Teoria organizacji i zarządzania wykład 18.10.2005

Planowanie jest wszechstronnym procesem, w którym menedżerowie formułują specyficzne cele organizacji i sporządzają plany ich osiągnięcia.

Misja - szeroko sformułowane cele, zamierzenia, które wyznaczają kierunek działania organizacji.

Określenie misji obejmuje:

→ opis podstawowych wyrobów lub usług organizacji

→ funkcje, które będzie wypełniała

→ rynki lub klientów, których będzie obsługiwała (do kogo będzie docierać z danym produktem)

Misja przedsiębiorstwa produkcyjnego- przykład:

Będziemy opracowywać i produkować zawory i instalacje z metali oraz tworzyw sztucznych celując w rynek firm budownictwa mieszkaniowego poprzez ogólnokrajową sieć hurtową.

Cele

1. Istnieje wiele celów, przeważnie od kilku do kilkunastu. Na ogół określane są w kategoriach wpływów, zysków, wielkości produkcji, udziałów w rynku.

2. Cele określane są w sposób hierarchiczny. Oznacza to, że niektóre mogą być formalnie lub nieformalnie ważniejsze od innych.

3. Cele mają różny horyzont czasowy. Istnieją cele krótkoterminowe ( do 1 roku) i cele długoterminowe (powyżej 1 roku).

4. Cele z punktu widzenie menedżera mogą być zależne lub kontrolowane. Cele zależne to cele narzucone menedżerowi. Cele kontrolowane to cele określane przez samego menedżera.

5. Cele zawsze muszą określać: co? gdzie? kiedy?

Cel powinien być możliwy do osiągnięcia, ale nie może być zbyt łatwy, musi się wiązać z pewnym wysiłkiem.

Plany strategiczne- są opracowywane na 5 lub więcej lat; są koncepcyjne, opisują główne kierunki działań.

Polityki- są stale obowiązującym (ciągłym) planem, dostarczającym menedżerowi wytycznych przy podejmowaniu decyzji. Ich zadaniem jest zapewnienie zgodności wśród menedżerów organizacji oraz uniknięcie konieczności wielokrotnego podejmowania tych samych decyzji.

Procedury- trwale obowiązujący plan, bardziej konkretny i szczegółowy niż polityki. Określa, w jaki sposób mają być wykonywane powtarzające się zadania.

Reguły lub przepisy - najbardziej konkretny rodzaj planu stałego. Określają konieczny przebieg działań.

Plany operacyjne (taktyczne)- opracowywane do 1 roku, przeważnie są jednorazowe i szczegółowe.

Projekt -plan o jednorazowym zastosowaniu na ogół o określonym czasie trwania, opracowywany dla osiągnięcia jednego, wąskiego celu.

Budżet- określa wymierne ilości zasobów (pieniędzy, sprzętu, materiałów, pracy), które zostaną przeznaczone na realizację danego planu.

Cele: co? gdzie? kiedy?

Plany: jak? kto?

Co	Cele	Charakterystyka, Ograniczenia koszty/cena
Gdzie	Lokalizacja	Punkt dostawy
Kiedy	Upływ czasu	Data rozpoczęcia, Data zakończenia
Jak	Plany operacyjne	Metody, Procedury, Subwencja
Kto	Odpowiedzialność	Uprawnienia, Kontrola, Wyznaczenie do zadania

Proces planowania

Etap1 Określenie celów

Etap2 Ocena sytuacji - ocena warunków zewnętrznych i wewnętrznych realizacji celów

Plany mogą być modyfikowane w trakcie realizacji, gdyż otoczenie jest zmienne i mogą pojawić się lepsze rozwiązania.

Etap3 Ustalenie procedury- kto czym się zajmuje

Etap4 Ustalenie harmonogramu pracy

Etap5 Przypisanie odpowiedzialności

Etap6 Sprawdzenie planu z punktu widzenia wykonalności i kosztów

Metody prognozowania

1. Prognozowanie metodą badania opinii- zbieranie informacji za pomocą kwestionariuszy.

2. Prognozowanie metodą analizy trendów- obserwacja tego Jak wcześniej reagowano na podobne czynniki.

3. Prognozowanie metodą analizy statystycznej- ważne tu są elementy przyczynowo-skutkowe.

Tworzenie harmonogramów

1. Plany etapowe.

2. Plany zazębiające ( wykresy Ganita).

3. Plany sieciowe (PERT, CPM).

Zarządzanie przez cele

Idea przewodzenia i swoista filozofia ZPC skoncentrowana jest na wspólnym ( przełożeni i podwładni) negocjowaniu celów, wspólnym ustalaniu mierników pożądanych wyników końcowych oraz na wspólnych okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.

Zalety ZPC

►konkretyzacja celów poszczególnych komórek organizacyjnych i osób oraz powiązanie ich z celami przedsiębiorstwa

►samodzielność i przedsiębiorczość pracowników i menedżerów; angażowanie się pracowników i kadry kierowniczej

►praca zespołowa oraz poprawienie relacji między pracownikiem a przełożonym

►rozłożenie odpowiedzialności za losy firmy

►inwencja twórcza, swoboda działania pracowników

►mobilizacja pracowników, większa skuteczność

►integracja załogi

►planowanie taktyczne

►samokontrola zamiast surowej kontroli zewnętrznej

►przystosowanie w sposób szybszy do wymogów otoczenia

Wady i słabości ZPC

►pracochłonność związana z ustaleniem i hierarchizacją celów

►rozbudowana dokumentacja dotyczącą celów

►skupienie się na celach materialnych i niedocenianie celów niematerialnych

►trudności w procesie kontroli i oceny wyników pracy

►wywoływanie napięć i stresów podczas etapu kontroli

---