PROJEKTOWANIE I WDRAŻANIE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

METODYKI UTRZYMYWANIA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

SPIS TREŚCI:

1. Wstęp

2. System SAP R/3

2.1 Opis systemu SAP/R3

2.2 Metodyki utrzymania systemu SAP/R3 2.3 Czynności usprawniające eksploatowanie systemu SAP/R3

2.3.1 System uprawnień w SAP R/3

2.3.2 System backupów

2.3.3 SAP Solution Manager

3. Zakończenie

1. Wstęp

Po rozpoczęciu pracy produktywnej, system informatyczny staje się swego rodzaju „systemem nerwowym przedsiębiorstwa”. Właściwa pielęgnacja i utrzymanie tego systemu pozwala firmie na osiąganie korzyści biz­nesowych z jego wykorzystywania, natomiast pozostawienie sys­temu samemu sobie wcześniej czy później doprowadzi do po­ważnych problemów nie tylko w systemie informatycznym, ale przede wszystkim w prawidłowym funkcjonowaniu całej firmy. Metodyki utrzymania systemów informatycznych oprzemy na przykładzie systemu SAP/R3.

2.1 Opis systemu SAP/R3

SAP R/3 to system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Jest całkowicie zintegrowany, nowoczesny i wszechstronny, szeroko stosowany na świecie.

Obejmuje wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa:

• szeroko rozumianą logistykę, tzn. sprzedaż i dystrybucję, produkcję, gospodarkę materiałową, zarządzanie jakością, remonty i utrzymanie ruchu,

• zarządzanie finansami, tzn. rachunkowość finansową, controlling (rachunkowość zarządczą), zarządzanie inwestycjami, treasury (zarządzanie przepływami środków pieniężnych oraz ryzykiem rynkowym),

• zarządzanie kadrami i płacami.

W pełni spolonizowany system jest w szerokim zakresie konfigurowalny i przeznaczony dla firm o bardzo różnym profilu działalności.

Podstawowe moduły SAP R/3 to:

• Controlling - Controlling (CO)

• Kontrola Przedsiębiorstwa - Enterprise Controlling (EC)

• Rachunkowość Finansowa - Financial Accounting (FI)

• Zasoby Ludzkie - Human Resource (HR)

• Zarządzanie Inwestycjami - Investment Management (IM)

• Zarządzanie Materiałami - Materials Management (MM)

• Utrzymanie Zakładu i Zarządzanie Usługami - Plant Maintenance and Service Management(PM)

• Planowanie Produkcji - Production Planning (PP)

• Przedsięwzięcia - Project System (PS)

• Zarządzanie Jakością - Quality Management (QM)

• Sprzedaż i Dystrybucja - Sales and Distribution (SD)

• Finanse - Treasury (TR)

• Przepływy Robocze - Worklflow (WF)

Controlling

Moduł, CO dokumentuje wszystkie przepływy wartości wewnątrz przedsiębiorstwa. Narzędzia przeznaczone do planowania, kontrolowania oraz monitorowania przepływów pozwalają koordynować procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Kontrola Przedsiębiorstwa

Moduł EC monitoruje wszystkie krytyczne dla osiągnięcia sukcesu czynniki wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Przetworzone dane są prezentowane w dostosowanej do potrzeb kierownictwa formie.

Rachunkowość Finansowa

FI dostarcza wszechstronnych narzędzi do analizy przedsiębiorstwa od strony finansowej. Moduł pozwala zarówno na przeglądanie bieżących wyników działalności jak i sporządzanie przekrojowych raportów z danego okresu czasu czy planowanie zadań.

Zasoby Ludzkie

Ten moduł pozwala znacznie uprościć większość zadań Działu Personalnego przedsiębiorstwa. Upraszcza planowanie i zarządzanie zasobami ludzkimi. Zawiera aplikacje związane z planowaniem personalnym, kierowaniem rozwojem personelu, przygotowywaniem seminariów i konwentów, planowaniem kosztów, rekrutacją, czynnościami administracyjnymi, zarządzaniem zarobkami, rozliczaniem diet czy sporządzaniem listy płac. Wykorzystanie funkcji zawartych w module HR pozwala znacznie uprościć i przyspieszyć wszystkie czynności związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Zarządzanie Inwestycjami

IM dostarcza wsparcie dla całości procesu planowania inwestycji - od etapu planowania do ustalania kosztów. Pozwala również przeprowadzić symulacyjny rachunek zyskowności inwestycji.

Zarządzanie Materiałami

Pozwala kontrolować całość procesu zakupów, wybrać właściwego w danej chwili dostawcę. Kolejnymi ważnymi cechami tego modułu są: szczegółowe zarządzanie magazynami, dokładna weryfikacja faktur i wszechstronna funkcja informacyjna.

Utrzymanie Zakładu i Zarządzanie Usługami

Umożliwia nadzorowanie wszystkich czynności związanych z utrzymaniem zakładu - inspekcje, kontrole, konserwacje.

Planowanie Produkcji

To rozbudowany moduł dedykowany różnorodnym rodzajom produkcji: powtarzalnej, na zamówienie, produkcja wariantowa. Pozwala skoordynować cały proces produkcji, wytwarzać tyle ile jest niezbędne, aby utrzymać niezbędny stan zapasów. W module tym zaimplementowano rozszerzoną formułę MRP II oraz software'owe wsparcie dla wspomaganego komputerowo projektowania (CAD) i programu zarządzającego informacjami o produkcie (PDM).

Przedsięwzięcia

W połączeniu z modułem Zakupów i Controllingu, Kontrola Przedsięwzięć pozwala nadzorować wszystkie etapy realizacji projektu - od ofertowania, projektowania i zatwierdzania do zarządzania zasobami i ustalania kosztów przedsięwzięcia.

Zarządzanie Jakością

Moduł QM monitoruje wszystkie rodzaje aktywności, które mogą mieć wpływ na utrzymanie jakości produktów oraz poprawę zadowolenia klientów. Pozwala koordynować inspekcje i działania korygujące oraz ułatwia weryfikację jakości produktów dostarczonych przez dostawców. Pracując jako element centralnego systemu LIS (z ang. Logistics Information System) moduł ten umożliwia:

• planowanie, monitorowanie i kontrolowanie poziomu jakości w obrębie całego łańcucha logistycznego

• inicjowanie operacji korygujących

• zarządzanie certyfikatami jakości (System R/3 uwzględnia wymagania stawiane przed zarządzaniem jakością przez normy rodziny PN-ISO 9000)

• śledzenie kosztów jakości

• wspomaganie zakładowych systemów zapewnienia jakości

Moduł zarządzania jakością systemu R/3 jest nie tylko narzędziem kontroli jakości, lecz również narzędziem do zarządzania jakością. Nie stanowi oddzielnego systemu, lecz integralną część procesu łańcucha dostaw.

Sprzedaż i Dystrybucja

Całościowe wsparcie dla Działu Sprzedaży. Gdy tylko zostaje zarejestrowane zamówienie, moduł Sprzedaży podejmuje wszelkie niezbędne kroki do jego zrealizowania, aż do przygotowania wysyłki i wystawienia wszystkich koniecznych dokumentów. Moduł pozwala również na dokładne określenie cech zamawianego produktu oraz ma bezpośredni dostęp do funkcji analizującej zyskowność operacji.

Finanse

Głównym zadaniem modułu jest zapewnienie całkowitej płynności finansowej przedsiębiorstwa. Jest to realizowanie przez lokowanie wolnych środków finansowych, nadzorowanie tych inwestycji i minimalizowanie związanego z tym ryzyka.

Przepływy Robocze

Pomaga poprawić wymianę informacji wewnątrz organizacji i nadzoruje wykonywanie zaplanowanych działań.

W R/3 wersja 4.0, dodano m.in. następujące elementy:

• rozszerzone wsparcie dla Internetu: Internet Shopping, zabezpieczenie transakcji elektronicznych dokonywanych za pomocą kart kredytowych, obsługa Java oraz Visual Basic For Internet przez BAPI.

• osobny Human Resource Management

• rozbudowane moduły Product Data Managment i Treasury

• wyrafinowane usprawnienia w funkcjonowaniu

• nowe rozwiązania - ponad 200 nowych procesów, m.in. wspomaganie sprzedaży detalicznej i przedsiębiorstw sektora publicznego

• możliwość rekonfigurowania całego systemu i instalacji nowych komponentów “w locie”

    System R/3 zapewnia płynny przepływ informacji na wszystkich poziomach różnej wielkości przedsiębiorstw, o strukturze jednozakładowej, wielozakładowej lub międzynarodowej i między wszystkimi ich częściami. Tak, więc system R/3 znajduje zastosowanie w przedsiębiorstwach każdej wielkości, ale również każdej branży oraz administracji publicznej. Obecnie wykorzystywany jest niemalże we wszystkich sektorach przemysłowych. Należą do nich m.in.: przemysł chemiczny i farmaceutyczny, producenci dóbr konsumpcyjnych, przemysł elektroniczny, naftowy i gazowy, samochodowy, telekomunikacyjny, służba zdrowia, administracja publiczna, zakłady naukowe, banki, zakłady ubezpieczeń.

2.2 Metodyki utrzymania systemu SAP/R3

Centrum kompetencyjne SAP - skład i zadania

Często stosowaną po zakończeniu wdrożenia praktyką jest powołanie tzw. centrum kompetencyjnego SAP w fir­mie. W jego skład wchodzi kilka wybranych osób z Zespołów Roboczych, które najlepiej radziły sobie z wdrożeniem systemu i chcą dalej rozwijać się w tym kierunku. W zakresie obowiązków takiego centrum leży nadzór i realizacja większości zadań opisanych w ni­niejszym artykule.

Czynności i prace związane z utrzymaniem systemu i jego dalszym rozwojem możemy podzielić na następujące grupy zadań:

• Procedury organizacyjne

• Opieka nad użytkownikami końcowymi

• Pielęgnacja dokumentacji systemu

• Pielęgnacja danych podstawowych

• Dalszy rozwój funkcjonalności systemu

• Czynności administracyjne basis

(szerszy opis w następnych numerach OB)

Procedury organizacyjne

Po rozpoczęciu pracy produktywnej systemu konieczne jest sprawdzenie, czy istnieją w firmie rozwiązania organizacyjne, doty­czące realizacji zadań związanych z bieżącym utrzymaniem i rozwo­jem systemu.

Krótko mówiąc, chodzi o odpowiedź na pytanie, czy są wyzna­czone osoby oraz czy zostały ustalone i zatwierdzone procedury postępowania, dla wykonywania następujących zadań:

• pomoc użytkownikom końcowym w ramach wewnętrznego systemu pomocy (Help Desk)

• zakładanie / zmiana użytkowników w systemie

• przydział i zmiana uprawnień w systemie

• szkolenia z obsługi systemu (w tym dla nowych użytkowników)

• nadzór nad instrukcjami użytkowników końcowych (zapewnienie aktualności dokumentacji oraz jej dystrybucji i dostępności)

• nadzór nad pozostałą dokumentacją systemu (Mapy procesów, Koncepcje wdrożenia, Noty konfiguracyjne, inne)

• określanie jednoznacznie odpowiedzialności za aktualność i jakość wprowadzonych danych podstawowych (ich zgodność z rzeczywistością gospodarczą)

• zapewnienie odpowiedniej koordynacji wprowadzania danych (dane międzymodułowe np. materiały, dane używane w wielu zakładach i lokalizacjach np. dane dla kontrahentów)

• zgłaszanie, zatwierdzanie i wprowadzanie zmian we funkcjonalności sytemu (konfiguracja)

• zgłaszanie, zatwierdzanie i wprowadzanie rozszerzeń systemu (ABAP)

• obsługa techniczna (basis) systemu

• określenie jednoznacznej odpowiedzialności za zatwierdzenie transportu z danymi (konfiguracja, rozszerzenia) do wgrania na system produktywny

• zapewnienie bezpieczeństwa danych transakcyjnych (backupy)

• postępowanie w przypadku awarii systemu

• inne

Opieka nad użytkownikami końcowymi

W przedsiębiorstwie powinien funkcjonować sprawny system wewnętrznej pomocy (Help Desk). Konieczne jest jednoznaczne określenie osób, do których użytkownicy końcowi mogą zgłaszać swoje zapytania.

Wyznaczone osoby winny być odpowiedzialne za rozwiązywanie bieżących zagadnień z wiązanych z obsługą sytemu, a w przypadku szerszych spraw przekazują problem dalej, np. do SAP Polska (sys­tem pomocy producenta systemu) czy do firmy wdrożeniowej.

Dużą pomocą dla użytkowników jest też utworzenie wewnętrznej bazy pytań i odpowiedzi dotyczących SAP wraz z opisem rozwiązań dla podstawowych najczęstszych błędów związanych z obsługą i pracą systemu. Właściwie opisana baza wiedzy, z jasnym syste­mem kodyfikacji i wyszukiwania opisów, pozwala znacznie uspraw­nić usuwanie bieżących problemów w użytkowaniu systemu.

Użytkownicy końcowi, jako osoby, na co dzień obsługujące system, wprowadzające oraz przetwarzające dziesiątki danych, są w stanie najlepiej ocenić jego funkcjonalność oraz wygodę obsługi poszcze­gólnych funkcji. Stąd też warto wprowadzić procedurę zgłaszania różnego typu zmian i usprawnień do funkcjonalności i organizacji pracy z systemem.

Często drobna nawet zmiana wprowadzona do organizacji firmy (np. zmiana zakresu obowiązków danego pracownika, zmiana obie­gu danego typu dokumentu) lub do SAP (np. zmiana w menu użyt­kownika, zmiana w sposobie raportowania danych) pozwala znacz­nie uprościć pracę czy też zmniejszyć koszty jej wykonywania.

Także z sugestii użytkowników końcowych, którzy szybko przyzwyczajają się do realizowanej przez system automatyzacji przedtem pracochłonnych i odtwórczych prac, wynikają najlepsze propo­zycje dla dalszego rozwoju systemu - np. wdrożenia nowych funk­cjonalności.­

Wraz ze zmianami w przedsiębiorstwie następują zmiany wśród użytkowników końcowych. Zmieniają się zadania realizowane przez poszczególne osoby, a do obsługi systemu angażowani, są nowi pracownicy. Wymaga to z reguły modyfikacji danych podstawowych użytkowników, określenia i przydzielenia im nowych czy zmienionych uprawnień do transakcji w systemie, a także zaplano­wania odpowiednich szkoleń, w trakcie, których pracownicy zazna­jomią się z Instrukcjami użytkowników oraz przećwiczą realizację nowych zadań w systemie testowo-szkoleniowym.

Pielęgnacja dokumentacji systemu

Produktem przeprowadzonego w sposób prawidłowy wdrożenia systemu jest nie tylko działające skonfigurowane oprogramowanie SAP, ale również towarzysząca mu dokumentacja, tworzona w trak­cie kolejnych faz wdrożenia. Dokumentacja taka obejmuje:

• Mapy procesów biznesowych (jeżeli opracowywano, np. graficznie)

• Koncepcje wdrożenia systemu

• Noty konfiguracyjne

• Dokumentacja techniczna rozszerzeń (ABAP)

• Instrukcje użytkowników końcowych

W trakcie dalszego rozwoju systemu bardzo ważne jest określenie, które z elementów dokumentacji będą uaktualniane i dostosowy­wane do zmienionego systemu oraz w jaki sposób. Przykładowo - ­czy poprzez dodatkowy opis zmian do zatwierdzonej w trakcie wdrożenia wersji Koncepcji, czy też poprzez opracowywanie kolej­nych, zaktualizowanych wersji Koncepcji wdrożenia.

Zadanie to jest dość pracochłonne i najczęściej przedsiębiorstwa re­zygnują z wprowadzania zmian do posiadanej dokumentacji.

Efekt jest jednak taki, że w momencie, gdy chcemy np. wykonać upgrade systemu, to nikt nie jest w stanie określić, co tak naprawdę się w nim znajduje, jakie procesy i w jaki sposób są wspierane. Ko­nieczne jest wówczas kosztowne analizowanie konfiguracji systemu i odtwarzanie rozwiązań koncepcyjnych niejako "od końca".

Minimum w zakresie utrzymania dokumentacji systemu to przy­najmniej krótki opis wprowadzonych zmian do Koncepcji (na pozio­mie definicji procesów i funkcji), rejestracja i opis wszystkich wyko­nanych rozszerzeń standardu oprogramowania SAP (programy ABAP) oraz dostosowanie do zmienionego systemu Instrukcji użyt­kownika końcowego.

Należy pamiętać, że dla użytkowników instrukcje to jedyna doku­mentacja, wyjaśniająca sposób pracy z SAP. Nieaktualne instrukcje mogą być, więc przyczyną błędnej obsługi systemu, czy też podej­mowania decyzji biznesowych na podstawie błędnych danych, wy­generowanych przez system.

Pielęgnacja danych podstawowych

Jeżeli system został skonfigurowany prawidłowo i bez błędów, to przyczyną ewentualnych problemów w pracy z nim są niepra­widłowe dane podstawowe, wprowadzane przez użytkowników końcowych. Nieprawidłowe dane podstawowe (np. błędne norma­tywy zużycia materiałów) będą zawsze przyczyną generowania przez system błędnych (z punktu widzenia gospodarczego) infor­macji.

Dlatego konieczne jest powołanie Administratorów grup danych podstawowych, którzy będą odpowiedzialni za jakość (rzetelność, prawidłowość, kompletność, spójność) wprowadzanych danych.

Administratorzy danych podstawowych powinni być również odpo­wiedzialni za koordynację tworzenia nowych i zmiany dotychczaso­wych danych podstawowych międzydziałowych. Przykładowo, dane podstawowe materiałów wymagają koordynacji wprowadze­nia danych przez pracowników z działów konstrukcyjnego, techno­logicznego, produkcyjnego, zarządzania kosztami, sprzedaży oraz zaopatrzenia.

Ta sama uwaga dotyczy danych wykorzystywanych przez wiele zakładów / lokalizacji (np. centralna baza danych dostawców i od­biorców na poziomie firm należących do jednej grupy).

Aby uniknąć sytuacji, gdy np. nowy klient jest wprowadzany do sys­temu kilka razy przez różnych użytkowników, warto wprowadzić centralizację tworzenia i zmiany tych danych (wyznaczenie konkret­nej osoby, która ma uprawnienia do tego typu transakcji w SAP).

Dla części danych podstawowych warto opracować osobne in­strukcje organizacyjne, które regulują np. sposób tworzenia indeksu i nazwy opisowej danej grupy danych, dla zachowania spójności, jednolitego w firmie standardu oraz eliminacji ryzyka tworzenia w systemie wielokrotnie danych reprezentujących ten sam obiekt gospodarczy.

Również dla części danych podstawowych, obejmujących określone wartości planowane i normatywne, wymagana jest obsługa w zakresie ich dostosowywania do zmieniających się warunków wew­nątrz przedsiębiorstwa, będących często skutkiem samego wdrożenia systemu (np. dzięki optymalizacji procesów w trakcie wdrożenia czas potrzebny na wykonanie danego produktu został skrócony o 25%, stąd też konieczne jest skorygowanie tej wartości w danych podstawowych marszruty technologicznej danego wyro­bu).

Dalszy rozwój funkcjonalności systemu

Firma musi się stale dostosowywać do zmian na rynku, spełniać nowe wymagania klientów, a co za tym idzie - projektować i wdra­żać nowe, bardziej efektywne procesy biznesowe. Wszystkie te zmiany wymuszają również dostosowanie rozwiązań, funkcjonują­cych we wdrożonym systemie SAP.

Może to pociągać za sobą konieczność zmian w konfiguracji systemu, w rozszerzeniach ABAP, w systemie uprawnień czy też w systemie raportowym. Ważne jest, aby wprowadzać je zgodnie z metodyką wdrożenia (najpierw rozwiązanie koncepcyjne, potem zmiany w prototypie, testy rozwiązania, opracowanie instrukcji i przeszkolenie użytkowników, przeniesienie danych na system pro­duktywny, wsparcie użytkowników).

Firma powinna formalnie określić, kto i w jaki sposób powinien zgłaszać konieczność wprowadzenia takich zmian do systemu, kto opiniuje i zatwierdza wnioski, kto przydziela odpowiedni budżet oraz kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie zmian w systemie.

Wraz z czasem produktywnego wykorzystywania systemu rośnie wśród jego użytkowników końcowych oraz decydentów świado­mość jego możliwości, stąd też praktycznie stale będą pojawiały się nowe potrzeby raportowe oraz propozycje ulepszeń w dotychcza­sowych raportach. Stąd też celowym jest, aby przedsiębiorstwo wśród osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie systemu posia­dało również wykształconych programistów ABAP, którzy będą mo­gli rozwijać system raportowy SAP.

2.3.1 System uprawnień w SAP R/3

Stworzenie właściwego systemu uprawnień dla użytkowników jest warunkiem nie tylko bezpieczeństwa przechowywanych danych. Błędy w przypisaniu uprawnień do jednej grupy użytkowników mogą nieraz znacząco obniżyć, a nawet uniemożliwić prawidłowe funkcjonowanie aplikacji.

SAP R/3 posiada proste w użyciu i efektywne narzędzie, wspomagające administratora w tworzeniu i modyfikowaniu systemu uprawnień w R/3 - Generator Profili.

Dostęp do danych na nośnikach zewnętrznych i przesyłanych łączami telekomunikacyjnymi

W przypadku umieszczania danych na nośnikach zewnętrznych sprawa jest dosyć oczywista. Zapis danych na nośniki powinien być wykonywany przez uprawnione do tego osoby, a same nośniki bezpieczną drogą niezwłocznie przetransportowane do miejsca dla nich przeznaczonego.

Przesyłanie danych łączami telekomunikacyjnymi, a zwłaszcza przesyłanie danych poprzez Internet jest wyzwaniem dla specjalistów zajmujących się bezpieczeństwem. Jednakże tutaj oprócz samej aplikacji niebagatelną rolę odgrywają same łącza, zastosowane protokoły oraz urządzenia realizujące połączenia sieciowe. Od momentu wygenerowania danych przez aplikację, za dostęp do nich odpowiedzialna jest warstwa sieciowa. Sam system ma tutaj niewiele do powiedzenia.

Bezpieczeństwo danych w systemie - wyzwanie dla administratora

Inaczej sprawa wygląda w przypadku zabezpieczenia dostępu do danych w samym systemie. Tutaj znajdujemy szereg ciekawych wyzwań, związanych z codzienną pracą administratora. Jak nadać użytkownikom uprawnienia, aby mogli wykonywać swoje bieżące obowiązki, jednocześnie blokując im dostęp do danych, których nie powinni widzieć? System SAP R/3 przychodzi tutaj z pomocą dostarczając rozwiązanie pod nazwą Generatora Profili.

Nadanie identyfikatora

Za każdym razem, na końcowym etapie wdrożenia systemu informatycznego stajemy przed zadaniem nadania każdemu pracownikowi odpowiedniego identyfikatora, którym będzie posługiwał się podczas pracy z R/3. Najczęściej stosowaną zasadą jest tworzenie identyfikatora poprzez połączenie nazwiska pracownika z pierwszą literą jego imienia. Na przykład słynny ze skrzynek pocztowych Jan Kowalski w systemie SAP R/3 byłby identyfikowany poprzez użytkownika KOWALSKIJ.

Wyróżnienie grup uprawnionych

Założenie użytkowników to dopiero początek. Każdy użytkownik systemu będzie korzystał jedynie z małego wycinka dostępnych opcji. Musimy zablokować mu dostęp do pozostałych funkcjonalności systemu. Każdy z pracowników będzie miał dostęp do innego wycinka. Na szczęście przeważnie możemy wyróżnić grupy pracowników, którzy będą posiadali te same uprawnienia. Tak będzie w przypadku osób pracujących w jednym zespole, które w przypadku nieobecności jednego z pracowników będą musiały go zastąpić. Możliwość wyróżnienia grup pracowników z tymi samymi uprawnieniami pozwala znacząco skrócić ten etap prac.

Przypisanie uprawnień

Kolejny etap to przypisanie uprawnień. Uprawnienia w R/3 zbierane są w profile. W ramach instalacji dostarczane są pewne standardowe profile, stworzone przez SAP. Często jednak specyfika przedsiębiorstwa wymaga rozwiązań niestandardowych. Wówczas stoimy przed zadaniem ich modyfikacji lub tworzenia nowych profili, które w pełni zaspokoją nasze oczekiwania. To drugie podejście wybieramy najczęściej.

Generator Profili przychodzi tutaj z pomocą dostarczając prostych narzędzi umożliwiających szybkie i sprawne tworzenie profili uprawnień. Poprzez proste wskazanie pojedynczej opcji lub ich zestawu, z których użytkownik będzie mógł korzystać, tworzony jest profil z odpowiednimi uprawnieniami. Pozostaje jedynie zweryfikować ich poprawność i ewentualnie dodatkowo ograniczyć dostęp do określonych obiektów. Należy pamiętać, że system R/3 domyślnie stosuje zasadę pełnego dostępu do obiektów autoryzacyjnych. Jeśli chcemy na przykład ograniczyć dostęp do tylko określonego rodzaju dokumentu księgowego czy też danej jednostki gospodarczej, musimy zrobić to ręcznie, poprzez modyfikację wygenerowanego profilu.

Tworzenie obiektów niestandardowych

Czasami zdarza się też, że oferowane przez R/3 konfiguracje uprawnień nie są wystarczające dla naszych wymagań. Musimy wtedy tworzyć własne obiekty, odpowiednio zdefiniowane i ręcznie uzupełniać profile o odpowiednie uprawnienia.

Przypisanie profili do użytkowników systemu

Po zakończeniu generowania profili (a w zależności od wdrożenia są ich dziesiątki, setki lub więcej), rozpoczynamy ich przypisywanie do użytkowników R/3. Będziemy mieli do czynienia zarówno z profilami, które będą przypisywane wszystkim użytkownikom (np. uprawnienia do drukowania na drukarkach czy też zmiany parametrów użytkownika) jak i takimi, które zostały stworzone tylko z myślą o jednym konkretnym użytkowniku.

Możemy tutaj najczęściej wybrać dwie metody przypisywania uprawnień użytkownikom. Pierwsza polega na bezpośrednim przypisaniu uprawnień, druga na wykorzystaniu modułu HR R/3.

Bezpośrednie przypisanie uprawnień

W pierwszym przypadku profile przypisujemy bezpośrednio do użytkowników, którzy podczas kolejnego zalogowania do systemu będą mogli korzystać z nowych uprawnień.

Przypisanie uprawnień do obiektów w strukturze organizacyjnej - przy udziale modułu HR

W drugim przypadku profile przypisujemy do obiektów w strukturze organizacyjnej firmy, przy udziale modułu HR SAP R/3. Podczas przygotowania systemu R/3 do pracy w Business Consulting Center wykorzystano właśnie taką metodę przypisując profile do stanowisk. Dzięki takiemu mechanizmowi, pracownik zmieniający stanowisko pracy nieomalże natychmiast otrzymuje nowe uprawnienia związane z nowym stanowiskiem. Ponieważ nie jest to bezpośrednie przypisanie profili, więc dodatkowo wymagane jest uruchomienie w systemie dodatkowego zadania, które zaktualizuje profile użytkowników poprzez odwołania w strukturze organizacyjnej. Dzięki mechanizmom R/3 zadanie to może być uruchamiane automatycznie na przykład każdego wieczora o 19.00.

Można szacować, że zastosowanie Generatora Profili do tworzenia uprawnień w systemie SAP R/3 oszczędza do 60% czasu, który dotychczas był przeznaczany na wykonywanie tego typu operacji.

Jest to narzędzie godne polecenia; w dużych projektach jego zastosowanie wydaje się konieczne. Dzięki niemu możemy wykorzystać zaoszczędzony czas na dodatkową weryfikację uprawnień w systemie, aby uzyskać całkowitą pewność, że panujemy nad dostępem do naszych danych.

2.3.2 System backupów

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak ważne jest posiadanie bezpiecznego systemu tworzenia kopii zapasowych. Mimo to wielu bagatelizuje zagadnienie tworzenia backupów. Wszystko jest dobrze, dopóki nie wystąpi awaria, podczas której utracimy dane. Wówczas okazuje się, na ile jesteśmy przygotowani na sytuacje awaryjne.

Dane pochodzące z systemów informatycznych są najcenniejszą rzeczą w firmie. Ich utrata przekłada się na utratę pieniędzy.

Według University of Texas 94% firm, które utraciły dane, doś­wiadczyło poważnych kłopotów, z tego 43% zaprzestało jakiejkolwiek działalności biznesowej, a 51 % próbowało działać dalej, ale musiały zrezygnować po najwyżej 2 latach od awarii.

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, stworzenie bezpiecznego systemu backupów powinno być jednym z najważniejszych zadań działu IT.

Co to znaczy bezpieczny system tworzenia kopii zapasowych?

Jest to możliwość odtworzenia poprawnych danych utraconych w wyniku:

• czynników niezależnych od samej firmy, np.: pożar, powódź

• awarii sprzętowej urządzeń, które umożliwiają funkcjonowanie systemów, np.: uszkodzenie macierzy dyskowej z danymi

• błędów ludzkich, np. usunięcie przez użytkownika konkretnych plików.

Na bezpieczny system tworzenia kopii zapasowych składa się od­powiedni sprzęt i oprogramowanie.

Jak zapewnić taki system tworzenia kopii zapasowych?

Prędzej czy później usłyszymy pytanie: „Ile będzie to kosztować?”

Koszty w dużym stopniu zależą od czasu, jaki możemy poświęcić na odtworzenie danych w przypadku ich utraty. Im tego czasu ma­my mniej, tym konieczne środki będą większe. Np. poprzez stoso­wanie macierzy dyskowych, konfigurowanie dysków na odpowied­nich poziomach RAID, możemy praktycznie wyeliminować awarię dysków.

Drugim ważnym czynnikiem, które ma przełożenie na wybór urzą­dzeń do tworzenia kopii, jest czas, jaki mamy na wykonanie kopii. Czas jest zdeterminowany przez specyfikę firmy - jeśli systemy muszą pracować 24h/dobę, należy kupić oprogramowanie umożli­wiające wykonywanie poprawnych kopii w trybie online. Warto jednak pamiętać, że odtworzenie takich kopii jest bardziej pra­cochłonne i ryzykowne niż kopie offline, co ma wpływ na czas od­tworzenia danych. Tak naprawdę nie ma uniwersalnego rozwiąza­nia dla każdej firmy. W każdym przypadku jest ono zależne od spe­cyfiki firmy, ale zawsze jest świadomym kompromisem pomiędzy kosztami a niezawodnością.

Wybór sprzętu

Dane przyrastają z dużą szybkością. Jeśli dziś musimy tworzyć kopie zapasowe rzędu kilkudziesięciu GB dziennie, to za rok będzie to co najmniej jeszcze raz tyle. Musimy o tym pamiętać przy zakupie sprzętu. Powinniśmy brać pod uwagę urządzenia wykorzystujące napędy DLT, mamy kilka modeli takich napędów, ale aktualnie war­to się zastanawiać jedynie nad DLT 8000, które umożliwiają two­rzenie kopii zapasowej na jednej taśmie rzędu 80GB przy zapisie do 45GB/h (przy włączonej kompresji sprzętowej). Jeśli wielkość naszych dziennych kopii przekracza 50GB dziennie, należy zdecy­dować się na biblioteki DLT, które posiadają automaty do zmiany taśm w napędzie. Od pewnego czasu są już napędy LTO, bardziej wydajne i niezawodne. Godnymi polecenia są biblioteki Hewlett - Packard typu HP SureStore Tape Libraries I/20 (I napęd / 20 slotów na taśmy). Biblioteki te możemy rozbudowywać poprzez kupowanie odpowiednich modułów do 6 napędów i 60 slotów. Biblioteki te są już przystosowane do napędów LTO.

Warto też zastanowić się nad zainstalowa­niem takich urządzeń w innym budynku, niż systemy informatyczne, dzięki temu nasze backupy będą bezpieczne w przypadku pożaru czy zalania wodą.

Wybór oprogramowania

Wśród produktów umożliwiających tworzenie backupów w sieciach komputerowych należy brać pod uwagę tylko takie, które:

• zapewniają skalowalność, czyli rosną wraz z firmą, wspierają Sto­rage Area Network, mają architekturę modułową, umożliwiają dowolność w wyborze miejsca tworzenia kopii, mają centralne zarządzanie

• pozwalają osiągnąć maksymalną wydajność, co wpływa na czas tworzenia kopii, np.: współdzielenie bibliotek i dysków, kompres­ja danych, load balancing

• zapewniają ciągłość biznesu poprzez wykonywanie kopii zapasowych online aplikacji i bazy danych

• są zautomatyzowane, czyli redukują obciążenie administratorów poprzez zaawansowany scheduling, raportowanie, możliwości alarmowania, zarządzanie mediami

Produktem spełniającym te wymagania i godnym polecenia jest oprogramowanie Hewlett-Packard z rodziny OpenView o nazwie HP OpenView OmniBack II. Według Gartner Group jest to wio­dące rozwiązanie z zakresu "storage management". Oprogramowa­nie to w prosty sposób integruje się z aplikacjami i bazami danych firm: SAP, Oracle, Microsoft (SQL, Exchange), Informix, Sybase, Lo­tus Notes.

Oprogramowanie to umożliwia tworzenie kopii zapasowych z praktycznie wszystkich systemów operacyjnych używanych w firmach. Dostępni klienci to np.: Windows, Novell, HP-UX, SUN Solaris, SunOS, IBM AlX, SCO i inne. Jego główny moduł tzw. Cell Manager możemy zainstalować na systemie Windows NT/2000 lub HP-UX.

OmniBack II i SAP R/3

Na szczególną uwagę zasługuje bardzo prosta integracja OmniBacka z systemem SAP R/3. Wszystkie logi z wykonywania kopii zapaso­wych offline czy online, są widoczne zarówno w OmniBacku jak i samym systemie SAP. Oprogramowanie może również pracować w klastrze, który jest bardzo często stosowany w systemach SAP R/3.

Odpowiedni wybór sprzętu i oprogramowania zagwarantuje, że nasz system backupów będzie działał sprawnie i uchroni firmę przed skutkami niejednej awarii.

2.3.3 SAP Solution Manager

SAP Solution Manager - narzędzia przeznaczone dla firm korzystających z systemów SAP, pomocne w szeregu zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem SAP w firmie - od dostępu do usług serwisowych SAP, po monitoring poprawności procesów biznesowych, zamodelowanych w systemie SAP firmy.

SAP, jako producent oprogramowania do wspomagania zarządzania firmą, w ramach opłaty serwisowej oferuje wsparcie serwisowe dla wszystkich firm wykorzystujących systemy SAP. Zakres oferowanych usług jest bardzo szeroki; wszystkim użytkującym SAP są zapewne znane takie hasła jak EarlyWatch, GoingLive, OSS, SAPNet. Jeszcze parę lat temu, aby korzystać z dobrodziejstw OSS (Online Service System) czy popularnego „sapserva” (serwer ftp - dla naszego regionu sapserv3), niezbędne było dedykowane łącze do SAP. Potem, równolegle do OSS, został powołany do życia SAPNet (http://service.sap.com) - dostęp do coraz bogatszego zakresu usług serwisowych SAP, świadczonych przez Internet. Obecnie, przy zastosowaniu odpowiednich, bezpiecznych rozwiązań, możemy uzyskać dostęp poprzez Internet do wszystkich usług wsparcia SAP.

Tak duży wachlarz oferowanych usług oraz rosnąca ilość klientów, którzy w ramach swoich instalacji użytkują różne funkcjonalności SAP, stworzyły zapotrzebowanie na nowe narzędzie umożliwiające sprawne i proste przekazywanie informacji do SAP, monitorowanie wszystkich komponentów SAP z jednego interfejsu, oraz zapewniające jednolity interfejs dla wszystkich usług wsparcia. Narzędziem tym jest SAP Solution Manager (SM). Obecnie wymogiem dla większości usług wsparcia świadczonych przez SAP jest posiadanie przez klienta instalacji SM. Należy się spodziewać, że w niedalekiej przyszłości bez SM świadczenie usług wsparcia nie będzie możliwe.

SAP Solution Manager to jednak nie tylko narzędzie umożliwiające korzystanie z serwisu SAP. SM okazuje się również bardzo pomocny w innych obszarach - w zarządzaniu projektami wdrożeniowymi, w organizacji wewnętrznego Help Desku, a także w monitoringu komponentów SAP, użytkowanych w przedsiębiorstwie. Poniżej przedstawiamy korzyści wynikające z zastosowania SM w poszczególnych obszarach.

Dogodny dostęp do usług serwisowych SAP

SM jest punktem dostępu do usług wsparcia, w tym usług zdalnych (wspomniane już wcześniej SAP EarlyWatch Service, SAP GoingLive Check czy też inne tego typu usługi), usług typu Remote Consulting oraz usług konsultingowych realizowanych w siedzibie klienta.

Raporty wynikowe każdej usługi są dostępne i przechowywane w obszarze obsługi SAP Solution Managera. Raporty stanowią również dokumentację pejzażu rozwiązań SAP, wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.

Organizacja Help Desku

Funkcjonalność Support Desk SM oferuje kompletną infrastrukturę dla organizacji i obsługi wsparcia użytkownika końcowego w przedsiębiorstwie. Support Desk wykorzystuje mechanizmy procesu obsługi komunikatów (Message), automatycznej implementacji not SAP (znany już Note Assistant), oraz zdalnego wsparcia ze strony firmy wdrożeniowej obsługującej przedsiębiorstwo, lub własnego Help Desku, z wykorzystaniem programu Microsoft® NetMeeting. Ostatnia funkcjonalność pozwala pracownikom wsparcia na sprawdzenie zawartości ekranu użytkownika.

Po instalacji SM każdy użytkownik, przy wykorzystaniu standardowego menu, może utworzyć komunikat opisujący problem, który napotkał w bieżącej pracy z systemem. Problem ten powinien zostać rozwiązany przez Help Desk wewnętrzny; jeśli tak się nie stanie - może zostać przekazany dalej, do firmy wdrożeniowej obsługującej przedsiębiorstwo.

Zarządzanie rozwojem SAP

SAP Solution Manager daje dostęp do narzędzi i metod potrzebnych do wdrożenia i optymalizacji rozwiązań SAP, zarówno od strony funkcjonalnej, jak i technicznej. SAP Solution Manager opisuje, jak organizować i realizować projekty wdrożeniowe. Zastosowana tutaj baza danych o nazwie Business Process Repository dostarcza informacje, jak projektować i opisywać rozwiązania informatyczne, dostosowane do specyfiki działania przedsiębiorstwa.

Monitoring poprawności procesów biznesowych, zamodelowanych w SAP

Rozwój systemów IT użytkowanych w firmie i komponentów z nimi związanych (instancje SAP, instancja bazy danych, sprzęt i system operacyjny) stanowi prawdziwe wyzwanie dla zespołu administratorów. W rezultacie rozwoju, menedżerowie centrów przetwarzania danych potrzebują scentralizowanej metody monitoringu (ze wszystkimi potrzebnymi informacjami w jednym narzędziu), która może być elastycznie rozbudowywana o nowe komponenty systemu.

W przeciwieństwie do klasycznego systemu monitoringu poszczególnych komponentów systemu, SAP SM pozwala na centralny monitoring wszystkich elementów w ujęciu procesowym. Dzięki skojarzeniu elementów systemu z przebiegiem procesów biznesowych, SAP SM umożliwia administratorom jednoznaczną identyfikację obszarów w systemie, w których niepoprawne zamodelowanie procesu spowodowało błędy w działaniu systemu.

SAP SM wspomaga monitoring na trzech poniższych poziomach:

- Business Process Monitoring: monitoring w czasie rzeczywistym, skoncentrowany na graficznej prezentacji procesów biznesowych, oparty na CCMS (Computing Center Management System);

- System Monitoring: centralna administracja systemu i monitoring w czasie rzeczywistym, oparty na CCMS;

- Service Level Managment: ciągły monitoring, oparty na usłudze SAP EarlyWatch (EWA).

Gdy chcemy skorzystać z SAP Solution Managera…

Chcąc zainstalować SAP SM w najwyższej dostępnej obecnie wersji 2.2, musimy spełnić poniższe warunki:

- posiadać samodzielny, zainstalowany i skonfigurowany system SAP Web Application Server (SAP Web AS 6.20). Oprogramowanie to, dla bazy danych SAP DB i dedykowane dla SAP Solution Managera 2.2, jest dostarczane za darmo. Jeżeli planujemy wykorzystać inną bazę danych, to musimy pokryć koszty jej licencji;

- SAP Solution Manager oraz powiązane z nim systemy satelitarne muszą zostać skonfigurowane pod kątem gromadzenia danych specyficznych dla infrastruktury SAP Solution Managera. Oprogramowanie SAP SM dostarczane jest za darmo;

- stacje robocze użytkowników muszą być wyposażone w przeglądarkę internetową (Netscape Navigator 4.7, Microsoft Internet Explorer 5.01, lub nowsze), oraz w najnowszą wersję SAP GUI 6.20;

- w firmie musi istnieć jedno z trzech zdalnych połączeń z SAP: ISDN, VPN, lub SNC. Jeżeli posiadamy zdalne połączenie z SAP, na bazie protokołu X.25, musimy je wymienić, ze względu na zbyt małą przepustowość: 19,2 kbps. BCC zaleca wymianę łącza opartego na protokole X.25 na łącze ISDN, lub SNC (Secure Network Communication). Oprócz zwiększenia przepustowości łącza, uzyskuje się w ten sposób wymierne korzyści w redukcji kosztów, np.: przy wymianie z X.25 na ISDN, równe około 60%;

- w firmie musi istnieć dostęp do Internetu. W zakresie sprzętu, mamy do wyboru jedną z dwóch standardowych konfiguracji dla SAP Solution Managera:

- dla konfiguracji podstawowej: dedykowany system, z jednym procesorem (min. 500 MHz), 1 GB RAM, oraz 50 GB przestrzeni dyskowej;

- dla konfiguracji rozszerzonej: dedykowany system, z dwoma procesorami (min. 500 MHz), 1 GB RAM, oraz 50 GB przestrzeni dyskowej.

Za podstawową uznajemy konfigurację zawierającą SAP EarlyWatch Alert (EWA) oraz Service Level Management (SLM) skonfigurowane na systemach satelitarnych. Konfiguracja rozszerzona SAP Solution Managera wymaga od nas dodatkowych kroków. Konfiguracja rozszerzona pozwala nam na wsparcie procesu monitoringu poprawności procesów biznesowych, zamodelowanych w SAP.

Z wykorzystaniem SAP Solution Managera, dzięki jego pełnej integracji z aplikacjami SAP, możemy monitorować wszystkie komponenty SAP, począwszy od SAP R/3 w wersji 3.1I. Internetowy portal SAP Sernice Marketplace oferuje pełny zestaw usług, potrzebnych do technicznego utrzymania systemów SAP. Wykorzystując SAP SM możemy w łatwy i szybki sposób zamówić te usługi. Mogą one być świadczone zdalnie, jak i w siedzibie firmy.

3. Zakończenie

Jak widać z przytoczonych przez nas informacji wdrożenie systemu informatycznego jak również właściwa jego pielęgnacja i utrzymanie jest ważna w prawidłowym funkcjonowaniu całej firmy, co pozwala na osiąganie korzyści biznesowych.

2

---