Rozdział 19.

Przyspieszenie pracy przy użyciu makropoleceń

W tym rozdziale:

Czemu służą makropolecenia

Rejestrowanie makropoleceń

Uruchamianie makropoleceń

Korzystanie ze skrótów do uruchamiania makropoleceń

Makropolecenie to mały program obsługujący zadania powtarzalne, często wykonywane. Być może korzystaliśmy z makropoleceń w edytorze tekstu — makro w programie Microsoft Project działa tak samo.

W poprzednim akapicie pojawiło się słowo „program” i chociaż możemy napisać program dla makropolecenia, program Microsoft Project udostępnia łatwiejszy sposób, o czym będzie mowa w niniejszym rozdziale.

Czemu służą makropolecenia

Makropolecenia przydają się, gdy musimy wykonywać zadania powtarzalne, a w szczególności są przydatne do:

• pokazywania i ukrywania często używanych pasków narzędzi,

• pokazywania często używanych tabeli,

• pokazywania często używanych widoków,

• przechodzenia do widoku niestandardowego,

• tworzenia standardowych raportów.

W trakcie korzystania z programu Microsoft Project zauważymy, że niektóre kroki musimy stale powtarzać — to właśnie odpowiednia sytuacja do stworzenia makropolecenia.

Rejestrowanie makropoleceń

Program Microsoft Project przechowuje makra w języku programowania aplikacji Visual Basic for Applications. Jeżeli użytkownik potrafi biegle programować, może napisać makropolecenie bezpośrednio w tym języku. Na rys. 19.1 przedstawiono przykładowy zapis makropolecenia w języku Visual Basic.

Rysunek 19.1. Przykładowy zestaw poleceń zapisanych w makropoleceniu

Większość ludzi woli rejestrować makro, czyli polecić programowi, aby zapamiętał wykonywane przez nich kroki. Oznacza to, że wykonuje się czynności, które później ma wykonywać program Microsoft Project, a program zamienia te czynności na polecenia programu Visual Basic i zapisuje je w makropoleceniu. Później, gdy ponownie chce się wykonać te czynności, należy uruchomić makro. Jest to opisane w następnym podrozdziale.

Zanim będzie można zarejestrować makro, trzeba wykonać czynności, jakie mają być następnie wykonywane przez makro. Warto zapisać wykonywane kroki, aby nie popełnić (i nie zarejestrować) błędu.

Załóżmy, że chcemy stworzyć makro przedstawiające Formularz szczegółów zadań w dolnej części widoku podczas przedstawiania widoku wykresu Gantta. W tym celu należy wykonać poniższe czynności:

1. Kliknąć Wykres Gantta na pasku widoków.

Wskazówka

Wybierając na początku widok, wymuszamy na programie rozpoczęcie makropolecenia w widoku Wykres Gantta, niezależnie od widoku, z którego korzystaliśmy przed uruchomieniem makra.

2. Korzystając z paska podziału (lub w menu Okno wybierając Podziel), otworzyć dolne pole, w którym, zgodnie z ustawieniem domyślnym, pojawia się widok Formularz zadania.

3. Kliknąć w dolnym polu i z menu Widok wybrać Więcej widoków, aby otworzyć okno dialogowe Więcej widoków.

4. Wybrać Formularz szczegółów zadań.

5. Kliknąć Zastosuj.

Teraz, gdy wiemy już, co chcemy zapisać, należy wykonać poniższe czynności, aby zarejestrować nasze makro:

1. Z menu Narzędzia wybrać Makro, a następnie Zarejestruj nowe makro, aby otworzyć okno dialogowe Zarejestruj makro, przedstawione na rys. 19.2.

Rysunek 19.2. Okno dialogowe Zarejestruj makro

2. W polu Nazwa makra wpisać nazwę naszego makra.

Uwaga

Pierwszym znakiem w nazwie makra musi być litera, następne mogą być literami, cyframi lub znakami podkreślenia. W nazwie makra nie może pojawić się znak spacji, więc do podziału wyrazów należy korzystać ze znaków podkreślenia lub należy rozpoczynać każdy wyraz z dużej litery.

3. (Opcjonalnie) Aby przydzielić makro do kombinacji klawiszy określającej skrót, należy wpisać literę w polu Klawisz skrótu. Można wprowadzić dowolną literę, nie można używać cyfr i znaków specjalnych. Nie może to być także litera używana już przez program. Jeżeli wybierzemy literę określającą inny skrót, po kliknięciu OK pojawi się ostrzeżenie przedstawione na rys. 19.3.

Rysunek 19.3. Po wybraniu kombinacji klawiszy używanej już przez program pojawia się ostrzeżenie

Uwaga

Skrót dostępny z klawiatury jest jedyną metodą uruchomienia makra. W dalszej części tego rozdziału dowiemy się, w jaki sposób „odtwarzać” makro i jak przydzielić skrót po stworzeniu i zarejestrowaniu makra.

4. Otworzyć pole Przechowuj makro w i wybrać lokalizację, w której chcemy przechowywać nasze makro. Do wyboru mamy Plik globalny i Ten projekt. Aby makro było dostępne dla wszystkich projektów, należy wybrać Plik globalny.

Uwaga

Plik globalny, nazywany również szablonem Global, funkcjonuje tak jak szablon Normal w programie Word, lub szablon Book w Excel. Wszystkie dostosowane przez nas funkcje, jak makra, paski narzędzi czy menu, przechowywane w pliku Global, są dostępne dla wszystkich plików projektu, a wszystkie funkcje dostosowane, przechowywane w indywidualnym pliku, są dostępne tylko dla tego pliku.

5. W polu Opis możemy wprowadzić informacje o zadaniu makra lub wykonywanych przez nie funkcjach. Pojawiać się one będą za każdym razem, gdy będziemy uruchamiać makro z okna dialogowego Makro.

6. W polach Odwołania wierszy i Odwołania kolumn ustalić sposób, w jaki makro będzie wybierać wiersze i kolumny po zaznaczeniu komórki podczas uruchamiania z makra. Dla wierszy makro zawsze wybiera wiersze niezależnie od pozycji aktywnej komórki, ponieważ rejestruje względne odniesienia do wierszy (makro jest uruchamiane w odniesieniu do wiersza zaznaczonego przy jego uruchamianiu). Jeżeli chcemy, aby makro zawsze było uruchamiane w tym samym wierszu, niezależnie od tego, który wiersz zaznaczono przy uruchamiania makra, należy wybrać opcję Bezwzględne (Identyfikator).

Uwaga

W przypadku kolumn makro za każdym razem jest uruchamiane w tej samej kolumnie, niezależnie od wcześniej wybranej komórki, gdyż rejestruje bezwzględne odniesienia do kolumn. Jeżeli chcemy, aby makro było uruchamiane relatywnie do pozycji kolumny, która została określona podczas rejestrowania makra, niezależnie od aktywnego pola w kolumnie, należy wybrać Względne.

7. Kliknąć OK. Program ponownie przedstawi projekt, w którym nie zauważymy żadnych zmian, jednak program będzie teraz rejestrował wszystkie nasze poczynania.

8. Wykonać zaplanowane czynności.

9. Z menu Narzędzia wybrać Makro, a następnie Zamknij nagrywarkę (patrz rys. 19.4), aby zakończyć rejestrowanie.

Rysunek 19.4. Podczas rejestracji makra dostępne jest polecenie Zamknij nagrywarkę

Uruchamianie makropoleceń

Aby skorzystać z zarejestrowanego makropolecenia, należy je uruchomić. Niektórzy określają tę operację jako „odtwarzanie” makra, porównując proces rejestracji makra, a następnie jego odtwarzania, do rejestracji i odtwarzania na taśmie wideo.

Jeżeli makro wprowadza poważne zmiany w naszym projekcie, należy przed jego uruchomieniem zapisać ten projekt. Usuwanie efektów zastosowania makra nie jest łatwe. W celu uruchomienia makra należy wykonać poniższe czynności:

1. Otworzyć projekt zawierający makro; jeżeli zachowaliśmy makro w pliku Global, możemy otworzyć dowolny projekt.

2. Z menu Narzędzia wybrać Makro, a następnie Makra, aby otworzyć okno dialogowe Makra, przedstawione na rys. 19.5.

Rysunek 19.5. Okno dialogowe Makra

3. Z listy Nazwa makra wybrać makro, które chcemy uruchomić.

4. Kliknąć Uruchom. Program wykona kroki, które zarejestrowaliśmy w makropoleceniu.

Wskazówka

Jeżeli nasze makro jest długie i chcemy je zatrzymać w trakcie jego wykonywania, należy kliknąć klawisze Ctrl+Break. Jeżeli makro jest krótkie, skończy się, zanim zdążymy je przerwać.

Korzystanie ze skrótów do uruchamiania makropoleceń

Chociaż makro można uruchomić, wybierając je z okna dialogowego Makra, to jednak przy częstym korzystaniu z niego warto skorzystać z szybszej metody uruchamiania. W tym celu można stworzyć:

• przycisk na pasku narzędzi,

• polecenie menu

• skrót z klawiatury.

Przypisywanie makropolecenia do przycisku na pasku narzędzi

Jeżeli stworzyliśmy makro, którego często używamy, i lubimy korzystać z przycisków na pasku narzędzi, możemy dodać przycisk na pasku narzędzi, do którego przypiszemy nasze makro i który będzie je uruchamiał.

Ostrzeżenie

Dodawanie przycisków do pasków narzędzi programu Microsoft Project nie zawsze jest dobrym pomysłem. Jeżeli dodamy przycisk do jednego z pasków, a następnie sprowadzimy ten pasek do stanu wyjściowego, wprowadzony przez nas przycisk zniknie.

Poniżej przedstawiono kroki, jakie należy wykonać, aby dodać przycisk dla makra na pasku narzędzi Standardowy. Możemy również dodawać przyciski dla makra do stworzonego przez nas niestandardowego paska narzędzi.

Uwaga

W rozdziale 18. znajdują się informacje, w jaki sposób stworzyć niestandardowy pasek narzędzi.

1. Sprawdzić, czy pasek narzędzi, do którego chcemy dodać przycisk, znajduje się na ekranie. Jeżeli tak, przejść do kroku 2. Jeżeli nie, należy go wyświetlić, klikając prawym przyciskiem myszki dowolny przycisk na pasku narzędzi, i następnie wybrać ten pasek narzędzi z pojawiającego się menu.

2. Z menu Widok wybrać Paski narzędzi, a następnie Dostosuj, aby otworzyć okno dialogowe Dostosuj.

Wskazówka

Okno dialogowe Dostosuj możemy również otworzyć z menu Narzędzia, wybierając Dostosuj, a następnie Paski narzędzi.

3. Wybrać Polecenia, aby otworzyć tę zakładkę (patrz rys. 19.6).

Rysunek 19.6. Na zakładce Polecenia w oknie dialogowy Dostosuj możemy dodawać makra w postaci przycisków na paskach narzędzi

4. Przewinąć listę Kategorie i wybrać Wszystkie makra. Na liście Polecenia, po prawej stronie okna dialogowego, program przedstawi listę makropoleceń.

5. Przeciągnąć makro, które chcemy dodać, na wybrany pasek narzędzi (patrz rys. 19.7). Podczas przeciągania wskaźnik myszki zmienia kształt, przedstawiając mały przycisk oraz znak plus. Po przeniesieniu wskaźnika nad pasek narzędzi, linia określająca punkt wstawienia wskazuje miejsce, w którym pojawi się przycisk po zwolnieniu przycisku myszki.

6. Po zwolnieniu przycisku myszki na pasku narzędzi pojawi się nowy przycisk, jak na rys. 19.8. Nazwa przycisku jest tak długa, że program przeniósł część paska narzędzi Standardowy do drugiego wiersza.

Mouse pointer — Wskaźnik myszki

--> Rysunek 19.7[Author:MM] . Kształt wskaźnika myszki zmienia się w trakcie przeciągania makra na pasek narzędzi Standardowy

New macro button — Przycisk nowego makra

Rysunek 19.8. Po przeciągnięciu i upuszczeniu nowego przycisku pojawia się on na pasku narzędzi

Nowość

Jeżeli zależy nam na udostępnieniu jak największej powierzchni ekranu dla projektu, możemy skorzystać z nowej właściwości programu Microsoft Project 2000, umożliwiającej umieszczenie pasków narzędzi Standardowy i Formatowanie w jednym wierszu. Przyciski rzadko używane będą wtedy ukryte. W rozdziale 18. znajduje się więcej informacji o możliwościach zmian w interfejsie programu Microsoft Project 2000.

7. Aby zmienić nazwę przycisku paska narzędzi, kliknąć Modyfikuj zaznaczenie w oknie dialogowym Dostosuj w celu otwarcia menu przedstawionego na rys. 19.9.

Rysunek 19.9. Menu pojawiające się po kliknięciu przycisku Modyfikuj zaznaczenie w celu zmienienia nazwy przycisku makra

8. W polu Nazwa wpisać nazwę, jaka ma pojawić się na przycisku paska narzędzi. Można używać znaku spacji.

9. Nacisnąć Enter. Znika wywołane wcześniej menu, a program zmienia nazwę przycisku makra na pasku narzędzi, jak na rys. 19.10.

The renamed macro button — Przycisk makra po zmianie nazwy

Rysunek 19.10. Przycisk makra na pasku narzędzi po zmianie nazwy

10. Zamknąć okno dialogowe Dostosuj.

Po dodaniu przycisku na istniejącym pasku narzędzi program zapisuje go w pliku Global. Nowy przycisk będzie pojawiał się we wszystkich plikach korzystających z szablonu Global.

Wskazówka

Jeżeli będziemy chcieli usunąć wprowadzony wcześniej przycisk, wystarczy otworzyć okno dialogowe Dostosuj i następnie przeciągnąć przycisk poza obszar paska narzędzi i upuścić go w dowolnym innym miejscu. Przycisk zniknie, ale makro wciąż będzie dostępne.

Przydzielanie makra do polecenia menu

Jeżeli nie lubimy korzystać z pasków narzędzi lub wygodniej nam będzie korzystać z poleceń menu, możemy dodać nowe polecenie dla makra do wybranego menu. Poniżej przedstawiono, w jaki sposób dodać do menu Narzędzia nowe polecenie przypisane do makra.

Ostrzeżenie

Podobnie jak w przypadku pasków narzędzi dodawanie poleceń do menu w programie Microsoft Project nie zawsze jest dobrym pomysłem. Jeżeli dodamy polecenie do jednego z menu programu Microsoft Project, a następnie sprowadzimy to menu do stanu wyjściowego, wprowadzone przez nas polecenie zniknie.

Polecenia dla makra możemy również dodawać do stworzonego przez nas menu niestandardowego, a jeżeli nie chcemy, aby takie menu pojawiało się na ekranie przez cały czas, możemy stworzyć niestandardowy pasek narzędzi i przeciągnąć na niego nasze menu. Taki pasek możemy, w zależności od potrzeb, ukrywać lub przedstawiać.

Uwaga

W rozdziale 18. znajdują się informacje o tworzeniu niestandardowych menu i pasków narzędzi.

W celu dodania polecenia uruchamiającego makro z menu należy wykonać poniższe czynności:

1. Z menu Widok wybrać Narzędzia, a następnie Dostosuj, aby otworzyć okno dialogowe Dostosuj.

Wskazówka

Okno dialogowe Dostosuj można otworzyć również z menu Narzędzia, wybierając Dostosuj i Paski narzędzi.

2. Otworzyć zakładkę Polecenia, przedstawioną na rys. 19.11.

Rysunek 19.11. Na zakładce Polecenia w oknie dialogowym Dostosuj możemy dodawać makro w postaci polecenia menu

3. Przewinąć listę Kategorie i wybrać Wszystkie makra. W części Polecenia, po prawej, program przedstawi listę makropoleceń.

4. Przeciągnąć makro, które chcemy dodać, do wybranego menu (patrz rys. 19.12). W trakcie przeciągania kształt wskaźnika myszki zmienia się i przedstawia mały przycisk oraz znak plus. Przesunięcie wskaźnika myszki nad wybranym menu powoduje otworzenie tego menu, a wyraźna pozioma linia wstawienia wskazuje miejsce, w którym zostanie umieszczone nowe makro po zwolnieniu przycisku myszki.

Rysunek 19.12. Podczas przeciągania makra na menu zmienia się kształt wskaźnika myszki

5. Zwolnić przycisk myszki. W menu pojawi się nowe makro (patrz rys. 19.13).

Rysunek 19.13. W menu Narzędzia umieszczono nowe makro

6. W celu zmiany nazwy pojawiającej się w menu w oknie dialogowym Dostosuj należy kliknąć Modyfikuj zaznaczenie, aby otworzyć menu przedstawione na rys. 19.14.

Rysunek 19.14. Zmiana nazwy polecenia w menu

7. W polu Nazwa wpisać nazwę (można korzystać ze spacji), jaka ma pojawić się na przycisku paska narzędzi.

Uwaga

W celu wybrania klawisza skrótu dla nazwy makra należy umieścić znak & bezpośrednio przed znakiem mającym pełnić rolę klawisza skrótu— na przykładzie przed literą S. Należy upewnić się, że wybrana litera nie jest używana przez inne polecenie w tym samym menu. Gdy polecenie będzie się pojawiać w menu, litera klawisza skrótu będzie podkreślona, umożliwiając wybranie polecenia wprost z klawiatury. Przykładowo, polecenie Szczegóły możemy wybrać przez naciśnięcie Alt+N+S.

8. Nacisnąć Enter. Znika wyświetlane uprzednio menu, a program wprowadza nową nazwę polecenia w menu. Jak widać na rys. 19.15, po dodaniu znaku & w poleceniu znajduje się litera skrótu.

Rysunek 19.15. Polecenie po zmianie nazwy i przydzieleniu klawisza skrótu

9. Zamknąć okno dialogowe Dostosuj

Po dodaniu polecenia do jednego z menu domyślnych program zapisuje to polecenie i menu w pliku Global. Polecenie będzie się teraz znajdować w każdym pliku projektu stworzonym w oparciu o plik Global.

Wskazówka

Jeżeli zdecydujemy się na usunięcie polecenia z menu, wystarczy otworzyć okno dialogowe Dostosuj, przeciągnąć polecenie poza obszar menu i upuścić je w dowolnym innym miejscu, np. w oknie dialogowym Dostosuj. Polecenie zniknie, ale makro wciąż będzie dostępne.

Przydzielanie skrótu z klawiatury do makra

Załóżmy, że chcemy uruchamiać nasze makro, korzystając ze skrótu dostępnego z klawiatury, i że nie ustanowiliśmy takiego skrótu podczas tworzenia makra. Po stworzeniu makra możemy dodać do niego skrót z klawiatury, wykonując następujące czynności:

1. Otworzyć projekt zawierający nasze makro.

2. Z menu Narzędzia wybrać Makro, a następnie Makra, aby otworzyć okno dialogowe Makra, przedstawione na rys. 19.16.

Rysunek 19.16. Okno dialogowe Makra

Wskazówka

Okno dialogowe Makra możemy również otworzyć przez naciśnięcie klawiszy Alt+F8.

3. Wyróżnić makro, do którego chcemy dodać skrót z klawiatury.

4. Kliknąć Opcje, aby otworzyć okno dialogowe Opcje makra, przedstawione na rys. 19.17.

Rysunek 19.17. W oknie dialogowym Opcje makra wprowadzamy skrót z klawiatury dla naszego makra

5. W polu Klawisz skrótu wpisać żądaną literę.

6. Kliknąć OK. Jeżeli wybrana przez nas kombinacja (Ctrl i litera wpisana w polu) nie jest używana przez program Microsoft Project, program ponownie przedstawi okno dialogowe Makra. Jeżeli program korzysta już z wybranej kombinacji, nawet dla innego makra, wyświetli prośbę o wprowadzenie innej kombinacji klawiszy.

7. Zamknąć okno dialogowe Makra.

W celu uruchomienia naszego makra należy nacisnąć określoną przez nas kombinację klawiszy. Jeżeli zrezygnujemy z takiej kombinacji klawiszy do uruchamiania makra, możemy ją zmienić, powtarzając powyższe kroki, lub możemy usunąć tę kombinację klawiszy, powtórnie otwierając okno dialogowe Opcje makra i usuwając literę z pola Klawisz skrótu.

Podsumowanie

W niniejszym rozdziale został wyjaśniony sposób używania makropoleceń w programie Microsoft Project. Omówiono następujące zagadnienia:

• tworzenie makropoleceń,

• korzystanie z makropoleceń,

• przydzielanie do makropoleceń skrótów pozwalających na łatwe ich uruchamianie.

W rozdziale 20. zostaną omówione metody importowania i eksportowania danych o projekcie.

Rysunek odbiega od oryginału - nie widać na nim przycisku myszki, do którego odnosi się opis nad rysunkiem i o którym mowa w podpisie pod rysunkiem.

---