Początek formularza

Dół formularza

DECYZJA Rozstrzygnięcia podejmowane przez organy administracji państwowej czy samorządu terytorialnego przybierają postać decyzji lub postanowienia. Decyzją jest władcze, jednostronne oświadczenie woli organu administracji publicznej oparte na przepisach prawa administracyjnego, określające sytuację konkretnego obywatela w indywidualnie oznaczonej sprawie. Przez poszczególne elementy tej definicji rozumiemy: władcze - oparte na władztwie administracyjnym, a więc przyznanym przez przepisy prawa uprawnieniu danego organu do określania sytuacji prawnej obywateli, np. ustawa prawo budowlane określa, że pozwolenia na budowę wydaje starosta; jednostronne oświadczenie woli organu administracji publicznej - aby decyzja uzyskała moc prawną wystarczy samo wydanie jej przez organ. Adresat nie musi jej akceptować; oparte na przepisach prawa administracyjnego - na wydanie przez organ jakiegokolwiek rozstrzygnięcia musi zezwalać przepis prawa, np. odpowiedni przepis prawa wodnego musi wskazywać, jaki organ i kiedy może wydać zezwolenie wodno prawne; określające sytuację konkretnego adresata - decyzja jest aktem indywidualnym, a więc wskazuje, co wolno, a czego nie wolno konkretnemu obywatelowi, a nie jakiemuś bliżej nieokreślonemu. Możliwa jest jednak sytuacja, w której adresatami decyzji będzie szeroki krąg obywateli, np. mieszkańcy całej wsi przy postępowaniu o scalaniu gruntów; w indywidualnie oznaczonej sprawie - decyzja dotyczy konkretnej sprawy, a nie reguluje ogólnie pewnych problemów, np. Marian T. zwraca się do Sanepidu o zezwolenie na prowadzenie działalności gastronomicznej i otrzymuje na to zgodę bądź nie. Decyzją natomiast nie będzie wydanie przez Sanepid zasad, jakie muszą spełniać zakłady gastronomiczne. Każdy akt administracji, który spełnia powyższe warunki jest uznawany w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego za decyzję, bez względu na to, jaką nosi nazwę. Decyzja kończy postępowanie w danej sprawie przed konkretnym organem. Postępowanie może zakończyć się merytorycznym rozstrzygnięciem sprawy, a więc np. przyznaniem zezwolenia na działalność czy odmową jego przyznania, bądź też w inny sposób, np. przez umorzenie. Proces wydawania decyzji jest określony w kodeksie postępowania administracyjnego (Dz.U. z 1980r. Nr 9 poz. 26 z późniejszymi zmianami), zwanym dalej kpa. Organy administracji muszą postępować zgodnie z jego przepisami.             Elementy decyzji Aby decyzja była uznana za prawidłową, musi spełniać warunki, o których mówi art. 107 kpa. Tak więc decyzja powinna zawierać: Oznaczenie organu administracji publicznej, który ją wydał - dokładna nazwa organu oraz jego adres. Informacja ta jest istotna, ponieważ pozwala stwierdzić, czy decyzję wydał organ do tego uprawniony, jeśli nie, to decyzja jest nieważna. W przypadku, gdy nie jest to organ, który na podstawie ustawy jest upoważniony do wydawania tego typu aktów, powinien on wskazać w decyzji, dlaczego ją wydał, np. może działać na podstawie porozumienia z organem właściwym w tej sprawie. Brak oznaczenia organu jest istotną wadą decyzji. Datę wydania - pozwala ona określić, czy nie naruszono terminu wydania decyzji oraz jakie przepisy obowiązywały w chwili jej wydania. Od daty wydania decyzji nie biegną żadne terminy, są one liczone dopiero od daty doręczenia decyzji stronie. Brak daty można usunąć w trybie sprostowania decyzji. Oznaczenie stron (adresatów) decyzji - wskazuje osoby, do których jest ona skierowana. Powinny one być oznaczone przez podanie pełnych danych (imię, nazwisko oraz adres). Brak oznaczenia strony lub podanie osoby, która stroną nie jest, stanowi istotną wadę decyzji. Natomiast pomyłka w nazwisku może być usunięta w trybie sprostowania. Osnowę decyzji - treść rozstrzygnięcia konkretnej sprawy, czyli przyznanie prawa lub nałożenie obowiązków na stronę. Jest to zastosowanie przepisów prawa do konkretnej sytuacji faktycznej, w tym przypadku jest ona ustalana w oparciu o przedstawione dowody. Brak rozstrzygnięcia jest wadą istotną - bez niego nie można mówić o decyzji. Powołanie podstawy prawnej - przytoczenie konkretnych przepisów prawa, na podstawie których zostało wydane rozstrzygnięcie, np. „na podstawie art. 105 § 1 kpa umarzam postępowanie w sprawie” wraz z podaniem ich miejsca publikacji: Dziennika Ustaw czy Monitora Polskiego, dokładnego numeru z danego roku i pozycji, pod którą akt ten został opublikowany, np. Dz. U. z 1980r. Nr 9 poz. 26. Obecnie z uwagi na częstą zmianę przepisów nie wystarcza podanie miejsca publikacji z dopiskiem „z późniejszymi zmianami” - należy podać, gdzie zostały opublikowane również zmiany. Rozstrzygnięcia mogą być oparte jedynie: na przepisach ustaw lub dekretów z mocą ustawy; rozporządzeniach wydanych przez organy upoważnione na podstawie ustawy (często ustawy zawierają przepisy, że daną kwestię ureguluje, np. Minister Pracy w drodze rozporządzenia); na aktach prawa miejscowego, np. uchwałach rady gminy. Nie mogą stanowić podstawy wydania decyzji: wytyczne, zarządzenia, instrukcje ministrów czy pismo okólne wojewody. Uzasadnienie faktyczne - powinno wskazywać, jakie fakty organ uznał za udowodnione, na jakich dowodach się oparł oraz przyczyn, na podstawie których innym dowodom odmówił wiarygodności. Uzasadnienie powinno odzwierciedlać tok myślenia osoby, wydającej decyzję. Organ administracji musi zająć stanowisko w stosunku do wszystkich faktów i dowodów, jakie były przytoczone w toku postępowania przez strony i innych uczestników. Szczególnie starannie powinny być uzasadnione decyzje uznaniowe, czyli takie, przy wydawaniu których ustawodawca pozostawił organowi pewien luz decyzyjny poprzez wprowadzenie pojęć niedookreślonych, np. „szczególnie ważny interes strony”. Organ powinien wyjaśnić w uzasadnieniu dlaczego uznał, że interes strony jest szczególnie ważny. W wyjątkowych wypadkach można odstąpić od uzasadnienia decyzji. Ma to miejsce, gdy: decyzja uwzględnia w całości żądanie zgłoszone przez stronę (strony) przy wszczęciu postępowania lub w jego toku, np. wnoszono o udzielenie zezwolenia na budowę i decyzja na nią zezwoliła. Natomiast nie dotyczy to decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania. Organ może, ale nie musi, odstąpić od uzasadnienia. Ponadto odstąpienie jest możliwe, gdy odrębne przepisy zwalniają organ od obowiązku uzasadnienia decyzji ze względu na interes państwa lub porządek publiczny, np. nie trzeba uzasadniać odmownej decyzji udzielenia zezwolenia na broń. Uzasadnienie prawne - powinno zawierać przytoczenie przepisów prawa wraz z objaśnieniem sposobu ich zastosowania w danej sprawie. Pouczenie o przysługujących środkach zaskarżenia - w jakim trybie i terminie od tego orzeczenia przysługuje odwołanie do organu wyższej instancji bądź skarga do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Jednak jeżeli strona zastosuje się do błędnego pouczenia, nie wywołuje to dla niej niekorzystnych skutków prawnych, np. gdy w pouczeniu było napisane, że skarga do NSA przysługuje w terminie 40 dni i strona się to tego zastosuje, a w rzeczywistości jest to termin trzydziestodniowy, to skarga nie będzie odrzucona z powodu przekroczenia terminu - będzie traktowana, jak złożona zgodnie z prawem. Brak pouczenia lub pouczenie błędne można usunąć w trybie sprostowania decyzji. Podpis osoby uprawnionej do wydania decyzji wraz z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Jeżeli decyzja jest wydawana z upoważnienia, należy ten fakt zaznaczyć, np. decyzję w imieniu burmistrza miasta wydaje upoważniony przez niego pracownik. Natomiast jeżeli decyzja jest wydawana przez organ kolegialny, np. zarząd gminy, powinna być podpisana przez wszystkie osoby, które brały udział w jej podjęciu. Brak podpisu powoduje, że otrzymane pismo nie jest decyzją, a błąd w podpisie jest wadą istotną. Decyzja może ponadto zawierać dodatkowe składniki, np.: termin, czyli postanowienie określające, kiedy wygasają uprawnienia lub obowiązki adresata decyzji, np. wydanie koncesji na 2 lata; warunek - uzależnia powstanie lub ustanie skutków prawnych przewidzianych w decyzji od wystąpienia określonych zdarzeń przyszłych i niepewnych, np. udzielone pozwolenie wodno prawne na pobór wód podziemnych może być cofnięte, jeżeli zasób tych wód się zmniejszy; klauzula odwołalności - zastrzeżenie przez organ możliwości odwołania decyzji w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń, np. zezwolenie na sprzedaż alkoholu zostanie cofnięte, gdy alkohol będzie sprzedawany osobom niepełnoletnim. Klauzulę tę można wprowadzić jedynie, gdy przepis prawa na to zezwala.   Wady decyzji Decyzja może zawierać wady istotne lub nieistotne. Wpływa to w poważny sposób na jej dalszy los. Wady istotne są wymienione w art. 156 § 1 kpa. Decyzja jest uznawana za wadliwą w sposób istotny, jeżeli: została wydana z naruszeniem przepisów o właściwości, bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa; dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną; jej adresatem jest osoba, która nie jest stroną w danej sprawie; już w dniu wydania decyzja była niewykonalna i niewykonalność ta ma trwały charakter; zawiera wadę, która powoduje jej nieważność z mocy prawa na podstawie innych przepisów. Taka decyzja nie powinna dalej istnieć. Jej anulowanie jest przeprowadzane w trybie postępowania o unieważnienie (art. 157 i nast. kpa).  Pozostałe wady, to wady nieistotne. Należą do nich omyłki, błędy pisarskie czy rachunkowe, braki lub niejasności w treści decyzji. Organ może je usunąć w trybie uzupełnienia, sprostowania (art. 111 kpa) albo wyjaśnienia wątpliwości (art. 113 § 2 kpa), orzekając o tym postanowieniem.    Procedura wydawania decyzji Decyzje zazwyczaj wydawane są w formie pisemnej. W związku z treścią art. 109 § 1 kpa stronom doręcza się decyzję, co oznacza, iż doręczany jest jej oryginał wraz z podpisem pracownika, a nie odpis czy ksero. Istotny jest sam fakt doręczenia, od tej bowiem chwili liczą się wszelkie terminy, np. do wniesienia odwołania. W niektórych przypadkach sprawa może zostać załatwiona ustnie i również w tej formie może zostać wydana decyzja (art. 109 § 2 w zw. z art. 14 § 2 kpa).  Jeżeli do wydania decyzji niezbędne jest wyrażenie opinii przez inny organ, wydanie orzeczenia staje się możliwe dopiero po tym fakcie. Treść zajętego stanowiska, które może przybrać formę wyrażenia opinii czy zgody, nie jest wiążąca dla organu wydającego decyzję. Natomiast bezwzględnie obowiązkowe jest samo zasięgnięcie opinii - nawet pod sankcją nieważności decyzji. Organ, do którego się zwrócono powinien zająć stanowisko bezzwłocznie, jednak nie później niż w ciągu dwóch tygodni (chyba, że szczególne przepisy przewidują inny termin).   Rygor natychmiastowej wykonalności Zasadą jest, iż wykonywane są tylko decyzje ostateczne, a więc w takich w których upłynął termin do wniesienia odwołania. Czasem jednak razem z wydaniem decyzji może iść w parze nadanie jej rygoru natychmiastowej wykonalności. Ma to ten skutek, iż decyzja, od której cały czas przysługuje odwołanie (decyzja nieostateczna), podlega wykonaniu. Rygor natychmiastowej wykonalności może być nadany jedynie decyzji nieostatecznej, jeżeli jest to niezbędne: ze względu na ochronę zdrowia lub życia ludzkiego, dla zabezpieczenia gospodarstwa narodowego przed ciężkimi stratami, ze względu na inny interes społeczny, ze względu na wyjątkowo ważny interes strony - interes ten ma być wyjątkowo ważny dla strony w jej rozumieniu i w mniemaniu organu. Rygor natychmiastowej wykonalności może zostać nadany decyzją podczas jej orzekania bądź też po jej wydaniu przez organ I instancji. W pierwszym wypadku jest to odpowiednia klauzula zamieszczona w tekście decyzji. W drugim, organ orzeka o tym postanowieniem, na które stronom przysługuje zażalenie do organu wyższego stopnia w terminie 7 dni. Jeżeli strona wnosi o nadanie rygoru natychmiastowej wykonalności, organ może zażądać od niej, by złożyła zabezpieczenie. Ma to na celu pokrycie ewentualnych roszczeń innych osób, gdyby organ odwoławczy zmienił decyzję, która była podstawą nadania rygoru (art. 108 kpa). Istnieją również inne przypadki, gdy decyzja nieostateczna podlega wykonaniu - jeżeli podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy prawa (art. 130 § 3 pkt 2 kpa) oraz jeżeli jest zgodna z żądaniem wszystkich stron (art. 130 § 4 kpa).   Odwołanie Odwołanie to ponowne rozpatrzenie danej sprawy przez organ wyższej instancji w skutek żądania zgłoszonego przez stronę. Odwołanie może wnieść strona postępowania, czyli każda osoba, której interesów prawnych lub obowiązków dotyczy postępowanie albo taka, która żąda czynności od organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Może je wnieść zarówno strona, która brała udział w postępowaniu, jak również taka, która nie brała w nim udziału. Odwołanie może także wnieść: organizacja społeczna, jeżeli wcześniej została dopuszczona do udziału w toczącym się postępowaniu, prokurator oraz Rzecznik Praw Obywatelskich. Nie jest możliwe w żadnym wypadku wszczęcie postępowania odwoławczego z urzędu. O tym, że zostało wniesione odwołanie, organ wydający decyzję zawiadamia strony, które odwołania nie wniosły. Odwołanie osoby uprawnione mogą wnieść w terminie 14 dni od chwili doręczenia im decyzji lub od dnia jej ogłoszenia. Wniesienie odwołania nie musi przybrać konkretnej, określonej w przepisach formy. Musi ono spełniać jedynie wymogi stawiane podaniom. Powinno zatem zawierać: wskazanie osoby, która je składa - jej imię, nazwisko i adres; wskazanie żądania - czego strona domaga się od organu, np. zmiany lub uchylenia decyzji; podpis wnoszącego odwołanie. Można je wnieść pisemnie, telegraficznie, faksem, a także ustnie do protokołu. O tym, czy złożone pismo jest odwołaniem, czy nie, decyduje nie nagłówek lecz treść pisma. Do wniesienia odwołania wystarczającym powodem jest to, że strona nie jest zadowolona z treści decyzji. Odwołanie adresowane do organu II instancji wnosi się do organu, który decyzję wydał, a ten prześle je drogą służbową. Postępowanie odwoławcze rozpoczyna się przed organem I instancji, do którego składane jest odwołanie. Może on zmienić swoją decyzję, jeżeli zostaną spełnione jednocześnie następujące warunki: odwołanie złożą wszystkie strony lub złoży je jedna z nich, ale pozostałe zgadzają się w całości z żądaniem w nim zawartym, według organu odwołanie zasługuje w całości na uwzględnienie, a więc jest uzasadnione. Natomiast jeżeli organ chciałby zmienić swoją decyzję w części, nie może posłużyć się tym środkiem. Ta faza postępowania trwa najwyżej 7 dni, licząc od dnia otrzymania odwołania (w sprawach zobowiązań podatkowych 1 miesiąc). Gdy organ uzna odwołanie, wyda nową, zmienioną decyzję, od której również przysługuje odwołanie. Jeżeli jednak organ nie chce zmienić swojej decyzji, to przekazuje odwołanie wraz ze wszystkimi aktami sprawy organowi II instancji. Ów po przeprowadzeniu postępowania może: pozostawić decyzję w mocy, zmienić ją lub uchylić. Po uchyleniu organ II instancji może przesłać sprawę organowi I instancji do ponownego rozpatrzenia, co oznacza, że postępowanie w tej sprawie będzie toczyło się od początku.   POSTANOWIENIE Inną formą rozstrzygnięć administracyjnych jest postanowienie. Jest ono zbliżone do decyzji, a różnice między nimi są przedstawione poniżej.   Postanowienie Decyzja czego dotyczy przedmiotem postanowienia są jedynie kwestie proceduralne, które pojawiły się w toku rozstrzygania sprawy; rozstrzyga sprawę merytorycznie - kończy ją w danej instancji, orzekając co do istoty, umarzając postępowanie itp.; podstawa prawna podstawą są zawsze przepisy proceduralne, czyli przepisy kodeksu postępowania administracyjnego; podstawę stanowią przepisy prawa materialnego, a więc przepisy konkretnych ustaw, np. prawa budowlanego, prawa wodnego, ustawy o cmentarzach, etc.; krąg adresatów adresatami obok strony mogą być również inne podmioty na prawach strony oraz świadkowie, biegli, a nawet urzędnicy prowadzący postępowanie, np. postępowanie o wyłączeniu; adresatem decyzji jest zawsze strona i tylko strona; zaskarżanie jeśli nie zgadzamy się z treścią postanowienia, to można na nie złożyć zażalenie. przeciwko decyzji składamy odwołanie lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.   Istnieją wyjątkowe przypadki, w których postanowienia rozstrzygają o istocie sprawy. Są nimi: postanowienie o zatwierdzeniu ugody administracyjnej, postanowienie o wznowieniu postępowania oraz postanowienia wydane przez inny organ, który ma wyrazić opinię w toczącej się sprawie (na podstawie art. 106 kpa). Postanowienie musi zawierać takie same elementy, jak decyzja z jednym wyjątkiem: uzasadnienie faktyczne musi być tylko w dwóch przypadkach: jeżeli przysługuje na nie zażalenie albo skarga do Naczelnego Sądu Administracyjnego, jeżeli zostało wydane w postępowaniu odwoławczym, czyli na skutek złożenia zażalenia. Postanowienia zazwyczaj wydawane są w formie pisemnej. Adresatom doręcza się je jedynie w przypadku, gdy przysługuje na nie zażalenie albo skarga do NSA (art. 125 § 1 kpa). Pozostałe postanowienia są co prawda wydawane, ale nie ma obowiązku doręczania ich osobom zainteresowanym, wystarcza ich odczytanie na rozprawie.   Zażalenie Zażalenie jest to środek odwoławczy przysługujący od postanowień. Zażalenie może zostać wniesione, jeżeli: kodeks postępowania administracyjnego tak stanowi - oznacza to, że nie od każdego postanowienia może zostać wniesione zażalenie. Możliwe jest to jedynie, gdy kpa na to wyraźnie zezwala. postanowienie nie było już wcześniej zaskarżone zażaleniem - zażalenie, jak każdy inny środek odwoławczy, przysługuje tylko raz. Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia lub ogłoszenia go ustnie. Zażalenie może wnieść adresat postanowienia, a więc osoba, której dotyczy rozstrzygnięcie. Może nim być, oprócz strony postępowania, również świadek, biegły, organizacja społeczna, prokurator, etc. Wniesienie zażalenia jest zupełnie odformalizowane. Musi spełniać jedynie wymogi stawiane podaniom (patrz: odwołanie). Do wniesienia zażalenia wystarczającym powodem jest to, że adresat nie jest zadowolony z treści postanowienia. Postępowanie w sprawie zażalenia wygląda tak samo, jak postępowanie odwoławcze. Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia. Jest to rozwiązanie odmienne, niż w przypadku decyzji. Wynika z niego, że to, co postanowił organ w treści postanowienia jest wykonywane, a równocześnie sprawa zażaleniowa toczy się przed organem II instancji. Istnieje jednak możliwość wstrzymania wykonalności postanowienia, gdy organ, który je wydał, uzna to za uzasadnione, np. wydanie nastąpiło z naruszeniem prawa. Od niektórych postanowień nie przysługuje żaden środek odwoławczy. Są to postanowienia o przywróceniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia oraz postanowienia organu odwoławczego, stwierdzające niedopuszczalność odwołania lub uchybienie terminu do jego wniesienia.   DORĘCZENIE Doręczenie pism i dokumentów stanowi bardzo ważną czynność w postępowaniu administracyjnym. Od daty doręczenia są liczone terminy do wniesienia odwołania czy zażalenia. Pisma mogą być doręczane za pokwitowaniem przez pocztę, pracowników organu administracji publicznej lub przez inne upoważnione osoby. Osobom fizycznym doręcza się je w ich mieszkaniu, miejscu pracy lub w innym miejscu, w którym zastanie się adresata. W przypadku osób prawnych może to nastąpić jedynie w lokalu ich siedziby, do rąk osób uprawnionych do odbioru pisma. Osoba, która odbiera pismo, powinna to potwierdzić swoim podpisem ze wskazaniem daty. Doręczenie  może nastąpić również  za pomocą środków komunikacji elektronicznej jeśli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczanie jej pism  za pomocą tych środków. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje w art. 43, tzw. doręczenie zastępcze, które dotyczy jedynie osób fizycznych. W tym przypadku pomimo braku rzeczywistego doręczenia przyjmuje się, że ono nastąpiło. Stosuje się je, gdy adresata nie ma w domu. Pismo doręcza się wtedy do rąk dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcy (o ile zgodzili się pismo przekazać) i zawiadamia o tym fakcie adresata poprzez umieszczenie zawiadomienia w skrzynce pocztowej lub na drzwiach jego mieszkania. Drugi przypadek ma miejsce, gdy niemożliwe jest doręczenie pisma w inny sposób. Można je wówczas złożyć w urzędzie pocztowym lub w urzędzie gminy na okres 14 dni i umieścić o tym zawiadomienie na drzwiach mieszkania czy biura. Jeżeli pismo zostanie wysłane listem poleconym, to na podstawie odrębnych przepisów będzie pozostawione na poczcie 14 dni. Doręczenie uważa się wtedy za dokonane z upływem siódmego lub czternastego dnia, chyba że adresat odbierze pismo wcześniej. Domniemanie wynikające z doręczenia zastępczego można obalić poprzez wykazanie, że adresat faktycznie nie otrzymał pisma. Szczególny przypadek doręczenia zastępczego występuje, gdy adresat odmawia przyjęcia pisma. Wówczas zwraca się je nadawcy z adnotacją o odmowie przyjęcia i włącza do akt sprawy (art. 47 kpa). Uznaje się wtedy, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia. Adresat nie może uniknąć skutków udowadniając, iż pisma nie otrzymał. Także doręczenie pisma w trakcie postępowania administracyjnego na nieaktualny adres strony powoduje uznanie go za doręczone, jeżeli nie zawiadomiła ona organu o zmianie adresu. W wyjątkowych przypadkach, jeśli odpowiednie przepisy na to zezwalają, strony mogą być również informowane o treści decyzji w obwieszczeniach lub w inny, zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, sposób, np. poprzez wywieszenie informacji w budynku organów gminy. Przepis ten zostanie zastosowany, gdy stronami decyzji jest duża grupa ludzi, np. w przypadku decyzji zatwierdzającej projekt scalenia gruntów - stronami wtedy mogą być mieszkańcy całej wsi. W takiej sytuacji doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.   TERMINY Terminy w postępowaniu administracyjnym są określone w dniach, tygodniach, miesiącach, latach lub oznaczone konkretną datą. Niektóre z nich wynikają wprost z przepisów ustaw, a inne są wyznaczane przez organ prowadzący postępowanie. Terminy wyznaczane przez organ są tzw. terminami zwykłymi, co oznacza, że nie powinny być naruszane. Ich uchybienie nie powoduje jednak żadnych negatywnych konsekwencji ani dla czynności procesowej, ani dla osoby, która uchybiła terminowi, np. termin na złożenie dokumentu w postępowaniu dowodowym. Inaczej jest z terminami, które są wyznaczone przez ustawę i, których naruszać nie wolno.  Są to tzw. terminy zawite, naruszenie których powoduje, że czynność dokonana po upływie terminu jest nieważna. Terminy te jednak można przywrócić. Organy administracji (art. 35 kpa) obowiązane są rozpatrzyć sprawę: 1.      Niezwłocznie, a więc bez zbędnej zwłoki, w dwóch przypadkach: jeżeli strona wraz z żądaniem wszczęcia postępowania załącza wszelkie dowody, które są wystarczające dla wyjaśnienia i rozstrzygnięcia sprawy; gdy sprawa może zostać rozpatrzona w oparciu o fakty i dowody znane organowi z urzędu lub możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi organ dysponuje, np. są to fakty zapisane w ewidencji gruntów, którą prowadzi gmina. 2.     Najpóźniej w ciągu 1 miesiąca: jeżeli sprawa wymaga postępowania wyjaśniającego. Ten sam termin został wyznaczony organowi drugiej instancji do rozpatrzenia odwołania. 3.     W terminie 2 miesięcy: jeżeli sprawy załatwiane w postępowaniu wyjaśniającym mają charakter szczególnie skomplikowany. Terminy w niektórych sytuacjach ulegają wydłużeniu. Polega to na niewliczaniu do nich pewnych okresów (art. 35 § 5 kpa): zawieszenia postępowania; opóźnienia zawinionego przez stronę, która np. miała złożyć dokument w ciągu 2 tygodni, a zrobiła to po upływie czterech; opóźnienia z przyczyn niezależnych od organu, np. czas ekspertyzy biegłego oraz terminów przewidzianych w innych przepisach dla dokonania określonych czynności, np. samokontrola decyzji przy odwołaniu.   Obliczanie terminów (art. 57 kpa): Jeżeli początkiem terminu określanego w dniach jest pewne zdarzenie, np. doręczenie, to przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się tego dnia, w którym zdarzenie to nastąpiło. Za koniec terminu natomiast uważa się upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni, np. doręczono pismo 10 stycznia - mamy 14 dni na odwołanie - termin upłynie 24 stycznia o godz. 24.00. Terminy oznaczone w tygodniach kończą się z upływem dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada dniu początkowemu, np. jeżeli doręczono postanowienie we wtorek i w ciągu dwóch tygodni mamy dokonać jakiejś czynności, to termin upłynie za dwa tygodnie we wtorek, o godz. 24.00. Terminy określone w miesiącach kończą się wraz z upływem tego dnia w miesiącu, który odpowiada dniu liczonego terminu, a jeżeli nie ma takiego dnia w tym miesiącu - kończy się on z upływem ostatniego dnia miesiąca, np. termin miesięczny od 30 stycznia upłynie 28 lub 29 lutego. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się następny, najbliższy, dzień powszedni. Jednakże zdaniem NSA wolne soboty nie są dniami wolnymi w rozumieniu tego przepisu. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskim urzędzie pocztowym albo złożono w polskim urzędzie konsularnym, a także gdy żołnierz złoży go u dowódcy jednostki, marynarz u kapitana statku, a osoba pozbawiona wolności - w administracji zakładu karnego lub aresztu, zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego.   Przywrócenie terminu W niektórych przypadkach, gdy termin został uchybiony, istnieje możliwość jego przywrócenia (art. 58 kpa). W takiej sytuacji osoba, która przekroczyła termin, musi zwrócić się z wnioskiem do właściwego organu, tzn. tego przed którym toczy się postępowanie lub właściwego do rozpatrzenia odwołania bądź zażalenia. Prośbę należy umotywować poprzez uprawdopodobnienie, że uchybienie nastąpiło bez jej winy. Uprawdopodobnienie oznacza, że nie trzeba tego udowadniać. Wystarczy podać przekonujące fakty na poparcie swojego wniosku. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jest to termin nieprzywracalny. Jednocześnie z wnioskiem należy dopełnić czynność, dla dopełnienia której minął termin, np. jeżeli nie złożono odwołania w terminie, to razem z wnioskiem o przywrócenie terminu trzeba złożyć to odwołanie. Organ orzeka o przywróceniu terminu lub w formie postanowienia o jego odmowie, na które przysługuje zażalenie. Jednakże postanowienie o przywróceniu terminu do wniesienia odwołania albo zażalenia jest ostateczne - tzn. niezaskarżalne. ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA Zawieszenie postępowania oznacza, że przez pewien czas organ administracji ani uczestnicy postępowania nie będą podejmowali żadnych czynności procesowych. Dokonane przed zawieszeniem czynności procesowe są ważne i po podjęciu zawieszonego postępowania, nie trzeba ich powtarzać. Organ administracji musi zawiesić postępowanie, gdy nastąpiła jedna z poniższych okoliczności: śmierć strony lub jednej ze stron - w tym wypadku należy zawiesić postępowanie, jeżeli: w skutek śmierci postępowanie stało się bezprzedmiotowe, a więc gdy jego przedmiotem nie były uprawnienia lub obowiązki o charakterze osobistym, np. postępowanie w sprawie pozwolenia na broń; nie można wezwać do udziału w sprawie spadkobierców zmarłego, np. postępowanie spadkowe jest w toku; śmierć przedstawiciela ustawowego strony, np. śmierć rodziców osoby niepełnoletniej; utrata przez stronę lub jej przedstawiciela ustawowego zdolności do czynności prawnych, np. strona została ubezwłasnowolniona całkowicie; gdy rozpatrzenie sprawy i wydanie decyzji uzależnione jest od tego, by wcześniej inny organ lub sąd rozstrzygnął, tzw. zagadnienie wstępne, np. sąd musi ustalić, kto jest właścicielem nieruchomości, co do której toczy się postępowanie, aby ustalić, kto jest w nim stroną. Organ administracji może również sam zawiesić postępowanie (art. 98 kpa). Jest to możliwe, gdy wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte oraz nie sprzeciwiają się temu inne strony postępowania, a także nie zagraża to interesowi społecznemu. O zawieszeniu postępowania organ orzeka postanowieniem, które powinno zostać doręczone stronom na piśmie. Przysługuje na nie zażalenie, a następnie skarga do NSA. Zawieszenie postępowania skutkuje tym, iż podczas jego trwania nie biegną żadne terminy oraz wstrzymane są wszelkie czynności w postępowaniu (wyjątki od tej zasady określa art. 102 kpa). Zawieszone postępowanie może zostać podjęte na nowo, jeżeli ustanie przyczyna zawieszenia - podejmowane jest wtedy z urzędu albo na wniosek strony, jeżeli zawieszenie nastąpiło na jej wniosek. O podjęciu postępowania należy zawiadomić strony i innych jego uczestników.   UMORZENIE POSTĘPOWANIA Umorzenie postępowania oznacza, że sprawa nie zostanie rozstrzygnięta co do istoty, jednakże postępowanie zostanie zakończone i nie będzie się dalej toczyło. Powodem umorzenia są przeszkody trwałe i nieusuwalne, np. stowarzyszenie, które było stroną postępowania, zostało rozwiązane, a do prowadzenia określonej działalności na skutek zmiany prawa nie jest potrzebne już zezwolenie. W niektórych sytuacjach jest możliwe fakultatywne umorzenie postępowania (art. 105 kpa). Umorzenie postępowania może nastąpić na wniosek strony, na której żądnie zostało wszczęte, jeśli nie sprzeciwiają się temu strony postępowania oraz zgody nie jest to sprzeczne z interesem społecznym.             Umorzenie postępowania następuje poprzez wydanie decyzji o umorzeniu, która kończy postępowanie. Od tej decyzji przysługuje odwołanie, a następnie skarga do NSA. Umorzenie może nastąpić zarówno w postępowaniu przed pierwszą, jak i drugą, instancją.   ZAŚWIADCZENIA Zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem określonych faktów lub stanu prawnego. Nie zmienia natomiast sytuacji prawnej danej osoby, nie może przyznać komuś praw czy ich ograniczyć. Do wydania zaświadczenia nie potrzebne jest istnienie przepisu prawnego. Zaświadczenia wydaje się na żądanie osoby, która się o nie ubiega lub, gdy przepis prawa tego wymaga (art. 217 kpa). Ma to miejsce, jeżeli: przepis prawa wymaga urzędowego stwierdzenia określonych faktów, np. do dokonania pewnych czynności niezbędne jest wydanie przez odpowiedni organ potwierdzenia określonego stanu prawnego, np. wydanie wypisu z rejestru gruntów; osoba ubiega się o wydanie zaświadczenia ze względu na swój interes prawny, ponieważ jest to mu potrzebne do potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w sposób urzędowy. Najczęściej dane takie znajdują się w prowadzonych w danym urzędzie spisach, rejestrach. Żaden przepis prawa nie musi przewidywać wydania lub okazania komukolwiek takiego zaświadczenia, np. osobie może być niezbędny wypis z ewidencji gruntów, ponieważ zamierza sprzedać swoja działkę i chce przedstawić kupującemu jej dokładny plan. Zaświadczenie należy wydać „bez zbędnej zwłoki”, a więc jeśli się da, to od ręki, jednak nie później niż w ciągu 7 dni. Całe to krótkie postępowanie kończy się wydaniem zaświadczenia lub odmową jego wydania. W tym drugim przypadku organ musi wydać postanowienie, które jest zaskarżalne zażaleniem. Wydania zaświadczenia obywatel może żądać tyle razy, ilekroć jest mu potrzebne lub wymaga tego od niego sytuacja bądź urzędnicy. Natomiast urzędnik żądając od obywatela przedstawienia zaświadczenia dla potwierdzenia przytoczonych przez niego faktów czy dowodów, musi wskazać mu odpowiedni przepis prawa, który upoważnia go do tego żądania - w innym wypadku nie może się tego domagać (art. 220 kpa). SKARGI I WNIOSKI Skargę oraz wniosek wnieść może każdy, również organizacja społeczna, w interesie własnym, innych osób (tylko za ich zgodą) oraz w interesie publicznym. Jest to wolne od opłat i może zostać złożone w dowolnej formie - pisemnej, ustnej do protokołu. Skargi mogą być złożone w dowolnym czasie przez dowolną ilość osób. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy, lub ich pracowników, naruszenie praworządności, lub interesów skarżących, a także przewlekłe, lub biurokratyczne załatwianie spraw. Natomiast przedmiotem wniosku mogą być sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności, itd. Organy państwowe oraz organy samorządu terytorialnego mają obowiązek przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków (art. 253 kpa). Powinno się to odbywać nie rzadziej niż raz w tygodniu oraz przynajmniej raz w tygodniu po godzinach pracy. Złożone skargi i wnioski podlegają zarejestrowaniu, a także muszą być przechowywane w sposób, który ułatwi kontrolowanie ich rozpatrywania. Samo ich złożenie powoduje obowiązek rozpatrzenia przez organ oraz zawiadomienia wnoszącego o sposobie załatwienia. Skarga powinna zostać załatwiona „bez zbędnej zwłoki” nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli jednak skargę wnieśli: posłowie, senatorowie, radni, to należy ją rozpatrzyć w terminie 14 dni (art. 237 kpa). Jeśli terminy te zostaną przekroczone, zastosowanie mają przepisy o milczeniu administracji (art. 36-37 kpa). Analogiczne są zasady rozpatrywania wniosków. W przypadku, gdy wnioskodawca jest niezadowolony ze sposobu, w jaki jego wniosek załatwiono, może on wnieść skargę. Skargę można wnieść również wówczas, jeżeli wniosek nie zostanie rozpatrzony w terminie.   Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej albo za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego tego organu lub ustnie do protokołu. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem przy zachowaniu  zasad w przepisach o podpisie elektronicznym oraz  zawierać dane w ustalonym formacie zawarte we wzorze podanie jeśli wymagają tego odrębne przepisy.

---