Dodatek B

Arkusz roboczy zarządzania projektem

W niniejszym dodatku znajdują się formularze ułatwiające planowanie poszczególnych faz projektu. Można skopiować te strony, a następnie wypełniać je w trakcie realizacji projektu, aby mieć pewność, że w zarządzaniu projektem zostało uwzględnione wszystko, co niezbędne.

Na CD-ROM-ie

Kopia tego dodatku, w wersji angielskiej, znajduje się na CD-ROM-ie dołączonym do tej książki w folderze Forms (w formacie .pdf — Adobe Acrobat), co pozwala na drukowanie i użycie tych formularzy. Na dysku umieszczono również kopię Adobe Acrobat Reader.

Faza I: Przygotowanie

W tej fazie zbieramy informacje o zakresie i celach naszego projektu, a także ustalamy główne parametry, jak daty, zasoby, kwotą, jaką możemy dysponować w ramach naszego projektu, oraz określamy specyficzne potrzeby.

1. Aby określić zakładane cele naszego projektu, należy ustalić je z niżej wymienionymi osobami. Przed rozpoczęciem planowania projektu należy rozpoznać, a następnie wyjaśnić wszystkie pojawiające się rozbieżności. Poniżej znajduje się lista osób, z którymi należy przekonsultować projekt:

• nasz zwierzchnik,

• nasza załoga,

• dyrektor finansowy,

• osoby związane z różnymi etapami naszego projektu; jeżeli np. wprowadzamy nowy element linii produkcyjnej, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za tę linię, a jeżeli planujemy przeprowadzkę, powinniśmy skontaktować się z właścicielem nieruchomości.

Tutaj należy wpisać uzyskane odpowiedzi:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

2. Poniżej można naszkicować schemat organizacyjny obejmujący osoby, które będą pracować nad projektem. Należy przedstawić procedurę przekazywania raportów, uwzględniając strukturę przyjętą w naszym przedsiębiorstwie, a także strukturę przyjętą przy pracy nad naszym projektem (mogą się one różnić). Określić należy, kto ma otrzymywać raporty, korespondencję itd.

3. W poniższej tabeli należy zapisać informacje o zasobach, czyli osobach, jakimi możemy dysponować przy realizacji naszego projektu. Pozwoli to na stworzenie odpowiedniej grupy roboczej.

Tabela B.1

Tabela zasobów projektu

Zasób	Wydział	Doświadczenie	Dostępność

4. Należy określić zakładany terminarz projektu, biorąc pod uwagę odpowiedzi na następujące pytania:

• Ile czasu zajęła realizacja podobnego projektu?

______________________________________________________________________________________

• Czy okres wykonywania naszego projektu obejmuje jakieś wcześniej ustalone daty, jak np. coroczną inspekcję z jednostki nadrzędnej? Należy je tu wymienić.

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

• Ustalamy priorytety dla trzech czynników, z reguły mających kluczowy wpływ na realizację projektu — czasu, jakości i kosztu. W krytycznym momencie, wybrane poniżej kryteria będą decydowały o pierwszeństwie.

___ Czas

___ Jakość

___ Koszt

Faza II: Planowanie

Na tym etapie, korzystając z informacji zebranych w fazie I, możemy zacząć dopasowywać szczegóły, w celu stworzenia podstaw harmonogramu naszego projektu.

1. Należy zacząć od napisania, jaki jest cel naszego projektu. Przykładowe zdanie może brzmieć: „Naszym celem jest skuteczne wprowadzenie na rynek nowego oprogramowania.”

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

2. Następnie należy sformułować zdanie określające zakres i ramy naszego projektu. Przykładowe zdanie może brzmieć: „ Stworzymy oprogramowanie spełniające wszystkie nasze normy wewnętrzne i do końca bieżącego roku wprowadzimy je na trzy główne rynki, a koszt nie przekroczy 5 mln zł”.

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

3. W następnej kolejności trzeba stworzyć listę głównych faz projektu:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

4. Trzeba też stworzyć listę punktów kontrolnych czyli zadań i momentów w harmonogramie ważne dla zakończenia naszego projektu.

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

5. Następnie należy opracować listę zawierającą pełne informacje o zasobach — imię i nazwisko, tytuł, wydział, nr telefonu, stawkę godzinową itd. Taką listę możemy stworzyć np. w programie Word for Windows, a możemy również wprowadzać te informacje w programie Microsoft Project.

Przykładowy zapis:

Nazwa zasobu: Jacek Kot

Tytuł: Doktor

Wydział: Wydział produkcji

Nr telefonu: (32) 238-4762

E-mail: [e-mail]

Stawka: 30zł na godz.

Uwagi: Nie będzie dostępny w grudniu w związku z wyjazdem na delegację; zastępuje go Anna Mikuła

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

6. Trzeba też określić zasady wprowadzania informacji do programu Microsoft Project, a w szczególności odpowiedzieć sobie na pytania wymienione poniżej:

• Jak będą określane zasoby (czy używamy nazwiska, czy tytułu)?

______________________________________________________________________________________

• Kto będzie śledził postępy i jak często?

______________________________________________________________________________________

• Jakie są przyjęte w naszym przedsiębiorstwie normalne godziny pracy i kiedy kończy się rok finansowy? Te informacje umożliwią stworzenie precyzyjnego kalendarza w programie Microsoft Project.

______________________________________________________________________________________

• Jakie raporty będą regularnie sporządzane i kto będzie je otrzymywał?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

• W jaki sposób będziemy rejestrować i księgować pracę w nadgodzinach?

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Faza III: Tworzenie harmonogramu projektu

W tej fazie wprowadzamy informacje, rozpoczynając budowanie naszego projektu. W celu stworzenia pełnego i dokładnego harmonogramu warto skorzystać z poniższej listy.

Spis pozycji tworzenia harmonogramu projektu

W tej fazie realizacji projektu należy wykonać następujące czynności:

• Wprowadzić ogólne informacje o projekcie jak: nazwa projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia.

• Ustalić kalendarz dla naszego projektu w oparciu o przyjęty w przedsiębiorstwie dzień, tydzień lub rok pracy.

• Wprowadzić nazwy głównych faz projektu.

• Wprowadzić pierwszy poziom poszczególnych zadań w każdej fazie, podając nazwę zadania i jego terminarz. Jeżeli zadania tego poziomu zawierają podzadania, nie trzeba wprowadzać terminarza, gdyż będzie on określony przez terminarz podzadań.

• Wprowadzić podzadania i informacje o ich terminarzu.

• Wprowadzić zadania cykliczne, jak np. regularne spotkania robocze.

• Dodać do poszczególnych zadań informacje o zasobach zawierające koszt i dostępność.

• Ustalić współzależność zadań.

• Wyszukać i rozwiązać konflikty w zasobach, korzystając z bilansowania zasobów i rozkładu przydziału dostępnych w programie Microsoft Project.

• Sprawdzić, czy data zakończenia projektu jest odpowiednia. Jeżeli nie, należy wykonać jedną z poniższych czynności:

• dodać zasoby, aby zredukować czas pracy (co może jednak zwiększyć koszty),

• poprosić o zgodę na późniejszą datę zakończenia projektu,

• efektywniej wykorzystać czas przestoju,

• dopasować współzależności,

• wcześniej rozpocząć realizację projektu.

• Dodać, jeżeli jest taka możliwość, zapas czasu, aby skompensować opóźnienia.

• Ustalić, jakie zasoby będą pracować w grupie roboczej, w której będziemy korzystać z funkcji PrzydziałZespołu, AktualizacjaZespołu i StanZespołu.

• Gdy projekt spełnia nasze oczekiwania, ustalić plan bazowy i zapisać jego plik.

Faza IV: Śledzenie postępów w projekcie

Śledzenie postępów w naszym projekcie wiąże się z wprowadzaniem wartości związanych z czasem poświęconym na wykonanie zadań. Korzystając z poniżej przedstawionej listy, łatwiej nam będzie śledzić postępy w projekcie. Należy pamiętać o ustaleniu planu bazowego przed rozpoczęciem procesu śledzenia postępów.

Procedura śledzenia

Aby skutecznie śledzić postępy w realizacji projektu, należy:

• Wprowadzić rzeczywistą datę rozpoczęcia i zakończenia dla zadań ukończonych.

• Wprowadzić informacje o pracy zasobu nad wykonywanym zadaniem.

• Wprowadzić rzeczywiste opłaty i koszty poniesione przy pracy nad zadaniem.

• Dla poszczególnych zadań ustalić czas pozostały do ich zakończenia i procent ich wykonania.

• Przeanalizować stan projektu, korzystając z różnych widoków śledzenia, z informacji o wartości wypracowanej, z obciążenia zasobu i z filtrów, jak np. ścieżka krytyczna. Należy zwrócić uwagę, ile zostało jeszcze czasu i pieniędzy, porównując nasze przewidywania z rzeczywistym stanem projektu.

• Wprowadzić niezbędne zmiany pozwalające na prawidłową realizację projektu, dodając zasoby lub zmieniając ich przydziały, przesuwając datę zakończenia, lub poddać rewizji pozostały nam budżet, w oparciu o pracę w nadgodzinach.

• Poinformować nasz zespół o postępach w projekcie, przesyłając wiadomość StanZespołu lub AktualizacjaZespołu.

Faza V: Przygotowanie do następnego projektu

Po zakończeniu projektu warto zastanowić się i przeanalizować jego przebieg, aby wyciągnąć wnioski i w przyszłości lepiej zarządzać projektami. Poniżej zamieszczono formularz przeznaczony do analizy ukończonego projektu.

1. Wpisujemy daty rozpoczęcia i zakończenia wg planu bazowego oraz rzeczywiste:

• Data rozpoczęcia wg planu bazowego: ______________________________________________________

• Data zakończenia wg planu bazowego: ______________________________________________________

• Rzeczywista data rozpoczęcia: ____________________________________________________________

• Rzeczywista data zakończenia: ____________________________________________________________

2. Określamy, co miało największy wpływ na termin realizacji naszego projektu i czy mogliśmy ten czynnik przewidzieć, czy nie. Należy przyznać się do ewentualnych błędów — to będzie procentować w przyszłości.

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

3. Podajemy całkowity koszt wg planu bazowego i całkowity rzeczywisty koszt naszego projektu:

• Koszt wg planu bazowego: _________________________________________________________

• Koszt rzeczywisty: ________________________________________________________________

4. Określamy, co miało największy wpływ na ostateczny koszt i co należy zrobić w przyszłości, aby nie przekroczyć budżetu w pracy nad następnymi projektami.

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

5. Przedstawiamy analizę zasobów. Czy jakaś osoba nie sprawdziła się i nie warto jej brać pod uwagę przy następnym projekcie? A może ktoś spisał się nadzwyczaj dobrze?

• Uwagi o dostawcach:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

• Rekomendacja zasobów do pracy nad przyszłymi projektami:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

6. Wypiszmy trzy rzeczy, które można zrobić lepiej w następnym projekcie:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

7. Wypiszmy trzy rzeczy, o które warto zwrócić się do naszego dyrektora, gdyż przydałyby się w pracy nad następnym projektem:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

8. Wypiszmy trzy sposoby poprawienia procedury śledzenia postępów w następnych projektach:

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

9. Napiszmy, co w trakcie zarządzania projektem funkcjonowało dobrze, a co źle, w zakresie:

• komunikacji

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

• dokładności przewidywanych terminów zakończenia zadań

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

• zarządzania zasobami

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

---