System informacyjny controllingu logistyki

W warunkach dużej zmienności otoczenia i warunków realizacji procesów gospodarczych, wypracowanie decyzji na różnych szczeblach zarządzania wymaga stałego dopływu pełnych
i aktualnych informacji.

Zintegrowanie działań komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa wymaga dobrze zorganizowanej logistyki przepływu informacji. Współpraca z dostawcami i odbiorcami wymaga pozyskiwania i przetwarzania masowych strumieni danych w obszarach zarządzania zaopatrzeniem, zarządzania zapasami, gospodarce magazynowej, planowania produkcji, dystrybucji, zarządzania spedycją i transportem, sprzedaży, zarządzania finansami.

System informacyjny stanowi organizacyjne ujęcie procesów informowania, zapewniając kierownictwu przedsiębiorstwa dostęp do potrzebnych informacji o przeszłości stanie obecnym
i przyszłości.

Wagę informacji w systemie informacyjnym zarządzania logistyką potęguje jej miejsce
w procesie decyzyjnym (np. przepływu materiałów, wykorzystania zasobów itp.).
Z łańcucha zależności wynika, że błędy powodowane brakiem, niepełną lub nieprecyzyjną informacją oraz błędy w algorytmach przetworzenia danych przenoszą się i potęgują wzdłuż łańcucha decyzyjnego.

Informacje dostarczane przez system informacyjny controllingu logistyki powinny być dostępne na życzenie i powinny je cechować zasady doboru logistycznego:

• właściwa treść - odpowiednia do bieżących potrzeb zarządzania logistyką, bez nadmiarowości, luk informacyjnych i chaosu informacyjnego;

• właściwy czas - bieżąca dostępność do danych
  z dowolnie wybranego okresu i zagregowanych za dowolny okres; informacja aktualna i zgodna w czasie z rejestrowanymi zdarzeniami;

• właściwa forma i jednostka miary - czytelna i zrozumiała w interpretacji, dokładność dostosowana do poziomu jej wykorzystania w organizacji oraz dostosowana do czytelnika i do sprawnego wykorzystania w zarządzaniu logistyką;

• właściwy koszt - pozyskania, przetworzenia i udostępniania informacji, racjonalnie dostosowany do możliwości finansowych przedsiębiorstwa, ale także do potrzeb i możliwości wykorzystania informacji.

Controlling utożsamiany jest z systemem informacyjnym, dostarczającym wieloprzekrojowej informacji planistycznej i wynikowej. Efektywność controllingu zależy od jakości posiadanych informacji oraz sprawności przetwarzania i szybkości przepływu tych informacji pomiędzy poszczególnymi centrami odpowiedzialności.

Informacja controllingowa powinna być dostępna zarówno dla controllerów, jak i dla kadry kierowniczej, umożliwiając tym samym:

planowanie rzeczowo-fiansowe(budżetowanie);

bieżącą ocenę wyników pracy;

trafne podejmowanie decyzji.

W systemie informacyjnym controllingu najczęściej są spotykane funkcje:

• gromadzenia rejestrowanych danych i dokumentów źródłowych w hurtowniach danych;

• agregowania i filtrowania danych źródłowych - raporty i zestawienia danych;

• analizy i syntezy danych;

• rachunkowość, kalkulacja i rozliczanie kosztów;

• planowania operacyjnego i rzeczowo-finasowego - zintegrowane systemy obejmujące automatyzację tworzenia planów, agregację planów cząstkowych, monitorowanie wykonania planów, sygnalizowanie odchyleń;

• prognozowanie i symulacje informacji danych ekonomiczno-finansowych, logistycznych, handlowych, kadrowych;

• konsolidację informacji - profilowane systemy informacji menedżera / controllera.

Podstawową bazę informacyjną controllingu logistyki tworzą dwa systemy ewidencji:

• system informacji operacyjnej - umożliwiający ewidencję danych o zasobach logistycznych
  i działaniach realizowanych w procesach logistycznych oraz produktach wynikowych tych procesów;

• system informacji księgowej - umożliwiający ewidencję wydatków i kosztów przypisanych do zasobów, działań i produktów oraz przychodów ze sprzedaży produktów.

W praktyce funkcjonowania systemów informacyjnych przedsiębiorstwa spotykanych jest szereg złożonych problemów:

informacje przychodzą zbyt późno,

informacje są zbyt szczegółowe lub zbyt ogólne,

informacje dotyczą przeszłości i są ukierunkowane na przeszłość,

informacje zawierają tylko dane, które można skwantyfikować,

dostarczane są informacje wykluczające się,

informacje są niewystarczające dla celów planowania strategicznego.

8

---