System informatyczny controllingu logistyki

Na potrzeby controllingu logistyki niezbędne jest połączenie planowania procesów logistycznych, ich koordynacji oraz kontroli i monitorowania przebiegu operacji logistycznych w jeden zintegrowany system informatyczny.

Zintegrowane systemy informatyczne przyczyniają się do efektywniejszego wykorzystania wszystkich danych pochodzących z różnych działów przedsiębiorstwa, do ich gromadzenia, przetwarzania i prezentowania w różnej formie, aby ułatwić podejmowanie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

Systemy informatyczne stosowane w obszarach logistycznych można podzielić na:

• analityczne,

• ewidencyjne,

• planistyczne,

• symulacyjne.

W grupie systemów analitycznych znajdują się narzędzia informatyczne, które służą do bieżącego wyliczania, przeliczania i kalkulowania przebiegu procesów i działań logistycznych. Systemy te mogą obejmować specjalistyczne oprogramowanie lub w mniejszych przedsiębiorstwach arkusze kalkulacyjne.

Systemy ewidencyjne służą do rejestrowania operacji powtarzalnych, które pozwalają na bieżącą kontrolę przepływu poszczególnych zasobów. W nich rejestruje się operacje związane z zakupem, produkcją, sprzedażą, składowaniem i przemieszczaniem się materiałów i produktów gotowych w magazynach. Obejmują też ewidencję środków transportu i ich pracę. Systemy te wymagają specjalistycznego oprogramowania ze względu na rozległość oraz dużą liczbę zapisów.

Systemy planistyczne - charakterystyczne dla controllingu logistyki - stanowią wsparcie przy tworzeniu budżetów kosztów logistyki. Stanowią również pomoc przy osiąganiu celów zapisanych w strategicznej karcie wyników dla logistyki. Systemy te mogą bazować na arkuszach kalkulacyjnych oraz specjalistycznym oprogramowaniu.

Systemy symulacyjne - to swego rodzaju sposób odwzorowania przyszłości związanej
z logistyką przedsiębiorstwa w wielu wariantach. Są to zazwyczaj skomplikowane programy komputerowe bazujące na modelach matematycznych, statystycznych
i ekonometrycznych. Bardzo często stanowią dla controllera system wczesnego ostrzegania. Pozwalają bowiem wyłapać słabe ogniwa logistyki mogące pojawić się w poszczególnych wariantach.

Informatyzację systemu informacyjnego na potrzeby controllingu logistyki można wprowadzić do przedsiębiorstwa na trzy sposoby:

-przez rozbudowanie systemów F/K i uzupełnienie ich o moduły zapewniające potrzebną informację zarządczą, wykorzystując arkusze kalkulacyjne
i bazy danych, tak aby wspomagały proces decyzyjny, a więc realizowały zadania controllingu;

System informatyczny controllingu logistyki

-przez opracowanie niezależnych systemów informatycznych dla konkretnego użytkownika
z uwzględnieniem jego potrzeb, specyfiki działania oraz używanych już przez niego systemów dziedzinowych;

-poprzez zastosowanie gotowych zintegrowanych systemów zarządzania przedsiębiorstwem typu np. MRPII

Rozbudowa istniejącego systemu F/K opartego na arkuszach kalkulacyjnych:

• jest to rozwiązanie najtańsze;

• uniwersalność i elastyczność arkuszy kalkulacyjnych pozwala na dostosowanie programu do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa;

• rozwiązanie to charakteryzuje się powszechną znajomością, dostępnością oraz łatwością obsługi arkuszy kalkulacyjnych.

Opracowanie niezależnych systemów informatycznych - znaczna przewaga nad systemami standardowymi bierze się z faktu, iż poszczególne elementy systemu są jak najlepiej dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, jego celów oraz przyjętej polityki działania. System taki powinien jednak uwzględniać dalszy rozwój koncepcji controllingu logistyki w danym przedsiębiorstwie.

W przypadku tworzenia niezależnych systemów informatycznych czy w oparciu o arkusze kalkulacyjne należy:

• dokonać analizy przepływu informacji, struktury danych i potrzebnych algorytmów;

• dokonać szczegółowego ustalenia potrzeb informacyjnych przyszłych użytkowników, a tym samym źródła informacji;

- zapewnić ciągłość przepływu (przesyłania) informacji między różnymi komórkami organizacji zapewniając wsparcie procesom planowania i zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa;

- zapewnić automatyczne czytanie danych z programu F/K, bez konieczności manualnego wpisywania danych do przyjętego systemu controllingu;

- zapewnić, aby wprowadzony system umożliwiał porównanie danych planowanych z rzeczywistymi w odpowiednich dla analizy przekrojach z uwzględnieniem analizy odchyleń.

Gotowe , zintegrowane systemy zarządzania:

- posiadają wspólną dla całego przedsiębiorstwa bazę danych oraz wiążą poszczególne podsystemy;

- umożliwiają wykorzystywanie przez wszystkie komórki organizacyjne w każdym czasie różnych informacji potrzebnych do realizacji określonych zadań bez ponoszenia dodatkowych kosztów czasowych i finansowych;

- pozwalają na redukcję kosztów i bardziej efektywne zarządzanie całym przedsiębiorstwem dzięki powiązaniu jednym systemem informatycznym poszczególnych procesów i podsystemów;

- ich wprowadzenie jest zdecydowanie droższe i bardziej pracochłonne niż stworzenie niezależnego systemu bądź systemu opartego na arkuszach kalkulacyjnych.

MRP I Planowanie Potrzeb Materiałowych jest metodą zarządzania produkcją i zapasami produkcyjnymi obejmującą działania związane z wyprzedzającym ustaleniem rodzaju i wielkości zadań dla komórek produkcyjnych przedsiębiorstwa. Obejmuje planowanie potrzeb materiałowych oraz sposobów ich zaspokajania związany z realizowanymi zleceniami produkcyjnymi. Inaczej mówiąc służy do racjonalizacji planowania, poprzez wydawanie zleceń zakupu i produkcji dokładnie w takim momencie, aby żądany produkt pojawił się w potrzebnej chwili i w wymaganej ilości.

Zasada działania:

• łączy sporządzony - zaplanowany harmonogram produkcji z zestawieniem materiałów niezbędnych do wytworzenia produktu;

• bada zapasy produkcyjne;

• ustala, które części i surowce muszą być zamówione i w jakim czasie, aby jak najkrócej były składowane w procesie wytwarzania

Podstawowe korzyści ze stosowania MRP I to:

- niski poziom zapasów - w MRP czas i rodzaj wyjścia z systemu wytwórczego ma priorytet, wobec tego zadaniem MRP jest dostarczanie bieżących informacji dla lepszego planu wytwarzania, który może zredukować średni czas realizacji;

- produkowanie możliwie bez spóźnień - zestaw MRP może symulować alternatywne plany wytwarzania. Wiadomo bowiem, że niekiedy dostawa może być potwierdzona, a faktycznie termin dostawy może być niedotrzymany. W takiej sytuacji należy posłużyć się symulacją komputerową i odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie działania należy podjąć, aby zminimalizować straty;

- przyśpieszenie i opóźnienie wykonania zamówień - kiedy klient decyduje o odłożeniu zamówienia, musi też być opóźniona jego realizacja, a więc MRP odracza procesy wytwórcze części składowych, co pozwala na zwolnienie mocy maszyn dla innej zaległej produkcji. Może to zapobiegać nadmiernemu zapasowi surowców materiałowych w procesach produkcyjnych;

- długoterminowe planowanie rozwoju zdolności produkcyjnych - niezależnie od istoty skutecznego narzędzia, jakim jest MRP do kontroli materiałów i planowanego wykorzystania produkcji, może on także być używany do planowania długookresowego rozwoju zdolności produkcyjnych.

Metoda MRP II Planowanie Zasobów Produkcyjnych jest naturalną kontynuacją metody MRP I. Dodano dalsze sprzężenia zwrotne między wykonywanymi operacjami technologicznymi oraz uzupełnienie informacjami kosztowymi. Bierze się tu pod uwagę wszystkie sfery zarządzania przedsiębiorstwem związane z przygotowaniem produkcji, jej planowaniem i kontrolą oraz sprzedażą i dystrybucją wyprodukowanych dóbr.

Założenia:

kontrola zapasów:

• określenie liczby oraz elementów składowych wyrobów będących przedmiotem sprzedaży,

• zabezpieczenie dostępności elementów składowych w żądanej ilości, miejscu i czasie,
  ustalanie priorytetów operacyjnych:

• ustalanie terminów uruchomienia produkcji poszczególnych elementów składowych wyrobów finalnych,

• kontrola przestrzegania obowiązujących długości cykli produkcyjnych,
  kontrola wykorzystania zdolności produkcyjnej:

• kontrola planu aktualnego obciążenia urządzeń produkcyjnych wchodzących
  w skład poszczególnych odcinków produkcyjnych,

• planowanie przyszłego obciążenia tych urządzeń.

Funkcje systemu MRP II

Planowanie sprzedaży i produkcji,
Zarządzanie popytem,
Główne harmonogramowanie produkcji,
Planowanie potrzeb materiałowych,
Zestawienia materiałowe,
Transakcje magazynowe,
Sterowanie zleceniami,
Monitoring i sterowanie produkcją,
Planowanie zdolności produkcyjnych,
Sterowanie stanowiskiem roboczym,
Zakupy materiałowe i kooperacja biura,
Zarządzanie zasobami rozproszonymi,
Narzędzia i pomoce warsztatowe,
Interfejs modułu finansowego,
Symulacje,
Pomiar wyników

Wady systemu:

- brak rozwiązań zarządzania łańcuchem logistycznym;

- Master Production Schedule (MPS) - Główny Terminarz Produkcji - jest zbyt sztywnym narzędziem dla nowoczesnych przedsiębiorstw;

• model MRP II nie w pełni uwzględnia ograniczenia produkcyjne - wynik w znacznym stopniu zależy od umiejętności operatorów systemu;

• metodyka MRP jest często trudna dla zrozumienia dla mających się nią posługiwać ludzi;

• MRP wymaga znacznych nakładów na stworzenie i utrzymanie systemu komputerowego oraz aplikacji wspomagających planowanie i sterowanie produkcją.

ERP = MRP III czyli Money Resource Planning - Planowanie Zasobów Finansowych:

• jest systemem obejmującym całość procesów produkcji i dystrybucji;

• integruje różne obszary działania przedsiębiorstwa;

• usprawnia przepływ krytycznych dla jego funkcjonowania informacji;

- pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu.

Obszary działań

- obsługa klientów - baza danych o klientach, przetwarzanie zamówień, obsługa specyficznych zamówień (produkty na żądanie), elektroniczny transfer dokumentów;

• produkcja - obsługa magazynu, wyznaczanie kosztów produkcji, zakupy surowców i materiałów, ustalanie terminarza produkcji, zarządzanie zmianami produktów (np. wprowadzanie usprawnień), MRP I/II, prognozowanie zdolności produkcyjnych, wyznaczanie krytycznego poziomu zasobów/zapasów, kontrola procesu produkcji (m.in. śledzenie drogi produktu w zakładach produkcyjnych)

• finanse - prowadzenie księgowości, kontrola przepływu dokumentów księgowych, pozwala przygotowywać raporty finansowe zgodnie
  z oczekiwaniami poszczególnych grup odbiorców (np. podział na centralę i oddziały);

• integracja w ramach łańcucha logistycznego - cecha, wyznaczająca przyszłe kierunki systemów ERP, powodując ich wyjście poza przedsiębiorstwo.

Obszary, jakie obejmuje ERP.

Wady:

• wysoki koszt;

długi czas wdrożenia (od 3 miesięcy do 3 lat);

• trudność dostosowania do indywidualnych potrzeb.

1

---