Wstęp

W projekcie zajmować będziemy się firmą „Komax” Polska Sp. z o.o., która działa w branży komputerowej. Postaramy się przedstawić formę prawną, działalność firmy, sposób zarządzania i motywowania, jak również przy zastosowaniu tablic kompetencyjnych pokazać przebieg procesów informacyjno-decyzyjnych oraz roli pełnionych w organizacji przez jej pracowników. Firma przedstawiona zostanie również w kontekście otoczenia i konkurencji oraz perspektyw dalszego rozwoju.

I Prezentacja organizacji

Firma wywodzi się z polsko-niemieckiej spółki „Komax” Sp. z o.o., która powstała w 1985 roku w Berlinie Zachodnim. Jej celem było przeniesienie zachodniej technologii na rynki Europy Środkowej i Wschodniej. Od początku swego istnienia firma była obecna na rynku polskim, prowadząc działania bezpośrednio z siedziby w Berlinie. W miarę rozwoju i stabilizacji polskiego rynku informatycznego w latach 1991-93 powstały we Wrocławiu, Katowicach, Legnicy, Gliwicach i Krakowie polskie oddziały firmy. Początkowo firma posiadała dwustopniowy model dystrybucji : oddziały w Polsce zajmowały się jedynie sprzedażą, a wszelkie działania logistyczne, składy celne, magazyny i dział zakupów pozostały w Berlinie. Do końca roku 1993 przeniesiono wyżej wymienione funkcje do Polski. Miało to na celu redukcję kosztów i usprawnienie działania firmy. W 1994 rozpoczęto proces konsolidacji wszystkich oddziałów firmy „Komax” na terenie Polski. Proces ten został zakończony w maju 1995 roku, kiedy to spółka skupiła w ramach swojej organizacji wszystkie działania dystrybucyjne grupy.

Obecnie „Komax” Sp. z o.o. składa się z wielu oddziałów usytuowanych w Europie Środkowej i Wschodniej. Oddziały są samodzielnymi firmami kierowanymi na zasadzie holdingu z siedziby głównej w Berlinie.

Dystrybucją w Polsce zajmuje się „Komax” Polska Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu. Do niej należy też firma Repair and Maintenance Service sp. z o.o. w Katowicach ( w skrócie RMS ) odpowiedzialna za serwis gwarancyjny i pogwarancyjny dystrybuowanych produktów.

Podmiotem dominującym w spółce „Komax” Polska Sp. z o.o. jest firma „Komax” Sp. z o.o., która posiada 95% udziałów. Pozostałe 5% należy do pracowników „Komax” Polska Sp. z o.o., w szczególności do członków zarządu. Kapitał założycielski spółki wynosi 2 mln zł, z czego 500 tys. wniesione zostało aportem w postaci nieruchomości przy ulicy Drobnera, gdzie znajduje się siedziba spółki.

Produkcja komputerów marki Gulipin, ich dystrybucja oraz dystrybucja części i akcesoriów do montażu komputerów do momentu konsolidacji była profilem firmy Gulipin Computers sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, a obecnie zajmują się tym odpowiednie działy „Komax” Polska.

Profil firmy

Firma „Komax” Polska Sp. z o.o. jest autoryzowanym dystrybutorem światowej czołówki producentów sprzętu i oprogramowania komputerowego takich jak : 3Com, APC, Digi, IBM, INFORMIX, Lexmark, MOD-TAP, Multi-tech, OKI, Seikosha, Tandberg Data, Tulip, Wyse, Xerox, etc.. Za pomocą rozbudowanej sieci oddziałów działa na terenie zachodniej i południowej Polski.

Działalność

Jako dystrybutor, „Komax” Polska Sp. z o.o. prowadzi dystrybucję produktów i usług poprzez sieć Autoryzowanych Partnerów Handlowych, sprzedawców sprzętu komputerowego i oprogramowania, związanych z firmą umowami. Sieć partnerów obejmuje ponad 160 firm komputerowych, za pomocą których „Komax” Polska Sp. z o.o. obsługuje praktycznie wszystkie segmenty rynku ( bankowość, ubezpieczenia, przemysł, telekomunikacja, administracja lokalna i centralna, handel, usługi ). Zasięg geograficzny działalności firmy jest skoncentrowany na obszarze, gdzie rozwój gospodarczy kraju jest największy, a dzięki temu zapotrzebowanie na nowoczesne technologie jest duże.

Wielkość i struktura zatrudnienia

W firmie „Komax” Polska Sp. z o.o. zatrudnionych jest 60 osób. W większości są to osoby młode, które nie przekroczyły 35 roku życia. Ze względu na charakter branży większość pracowników posiada wykształcenie wyższe lub średnie. Tylko 3 osoby legitymują się wykształceniem zawodowym, są to pracownicy służb pomocniczych nie biorący bezpośredniego udziału w obsłudze klienta. W firmie zatrudnieni są zarówno doświadczeni pracownicy posiadający kilkuletni staż pracy, jak i również mało doświadczeni, ale za to dobrze wykształceni i ambitni absolwenci kierunków informatycznych i ekonomicznych. Większość z nich pracuje na stanowiskach przedstawicieli handlowych i ma bezpośredni kontakt z klientem. Na nich spoczywa największa odpowiedzialność za wykonanie planów sprzedaży i osiągnięcie zaplanowanych zysków. Jeżeli chodzi o płeć zatrudnionych w firmie„Komax” Polska Sp. z o.o. pracowników to przeważają kobiety, ale nie jest to znaczna dysproporcja. Wynika to prawdopodobnie z faktu iż w księgowości oraz w dziale handlowym przyjmującym zamówienia zatrudnione są prawie same kobiety. Poniżej przedstawiona jest tabela porządkująca omówioną strukturę zatrudnionych pracowników ze względu na różnorodne kryteria.

Lp.	Kryterium		Liczba zatrudnionych	Udział ( w % )
1	Wykształcenie	wyższe	33	55,00
				średnie	24	40,00
				zawodowe	3	5,00
				podstawowe	0	0
		2	Staż pracy	0-5 lat	18	30,00
				5-10 lat	24	40,00
				10-20 lat	11	18,33
				powyżej 20 lat	7	11,67
		3	Płeć	kobiety	34	56,67
				mężczyźni	26	43,33
		4	Wiek	do 25 lat	12	20,00
				25-35 lat	29	48,33
				35-45 lat	12	20,00
				powyżej 45 lat	7	11,67

Warto poświęcić kilka słów kadrze kierowniczej spółki. Zarząd składa się z trzech osób wyznaczonych do sprawowania tej funkcji przez spółkę matkę. Są to osoby, które ukończyły już 45 lat, ale dzięki zdobytemu za granicą doświadczeniu i ogromnej wiedzy stanowią niezwykle cenny kapitał osobowy firmy „Komax” Polska Sp. z o.o. Dwóch członków zarządu ukończyło studia informatyczne w Polsce oraz studia podyplomowe za granicą. Główny księgowy studiował w Niemczech ekonomię. Wszyscy członkowie zarządu pracowali wcześniej w firmie „Komax” Sp. z o.o., gdzie zdobywali doświadczenie i rozwijali swoje kariery zawodowe.

W firmie panuje bardzo dobra atmosfera współpracy pomimo stosowania systemu premiowania za osiągnięte wyniki. Sprzyjają temu wyjazdy integracyjne i spotkania towarzyskie organizowane przez firmę. Dzięki temu zwiększa się lojalność pracowników i zaangażowanie w pracę. Zarząd stara się tak motywować pracowników, aby przyjęte do realizacji cele uznali za swoje i dążyli z determinacją do ich realizacji. Ma temu sprzyjać nie tylko system wynagradzania, ale również wspólne spotkania i otwartość zarządu na wnioski i postulaty pracowników. W każdej sytuacji pracownik ma możliwość zaproponowania zmian, które mogłyby podnieść konkurencyjność firmy bądź też ułatwić, czy uprzyjemnić pracę.

System rekrutacji nowych pracowników jest dosyć specyficzny. Z reguły zatrudnia się osoby polecone przez kogoś kto już pracuje w firmie i sprawdził się jako dobry pracownik. Pracownik, który polecił daną osobę jako godną zaufania i jego zdaniem odpowiednią, aby powierzyć jej stanowisko w firmie, odpowiada moralnie za swojego „podopiecznego”. Dzięki temu redukuje się negatywne skutki zatrudniania pracowników „po znajomości”, a uzyskuje się wiarygodną opinię na temat przyszłego pracownika. System ten działa w firmie „Komax” Polska Sp. z o.o. bardzo dobrze i przyczynił się do redukcji nietrafionych decyzji personalnych. Dodatkową zaletą takiego sposobu rekrutacji jest również to, że osoba polecająca kogoś na stanowisko w przypadku zatrudnienia swojego protegowanego „opiekuje” się nim, ponieważ za niego odpowiada, co z kolei prowadzi do szybkiego opanowania obowiązków i integracji z resztą zespołu. Należy zaznaczyć, że niezależnie od protekcji każdy kandydat musi spełniać niezbędne wymogi formalne stawiane przez firmę dla określonego stanowiska, w szczególności chodzi tutaj o odpowiednie wykształcenie i doświadczenie zawodowe.

II Określenie terenu działania firmy pod względem potencjału gospodarczego i demograficznego

Siedziba firmy „Komax” Polska Sp. z o.o. znajduje się we Wrocławiu przy ulicy Drobnera. Z tego względu najlepszą sieć sprzedaży, a co za tym idzie i najwięcej klientów spółka posiada na terenie zachodniej i południowej Polski. Nie oznacza to jednak, że nie posiada klientów w innych regionach Polski. Poprzez sieć dystrybutorów i firm współpracujących istnieje możliwość zaspokojenia potrzeb klienta na terenie całego kraju. Oczywiście najlepsze kontakty, między innymi dzięki bezpośrednim spotkaniom, firma posiada z klientami województwa dolnośląskiego. Wrocław jest miejscem zamieszkania blisko 800 tys. mieszkańców, z których pewna część dokonuje zakupów sprzętu komputerowego systematycznie co pewien okres czasu. Obecnie szacuje się, że co 15 Polak posiada w domu komputer. Można oczekiwać, że w ciągu najbliższych kilku lat liczba użytkowników komputerów osobistych znacznie wzrośnie. Będzie to spowodowane nowymi wymaganiami stawianymi przez otoczenie, w którym funkcjonujemy, spadającymi realnie i nominalnie cenami sprzętu komputerowego oraz wskutek zmiany pokoleniowej. Często rodzice kupują komputer swoim kilkuletnim dzieciom, który służy zarówno do zabawy jak i do nauki. Biorąc pod uwagę powyższe czynniki można oczekiwać, że firma „Komax” Polska Sp. z o.o. ma jeszcze przed sobą najlepsze lata.

III Określenie pozycji firmy na tle konkurencji

Lp.

Obiekt badań

Komax

KONKURENCI

Techmex

ABC Data

Techdata

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

Wielkość rynku

x

x

x

x

2

Udział w rynku

x

x

x

x

3

Zmiany udziału w rynku

x

x

x

x

w najbliższym roku

4

Poziom stosowanych cen

x

x

x

x

5

Relacje z otoczeniem

- z bankiem

x

x

x

x

- z dostaw. i kooperantami

x

x

x

x

- z odbior. i kontrahentami

x

x

x

x

- obraz i marka firmy

x

x

x

x

na rynku lokalnym

6

Technologia i organizacja

produkcji

- poziom techniki i technol.

x

x

x

x

- planowanie rozwoju

x

x

x

x

techniki, technologii

7

Strategia rozwoju produktu:

- wprowadzanie do prod.

nowych wyrobów

x

x

x

x

8

Strategia dystrybucji:

- badanie rynku

i struktury popytu

x

x

x

x

9

Strategia promocji, reklamy:

- reklama w prasie

x

x

x

x

- reklama w TV, radio

x

x

x

x

10

Gospodarka potencjałem

ludzkim:

- wykształcenie

x

x

x

x

- możliwość doskonalenia

zawodowego

x

x

x

x

11

Proces zarządzania:

- inicjatywa kadry

x

x

x

x

- system zarządzania

x

x

x

x

12

Sytuacja finansowa:

- wypłacalność

x

x

x

x

- rentowność

x

x

x

x

- zyskowność

x

x

x

x

Firma „Komax” Polska Sp. z o.o. ma w Polsce wielu konkurentów, ale do najgroźniejszych należą trzy firmy: Techmex, ABC Data oraz Techdata.

Firma Techmex działa głównie na rynku oprogramowania, ale od jakiegoś czasu prowadzi intensywne badania w celu określenia atrakcyjności branży hardware. Zmiany te spowodowane są niedawną zmianą zarządu, który jak się obecnie wydaje, ma w planach znaczące powiększenie udziału w rynku, dzięki stosowaniu agresywnego marketingu oraz atrakcyjnym cenom, które przyciągają mniej wymagających klientów. Gdyby Techmax poprawił jakość świadczonych usług oraz serwis gwarancyjny mógłby stać się jeszcze groźniejszym konkurentem. Jest to tym bardziej możliwe, iż posiada niezbędne zaplecze osobowe w postaci dobrze wyszkolonej kadry oraz sprawnego zarządu. Największą przeszkodą w realizacji ambitnych planów Techmaxu jest słaba marka firmy oraz nienajlepsze kontakty z kooperantami i otoczeniem.

ABC Data to bez wątpienia najgroźniejszy konkurent na rynku komputerowym. Posiada duży udział w rynku oraz dobrą pozycję finansową. Dzięki dobrej organizacji pracy oraz stosowaniu atrakcyjnych cen posiada największy udział w rynku komputerów osobistych. Mając mocne zaplecze finansowe ABC Data stosuje aktywną strategię promocji reklamując się w prasie i w radio. Posiada również dobrze wyszkoloną kadrę, która potrafi wprowadzać z sukcesem na rynek nowe produkty i technologie.

Z kolei firma Techdata jest najsłabszym konkurentem, posiadającym niewielki udział w rynku. Spółka stosuje dosyć atrakcyjne ceny oraz posiada niezły serwis pogwarancyjny co przyciąga klientów, zwłaszcza tych którym zależy na szybkiej obsłudze. Z drugiej strony Techdata jest postrzegana na rynku jako firma o słabej marce i nie najlepszych finansach. Znakomicie utrudnia to kontakty z dostawcami oraz uniemożliwia stosowanie agresywnej reklamy. Jeżeli chodzi o potencjał kadry zarządzającej oraz potencjał ludzki to stoi on na przyzwoitym poziomie. Pracownicy są jednak słabo wynagradzani i pomimo panującej w firmie doskonałej atmosfery pracy i zintegrowania zespołu zdarzają się przypadki przechodzenia do konkurencji, która oferuje lepsze warunki finansowe.

Misja firmy

Nasza Firma posiada swoją misję, wokół której koncentrują się działania całej organizacji i która oddaje sens istnienia firmy. Misja „Komax” Polska Sp. z o.o. brzmi: „Współtworzyć sukces naszych partnerów poprzez aktywną dystrybucję najnowszych rozwiązań informatycznych”. Z tak skonstruowanej misji wynika, że firma będzie funkcjonować na rynku informatycznym prowadząc aktywną dystrybucję. Oznacza to ciągłe poszukiwanie nowych partnerów handlowych, poszerzanie rynku, rozwój oferty, zabieganie o klienta. Przedmiotem dystrybucji będzie nie tylko sam sprzęt komputerowy, czy oprogramowanie, ale całościowe rozwiązania informatyczne. Dostarczane rozwiązania mają być najnowsze, a zatem aspiracją firmy będzie stały rozwój i aktualizacja oferty.

Macierz SWOT

Strengthen Weakness

- dobra marka, - słaba reklama,

- duży udział w rynku, - nienajlepsze kontakty z odbiorcami,

- kapitał ludzki, - stosunkowo niski poziom innowacyjności

- wysoka rentowność sprzedaży,

- dobra sytuacja finansowa,

Oportunities Thretness

- powstające nowe nisze rynkowe, - duża aktywność konkurencji,

- możliwość wypadnięcia z rynku - niskie koszty wejścia na rynek konkurencji,

konkurenta i przejęcia jego udziału, - znaczna wrażliwość sprzedaży na wahania

koniunktury.

Strategia działania marketingowego

W obecnej sytuacji najsłuszniejszą drogą wydaje się zastosowanie strategii polegającej na wykorzystaniu silnych stron organizacji w celu wykorzystania pojawiających się na rynku okazji. Silne zaplecze kapitałowe i dobra marka powinny ułatwić zaangażowanie się w nowe segmenty rynku informatycznego. Istnieje wiele niszy rynkowych, na których jest jeszcze miejsce dla jednego lub dwóch oferentów. Pozyskanie takiego rynku, z reguły o bardzo wyrafinowanych i wysokich jakościowo wymaganiach nie jest łatwe. Z czasem przynosi jednak efekty w postaci pozyskania stałego, dobrze płacącego klienta, a dodatkowo marże uzyskiwane na tej sprzedaży są znacząco wyższe aniżeli w segmentach tradycyjnych. Dodatkową zaletą usadowienia się w niszy rynkowej jest dosyć duża lojalność klienta a przez to maleje niebezpieczeństwo jego utraty na rzecz konkurencji. „Komax” Polska Sp. z o.o. posiada odpowiednie kadry oraz kapitał, aby móc zainwestować w nowe rozwiązania i z powodzeniem wprowadzać nowe produkty. Powinien również bacznie obserwować konkurencję, zwłaszcza tą podupadającą i w miarę możliwości starać się przejmować klientów oferując korzystne ceny oraz fachową obsługę, na którą również powinny iść spore inwestycje. Dzięki temu zadowolenie klientów będzie wzrastać, a wtedy otworem stanie doga do wyższych marży, a co za tym idzie wyższych zysków organizacji.

IV Schemat struktury organizacyjnej „Komax” Polska Sp. z o.o.

Opis struktury

Struktura firmy „Komax” Polska Sp. z o.o. jest struktur* hierarchiczną i składa się z dwóch pionów front office - w którym znajdują się działy mające bezpośredni kontakt z klientami, oraz back office, w którym mieszczą się działy pomocnicze.

I. Front office

• Dyrektor ds. rozwoju i wdrożeń pełni funkcję nadrzędną wobec pionu technicznego. Dział ten zajmuje się w głównym stopniu instalowaniem, obsługą techniczną, modyfikowaniem i konstruowaniem systemów u klienta, a także ich wdrażaniem oraz testowaniem.

• Dyrektor ds. marketingu zajmuje się kontrolą prac w pionie marketingowym, do jego zadań należą: promowanie produktu na rynku, badanie trendów, poszukiwanie sposobności rozwoju. Dział marketingowy jest odpowiedzialny również za rozpoznanie potencjalnych klientów.

• Dyrektor ds. obsługi klientów kluczowych koordynuje pracę sprzedawców zajmujących się dostawami do największych naszych odbiorców.

• Dyrektor ds. sprzedaży i usług zajmuje się nadzorem pracy sprzedawców ogólnych. Istnieją tu sprzedawcy specjalizujący się w dystrybucji produktów sieciowych, systemów, urządzeń peryferyjnych etc. Pion ten jest odpowiedzialny za obsługę klientów, nadzór systemu dystrybucji, jest również odpowiedzialny za stałość i regularność dostaw

• Serwisem zajmuje się spółka RMS, która należy do naszego przedsiębiorstwa, do jej głównych zadań należy kontrola produktów pod kątem usterek, a także dokonywanie poważniejszych napraw.

2. Back office

• Dział logistyki zajmuje się przede wszystkim dystrybucją produktów.

• Dział zaopatrzenia odpowiedzialny jest za dostawy towarów do magazynu.

• Dział realizacji zajmuje się stroną merytoryczną, czyli wypisywaniem zamówień, faktur etc.

• Dział finansów i księgowości zajmuje się strategią i polityką finansową firmy, negocjacjami z bankiem, wdrażaniem planów finansowych, dokonywaniem operacji finansowych, a także księgowością.

• Magazyn odpowiada za kontrolę przepływów towarów, prowadzenie ewidencji.

• Dyrektor ds. administracji i organizacji zajmuje się nadzorem pracy urzędników i sekretariatu, zajmuje się polityka personalna, organizuje również pracę biura (dba o wyposażenie etc.).

V Tablice kompetencyjne

Wyróżniłyśmy tutaj cztery funkcje podstawowe oraz cztery pomocnicze.

Do działalności podstawowej zaliczyłyśmy :

- działalność handlową,

- naprawę sprzętu i obsługę techniczną.

- marketing,

- organizacja i zarządzanie,

Działalność pomocnicza to :

- finanse i księgowość,

- działalność kadrowa,

- administracja przedsiębiorstwa,

- prewencja.

Ze względu na obszerność realizowanych w firmie funkcji w tablicach kompetencyjnych zostały przedstawione jedynie funkcje, które zaliczyłyśmy do działalności podstawowej. Określone zostały przepływy informacyjne, podział zadań wśród uczestników organizacji oraz przypisane role nadzoru dla poszczególnych stopni zarządzania. Tablice kompetencyjne stanowią załącznik do niniejszego projektu.

VI Charakterystyka procesu zarządzania firmą

Spółka „Komax” Polska Sp. z o.o. jest organizacją zarządzaną w sposób demokratyczny. Zadania ustalane przez zarząd dla działu sprzedaży i serwisu są uprzednio konsultowane z pracownikami, a zaproponowane rozwiązania i wnioski uwzględniane przy tworzeniu planów. Dzięki temu pracownicy integrują się z otrzymanymi zadaniami i postrzegają je jako swoje. Taki system zarządzania spełnia rolę dodatkowego czynnika motywującego. Podobne relacje partnerskie zachodzą również ze spółką matką. Tutaj jednak istnieje większa presja na narzucenie wysokiego planu sprzedaży i planowanego zysku. W interesie właścicieli jest bowiem przede wszystkim maksymalizacja zysku. Należy zaznaczyć, że pracownicy partycypują w wypracowanym przez firmę zysku. Jest to pewna forma motywacji i dodatkowego wynagrodzenia. Wypłata z zysku dzieli się na dwie części. Pracownicy otrzymują obligatoryjnie 40% zysku przeznaczonego na dodatkowe wynagrodzenie, pozostałe 60% przyznawane jest uznaniowo na wniosek przełożonego.

Partnerski styl zarządzania jaki praktykuje się w firmie ma na celu zwiększenie innowacyjności i konkurencyjności firmy na trudnym rynku komputerowym. Dzięki temu firma posiada elastyczność i możliwość dostosowywania się do nowych wymogów rynkowych.

OGÓLNY SCHEMAT STRUKTURY W „Komax” Polska Sp. z o.o.

DZIAŁ KADR

DYREKTOR d/s.

ADMINISTRACJI I

ORGANIZACJI

GRUPA PC

I URZĄDZEŃ

PERYFERYJNYCH

GRUPA ZAAWANSOWANYCH SYSTEMÓW I

TECHNOLOGII

GRUPA PRODUKTÓW SIECIOWYCH

FRONT OFFICE

DZIAŁ LOGISTYKI

DYREKTOR d/s.

OBSŁUGI KLUCZOWYCH

KLIENTÓW

SEKRETARIAT

MAGAZYN

FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

DZIAŁ REALIZACJI

DZIAŁ ZAOPATRZENIA

BACK

OFFICE

DYREKTOR

d/s. ROZWOJU

I WDROŻEŃ

SERWIS

RMS sp. z.oo

DYREKTOR d/s. SPRZEDAŻY

I USŁUG

DYREKTOR

d/s.

MARKETINGU

ZARZĄD

---