Mobilne miejsca pracy, ( Nr 2 (25) / 2007

Szybki rozwój technologiczny w ostatnich latach zrewolucjonizował i usprawnił świat pracy biurowej. Niegdyś niezawodny wzorzec 8-godzinnego systemu pracy biurowej "Nine-to-five" ustępuje dzięki laptopowi, komórce i szybkiej bazie danych oraz zasadzie "pracuj kiedy i gdzie chcesz". Przy planowaniu nowoczesnych powierzchni biurowych coraz większe znaczenie odgrywają "non-terytorialne" koncepcje, czyli praca poza własnym biurkiem. Formy pracy, takie jak telepraca czy też Desk-Sharing (Inaczej Hot Desking) mają już swoje grono wielbicieli. Mobilności można się nauczyć, a człowiek ze swoimi nawykami z klasycznego, przywiązanego do swojego biurka staje się powoli, elastycznym pracownikiem.

TECHNIKA KIESZONKOWA
Rosnące możliwości techniki w latach dziewięćdziesiątych znalazły swoje zastosowanie w życiu zawodowym i zrewolucjonizowały na stałe pracę biurową. Skomputeryzowanie świata pracy posuwa się dużymi krokami naprzód. Wyniki ankiety przeprowadzonej przez niemiecki instytut pracy IAB (Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung - Instytut Badań Świata Pracy i Zawodu) wykazały, iż w 1992 r. 37% wszystkich zatrudnionych w Niemczech używało w pracy komputerów oraz urządzeń z nimi połączonych, zaś w roku 1999 liczba ta wzrosła do 2/3 wszystkich zatrudnionych. Dzisiaj nie wyobrażamy już sobie pracy bez komputera, przy czym z powodu wzrastającej mobilności laptopy zastępują komputery stacjonarne. Łatwy i szybki dostęp do Internetu od 1993 r. oznaczał wielki postęp w rozbudowie największej międzynarodowej sieci. Prawie bezgraniczna struktura informacyjno-komunikacyjna powstała między innymi dzięki stronom internetowych WWW i poczcie elektronicznej. W 1995 r. liczba użytkowników Internetu wynosiła w Niemczech 250 000, przy czym w dniu dzisiejszym stanowi ona 60% całego społeczeństwa. I ciągle wzrasta. Przepływ danych stał się szybszy i bardziej efektywny dzięki sieci cyfrowej ISDN oraz DSL, a przepływ danych w sieci UMTS rozszerzył, po raz kolejny, możliwości wyboru miejsca pracy. Kolejne modyfikacje klasycznej telefonii oraz szybki rozwój Internetu umożliwiły rozwój telefonii internetowej VOIP (Voice Over Internet Protocol), czyli połączeń telefonicznych przez sieć komputerową, która skonstruowana została wg standardów internetowych. W ten sposób łączą się ze sobą usługi telefoniczne i istnieje możliwość mobilnego przesyłania danych. W latach dziewięćdziesiątych nastąpił także szybki rozwój telefonii komórkowej. Dziś komórka nie jest już symbolem luksusu, lecz stała się standardem, nawet nieformalnym wymogiem. Ciężkie, potężne, ważące prawie pół kilograma telefony komórkowe zostały zastąpione lekkimi jak piórko małymi urządzeniami, które bez problemu znajdują miejsce w kieszeni. W międzyczasie szybko awansowały na urządzenia multimedialne, dzięki którym możemy "surfować" po necie, wysyłać i dostawać e-maile no i oczywiście dzwonić. Stały się formą mini przenośnego biura, które łatwo zabrać ze sobą po prostu w kieszeni spodni czy damskiej torebce.

DECENTRALIZACJA PRACY
Szybki rozwój technologii przyczynił się do wprowadzenia w życie nowych koncepcji pracy biurowej. Ostro krytykowana przez związki zawodowe w latach osiemdziesiątych telepraca, która z jednej strony jako fenomen do dziś wywołuje duże dyskusje, z drugiej jednak rzadko doczekuje się realizacji, zyskała duże znaczenie na tle dojrzałej technologii. Przewidywania były znów entuzjastyczne, nawet wtedy, gdy dokładne liczby mocno różniły się od siebie, co wynikało z niedokładnej definicji pojęcia telepraca, jak i z innych różnorodnych pojęć z nią związanych, takich jak domowa telepraca, zmianowa telepraca, mobilna telepraca itd. Badania niemieckiego Towarzystwa Badań Komunikacyjno- Technologicznych z 1994 r. wykazały, że w Niemczech pracowało ok. 150 000 telepracowników, prognozy do roku 2002 wykazywały wzrost tej liczby do 2,5 miliona. Zostały one jednak wyraźnie przekroczone, bowiem w roku 2002 liczba telepracowników osiągnęła 6 milionów. Punktem zwrotnym stały się z końcem lat dziewięćdziesiątych umowy ramowe Deutsche Post (Poczta Niemiecka) i Deutsche Telekom (Niemiecki Telekom). Rozwój pokazał, że tendencją wiodącą nie będzie „praca w domu”. Daje ona jedynie ograniczone możliwości pracy zespołowej i projektowej, powoduje problemy z ochroną i bezpiecznym przesyłaniem danych, zmniejsza powiązania socjalne i przywiązanie pracownika do firmy. Bardziej efektywnie wygląda zmienny system telepracy, podczas której 2-3 dni pracujemy w domu, a resztę czasu spędzamy w biurze - zależnie od potrzeb. Jednak największy rozwój spodziewany jest w formie mobilnej telepracy, polegającej na pracy w różnych miejscach dzięki wsparciu techniki informacyjno-komunikacyjnej. Do takich wniosków doszedł w 1999 r. sfinansowany przez Komisję Europejską międzynarodowy projekt badawczy ECATT (Elektroniczne Rynki i Trendy Telepracy). Wyniki tych badań przewidują, że w 2020 r. 40% wszystkich zatrudnionych będzie świadczyło właśnie taką formę pracy - telepracę - a przede wszystkim telepracę mobilną.

OD PRACOWNIKA BIUROWEGO DO PRACOWNIKA WĘDROWNEGO
Na początku lat dziewięćdziesiątych została wprowadzona nowa koncepcja w planowaniu przestrzennym biura tzw. biuro non-terytorialne. Główną ich cechą jest to, iż często nieobecni pracownicy nie posiadają swojego własnego biura czy też własnego miejsca pracy w firmie, zamiast tego korzystają ze wspólnych powierzchni biurowych, które zajmowane są według potrzeb, zaś po ukończonej pracy po prostu się je zwalnia. Taką koncepcję biura nazywa się Desk-Sharing lub Hot Desking. Pożegnanie z własnym biurkiem mieści w sobie wiele możliwości, związanych z elastycznością czy też minimalizacją kosztów. Im wyższy jest non-terytorialny udział w koncepcji biurowej, tym wyższa elastyczność wykorzystania powierzchni oraz większa oszczędność. Pionierami w realizacji tej nowej organizacji pracy były przede wszystkim firmy z branży IT, takie jak np. IBM, Digital Equipment Corporation (DEC), Siemens czy też Hewlett Packard - przedsiębiorstwa cechujące się wysoką liczbą nieobecności pracowników z działów sprzedaży i serwisu. To samo dotyczyło pracowników branży doradczej, których forma pracy zmuszała do częstego opuszczania swojego biurka. Centrale firm takich jak Arthur Anderson czy Accenture zaczęły naśladować zasady pracy hoteli, wprowadzając system rezerwacji miejsc pracy poprzez software (tzw. Hoteling). Coraz więcej innych branż odkrywało zalety i możliwości "nonterytorialności". Popyt na non-terytorialne koncepcje biurowe jest wysoki, ponieważ elastyczność powierzchni oraz możliwość łatwego przepływu informacji są głównymi aspektami branymi pod uwagę podczas planowania biura. Firma QUICKBORNER TEAM, która pomaga swoim klientom w opracowywaniu koncepcji biurowych od początku lat dziewięćdziesiątych, doradza także firmom przy wprowadzaniu koncepcji biurowych opartych na zasadzie Desk-Sharing. W ostatnich latach dla działu sprzedaży Fujitsu Siemens Computers (FSC) stworzona została koncepcja elastycznego biura (Flexible office). Zastosowanie systemu Desk-Sharing pomogło nie tylko efektywnie wesprzeć pracę działu sprzedaży, ale także znacznie ograniczyło koszty. Wynikiem tych wszystkich działań w ramach koncepcji flexible office było zaoszczędzenie prawie jednej czwartej kosztów utrzymania powierzchni (Do tego należą koszty najmu mniejszej powierzchni i redukcja zbędnych pomieszczeń biurowych, łączenie różnych budynków i optymalizacja posiadanej powierzchni biurowej, które były wliczone w koszty wyposażenia flexible office).

DESK-SHARING WCZORAJ I DZIŚ
Patrząc na początki młodej historii Desk-Sharing możemy zaobserwować następujący postęp. Na pierwszym miejscu trzeba zwrócić uwagę na postęp technologiczny, który przyczynił się do rozwoju Desk-Sharing i mobilnej pracy. Na początku należało zagwarantować szybkie podłączenie i odłączenie laptopów do wybranego miejsca pracy. Zostało to zrealizowane np. poprzez tak zwaną Dock-in-Station, do której został podłączony laptop. Kompletna standaryzacja urządzeń końcowych, takich jak telefon komórkowy czy laptop była głównym warunkiem. W tym temacie występowała i występuje niestety nadal cała masa specyficznych rozwiązań zależnych od danej firmy. Dzięki możliwości wyposażenia biur i wszystkich urządzeń w sieć bezprzewodową WLAN (Wireless LAN) wszystkie okablowania miejsca pracy w przyszłości staną się bezużyteczne. Także w zakresie telefonii problem został rozwiązany. Dzięki takim rozwiązaniom, jak karty i numery PIN, a przede wszystkim dzięki wspieranej przez Internet telefonii (VOIP), Desk-Sharer niezależnie od miejsca, w którym przebywa - czy w biurze, czy w drodze do klienta - może w każdej chwili stać się dostępny poprzez jednokrotne zalogowanie się w sieci. Także branża meblarska rozprawiła się w ostatnich 15 latach z tematem mobilności w biurze. Z ociężałych wózków na przechowywanie osobistych dokumentów, którymi dysponowali pracownicy, powstały łatwo przenośne małe wózki, zaprojektowane na wzór walizek podróżnych, wyposażone w kółka i wysuwany uchwyt. Zmieniło się również znaczenie biurka i krzesła. Desk-Sharing stawia tym przedmiotom wymagania szybkiego dopasowania się do potrzeb każdego z użytkowników. W miejsce stołu ustawianego ręcznie za pomocą korbki pojawiły się modele, których pozycja pionowa i pozioma zmienia się dzięki wbudowanemu motorowi elektrycznemu poprzez naciśnięcie odpowiedniego guzika. Niegdyś uważano, że odpowiednie ustawienie stołu czy krzesła do krótkiego ich użycia jest niepotrzebne. Próbowano ustalić optymalną, idealną stałą pozycje pracy. Dziś zmierza się w kierunku zastosowania prostych w obsłudze, efektywnych elementów, tak aby wymagania ergonomii miejsca pracy zostały spełnione także w ramach maksymalnej elastyczności. Generalnie należy stwierdzić, że standaryzacja stałego i "niestałego" (Desk-Sharing) miejsca pracy względem mobilności i technicznego wyposażenia - przy założeniu nowoczesnej koncepcji biura - odgrywa coraz większą rolę. Pozwala ona na elastyczną, szybką reakcję w przypadku zmian wymagań względem powierzchni biurowej. Przez te wszystkie lata utrzymuje się tendencja do zmienności i elastyczności, która oznaczała i oznacza pożegnanie z przyporządkowanym, osobistym miejscem pracy. To, na co pozwala technika oraz potrzeby zarządzania powierzchnią nie muszą niekorzystnie wpływać na użytkownika biura. Ciągle zmieniane miejsce pracy, zwłaszcza dla pracownika, który i tak jest ciągle w drodze? Na pierwszy rzut oka nie wygląda to atrakcyjnie i zachęcająco. Wsparcie Desk-Sharing oraz większa efektywność procesów pracy to dodatkowy profit. Oto przykład: Tobias Deubel, Kierownik Controllingu (Działu Kontroli) w FSC w Düsseldorfie, nie ubolewa nad brakiem stałego miejsca pracy.

- Wiem jak przy takiej formie biura można bezproblemowo zorganizować prace projektowe - powiedział, przyznając jednocześnie, że miał wiele oporów przy wprowadzeniu tej nowej koncepcji biura. Jego kolega Thomas Wittke, Global Account Manager w FSC, uważa wprowadzenie flexible office za wielką korzyść i czuje ogromne wsparcie w swoich systemach pracy, jedynie względem kontaktów między pracownikami w biurze odczuwa wyraźną zmianę.

- Wcześniej nie było problemem spotkać w swoim otoczeniu zaufanych kolegów i koleżanki - mówi.

Dzisiaj jednak trzeba być bardziej aktywnym, kiedy chce się zobaczyć określone osoby. Faktem jednak jest, że wprowadzenie systemu Desk-Sharing oznacza zmiany w zarządzaniu. Pracownicy muszą inaczej zorganizować nie tylko siebie, ale i swoją pracę. Stają się bardziej przedsiębiorcami w przedsiębiorstwie. Oznacza to również zmiany w kulturze firmy. Na to potrzeba czasu i nie zawsze przebiega to bezkonfliktowo. Główne założenie powinno brzmieć następująco - kto zabiera swojemu pracownikowi osobiste jemu przyporządkowane miejsce pracy, ten musi mu zaoferować coś w zamian. Żadna inicjatywa Desk-Sharing nie da sobie rady bez starannie opracowanej koncepcji powierzchni specjalnych, do której w standardzie należą z reguły Meeting-Points - przeznaczone do nieformalnej komunikacji, czy też pomieszczenia zwane Think-Tank - służące pojedynczym pracownikom potrzebującym w danej chwili spokoju i koncentracji, ale i chwili prywatności, np. podczas prywatnych rozmów telefonicznych.

ŚPIEW PRZYSZŁOŚCI CZY MIT?
W którą stronę rozwiną się w przyszłości mobilne formy pracy? Zdania na ten temat są nadal podzielone. Jeśli wierzyć wywodom Gunduli Englisch zawartym w jej książce pt. Pracownicy-nomadzi, to odpowiedź na to pytanie, to tylko kwestia czasu. Pracownicy staną się "koczownikami" bez własnego miejsca pracy, swobodnie dysponującymi swoim czasem w decentralizowanym, oplecionym siecią świecie. Tym samym non-terytorialne koncepcje biurowe byłyby na dłuższą metę czymś oczywistym. Taka jest wizja przyszłości. Jednakże Horst W. Opaschowski, Kierownik "BAT Freizeit-Forschungsinstitut" (Naukowy Instytutu Badań Wolnego Czasu), uważa pracowników-nomadów, którzy są ciągle w drodze od jednego pracodawcy do innego, nie za prototyp przyszłościowego świata pracy, ale po prostu za mit. Wyniki jego badań wykazały, że 68% wszystkich pracobiorców także w XXI w. chce pracować tak, jak ich rodzice, posiadać stałe zatrudnienie i mieć prawo do wolnego czasu. Tym samym nie chce przepowiadać wędrującym pracownikom przyszłości związanej z elastycznym kontenerkiem na kółkach. Którym wizjom nie dałoby się pierwszeństwa, to prawdziwe pozostaje hasło - technika czyni człowieka mobilnym. Ludzie pracujący w poczekalniach lotniska czy też w pociągach z laptopem na kolanach oraz telefonem komórkowym przy uchu nie są już dla innych czymś egzotycznym. Hotele coraz częściej wyposażają swoje pokoje w biurka i "łącza" do laptopa, a przedsiębiorcy planują dużą liczbę gościnnych miejsc pracy we własnych firmach. To, czy wzrastająca mobilność w świecie pracy biurowej okaże się obietnicą czy klątwą, będzie na końcu uzależnione od tego, czy uda się połączyć możliwości techniki z potrzebami ludzi. Ponieważ w tej funkcjonalnej grze zespołowej leży strategiczny czynnik sukcesu dla przyszłościowej koncepcji pracy biurowej.

Paulina Pogorzelska-Leszczyńska
Quickborner Team Polska

Mobilne miejsca pracy, ( Nr 2 (25) / 2007 - Mobilne miejsca pracy )