniosek dokonuje oceny kompletności złożonych wniosków oraz ich oceny formalnej. Ocena formalna obejmuje:

1. sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku,

2. wstępną ocenę kwalifikowalności kosztów,

3. wstępne sprawdzenie, czy zapewnione jest współfinansowanie projektu

4. ocena ogólnej zgodności z priorytetami i celami programu operacyjnego

Gdy wniosek ma braki, wzywa się beneficjenta do jego uzupełnienia, a jak beneficjent tego nie zrobi, wniosek pozostawia się bez biegu.

Na tym etapie można dokonywać korekt wniosku - ale tylko w sensie formalnym (merytorycznym nie).

Wnioski są następnie przekazywane właściwej instytucji oceniającej projekty. Instytucja ta ocenia projekt w oparciu o kryteria przedstawione w programie operacyjnym i przyjęte przez komitet monitorujący. Kryteria te dzielą się na 3 grupy:

1. zgodność z poszczególnymi celami działania strategii rozwoju kraju, strategią sektorową, zgodność z oczekiwaniami społeczno - ekonomicznymi, efektywnością, wpływ na realizację polityk horyzontalnych; są one najbardziej nieostre;

2. kryteria dodatkowe - to kryteria związane bezpośrednio z działaniem w ramach których ma być realizowany projekt, te są czytelne np. wiek, wykształcenie;

3. kryteria formalne - polegają na posiadaniu przez wnioskodawcę wymaganych pozwoleń, dokumentacji technicznej, potwierdzenia finansowania krajowego.

Za spełnienie każdego kryterium wnioskodawca ma punkty.

E t a p I I I - wybór projektu

Dla wszystkich programów operacyjnych tworzy się komitety sterujące wyborem projektu. One są tworzone zarządzeniem właściwego ministra. Ich zadanie polega na opiniowaniu i rekomendowaniu instytucji zarządzających projektem operacyjnym, ….. projektów kwalifikujących się do wsparcia. Na podstawie oceny projektu komitet sterujący dokonuje wyboru projektu. Komitety mogą tworzyć grupy robocze i mogą orzytać z opinii ekspertów - specjalistów bądź instytucji, przy czym szczegółowy tryb pracy komitetu ustalony jest w ich regulaminach.

Tu się kończy procedura wyboru projektów które będą finansowane.

powyższe etapy miały charakter administracyjno - prawny

poniższe etapy miały charakter cywilno - prawny

E t a p I V umowa cywilno prawna z beneficjentem, którego projekt został wybrany do dofinansowania.

Umowę zawiera instytucja zarządzająca programem operacyjnym albo przez nią podmiot, którego w umowie nazywa się zwykle jako dysponenta środków (instytucja pośrednicząca) i beneficjenta (wnioskodawcę). Reprezentacja wnioskodawcy musi być prawidłowa. Wzór umowy podpisuje instytucja zarządzająca i ma ona charakter umowy adhezyjnej tj. zawiera się ją w takiej postaci jaka został zaproponowana albo nie zawiera się jej wcale. Negocjacje są dopuszczalne ale wyjątkowo i w drobnych kwestiach.

Przedmiot umowy:

1. dokonanie przez dysponenta środków refundacji kosztów poniesionych w związku z realizacją projektu - wnioskodawca zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością, zgodnie przepisami prawa, oraz w sposób, który zapewni terminową realizację przedsięwzięcia (czyli podstawowe prawa i obowiązki stron). Najpierw ponosi się całe koszty a potem jest refundacja kosztów kwalifikowanych (minimum 20% max 90%);

2. postanowienia dotyczące realizacji projektu;

3. warunki płatności w ramach umowy;

4. szczegółowe terminy i tryb realizacji projektu;

5. warunki kontroli (często warunki monitoringu);

6. rozwiązanie i wygaśnięcie umowy np. termin wypowiedzenia, co może być przyczyną wygaśnięcia lub rozwiązania umowy;

7. zasady informacji i promocji projektu;

8. właściwość sądu.

Umowa ma charakter cywilno - prawny, ponieważ roszczeń można dochodzić przed sądem powszechnym.

E t a p V - wnioskowanie o wypłatę środków

Po poniesieniu kosztów kwalifikowanych beneficjent składa wniosek o refundację kosztów. Co taki wniosek zawiera:

1. informacje o wydatkach kwalifikowanych

2. źródła finansowania wydatków

3. przychód uzyskany w okresie objętym wnioskiem (czy były legalne środki)

4. zestawienie faktur

5. raport na temat prac objętych wnioskiem

6. określenie zgodności postępu robót z umową (w niektórych projektach podana jest minimalna kwota wydatków do złożenia wniosków)

Zasadniczo środki są przekazywane w postaci refundacji kwot, które są wydatkowane wcześniej. Refundacja winna nastąpić w najbliższym możliwym terminie, pod warunkiem dostępności kwot na rachunkach dysponenta.

Warunki refundacji są dwa:

1. złożenie dysponentowi prawidłowo wypełnionego wniosku o refundację wraz z kopiami faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem;

2. pozytywna weryfikacja tego wniosku oraz dokumentacji - w razie stwierdzenia nieprawidłowości i beneficjent jest wzywany do uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie.

Takich wniosków o wypłatę składa się kilka - jeden przy projektach krótkoterminowych.

E t a p V I - monitorowanie realizacji projektu

Beneficjent jest zobowiązany do przekazywania instytucjom odpowiedzialnym za realizację projektu informacje o projekcie. Jest zobowiązany do sporządzania raportów o realizacji projektów. Takie raporty składa się rocznie na koniec roku kalendarzowego (na co jest 1 miesiąc) i na koniec realizacji projektu (na co jest 6 miesięcy).

Taki raport winien zawierać:

1. przebieg realizacji projektu

2. ewentualne opóźnienia - jeśli takie są, i wyjaśnić przyczyny

3. zadania do realizacji w najbliższym okresie

4. wskazania (opis) wyników kontroli za czas, za który jest raport

5. wskazania zgodności z politykami wspólnotowymi

6. działania podjęte w celu promocji projektu

7. ocenę skuteczności stosowanych rozwiązań

8. wskazanie zagrożeń albo utrudnień - jeśli są w realizacji, trzeba to przewidzieć i też zaznaczyć.

E t a p V I I archiwizacja dokumentów

Beneficjent ma obowiązek gromadzić i przechowywać dokumentacje przez okres 3 lat od daty ostatniej płatności.

---