Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pracownicy przychodzą, odchodzą, wybierają się na urlopy. Każde z tych zdarzeń powinno być odnotowane. Pracodawca zobowiązany jest bowiem do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem danej osoby.

DOKUMENTY W ZAKŁADZIE PRACY - Akty prawne

	USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. KODEKS CYWILNY
	USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
	USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
	USTAWA z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
	USTAWA z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
	USTAWA z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
	ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
	ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania

 FORMULARZE

	Umowa na czas nieokreślony
	Umowa na czas określony
	Umowa na okres próbny
	Umowa na zastępstwo
	Umowa o pracę nakładczą
	Umowa zlecenia
	Umowa o dzieło
	Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej
	Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
	Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy
	Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego
	Udzielenie urlopu na żądanie
	Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego
	Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego
	Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego
	Podanie o rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
	Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę
	Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę
	Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracownika
	Świadectwo pracy
	Wniosek o udzielenie pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
	Pismo pracodawcy zawiadamiające pracownika o wygaśnięciu umowy o pracę
	Czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy
	Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego
	Akt mianowania
	Akt powołania
	Kwestionariusz osobowy

Nawet najmniejszy przedsiębiorca, jeśli zatrudnia pracowników, musi spełniać wszystkie wymagania, jakie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Procedura przyjmowania do pracy zawsze powinna przebiegać według tych samych zasad. Po zaoferowaniu pracy i wyłonieniu właściwych kandydatów, można, ustaliwszy z nimi wstępnie warunki zatrudnienia, zacząć gromadzić informacje i dokumenty.

Zanim przyjmiesz pracownika

Rozporządzenie o prowadzeniu akt osobowych uściśla kodeksowe wymagania, pozwalając pracodawcy prosić przyszłego pracownika o:

• wypełniony kwestionariusz osobowy z fotografiami,

• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, potwierdzające zatrudnienie w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (przydatne są także wcześniejsze świadectwa pracy),

• dokumenty świadczące o kwalifikacjach zawodowych potrzebnych do wykonywania oferowanej pracy (ubiegający się o zatrudnienie może dodatkowo przedstawić dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe).

Dla udokumentowania stosunku pracy konieczne są:

• świadectwo ukończenia gimnazjum, gdy osoba niepełnoletnia (która skończyła szesnaście lat, ale nie ma jeszcze osiemnastu) ubiega się o zatrudnienie w celu nauki zawodu,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (badanie jest przeprowadzane na koszt pracodawcy i dotyczy wszystkich pracowników),

• inne dokumenty, jeśli obowiązek przedłożenia ich wynika z odrębnych przepisów.

Po zawarciu umowy pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy i kopie składanych papierów. Oryginały - tylko do wglądu lub w celu sporządzenia kopii czy odpisów - pracownik okazuje na żądanie pracodawcy. Do akt dołącza się obowiązkowo egzemplarz umowy o pracę lub pisemne potwierdzenie rodzaju kontraktu i jego warunków.

Umowa o pracę

Umowę o pracę zawiera się na piśmie, w co najmniej dwu egzemplarzach. Jeśliby jednak strony nie dochowały tego obowiązku, to nie wywołuje to ujemnych skutków dla pracownika, natomiast pracodawca powinien najpóźniej w pierwszym dniu pracy potwierdzić zatrudnionemu - pisemnie - ustalenia dotyczące rodzaju umowy, a także jej warunki (jeśli tego nie uczyni, zgodnie z k.p. podlega karze grzywny).

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a tylko jeśli tej daty nie określono, to w dniu zawarcia umowy.

Nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować pracownika o:

• obowiązującej u niego dobowej i tygodniowej normie czasu pracy (zasadą jest, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, choć jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub warunkami organizacyjnymi czy technicznymi, możliwe są wyjątki),

• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,

• urlopie wypoczynkowym,

• długości okresu wypowiedzenia.

W wypadku małych przedsiębiorców, zatrudniających mniej niż 20 osób, w piśmie tym powinny znaleźć się dodatkowo informacje o:

• porze nocnej (obejmuje ona 8 godzin między 21.00 a 7.00), jeżeli taka praca może być w konkretnym wypadku brana pod uwagę,

• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

• sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

• metodzie usprawiedliwiania nieobecności.

Niezbędna biurokracja

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z:

• regulaminem pracy (muszą go mieć zatrudniający nie mniej niż 20 ludzi) albo ze wspomnianą informacją o normach czasu pracy, wypłatach, urlopach itd.,

• przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

• zakresem informacji objętych tajemnicą, której należy dotrzymywać, wykonując określoną pracę,

• obwieszczeniem dotyczącym systemu oraz rozkładu czasu pracy, a także okresów rozliczeniowych czasu pracy (przygotowują go mali pracodawcy, u których nie obowiązuje ani układ zbiorowy, ani regulamin pracy, zatrudniający jednak kilku pracowników).

Ad acta

Dla każdego pracownika trzeba oddzielnie założyć i prowadzić akta osobowe. Nie ma różnic ani wyjątków związanych z wielkością przedsiębiorstwa pracodawcy. Akta zawsze składają się z trzech części.

Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (kwestionariusz osobowy, świadectwa szkolne i dyplomy, świadectwa pracy i orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania konkretnej pracy).

Część B zawiera papiery dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Są to:

• umowa o pracę lub potwierdzenie ustaleń,

• zakres obowiązków, jeżeli w takiej formie dodatkowo pracodawca określił zadania pracownika,

• wspomniane potwierdzenie przez zatrudnionego, że zapoznał się z informacjami dotyczącymi czasu pracy, urlopów, wypłat itd.,

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,

• oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem co najmniej jednego dziecka do lat czternastu, że zechce lub nie zechce skorzystać z prawa do dwóch wolnych dni w ciągu roku, a jeśli dziecko nie ma lat czterech, to że pracownik godzi się lub nie na wykonywanie obowiązków dłużej niż przez 8 godz. dziennie, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub w systemie czasu przerywanego,

• stosowne dokumenty, jeśli pracownikowi zostaje powierzone mienie, które powinien zwrócić, albo będzie musiał wyliczyć się z niego,

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (np. dotyczące, kursów, szkoleń, studiów),

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

• dokumenty związane z przyznaniem nagród i wyróżnień albo wymierzeniem kar porządkowych,

• pisma dotyczące urlopu wychowawczego lub bezpłatnego,

• dokumenty związane z obniżeniem czasu pracy do połowy etatu zamiast urlopu wychowawczego, jeśli tego zażąda pracownik,

• orzeczenia lekarskie wydane po badaniach okresowych i kontrolnych,

• umowę o zakazie konkurencji, o ile strony taką zawarły w czasie pozostawania w stosunku pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania wobec niego skróconego systemu czasu pracy, a także systemu pracy świadczonej wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

• wniosek o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnieniu osób pracujących w nocy i kopię wysłanej informacji,

• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako bezrobotny,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,

• i jeśli u małego pracodawcy działają związki zawodowe (co przy niewielkim zatrudnieniu jest rzadkie, a najczęściej wręcz niemożliwe), to także korespondencję z reprezentującą pracownika organizacją związkową we wszystkich sprawach wymagających konsultacji związanych ze stosunkiem pracy.

Część C akt osobowych musi zawierać dokumenty świadczące o ustaniu zatrudnienia (przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę czy kopię wydanego świadectwa pracy).

CZEGO ŻĄDAĆ OD KANDYDATA NA PRACOWNIKA

Pracodawca może zażądać od kandydata do pracy podania • imion i nazwiska • imion rodziców • daty urodzenia i numeru PESEL • miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji) • informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia • innych danych, jeżeli wynika to z przepisów szczególnych, rządzących dziedziną, w której działa przedsiębiorca • imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci pracownika (informacje te są potrzebne do korzystania z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w prawie pracy).

Pracodawcy wolno domagać się udokumentowania wszystkich tych danych.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

PODSTAWA PRAWNA

• Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

• Rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

WARTO WIEDZIEĆ

Zawiadomienie inspektora

Przeczytałam w kodeksie pracy, że pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany w terminie 30 dni od rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy o miejscu, zakresie i rodzaju prowadzonej działalności. Ja jednak do tej pory nie wysyłałam żadnych takich informacji, choć od prawie trzech lat mam firmę. Zatrudniałam jednak tylko od czasu do czasu kogoś na zlecenie. Czy w takim razie nie dopełniłam jakiegoś obowiązku?

- Skoro nie miała pani dotąd pracowników, to nie miała też pani obowiązku zawiadamiać o czymkolwiek inspektora pracy ani inspektora sanitarnego. Pracodawcą przedsiębiorca staje się dopiero z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika. I nie ma znaczenia, czy w pełnym wymiarze godzin, czy tylko na część etatu. Od tego jednak momentu zaczynają go dotyczyć wszelkie obowiązki, jakie nakłada na pracodawców kodeks pracy i akty wykonawcze. Wówczas zaczynają też biec terminy, m.in. wspomniany przez panią trzydziestodniowy czas na zawiadomienie inspektora pracy i inspektora sanitarnego.

Informacje dla komornika

Kiedy osoba, którą chcę zatrudnić, przedstawiła świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy zorientowałem się, że jest na nim wzmianka o zajęciu przez komornika wynagrodzenia za pracę. Czy muszę coś z tym zrobić?

- Powinien pan zawiadomić o podpisaniu umowy o pracę ze wspomnianą osobą komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne (na świadectwie powinno być jego oznaczenie i numer sprawy) oraz pracodawcę, który świadectwo wydał. Ów poprzedni pracodawca obowiązany jest przesłać panu posiadane zawiadomienie komornika, dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia, a także wykazać wysokość potrąconych już kwot. Zawiadomienie komornika powoduje zajęcie należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia do niego zawiadomienia.

W jaki sposób przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia?

W wyniku obowiązującej od 1 stycznia 2004 r. nowelizacji Kodeksu pracy na pracodawców nałożono nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników. Obecnie są oni zobowiązani poinformować na piśmie nowo zatrudnianych pracowników o obowiązujących ich podstawowych warunkach zatrudnienia. Sporządzenie tej informacji sprawia pracodawcom spore kłopoty.

Zakres przekazywanej informacji dotyczącej warunków zatrudnienia zależy od tego, czy pracodawca posiada w swoim zakładzie regulamin pracy. Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzenia takiego regulaminu, czyli zatrudniający co najmniej 20 pracowników, muszą w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę poinformować pracowników na piśmie o obowiązującej ich dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz o długości okresu wypowiedzenia umowy.

Największe problemy sprawia pracodawcy sporządzenie informacji o normie dobowej i tygodniowej, urlopie wypoczynkowym oraz okresie wypowiedzenia.

ZAGROŻENIE

Brak lub wadliwe podanie informacji pracownikowi może skutkować restrykcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Określając normę tygodniową należy podać, że wynosi ona w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Norma dobowa wynosi natomiast 8 godzin. W tym zakresie występują jednak wątpliwości, które dotyczą osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w szczególnych systemach czasu pracy.

Norma dobowa i tygodniowa dla niepełnoetatowca jest taka sama jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

WAŻNE!

Należy odróżnić normę od wymiaru czasu pracy.

Przekroczenie normy oznacza pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy jest określony w umowie o pracę, a jego przekroczenie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Dla niepełnoetatowca przekroczenie wymiaru czasu pracy nie jest więc pracą w godzinach nadliczbowych. Może mu z tego tytułu przysługiwać dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych (na zasadach określonych w umowie o pracę), ale nie będzie miało miejsca przekroczenie normy czasu pracy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu. Pracodawca, przekazując mu informację o normie dobowej i tygodniowej, podał, że norma dobowa wynosi 8 godzin, zaś norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W szczególnych systemach czasu pracy, takich jak np. system równoważny, ma miejsce świadczenie pracy powyżej 8 godzin na dobę. Jest to równoważone skróceniem czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego. W takim przypadku określając normę dobową należy zaznaczyć, że wynosi ona 8 godzin na dobę, ale może być wydłużona np. do 12 godzin. Norma tygodniowa wynosi w takich systemach przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Inną normę dobową oraz tygodniową należy podać pracownikom, którzy na podstawie przepisów szczególnych mają ustalone inne normy czasu pracy. Dotyczy to pracowników niepełnosprawnych o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin, natomiast tygodniowa 35 godzin. Takie normy trzeba tym pracownikom podać w przekazywanej informacji. Podobnie jest w przypadku pracowników zakładów opieki zdrowotnej, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin i 35 minut, zaś tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień.

Podając pracownikowi informację dotyczącą urlopu wypoczynkowego nie do końca jest jasne, czy należy określić indywidualnie przysługujący danemu pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego, czy powtórzyć ogólne zasady zawarte w Kodeksie pracy dotyczące wymiaru urlopów wypoczynkowych.

WAŻNE!

Prawidłowe jest podanie pracownikowi indywidualnej informacji o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w dniu przekazywania informacji.

W informacji o warunkach zatrudnienia należy podać, że pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jeżeli wymiar urlopu ulegnie zmianie, należy dokonać aktualizacji informacji i podać nowy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Podobne problemy wiążą się ze sporządzeniem informacji o okresie wypowiedzenia. W tym przypadku należy podać długość okresu wypowiedzenia przysługującego w chwili przekazywania informacji, a gdy ulegnie on zmianie, należy pracownikowi ponownie podać aktualny okres wypowiedzenia umowy o pracę.

W sytuacji gdy w zakładzie istnieje regulamin pracy, należy podać pracownikowi dodatkowo informację o częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. Dopuszczalne są krótsze okresy wypłaty wynagrodzenia, np. raz w tygodniu.

W przypadku braku regulaminu pracy pracodawca przekazuje pracownikom dodatkowe informacje o obowiązującej ich porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21 a 7. Pracodawca powinien ustalić, które z 8 godzin w tym przedziale czasu będą w jego zakładzie porą nocną. Mogą to być np. godziny między 22 a 6.

Miejscem wypłaty wynagrodzenia za pracę jest fizycznie wyodrębniona część powierzchni (pomieszczenie, lokal), gdzie pracownik może otrzymać świadczenie przysługujące mu od pracodawcy. W informacji o warunkach zatrudnienia należy dokładnie wskazać, gdzie pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzenia. W razie braku określenia w informacji takiego miejsca będzie nim siedziba pracodawcy, a gdy pracownik wykonuje pracę poza nią, miejscem wypłaty wynagrodzenia będzie miejsce świadczenia pracy.

Termin wypłaty wynagrodzenia może być określony jako dzień miesiąca (np. 28 dzień każdego miesiąca) lub jako dzień tygodnia (np. pierwszy wtorek miesiąca).

Czasem wypłaty wynagrodzenia za pracę jest pora, w której pracownik może podjąć przysługującą mu należność. Ustala się ją w przedziale czasowym np. od godz. 14 do godz. 16.

Najczęściej stosowanym przez pracodawcę sposobem potwierdzania przybycia i obecności w pracy jest lista obecności, na której pracownicy składają swoje podpisy. Możliwe są jednak inne formy potwierdzające obecność pracowników w pracy, np. karty elektroniczne.

Obowiązek informacyjny, o którym mowa, istnieje od 1 stycznia 2004 r. W przypadku umów zawartych wcześniej informację należało przekazać do końca czerwca 2004 r.

• art. 29 § 3, art. 85 § 1, art. 104 § 2 Kodeksu pracy,

• art. 13 ustawy z 14 listopada 2003 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw (DzU nr 213, poz. 2081).

Zanim odejdziesz z firmy

Z rozwiązaniem umowy o pracę wiąże się wiele obowiązków, które powinien spełnić pracodawca wobec pracownika. Niektóre z nich pozwalają chociaż częściowo zrekompensować utratę pracy. Warto więc, żeby pracownicy wiedzieli o przysługujących im uprawnieniach.

Do rozwiązania umowy o pracę może dojść w jeden ze sposobów określonych w kodeksie pracy. Najczęściej następuje to za wypowiedzeniem przez jedną ze stron stosunku pracy, w drodze porozumieniem stron lub z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa terminowa. Sposób oraz tryb zakończenia umowy o pracę często wpływa na przysługujące pracownikowi uprawnienia związane z rozwiązaniem stosunku pracy.

Weź świadectwo pracy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy wobec pracownika w przypadku rozwiązania umowy o pracę jest wydanie świadectwa pracy. Jest ono potwierdzeniem istniejącego między stronami stosunku pracy. Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy bez względu na sposób zakończenia stosunku pracy. Pracodawca nie może również uzależniać jego wydania od wcześniejszego rozliczenia się z pracownikiem.

PRZYKŁAD

Jeden z pracowników odpowiedzialny materialnie otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca zastrzegł, że nie wyda mu świadectwa pracy, dopóki nie zostanie przeprowadzona inwentaryzacja z jego udziałem. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, ponieważ nie można uzależniać wydania świadectwa pracy od wcześniejszego rozliczenia się pracownika.

Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę, a jeżeli nie jest to możliwe, to najpóźniej w ciągu 7 dni od tej daty. Obowiązek ten zostanie spełniony także wówczas, gdy w 7 dniu od rozwiązania umowy o pracę pracodawca wyśle świadectwo pracy listem poleconym. Możliwe jest też wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, lecz zależy ono od dobrej woli pracodawcy, który nie ma takiego obowiązku.

Po otrzymaniu świadectwa pracownik powinien sprawdzić, czy nie zawiera ono błędów. Jeżeli takie wystąpiły, można zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Dokonuje się tego w ciągu 7 dniu od dnia otrzymania świadectwa. W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku przez pracodawcę pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od otrzymania od pracodawcy wiadomości o odmowie sprostowania świadectwa pracy.

Pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, jeżeli stosunek pracy jest nadal kontynuowany bezpośrednio po zakończeniu dotychczasowej umowy. Jednakże w takiej sytuacji w przypadku żądania pracownika pracodawca jest również zobowiązany do wydania świadectwa pracy.

Pracownik w przypadku niewydania w ogóle lub otrzymania po terminie świadectwa pracy może dochodzić rekompensaty z tego tytułu przed sądem pracy w formie odszkodowania. Przysługuje ono w związku z pozostawaniem bez pracy z tego powodu w wysokości nie większej niż 6-tygodniowe wynagrodzenie pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał świadectwo pracy 3 tygodnie po terminie. Jednakże nie przeszkodziło to mu w podjęciu nowego zatrudnienia. W takiej sytuacji nie będzie przysługiwało mu roszczenie o odszkodowanie z tytułu niewydania w terminie świadectwa pracy, ponieważ pomimo braku świadectwa pracownik podjął pracę.

Skorzystaj z dni na poszukiwanie pracy

Kolejnym uprawnieniem przysługującym pracownikom w wyniku rozwiązania umowy o pracę są dni na poszukiwanie pracy. Nie przysługują one w każdym przypadku. Prawo do takich dni należy się pracownikom, którzy otrzymali wypowiedzenie umowy o pracę dokonane przez pracodawcę. Uprawnienie to nie dotyczy okresów wypowiedzenia krótszych niż 2-tygodniowe. Zwolnienie na poszukiwanie pracy przysługuje w wysokości:

• 2 dni roboczych - w przypadku wypowiedzenia 2-tygodniowego i 1-miesięcznego,

• 3 dni roboczych - w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia, a także w sytuacji, gdy nastąpiło skrócenie tego okresu z 3 do 1 miesiąca.

Dni na poszukiwanie pracy nie przysługują, gdy wypowiedzenia umowy o pracę dokona pracownik, a także kiedy rozwiązanie umowy następuje w inny sposób niż za wypowiedzeniem, np. z upływem terminu, na jaki umowa została zawarta, bez wypowiedzenia lub w drodze wygaśnięcia stosunku pracy.

Dni na poszukiwanie pracy nie przysługują także, kiedy umowa rozwiązuję się na mocy porozumienia stron. Jednakże strony mogą ustalić jako jeden z warunków porozumienia obowiązek udzielania takich dni.

WARTO WIEDZIEĆ

Zwolnienie na poszukiwanie pracy powinno być wykorzystane po porozumieniu z pracodawcą odnośnie do terminu jego udzielania. Pracownik nie może skorzystać z tego uprawnienia samowolnie, bez zgody pracodawcy.

Dni na poszukiwanie pracy powinny być wykorzystane przez pracownika w naturze, ponieważ nie przysługuje za nie ekwiwalent pieniężny. Jeżeli pracownik nie skorzysta z takich dni, nie może domagać się z tego tytułu rekompensaty od pracodawcy.

Rozlicz urlop

Wraz z rozwiązaniem umowy o pracę pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z pracownikiem z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Ma on prawo skierować pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia. Często właśnie w ten sposób pracodawca rozlicza się z pracownikiem z urlopu wypoczynkowego. W przypadku gdy pracownikowi pozostanie niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w dniu rozwiązania umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany wypłacić za niego ekwiwalent pieniężny. Pracownik może ustalić z pracodawcą, że ekwiwalent nie zostanie wypłacony, tylko pracownik wykorzysta urlop w naturze, jeżeli bezpośrednio po rozwiązaniu umowy strony zawrą kolejną umowę o pracę.

Ekwiwalent powinien zostać wypłacony pracownikowi w dniu rozwiązania umowy o pracę. Termin przedawnienia rozpoczyna bieg od tej daty i kończy się z upływem 3 lat.

Sprawdź, czy masz prawo do odprawy

Rozwiązanie umowy o pracę często powoduje również obowiązek wypłaty odprawy z tytułu zwolnienia z pracy. Przysługuje ona jednak nie wszystkim pracownikom. Odprawę otrzymają pracownicy zwolnieni z zakładów pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, które zatrudniają co najmniej 20 pracowników.

Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy przysługuje, jeżeli wypowiedzenie nastąpiło z przyczyn niedotyczących pracowników. Będzie się więc ona należała, jeżeli powodem zwolnienia była np. redukcja zatrudnienia, zmiany organizacyjne czy likwidacja stanowiska pracy.

Odprawa przysługuje niezależnie od umowy o pracę, na podstawie której zatrudniony jest pracownik. Obejmuje więc również pracowników zatrudnionych na podstawie umów terminowych. W przypadku takich umów nie podaje się przyczyny wypowiedzenia. Jednakże jeżeli decyzja pracodawcy o zwolnieniu wynikała z przyczyn nieleżących po stronie pracownika, to pomimo braku obowiązku jej podawania należy wypłacić pracownikowi odprawę.

Odprawa przysługuje nie tylko w przypadku zwolnień grupowych, ale także gdy doszło do zwolnień indywidualnych, jeżeli ich wyłączną przyczyną są przyczyny niedotyczące pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał wypowiedzenie, w którym pracodawca podał mu dwie przyczyny wypowiedzenia: zmiany organizacyjne i niewłaściwą obsługę klientów. W takiej sytuacji pracownikowi nie przysługuje odprawa pieniężna, ponieważ jedynym powodem zwolnienia nie były przyczyny niedotyczące pracowników.

Wysokość odprawy zależy od stażu pracy w zakładzie, który dokonuje wypowiedzenia. Przysługuje ona w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik u danego pracodawcy zatrudniony był krócej niż 2 lata,

• dwumiesięcznego wynagrodzenia, w przypadku zatrudnienia od 2 do 8 lat w danym zakładzie,

• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony ponad 8 lat u danego pracodawcy.

Pamiętaj o odprawie emerytalnej

W związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracownikowi przysługują często także inne świadczenia pieniężne. Zaliczamy do nich np. odprawę emerytalną lub rentową. Przysługuje ona pracownikowi, jeżeli rozwiązano z nim umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Odprawa ta przysługuje w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą ustalić odprawę w wysokości wyższej niż wynikająca z kodeksu pracy. Odprawa emerytalna lub rentowa powinny być wypłacone w dniu rozwiązania umowy o pracę. W przypadku zbiegu odpraw, tzn. odprawy emerytalnej lub rentowej, z odprawą wynikającą ze zwolnień z winy pracodawcy, pracownikowi przysługują obie odprawy jednocześnie.

Czasem należy się odszkodowanie

W przypadku rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych lub nieprzeniesienia pracownika do innej pracy na skutek orzeczenia lekarskiego, przysługuje mu dodatkowo odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia równego okresowi wypowiedzenia, które powinno być wypłacone w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia przysługuje także pracownikowi w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy na skutek śmierci pracodawcy.

Marek Skałkowski

PODSTAWA PRAWNA

• Artykuł 37, art. 55, art. 63², art. 92¹, art. 97, art. 99, art. 171 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Paragraf 2 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.).

• Paragraf 1, par. 8, par. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.).

Jeśli nie ma regulaminów, to musi być informacja

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników został zwolniony z obowiązku wydania przepisów regulaminowych. Nie oznacza to jednak, że nie musi on respektować żadnych zasad w tym zakresie, a pracownicy u niego zatrudnieni pozbawieni są prawa do określonych informacji.

Przejawem odformalizowania stosunków pracy jest niewątpliwie zwolnienie niektórych pracodawców z obowiązku wydania regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Dotyczy to tych pracodawców, u których stan zatrudnienia wynosi mniej niż 20 pracowników. Jednakże brak aktów zakładowych, bez istnienia alternatywnego źródła informacji dla pracowników, byłby rozwiązaniem nie do przyjęcia nawet w małych zakładach pracy.

Dlatego też zwolnienie pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 osób z obowiązku wydania przepisów regulaminowych nie uchyla jego powinności w zakresie przekazywania pracownikom określonych informacji. Co więcej, informacje te muszą przybrać formę określoną w kodeksie pracy i trafić do pracownika już na początku jego zatrudnienia.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Informację o warunkach zatrudnienia powinien otrzymać każdy nowo zatrudniony pracownik, niezależnie od stanu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 29 par. 3 k.p.). Zatem dotyczy to zarówno pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników, jak i tych, u których liczba zatrudnionych jest większa. Różnica polega zaś na tym, że u pracodawcy, u którego nie obowiązuje regulamin pracy, informacja ta jest bardziej rozbudowana. Oprócz bowiem kwestii dotyczących niektórych uprawnień pracownika oraz norm czasu pracy, zawiera ona także informacje o charakterze organizacyjno-porządkowym.

Te dodatkowe informacje są bowiem koniecznymi elementami, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w treści regulaminów pracy (art. 104¹ par. 1 pkt 4, 5 i 9 k.p.). Z natury rzeczy więc u pracodawców, u których akty te nie obowiązują, pracownicy mogliby nie być zorientowani w kwestiach mających dla nich istotne znaczenie.

Obwieszczenie o czasie pracy

Zasadniczo systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy, u których nie obowiązują regulacje układowe lub regulaminowe, są w ogóle zwolnieni z obowiązku informowania pracowników o kwestiach związanych z czasem pracy.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników mają obowiązek przekazać stosowne informacje w formie obwieszczenia o czasie pracy (art. 150 par. 1 k.p.). Niewątpliwie chodzi tu o informację przekazaną w formie pisemnej i dostępną ogółowi pracowników.

Do obwieszczenia o czasie pracy stosuje się odpowiednio art. 104³ k.p., dotyczący regulaminu pracy. Oznacza to, że wchodzi ono w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

WARTO WIEDZIEĆ

Informacja o warunkach zatrudnienia nie pełni roli regulaminu pracy, bo wówczas straciłoby sens zwolnienie niektórych pracodawców z obowiązku wydania tego aktu. Informacja ta w sposób fragmentaryczny odnosi się jedynie do niektórych kwestii poddanych regulacjom regulaminowym. Pracodawca ma obowiązek przekazać ją pracownikowi na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy i uzyskać na tę okoliczność pisemne potwierdzenie. Obowiązek taki wynika ze zmienionego par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

W obwieszczeniu pracodawca zamieszcza informacje dotyczące przyjętego okresu rozliczeniowego oraz systemów i rozkładów czasu pracy obowiązujących w jego zakładzie. Dowolność w zakresie ustalania tych kwestii jest natomiast zakreślona w granicach przepisów o czasie pracy. W zakresie formułowania treści tego dokumentu kodeks pracy przewiduje bowiem pewne ograniczenia, dlatego pracodawca powinien pamiętać o tym, że:

• nie może w tym trybie wprowadzić przerywanego czasu pracy (może to uczynić tylko w zbiorowym układzie pracy), a jeżeli pracodawca jest rolnikiem, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę,

• jeżeli nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, albo gdy działający u niego związek zawodowy nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może on stosować okresy rozliczeniowe czasu pracy (określone w art. 129 par. 2 i w art. 135 par. 2 i 3 k.p.), po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy,

• zastosowanie do pracownika systemów czasu pracy w postaci skróconego tygodnia (art. 143 k.p.) i pracy weekendowej (art. 144 k.p.) następuje na podstawie umowy o pracę.

Co zawiera informacja o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia u pracodawców, u których nie obowiązuje regulamin pracy, powinna określać:

• obowiązującą dobową i tygodniową normę czasu pracy,

• częstotliwość wypłaty wynagrodzenia za pracę,

• wymiar urlopu wypoczynkowego,

• długość okresu wypowiedzenia umowy,

• porę nocną,

• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia,

• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jak wykazać, że umowa o pracę istnieje

Brak pisemnej formy umowy o pracę nie oznacza, że jest ona nieważna. W niektórych sytuacjach trudniejsze może być natomiast udowodnienie jej istnienia.

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Brak zachowania tej formy powoduje, że pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy potwierdzić mu na piśmie wszystkie ustalenia, jakie w kwestii pracy zostały poczynione między stronami. Ewolucja przepisu określającego te zasady wskazuje, że sprawy te są traktowane coraz bardziej rygorystycznie. Do końca 2003 r. obowiązywał bowiem w kodeksie pracy przepis nakładający na pracodawcę obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków umowy o pracę nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Obowiązkowa forma pisemna

Zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej jest nie tylko realizacją kodeksowego obowiązku, ale leży w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Ci ostatni jednak traktują często problem spisania umowy o pracę w sposób zbyt uproszczony. Poszukują np. szablonów umowy o pracę, które pasowałyby do każdego pracownika. Tymczasem umowa o pracę może zawierać rozwiązania indywidualne, których mechaniczne powielanie nie ma po prostu sensu.

Warto pamiętać, że brak pisemnej umowy o pracę nie powoduje automatycznie nieważności takiej umowy. Sytuacja taka stanowi jednak wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 k.p., kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, podlega karze grzywny. Ponadto jeśli informacja o niepotwierdzaniu przez pracodawcę w formie pisemnej uzgodnionych warunków pracy i płacy dotarłaby do inspekcji pracy, mogłoby to stanowić podstawę kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy u danego pracodawcy.

Brak pisemnej umowy o pracę może iść w parze z nieprzestrzeganiem przez pracodawcę także innych procedur związanych z zatrudnianiem, np. w zakresie ewidencji czasu pracy czy kwitowania odbioru wynagrodzenia za pracę. Jeżeli więc warunki pracy i płacy nie zostały spisane w formie umowy, a dodatkowo pracodawca nie ewidencjonuje czasu pracy pracownika, problematyczne może być ustalenie, czy w ogóle umowa o pracę została zawarta. W praktyce nierzadkie są przypadki, gdy pracownik, pracując u danego pracodawcy przez dłuższy czas jedynie na fragment tego okresu, ma pisemną umowę o pracę. Jeśli chciałby on domagać się realizacji przez pracodawcę określonych świadczeń (np. zapłaty wynagrodzenia zasadniczego, zapłaty za godziny nadliczbowe) za okres, w którym nie miał pisemnej umowy o pracę, musiałby udowodnić, że w tym okresie faktycznie istniał między stronami stosunek pracy.

O istnieniu stosunku pracy czasem decyduje sąd

Udowodnienie takiej okoliczności może być trudne. Należałoby bowiem wykazać, że zostały uzgodnione i rzeczywiście były realizowane istotne warunki umowy o pracę, tzn. rodzaj umowy o pracę, rodzaj pracy, miejsce pracy, termin jej rozpoczęcia, warunki wynagrodzenia. Brak podstawowej dokumentacji pracowniczej powodować będzie w tym zakresie zasadnicze problemy.

Do udowodnienia przed sądem istnienia stosunku pracy - oprócz wyjaśnień samego pracownika - mogą posłużyć między innymi zeznania świadków, którzy współpracowali z pracownikiem, zeznania innych osób, które posiadają jakąś wiedzę na temat zatrudnienia pracownika, wydruki poczty elektronicznej, z której wynikałyby jakieś ustalenia pomiędzy stronami na temat warunków zatrudnienia, ewentualnie istniejąca korespondencja pisemna związana z zatrudnieniem. Pamiętać jednak trzeba, że ostateczna weryfikacja przedstawionych dowodów należy do sądu, który będzie stosował zasadę swobodnej oceny dowodów.

Zmiana warunków wynagradzania

Zmiana przez pracodawcę warunków wynagradzania, dotycząca likwidacji lub zmniejszenia wysokości niektórych składników wynagrodzenia, wymaga dokonania przez niego wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia porozumień zmieniających w tym zakresie.

Wypowiedzenie warunków pracy i płacy określa się niekiedy jako wypowiedzenie zmieniające, gdyż w przeciwieństwie do wypowiedzenia umowy o pracę nie ma ono na celu rozwiązania stosunku pracy, a jedynie dokonanie jego przekształcenia w pewnym zakresie. Zastosowanie wypowiedzenia warunków pracy i płacy jest konieczne w momencie zmiany istotnych warunków umowy o pracę lub też regulacji zawartych w obowiązującym u pracodawcy regulaminie wynagradzania. Niezbędnym warunkiem dokonania wypowiedzenia zmieniającego jest zaproponowanie pracownikowi nowych warunków. Zmiana warunków pracy i płacy może również przybrać formę porozumienia zmieniającego, tym bardziej gdy obie strony, zarówno pracodawca, jak i pracownik, są zgodne co do nowych warunków, np. następuje zmiana na korzyść pracownika.

Na wynagrodzenie pracownika, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, składają się również inne elementy, w tym również fakultatywne dodatki do wynagrodzenia, jakimi są między innymi: dodatki funkcyjne, stażowe, za szczególne umiejętności, zmianowe itd. Te dodatki wprowadzane są do systemów wynagradzania przez odpowiedni zapis dokonywany w umowie o pracę czy w zakładowym układzie zbiorowym pracy (jeżeli taki u pracodawcy istnieje) lub w regulaminie wynagradzania.

Zmiana warunków wynagradzania w umowie o pracę

Jeżeli prawo do określonego dodatku do wynagrodzenia pracodawca przyznał pracownikowi w łączącej strony umowie o pracę, wówczas zmiana warunków nabywania prawa do tego dodatku lub jego wysokości będzie musiała nastąpić w formie porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę. Nie ma żadnych wątpliwości co do tego, że jeżeli dokonywana zmiana nastąpi na niekorzyść pracownika, np. obniżenie wysokości dodatku lub całkowita jego likwidacja, wówczas pracodawca ma obowiązek dokonać jej na piśmie w formach, o których mowa powyżej. W poprzednim stanie prawnym zdarzały się poglądy, że jeżeli zmiana warunków wynagradzania nastąpiła na korzyść pracownika, wówczas nie ma potrzeby jej wprowadzania w formie porozumienia lub wypowiedzenia. Obecnie w świetle przepisu art. 29 § 4 k.p., stanowiącego, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej, właściwe jest dokonywanie również takich zmian (na korzyść pracownika) na piśmie.

Zmiana regulaminu wynagradzania

Jeśli natomiast warunki określonych dodatków uregulowane zostały w obowiązującym regulaminie wynagradzania i pracodawca chciałby dokonać ich zmiany lub likwidacji, wówczas będzie się to wiązało w pierwszej kolejności z wprowadzeniem zmian w regulaminie. Pracodawca powinien je wprowadzić w formie aneksu do regulaminu, zgodnie z którym z konkretną datą stracą moc lub zmienią swoją treść regulacje dotyczące określonych dodatków.

W następnej kolejności pracodawca powinien wręczyć wszystkim pracownikom, których te zmiany dotyczą, wypowiedzenia lub porozumienia zmieniające umowy o pracę.

Przykład

W spółce X wprowadzone zostały zmiany do obowiązującego regulaminu wynagradzania, w wyniku których pracodawca zmniejszył przysługujący pracownikom dodatek stażowy. Zmiany weszły w życie z dniem 1 kwietnia br. Pracownicy wraz z najbliższym wynagrodzeniem otrzymali dodatek w mniejszej wysokości.

W powyższej sytuacji pracodawca postąpił nieprawidłowo. Nie miał prawa w tym momencie wypłacić pracownikom dodatku w mniejszej wysokości. Sama zmiana treści regulaminu wynagradzania nie upoważnia go do tego. Po wprowadzeniu zmian do regulaminu pracodawca powinien wręczyć pracownikom, którzy mieli prawo do tego dodatku, porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające do umów o pracę. Dopiero po zaakceptowaniu przez pracowników nowych warunków wynagradzania pracodawca miałby prawo do wypłaty dodatku na nowych zasadach.

Wynika to z art. 77² § 5 k.p. w związku z art. 241¹³ § 2 k.p., który stanowi, że postanowienia regulaminu wynagradzania mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. A zatem w sytuacji, która bez wątpienia pogarsza sytuację pracowników, konieczne jest zastosowanie w stosunku do każdego z nich indywidualnych wypowiedzeń zmieniających - zgodnie z warunkami i zasadami określonymi w art. 42 Kodeksu pracy. Nie ma również przeszkód prawnych, aby w takiej sytuacji zamiast wypowiedzeń zmieniających zastosować tzw. porozumienia zmieniające warunki wynagradzania - czyli zgodne oświadczenie woli stron o akceptacji nowych warunków.

Bezskuteczność zmian

Jeżeli pracodawca wprowadzi określone zmiany warunków wynagradzania do regulaminu, np. pozbawi pracowników prawa do dodatku funkcyjnego, a nie wręczy wszystkim pracownikom, których ta regulacja dotyczyła, indywidualnych porozumień lub wypowiedzeń zmieniających, wówczas skutkować to będzie dalszym ich prawem do tego dodatku. A zatem w razie zaprzestania wypłaty przez pracodawcę dodatku pracownikom zgodnie z przepisami będzie przysługiwało roszczenie o jego wypłatę wraz z zaległymi odsetkami.

Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia zmieniającego

Pracodawcy powinni również pamiętać, że dokonując wypowiedzenia zmieniającego umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony mają obowiązek podania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Takiego obowiązku nie ma w przypadku wypowiedzenia zmieniającego umowy o pracę z pracownikami zatrudnionymi na czas określony, na czas zastępstwa, a także na okres próbny. Tak jak w każdym przypadku wypowiedzenia umowy o pracę również podczas dokonywania wypowiedzenia warunków umowy o pracę podana przyczyna powinna być prawdziwa i konkretna.

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia proponowanych przez pracodawcę warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę. Zgodnie z art. 42 § 3 k.p. tylko wyraźne oświadczenie pracownika, że nie wyraża zgody na nowe warunki pracy lub płacy, złożone przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, jest konsekwencją rozwiązania umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 3 sierpnia 1983 r. (I PRN 103/83, OSNC 1984/4/56) uznał, że brak oświadczenia ze strony pracownika (jego milczenie) prowadzi do przyjęcia przez niego nowych warunków pracy lub płacy

Elastyczne zatrudnianie pracowników polega nie tylko na stosowaniu różnorodnych systemów czasu pracy. Prowadzenie działalności biznesowej mogą też ułatwić zmiany innych elementów stosunku pracy. W jaki sposób pracodawca może zabezpieczyć swoje interesy - zgodnie z obowiązującym prawem - dotyczące rozwiązania umowy o pracę lub przeniesienia pracownika na inne miejsce jej wykonywania? Kiedy może skorzystać z leasingu pracowniczego? Jak ustalić i zapisać miejsce pracy, aby uniknąć konieczności częstych zmian umowy?

W wielu firmach istnieje praktyka zawierania z zatrudnionymi osobami krótkoterminowych umów o pracę. Wynika to najczęściej z sezonowości produkcji w przedsiębiorstwie lub potrzeby realizacji wyjątkowego zlecenia.

Umowne korzyści i pułapki

W kodeksie pracy wymienionych jest kilka rodzajów umów, których podpisanie pracodawca powinien brać pod uwagę w takim przypadku. Zazwyczaj decyduje się na zaproponowanie pracownikowi zawarcia umowy na czas określony lub na czas wykonania danej pracy.

Czasowe zastępstwo

W przypadku konieczności zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w firmie, pracodawcy mają możliwość zatrudnienia w jego miejsce innej osoby na podstawie umowy o pracę na czas określony (zobacz przykład 1).

Praktyka na rynku pracy wskazuje, iż czasowe umowy o pracę coraz bardziej zaczynają wypierać umowy na czas nieokreślony, choć nie zawsze takie rozwiązanie jest korzystniejsze dla pracodawcy. Należy pamiętać bowiem o tym, że umowa terminowa na krótki okres całkowicie eliminuje - poza pewnymi wyjątkami - możliwość jej wypowiedzenia. Dopiero gdy jest to umowa na dłużej niż sześć miesięcy, jej strony mogą przewidzieć dwutygodniowy okres wypowiedzenia.

Umowa na czas nieokreślony umożliwia natomiast - zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi - jej wypowiedzenie w każdym czasie, i aż do upływu połowy roku od jej zawarcia (jeżeli pracownik nie pracował wcześniej u tego pracodawcy) okres wypowiedzenia będzie liczył dwa tygodnie. Konieczne będzie też podanie zwalnianej osobie przyczyny wypowiedzenia.

Do dwóch razy sztuka

Umowy na czas określony nie mogą być zawierane w nieskończoność z jednym pracownikiem. Jeżeli bowiem pracodawca podpisze z nim trzecią umowę terminową - będzie to równoznaczne w skutkach prawnych z umową o pracę na czas nieokreślony, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a podpisaniem kolejnej umowy nie przekroczyła jednego miesiąca (zobacz przykład 2).

Podobnie będzie interpretowana zmiana czasu obowiązywania umowy w postaci aneksu do umowy o pracę, czyli porozumienia zmieniającego. Jeżeli strony przedłużą w ten sposób okres, na który umowa została zawarta - będzie to potraktowane jak zawarcie kolejnej umowy o pracę.

Uwaga

Zasada, iż trzecia umowa na czas określony przekształca się w bezterminową nie dotyczy umów o pracę na czas określony zawartych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bądź wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo zadań realizowanych cyklicznie. Jednakże z powodu braku jednoznacznych definicji tych pojęć, należy korzystać z możliwości zawierania kilku umów z jednym pracownikiem bardzo ostrożnie.

Przykład 1:

Pracownik poprosił pracodawcę o udzielenie mu dwumiesięcznego urlopu bezpłatnego ze względów osobistych. Pracodawca, który wyraził zgodę na tak długą jego nieobecność, może podpisać z inną osobą umowę o pracę, która będzie obejmowała okres tych dwóch miesięcy.

Przykład 2:

Pracownik był zatrudniony od 1 do 31 lipca 2005 r. na umowę na czas określony, po czym pracodawca zaproponował mu następną od 12 do 30 sierpnia. Jeżeli więc podpisana zostanie kolejna umowa terminowa, nawet za zgodą pracownika, to zostanie zawarta umowa na czas nieokreślony. Nazwa umowy, czy też wola pracownika nie będą miały na to wpływu.

Wypowiedzenie w okresie próbnym

W przypadku zatrudniania nowego pracownika warto zastosować umowę na okres próbny. Pozwala ona sprawdzić umiejętności pracownika i w razie stwierdzenia, iż nie spełnia on wymogów pracodawcy, szybko go zwolnić. Należy zaznaczyć, że ten czas nie może przekroczyć trzech miesięcy. W takiej sytuacji okres wypowiedzenia będzie wynosił dwa tygodnie. Jeżeli zaś umowa ta jest zawierana na krócej, to ewentualne wypowiedzenie będzie trwać trzy dni (jeśli okres próbny nie przekracza dwa tygodni) lub tydzień (gdy okres próbny jest dłuższy niż dwa tygodnie).

Nie jedno miejsce pracy

Odpowiednie sformułowanie umów z pracownikami umożliwia przedsiębiorcom, którzy świadczą np. usługi w wielu dzielnicach miasta bądź różnych regionach kraju, dokonanie elastycznych zmian miejsca wykonywania pracy zatrudnionych osób.

Nie zawsze biuro

Wskazanie takiego miejsca jest obowiązkowe w każdej umowie o pracę, przy czym należy uwzględnić specyfikę wykonywanych zadań i obowiązków. Dlatego też istotne będzie to, ile czasu zatrudniona osoba spędza w jednym miejscu podczas swojej pracy oraz czy pracodawca w ogóle przewidział dla niej wydzielone stanowisko pracy. Trzeba bowiem pamiętać, że nie każde miejsce wykonywania pracy musi mieć określone zaplecze techniczne, sanitarne lub socjalne. Pracownicy często wykonują bowiem obowiązki na terenie większym niż dzielnica lub miasto, a jedynie co pewien czas zgłaszają się do osoby odpowiedzialnej za organizację pracy w celu zapoznania się z nowymi poleceniami służbowymi.

Uwaga

Miejscem wykonywania pracy jest to, w którym pracownik rzeczywiście ją świadczy. Podanie jako takiego miejsca siedziby pracodawcy, w sytuacji gdy praca świadczona jest gdzie indziej, będzie więc nieprawidłowe.

Lokalizacja może być w związku z tym określona jako stałe miejsce wykonywania pracy, bądź takie, w którym pracownik otrzymuje jedynie przydział zadań i po powrocie składa pracodawcy sprawozdanie z realizacji zadań. W tym przypadku zmienność miejsca wykonywania pracy będzie wynikać z samego charakteru i rodzaju pełnionej pracy. Dotyczy to między innymi kierowców, którzy pracują często na bardzo rozległym obszarze (zobacz przykład 3).

Telepraca w domu

Nie można pominąć przy omawianiu zatrudnienia coraz popularniejszej telepracy, w której pracownik wykonuje często swoje obowiązki we własnym domu (zobacz przykład 4).

Przykład 3:

W firmie kurierskiej w Kielcach pracownicy wykonują zadania na terenie całego miasta. W biurze spotykają się tylko rano na odprawie. W ich umowach o pracę należy więc jako miejsce wykonywania pracy wpisać Kielce, gdyż takim miejscem nie jest biuro pracodawcy. Jeżeli natomiast świadczyliby oni pracę na terytorium całej Polski, wówczas w umowach o pracę należałoby wpisać adres siedziby pracodawcy, jako miejsce otrzymywania poleceń służbowych.

Przykład 4:

W spółce - biurze tłumaczeń są zatrudnione na stałe cztery osoby. Firma świadczy swoje usługi głównie przez internet. W ten sam sposób właściciel firmy kontaktuje się ze swoimi pracownikami w celu doręczenia im tekstów do tłumaczenia, a także przekazywania informacji dotyczących organizacji pracy. Dlatego też w ich umowach o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazane są prywatne adresy.

Co za dużo, to niezdrowo

Pracodawca, konstruując umowy o pracę powinien brać pod uwagę to, czy pracownik będzie często zmieniał miejsce wypełniania powierzonych obowiązków. W takim przypadku lepiej zamieścić zapis obejmujący większy obszar - przykładowo całego miasta lub województwa. Pozwoli to na uniknięcie konieczności ciągłych zmian umowy o pracę oraz rozliczania godzin nadliczbowych. Miejsce wykonywania pracy nie może jednak być wskazane zbyt szeroko (zobacz przykład 5).

Leasing pracowniczy

Kodeks pracy zawiera zapisy umożliwiające czasowe wypożyczenie pracownika innemu pracodawcy. Dzięki temu w dotychczasowym zakładzie pracy mogą być znacznie obniżone koszty związane choćby z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne. Korzyści odnosi również pracownik - jest on nadal zatrudniony, a okres ten wlicza się do stażu pracy, od którego zależą wszelkiego rodzaju uprawnienia pracownicze u pracodawcy, który udzielił mu urlopu (zobacz wzór umowy o udzielenie urlopu bezpłatnego pracownikowi w związku z podjęciem pracy u innego pracodawcy

Uwaga

W pierwszej kolejności należy jednak wyszukać odpowiedni zakład pracy, który zgodzi się na zawarcie stosownego porozumienia w tej sprawie. W przepisach nie ma konkretnej formy takiej umowy, a więc zgodnie z prawem cywilnym, które znajdzie tu zastosowanie - może być ona dowolna. Jednakże dla celów dowodowych wskazane jest porozumienie pisemne.

W treści tego porozumienia powinny znaleźć się informacje o pracodawcy, który udzieli pracownikowi urlopu bezpłatnego, oraz o pracodawcy, który go na ten czas zatrudni. Konieczne jest także wskazanie okresu, który obejmować będzie wypożyczenie. Nie ma przeszkód prawnych w zawarciu porozumienia dotyczącego kilku konkretnych pracowników lub też większej ich liczby, nawet jeżeli nie zostanie ona dokładnie określona. Dobrze byłoby, aby w takim dokumencie dotychczasowy pracodawca określił także warunki pracy u nowego pracodawcy, dotyczące m.in. wynagrodzenia.

Dodatkowym wymogiem związanym z udzieleniem urlopu bezpłatnego pracownikowi w celu wykonywania przez niego pracy u innego pracodawcy jest wyrażenie na to jego zgody. Musi ona zostać udzielona na piśmie.

Umowa o pracę z nowym pracodawcą może zostać zawarta na czas określony lub na czas wykonywania danej pracy. Wynika to bezpośrednio z charakteru urlopu bezpłatnego udzielonego na czas wskazany w porozumieniu u dotychczasowego pracodawcy.

Należy zaznaczyć, że dotychczasowy stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu, ale jest jedynie zawieszony. W momencie, gdy zakończy się urlop bezpłatny, pracownik ma obowiązek powrotu do pracy u dotychczasowego pracodawcy. Możliwość wypożyczenia pracownika w omawiany sposób nie może być jednak wykorzystywana nadmiernie, ponieważ zostanie uznana za próbę obejścia przepisów dotyczących pośrednictwa pracy.

Uwaga

Pracownik podpisując taką zgodę zobowiązuje się jednocześnie do nawiązania stosunku pracy z nowym pracodawcą. Zgoda ta zależy jednak od tego, czy zaproponowane warunki będą odpowiadać tym, jakie zostały ustalone w porozumieniu pomiędzy pracodawcami.

Przykład 5:

Wpisanie w umowie o pracę miejsca jej wykonywania jako obszaru całego kraju będzie naruszeniem przepisów prawa pracy, z uwagi na niezgodność z przepisami o podróżach służbowych.

Podstawa prawna

•  Art. 25, 25¹, 29 § 1, 174¹ Kodeksu pracy.

•  Wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00.

•  Wyrok Sądu Najwyższego z 11 lutego 1999 r., II UKN 466/98.

•  Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 grudnia 1999 r., SA/Sz 2045/98.

• Wyrok Sądu Najwyższego z 27 marca 1979 r., III PR 16/79.

Dokumentacja pracownicza - wybrane zagadnienia

Tadeusz Zawadzki

W ilu egzemplarzach należy sporządzić umowę o pracę? Czy ustna umowa o pracę jest dopuszczalna i obowiązująca strony? Czy można wydać świadectwo pracy przed rozwiązaniem stosunku pracy?

Ostatnio coraz częściej zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na zatrudnienie pracownika. Wydaje się, że to nic trudnego - a jednak z tym mogą też być związane pewne problemy, dokuczliwe zwłaszcza dla przedsiębiorców początkujących, zatrudniających po raz pierwszy.

Umowa o pracę

Kwestie związane z umową o pracę, jej treścią i formą regulują przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W szczególności treść umowy powinna regulować: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy (ze wskazaniem składników wynagrodzenia), wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy. Co do zasady, umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej. W przypadku gdy warunek powyższy nie został spełniony, należy pamiętać o tym, że - jak to określił Sąd Najwyższy w postanowieniu z 31 sierpnia 1981 r. (sygn. akt III PZ 18/81) - niezachowanie formy pisemnej, o której mowa w art. 29 § 1 k.p., nie powoduje nieważności umowy o pracę. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, obowiązkiem pracodawcy jest potwierdzenie pracownikowi na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków - pracodawca powinien tego dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika.

Zawarcie umowy o pracę w przepisanej formie i treści nie wyczerpuje związanych z tym obowiązków pracodawcy. Powinien on bowiem poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przykład

Pan Radosław P. jest właścicielem myjni samochodowej i na podstawie umowy o pracę zatrudnił pracownika. Ze względu na fakt, że pan Radosław zatrudnia mniej niż 20 pracowników i w związku z tym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, powinien pisemnie poinformować pracownika także o porze nocnej obowiązującej w zakładzie, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zaskakująco często pojawiają się też wątpliwości dotyczące liczby egzemplarzy umowy o pracę. W tej kwestii należy powołać się na przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.). Zgodnie z § 2 tego aktu prawnego pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2). Powyższy przepis stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

Świadectwo pracy

Normalną sytuacją jest, że pracownik zmienia pracę. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę najczęściej korzysta z zaległego urlopu wypoczynkowego, często też zdarza się, że dotychczasowy pracodawca zwalnia go z obowiązku świadczenia pracy. Pozwala to pracownikowi na podjęcie zatrudnienia u nowego pracodawcy, pomimo że formalnie nadal jest zatrudniony u poprzedniego. W ten sposób mogą powstać wątpliwości dotyczące świadectwa pracy: czy możliwe jest domaganie się świadectwa pracy od nowo przyjętego pracownika pomimo tego, że jego poprzednia umowa o pracę nie uległa jeszcze rozwiązaniu? Czy w takiej sytuacji obowiązkiem pracodawcy jest wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, jeszcze zanim upłynie okres wypowiedzenia?

Pracodawca, planując zatrudnienie nowego pracownika, może domagać się od niego przedstawienia określonych dokumentów. Zgodnie bowiem z przepisami wspomnianego wyżej rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać takich dokumentów, jak: wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Pracodawca ma także prawo domagać się świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Tak więc pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia świadectwa pracy.

Z kolei, zgodnie z art. 97 § 1 k.p., w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, przy czym wydanie tego świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Przepis ten formułuje zatem obowiązek pracodawcy wydania świadectwa pracy zwalnianemu pracownikowi, ale świadectwo to należy wydać „niezwłocznie” w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. W opisanej sytuacji, pomimo biegu okresu wypowiedzenia lub zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, stosunek pracy nie uległ jeszcze rozwiązaniu i trwa aż do upływu okresu wypowiedzenia. Fakt przebywania pracownika np. na urlopie wypoczynkowym nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia. Oznacza to, że dopiero z upływem okresu wypowiedzenia na pracodawcy spocznie obowiązek niezwłocznego wydania świadectwa pracy. Wcześniejsze wydanie tego świadectwa, jeszcze zanim stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, nie jest obowiązkiem pracodawcy. Co prawda nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o wcześniejsze wydanie świadectwa pracy, jednakże pozytywna reakcja zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy.

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

Czego nie wolno pracodawcy. Stosunek pracy

Stosownie do art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Dodatkowo ustawodawca podkreślił, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w art. 22 § 1 k.p.

Zawarcie umowy cywilnoprawnej (zlecenia, o dzieło lub innej, nienazwanej), w sytuacji gdy warunki wykonywania pracy (dobrowolność zobowiązania, zarobkowy charakter, konieczność osobistego świadczenia pracy, podporządkowanie pracodawcy, ponoszenie ryzyka gospodarczego, produkcyjnego przez podmiot zatrudniający) wskazują na to, że mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, stanowi wykroczenie.

Oceniając sytuację w konkretnym przypadku, warto zwrócić uwagę na dwa orzeczenia Sądu Najwyższego:

• wyrok z 10 października 2003 r. (I PK 466/02, Pr. Pracy 2004/3/35), w którym sąd stwierdził, że nadana umowie określona treść nie przesądza o charakterze łączącego strony stosunku prawnego, ale nie można zakładać, że strony mające pełną zdolność do czynności prawnych miały zamiar zawrzeć umowę o innej treści (umowę o pracę) niż tę, którą zawarły,

• wyrok z 14 lutego 2001 r. (I PKN 256/00, OSNP 2002/23/564), w którym sąd uznał, że w razie ustalenia, że w łączącym strony stosunku prawnym występowały elementy obce stosunkowi pracy (np. brak podporządkowania, możliwość zastąpienia pracownika osobą trzecią), nie jest możliwa ocena, że została zawarta umowa o pracę, natomiast do ustalenia, że stron nie łączył stosunek pracy, nie jest konieczne precyzyjne nazwanie łączącej strony umowy cywilnoprawnej.

Warto zarazem pamiętać, że ocenie może podlegać jedynie umowa już zawarta, a nie możliwość zawarcia takiej umowy - do którego nie doszło.

Niepotwierdzenie umowy o pracę na piśmie

Zgodnie z art. 29 k.p. każda umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jednakże nieważności umowy - pozostaje ona ważna, powstaje jedynie obowiązek potwierdzenia na piśmie, najpóźniej w dniu podjęcia pracy, ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków.

Niedopełnienie tego obowiązku jest wykroczeniem, dla którego zaistnienia nie ma znaczenia, czy nastąpiło ono umyślnie. Niepotwierdzenie umowy nawet przez zapomnienie będzie podstawą odpowiedzialności.

Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia z rażącym naruszeniem przepisów

Istotą wykroczenia jest w tym przypadku nie każde naruszenie przepisów prawa pracy dotyczącego rozwiązywania i wypowiadania stosunków pracy, ale jedynie takie naruszenie, które ma charakter rażący. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podjął Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2003 r. (III KKN 513/00, OSNKW 2003/5-6/50), stwierdzając, że przez rażące naruszenie przepisów prawa pracy, o którym mowa w art. 281 pkt 3 k.p., należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne.

Powodem uznania czynu za rażące naruszenie przepisów może być:

• dokonanie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez powodu (lub w przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia bez dostatecznego powodu, określonego w art. 52 i 53 k.p.),

• niezachowanie wymagań formalnych dotyczących formy pisemnej, okresu wypowiedzenia, konsultacji ze związkami zawodowymi, treści pisma wypowiadającego lub rozwiązującego stosunek pracy, niezachowanie terminów rozwiązania umowy określonych w art. 52 i 53 k.p.,

• nieprzestrzeganie przepisów o szczególnej ochronie stosunku pracy (np. pracowników w wieku przedemerytalnym, kobiet w ciąży i pracowników w okresie urlopu macierzyńskiego i wychowawczego, działaczy związkowych, społecznych inspektorów pracy) lub o ochronie powszechnej (niemożność wypowiadania umowy w czasie urlopu pracownika oraz w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy - art. 41 k.p.).

Wykroczenie to może być popełnione z winy umyślnej lub nieumyślnej przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu.

Jak ważne jest dokonanie oceny, czy naruszenie jest rażące, wskazuje teza powołanego już wyroku Sądu Najwyższego z 6 lutego 2003 r. - nie każde naruszenie przez pracodawcę lub działającego w jego imieniu przepisów art. 32 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.), gwarantujących ochronę stosunku pracy działaczy związków zawodowych, stanowi rażące naruszenie prawa pracy w rozumieniu w art. 281 pkt 3 k.p. W szczególności nie zawsze takie naruszenie stanowi rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdy zaistniały ku temu określone w Kodeksie pracy przyczyny, a nie dochowano jedynie wymaganej procedury rozwiązania.

Inne kary

Wykroczeniem jest w tym przypadku wyłącznie stosowanie kar nieprzewidzianych w przepisach prawa pracy. A zatem nawet zastosowanie kary upomnienia, nagany lub kary pieniężnej niezgodnie z przepisami nie będzie wykroczeniem, a co najwyżej naruszeniem przepisów prawa pracy, skutkującym - po orzeczeniu sądowym, korzystnym dla pracownika - wycofaniem z akt decyzji o ukaraniu pracownika i ewentualnym powstaniem po stronie pracownika roszczenia o zwrot niesłusznie nałożonej kary pieniężnej.

Nie będzie wykroczeniem nałożenie kary pieniężnej za czyn, za który nie wolno jej wymierzyć, lub wymierzenie kary w wyższej wysokości niż wynika to z przepisów prawa.

Wymieniony w art. 108 k.p. katalog kar ma charakter zamknięty i nie może być przez pracodawcę poszerzany. Natomiast przepisy ustaw szczególnych (w szczególności tzw. pragmatyk służbowych) przewidują dodatkowo inne kary, a także inny tryb postępowania w tych sprawach.

I tak, ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (DzU z 2001 r. nr 86, poz. 953 ze zm.), a także ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (DzU z 2001 r. nr 142, poz. 1593 ze zm.) wprowadzają - poza karą porządkową, którą jest wyłącznie upomnienie - również kary dyscyplinarne, takie jak:

• nagana z ostrzeżeniem,

• nagana z pozbawieniem możliwości awansowania na okres do 2 lat do wyższej grupy wynagradzania lub na wyższe stanowisko,

• przeniesienie na niższe stanowisko,

• wydalenie z pracy w urzędzie.

Jeszcze inne zasady odpowiedzialności pracowniczej przewidziane są również w ustawie z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (DzU z 1999 r. nr 49, poz. 483 ze zm.) dla członka korpusu służby cywilnej. Osoby zatrudnione w ramach tego korpusu ponoszą jedynie odpowiedzialność dyscyplinarną. Kary określa art. 107 ustawy o służbie cywilnej.

Pracodawco, pamiętaj o świadectwie!

W świadectwie pracy powinny się znaleźć informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy oraz zajmowanych przez niego stanowisk, jak również określenie trybu rozwiązania stosunku pracy.

Stosunek pracy z zatrudnionym pracownikiem można rozwiązać na wiele sposobów. Rozwiązanie umowy może nastąpić za wypowiedzeniem przez jedną ze stron, w drodze porozumienia stron lub z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa terminowa. Sposób oraz tryb zakończenia umowy o pracę często wpływa na przysługujące pracownikowi uprawnienia związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Jednak w każdym z przypadków rozstania się z pracownikiem konieczne jest wydanie mu świadectwa pracy.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę podstawowym obowiązkiem pracodawcy wobec pracownika jest wydanie świadectwa pracy. Jest ono potwierdzeniem istniejącego między stronami stosunku pracy.

Wydanie świadectwa pracy pracownikowi jest obowiązkiem bezwarunkowym, oznacza to zatem, że nie może być uzależnione np. od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Ponadto z wypełnienia tego obowiązku pracodawca nie może się zwolnić.

Co wpisać?

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy oraz zajmowanych przez niego w okresie świadczenia pracy stanowisk. Ponadto w świadectwie pracy powinny się znaleźć również informacje dotyczące trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (art. 97 k.p.).

Szczegółowe zasady dotyczące wymaganych informacji, które powinny być zawarte w świadectwie pracy zostały określone w rozporządzeniu z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. (DzU nr 60, poz. 282 ze zm)

Świadectwo pracy powinno zawierać także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (informacja ta powinna określać np. liczbę godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu z przysługującej mu liczby dni tego urlopu),

• wykorzystania dodatkowego urlopu oraz urlopu wychowawczego,

• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,

• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

(informacja o liczbie dni niezdolności do pracy, za które pracownikowi wypłacono wynagrodzenie, powinna określać zarówno rok, w którym ustaje stosunek pracy, jak i cały okres zatrudnienia pracownika; zamieszczenie w świadectwie pracy takich informacji zapewnia możliwość ustalenia uprawnienia do wynagrodzenia chorobowego u kolejnego pracodawcy oraz ułatwia ustalenie uprawnień przysługujących temu pracownikowi z ubezpieczenia społecznego; istotne jest również, że w świadectwie pracy zamieszczana jest tylko informacja o dniach niezdolności do pracy pracownika z powodu choroby, za które przysługiwało mu wynagrodzenie),

• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem,

• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy,

• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy,

• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

W świadectwie pracy zamieszcza się również wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia pracownika w postępowaniu egzekucyjnym.

Co wolno, a czego nie?

Świadectwo pracy ma charakter ściśle informacyjny. Oznacza to, że jego treść nie może zawierać np. elementów ocennych pracownika lub jego pracy. Informacje, jakie zostają zawarte w świadectwie, mają wpływ na sytuację prawną pracownika u nowego pracodawcy.

Warto podkreślić, że informacje, jakie mogą być zawarte w świadectwie pracy wystawianym pracownikowi, stanowią katalog zamknięty. Nie można zatem zamieszczać w nim żadnych innych informacji poza wskazanymi przez przepisy prawa, a tym bardziej jakichkolwiek ocen pracownika, choćby dotyczyły one jego pracy.

Pracodawca na żądanie pracownika może podać w świadectwie pracy również informację o wysokości i składnikach otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez niego kwalifikacjach.

Kiedy świadectwo należy wydać?

Świadectwo pracy pracodawca obowiązany jest wydać bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez tego pracownika na piśmie, niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przyjmuje się zatem, że datą wydania pracownikowi świadectwa pracy powinien być dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli de facto ostatni dzień jego obecności w pracy.

Przez wydanie świadectwa pracy należy rozumieć wręczenie tego dokumentu pracownikowi (lub upoważnionej przez niego osobie) w miejscu zatrudnienia. Oczywiście często przyjmuje się również formę przesłania świadectwa na adres znajdujący się w aktach osobowych pracownika lub na inny adres wskazany przez pracownika.

Jeżeli jednak wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty, lub doręcza świadectwo w inny sposób.

Natomiast w przypadku gdy adres pracownika lub osoby upoważnionej okazałby się nieaktualny, pracodawca nie ma obowiązku ustalania obecnego adresu pracownika. Wystarczy złożyć zwrócone przez pocztę świadectwo pracy w aktach osobowych pracownika znajdujących się u pracodawcy. Wówczas obowiązek zgłoszenia się po świadectwo pracy ciąży już bezpośrednio na pracowniku.

STOSUNEK PRACY. USTALANIE WARUNKÓW ZATRUDNIENIA MIĘDZY PRACODAWCĄ A PRACOWNIKIEM

Co musi określać umowa o pracę

Interes zarówno pracodawcy, jak i pracownika wymaga, by porozumienie co do warunków zatrudnienia przybrało postać stosownej umowy zawartej na piśmie. Umowa o pracę stanowi bowiem dla pracownika gwarancję wypłaty uzgodnionego wynagrodzenia oraz trwałości stosunku pracy, zaś pracodawcy wyznacza granice kierownictwa oraz zakres obowiązków.

Przed zawarciem umowy strony powinny ustalić, jaki rodzaj kontraktu pracowniczego będzie dla nich odpowiedni. Kodeks pracy pozostawia w tym zakresie swobodę, ograniczając ją jedynie do wyboru jednej z umów w nim wymienionych.

Umowę o pracę można zawrzeć na czas nieokreślony oraz na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Każda z wymienionych umów może być także poprzedzona okresem próbnym, nieprzekraczającym trzech miesięcy.

Określenie w umowie o pracę jej rodzaju pociąga za sobą ważne konsekwencje, dlatego element ten nieodzownie powinien znaleźć się w każdej umowie. Przede wszystkim rodzaj umowy warunkuje jej rozwiązanie, co ma istotny wpływ na trwałość stosunku pracy, a tym samym pozycję faktyczną i prawną pracownika.

Wymagana forma pisemna

Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie z wyraźnym określeniem jej rodzaju, daty zawarcia oraz warunków pracy i płacy. Pracodawca powinien sporządzić umowę w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi zostaje u pracodawcy i trafia do akt osobowych.

Umowę powinny podpisać obie strony, przy czym pracodawcę może zastępować osoba upoważniona do składania w jego imieniu oświadczeń woli. W praktyce dokument ten na ogół sporządza pracodawca i przedkłada go do podpisu pracownikowi. Zanim więc pracownik złoży podpis, powinien ją dokładnie przeanalizować, nawet jeżeli uprzednio dokonano wszelkich koniecznych ustaleń. Może się bowiem zdarzyć, że strony, prowadząc negocjacje, pewne postanowienia zinterpretowały odmiennie.

PRZYKŁAD

Pracodawca uzgodnił ustnie z pracownikiem warunki przyszłej pracy, w tym jej rodzaj i wynagrodzenie. W terminie ustalonym jako dzień rozpoczęcia pracy pracownik stawił się u pracodawcy, a ten dopuścił go do wykonywania uzgodnionej pracy. Pracodawca nie wręczył jednak pracownikowi warunków umowy na piśmie. W przedstawionej sytuacji, mimo że umowa nie została zawarta w formie pisemnej, jest ważna - doszło do jej zawarcia w sposób dorozumiany. Na pracodawcy ciąży jednak obowiązek potwierdzenia na piśmie rodzaju umowy i jej warunków. Powinien uczynić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jeżeli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, podlega odpowiedzialności wykroczeniowej, sankcjonowanej karą grzywny. Zaznaczamy, że z uwagi, że pisemna forma umowy o pracę służy przede wszystkim ochronie interesów pracownika, jej niezachowanie nie pociąga za sobą dla niego żadnych ujemnych skutków.

Treść umowy

W umowie o pracę należy określić strony, które ją zawierają, rodzaj umowy i datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Pod tym ostatnim pojęciem mieści się w szczególności:

• rodzaj pracy,

• miejsce wykonywania pracy,

• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

• wymiar czasu pracy,

• termin rozpoczęcia pracy.

Wskazane elementy mają charakter przykładowy i zakreślają jedynie minimum treści umowy. Ograniczenie się ustawodawcy do zarysowania jedynie tego minimum jest w pełni uzasadnione różnorodnością prac, jakie w ramach umowy mogą być wykonywane. Trudno byłoby więc narzucić jedną szablonową treść tego dokumentu. Powyższe oznacza, że nie ma przeszkód, by strony wprowadzały do treści umowy inne dodatkowe postanowienia, klauzule, zastrzeżenia, które mają dla nich istotne znaczenie, pod warunkiem ich zgodności z przepisami prawa.

Istotne daty

W umowie o pracę należy określić dzień rozpoczęcia pracy, który wyznacza początek zatrudnienia. Określenie tej daty jest o tyle ważne, że z nią wiąże się między innymi obowiązek wypłacania wynagrodzenia pracownikowi, stawienia się pracownika do pracy. Jeżeli w umowie nie wskazano konkretnej daty, stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy o pracę.

Dzień zawarcia umowy i rozpoczęcia pracy nie muszą zatem przypadać na tę samą datę. Jeżeli dzień rozpoczęcia stosunku pracy jest inny niż data zawarcia umowy, okres pomiędzy zawarciem umowy a rozpoczęciem pracy nie jest traktowany jako okres zatrudnienia. Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w takiej sytuacji dopiero w dniu rozpoczęcia pracy.

Rodzaj pracy

Sposób określenia rodzaju pracy jest w zasadzie dowolny, ale niewątpliwie powinno z niego wynikać, czym konkretnie pracownik ma się zajmować. Może to zatem nastąpić przez wskazanie stanowiska pracy lub pełnionej funkcji, jeżeli są one wyodrębnione w strukturze organizacyjnej zakładu albo wykonywanego przez pracownika zawodu lub posiadanej specjalności czy wreszcie przez opisanie czynności faktycznych objętych zakresem jego obowiązków.

WARTO WIEDZIEĆ

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków.

Pracodawca może też skonkretyzować obowiązki pracownika przez ustalenie zakresu jego czynności (zakresu obowiązków). Ujęte w nim w sposób szczegółowy zadania i czynności pracownicze nie mogą jednak wykraczać poza umówiony między stronami rodzaj pracy. Popularne obecnie końcowe klauzule dotyczące obowiązku wykonywania przez pracownika wszelkich innych czynności poleconych przez pracodawcę nie dają zatem możliwości powierzania pracownikowi każdego dowolnego zadania pracowniczego.

Element płacowy

Umowa o pracę jest umową odpłatną. Nie ma zatem możliwości zatrudnienia pracownika bez wynagrodzenia, a co więcej, ustalona pensja musi być godziwa oraz odpowiadać rodzajowi pracy, wymaganym do jej wykonywania kwalifikacjom oraz uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy. Wyznaczono też minimalne wynagrodzenie za pracę. W tym roku wynosi ono 849 zł miesięcznie. Kwota ta wyznacza najniższy poziom płacy, jaką należy zapewnić pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. Przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadzają pewne odstępstwa w zakresie ustawowego minimum płacy, zezwalając na jej zróżnicowanie w okresie pierwszych dwóch lat pracy. Możliwość taka istnieje jednak tylko do końca 2005 r., a wynagrodzenie oferowane początkującemu pracownikowi nie może być niższe od:

• 80 proc. wysokości minimalnego wynagrodzenia - w pierwszym roku pracy (679,20 zł),

• 90 proc. wysokości minimalnego wynagrodzenia - w drugim roku pracy (764,10 zł).

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnił pracownika, którego staż jest dłuższy niż dwa lata. Zaoferował mu wynagrodzenie wynoszące 800 zł oraz miesięczną premię w wysokości 20 proc. pensji zasadniczej.

Stała pensja zasadnicza niekoniecznie musi być ustalona na poziomie wymaganego minimum, gdyż przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia uwzględnia się także przysługujące pracownikowi inne składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Wyłączeniu podlega tylko nagroda jubileuszowa, odprawa emerytalna i rentowa oraz wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Tak więc może się zdarzyć, że pensja zasadnicza będzie niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ale po zsumowaniu z innymi składnikami, tak jak w tym przypadku z miesięczną premią, da wymagane minimum: 800 zł + 160 zł (20 proc. premii) = 960 zł.

Miejsce wykonywania pracy

Pracownik może wykonywać pracę w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym do tego miejscu. Coraz częściej tym innym miejscem może być mieszkanie pracownika, gdyż forma pracy w domu nie jest zabroniona przepisami prawa pracy, a z uwagi na wiele zalet, cieszy się coraz większą popularnością. Pracodawcy zgadzają się na wykonywanie przez pracownika pracy w domu, przede wszystkim ze względów ekonomicznych. Pracownicy natomiast chętnie pracują w domu, m.in. z uwagi na możliwość jej organizowania we własnym zakresie oraz komfort psychiczny wynikający z braku bezpośredniej kontroli ze strony pracodawcy.

Od miejsca pracy należy odróżnić miejsce wykonywania przez pracownika poszczególnych czynności, wynikających ze stosunku pracy. Miejsce to jest bowiem pojęciem zdecydowanie szerszym niż miejsce pracy i obejmuje wszelkie miejsca, w których pracownik przebywa w związku z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków.

Danuta Klucz

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 z późn. zm.).

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Świadectwo pracy musi być wydane

Pracodawca w żadnym przypadku nie może odmówić pracownikowi wydania świadectwa pracy. Niewydanie świadectwa pracy może narazić pracodawcę nawet na wypłatę odszkodowania.

W sytuacji kiedy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, po stronie pracodawcy powstaje obowiązek niezwłocznego wydania świadectwa pracy i innych dokumentów, tj. zaświadczenia o ukończeniu kursów, a także wypłaty wszelkich należności finansowych, np. odprawy, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wynagrodzenia itp. Po stronie zaś pracownika pojawia się obowiązek rozliczenia się z pracodawcą. Pracownik odchodząc z pracy musi oddać pracodawcy wszystkie rzeczy, które stanowią własność pracodawcy. Może więc być zobowiązany m.in. do zwrotu narzędzi używanych do wykonywania pracy, książek i innych materiałów udostępnionych przez pracodawcę w celu dokształcenia się, odzieży ochronnej, przekazania dokumentów firmowych, sprzętu komputerowego (np. laptopa, rzutnika multimedialnego itp.), czy też samochodu służbowego bądź służbowego telefonu komórkowego.

ważne

Odchodząc z pracy, pracownik ma obowiązek rozliczenia się z pracodawcą z powierzonego mu mienia.

Nierozliczenie się z pracodawcą

Jeżeli pracownik nie wywiąże się z tego obowiązku, pracodawca nie może „ukarać” go, np. wstrzymując do czasu rozliczenia się wydanie świadectwa pracy. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwzględny, a przepisy prawa nie przewidują od tej zasady żadnych odstępstw. Jedynie w sytuacji kiedy bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę między tymi samymi stronami zawierana jest kolejna umowa, pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy tylko na żądanie zgłoszone przez pracownika najpóźniej w dniu nawiązania kolejnego stosunku pracy.

Świadectwo powinno obejmować cały okres zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 97 § 2 k.p.).

Jeżeli więc pracownik nie rozliczy się w terminie, pracodawca może domagać się naprawienia powstałej w ten sposób szkody na drodze sądowej. Co więcej, jeżeli pracownik bezprawnie przetrzymuje mienie należące do pracodawcy, np. służbowy telefon komórkowy, pracodawca może zwrócić się z prośbą o interwencję do policji, zawiadamiając o popełnieniu przestępstwa. Niemniej jednak świadectwo pracy musi zostać pracownikowi wydane.

przykład

Jan M. był zatrudniony w firmie K. Sp. z o.o. przez 15 lat. Jednakże otrzymał propozycję lepiej płatnej pracy z firmy T. S. A. Dotychczasowy pracodawca wyraził zgodę na rozwiązanie umowy o pracę z dnia na dzień, na czym bardzo zależało Janowi M. Jednakże Jan M. nie zwrócił dotychczasowemu pracodawcy książek i encyklopedii niezbędnych do wykonywania dotychczasowej pracy. Pracodawca wstrzymał wydanie świadectwa pracy do czasu zwrotu książek stanowiących jego własność, jednocześnie informując byłego pracownika o swojej decyzji.

Po upływie 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę Jan M. złożył skargę w Państwowej Inspekcji Pracy na byłego pracodawcę, wskazując, iż nie zostało mu wydane w terminie świadectwo pracy.

Gdy pracodawca nie wyda świadectwa

Jeżeli pracodawca nie wyda pracownikowi w terminie świadectwa pracy, a pracownik poniesie z tego tytułu szkodę materialną, np. nie zostanie zatrudniony przez kolejnego pracodawcę, gdyż nie może wykazać posiadania stosownych kwalifikacji (wymaganego doświadczenia, odbytych kursów itp.) bądź nie będzie mógł zarejestrować się w urzędzie pracy i nie otrzyma zasiłku, może żądać od pracodawcy naprawienia powstałej szkody. Odszkodowanie należy się byłemu pracownikowi w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, jednakże górną granicą odszkodowania jest suma wynagrodzenia za 6 tygodni (art. 99 k.p.). Wynagrodzenie oblicza się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Natychmiastowe wydanie świadectwa pracy

Jak już wyżej wspomniano, pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego wydania świadectwa pracy, tj. w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Zdarzają się jednakże i takie sytuacje, że niezwłoczne wydanie świadectwa pracy nie jest możliwe. Kłopotliwe może okazać się natychmiastowe wskazanie np. liczby dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego bądź wykorzystanego urlopu wychowawczego. Właściwe wskazanie powyższych liczb jest wszak możliwe dopiero po dokładnym sprawdzeniu.

Natychmiastowe wydanie świadectwa pracy może więc okazać się bardzo utrudnione albo wręcz niewykonalne w przypadku rozwiązania umowy o pracę natychmiastowo, bez wypowiedzenia, albo też, gdy pracodawca i pracownik zgodnie (na mocy porozumienia stron) rozstają się natychmiast. W takim przypadku, gdy wydanie świadectwa pracy nie jest możliwe od razu, pracodawca może w terminie 7 dni od momentu ustania stosunku pracy dostarczyć pracownikowi świadectwo pracy (§ 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r., w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania - DzU nr 60, poz. 282 ze zm.). Może przy tym skorzystać z usług poczty lub firmy kurierskiej albo dostarczyć je byłemu pracownikowi osobiście, a nawet przez innych pracowników. Warto w takim przypadku zadbać o potwierdzenie doręczenia dokumentu.

przykład

Anna Z. złożyła wypowiedzenie dotychczasowemu pracodawcy. Będąc zatrudniona na podstawie umowy o pracę na okres próbny o długości jednego miesiąca, obowiązywał ją jednotygodniowy okres wypowiedzenia. W czasie kiedy Annę Z. obowiązywał okres wypowiedzenia, pracownik zajmujący się sprawami kadrowymi korzystał z urlopu wypoczynkowego. Powrócił do pracy dwa dni po ustaniu stosunku pracy Anny Z. Natychmiast przygotował świadectwo pracy i przesłał pocztą za potwierdzeniem odbioru na adres znajdujący się w aktach osobowych Anny Z.

Odpowiedzialność za niewydanie świadectwa pracy

Niewydanie świadectwa stanowi wykroczenie i jako takie jest karalne. Opóźnienie zaś wydania świadectwa pracy nie stanowi wykroczenia. Popełniając wykroczenie polegające na niewydaniu świadectwa pracy, pracodawca naraża się na odpowiedzialność karną, a przepisy przewidują sankcję w postaci grzywny w wysokości od 20 zł do 5000 zł (art. 282 k.p. w związku z art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń). Karę w powyższych granicach na pracodawcę może nałożyć wyrokiem sąd rejonowy (wydział grodzki), rozpoznający wniosek o ukaranie złożony przez inspektora pracy bądź też sam inspektor pracy w drodze mandatu karnego. Jednakże w przypadku zakończenia sprawy w postępowaniu mandatowym, bez udziału sądu, inspektor pracy może nałożyć karę grzywny w wysokości do 1000 zł (art. 96 § 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Kontrola ewidencji czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia dokumentacji potwierdzającej obecność pracowników w pracy.

Częste kontrole PIP coraz powszechniej wykazują przypadki łamania przez pracodawców, zwłaszcza w dużych supermarketach, przepisów o czasie pracy. Szczególną kwestią jest więc uświadomienie, jakie dokumenty w zakresie czasu pracy pracodawca jest zobowiązany posiadać, oraz rozróżnienie ewidencji czasu pracy od sposobu potwierdzania przybycia i obecności. Bardzo często pracodawcy i pracownicy mylą te pojęcia, co może być powodem konfliktów.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Taką ewidencję prowadzi się do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (149 k.p.). Ustawodawca nie ustalił jednak powszechnie obowiązującego wzoru karty ewidencji czasu pracy pracownika. W związku z tym pracodawcy powinni opracować go we własnym zakresie, dostosowując do swoich potrzeb i przyjętej u siebie organizacji pracy. Pracodawca opracowując wzór karty ewidencji czasu pracy powinien uwzględnić w niej wszystkie wymogi określone przepisami art. 149 k.p. oraz § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym:

• pracę w niedziele i święta,

• w porze nocnej,

• w godzinach nadliczbowych oraz

• w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy,

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, a

• w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

ważne

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (§ 8a ww. rozporządzenia).

Karta ewidencji czasu pracy może obejmować swoim zakresem różnorodny przedział czasowy. W zależności od potrzeb pracodawcy karty ewidencji czasu pracy mogą być kartami miesięcznymi, rocznymi lub obejmującymi inne okresy, np. kwartał czy też okres rozliczeniowy. W pewnych sytuacjach wystarczający będzie dokument obejmujący rok. Natomiast w innych przypadkach nie będzie wskazane stosowanie kart rocznych. Może się bowiem okazać, że w rocznej ewidencji mieszczą się nie wszystkie wymagane dane lub że nie są one czytelne. Wówczas uzasadnione będzie korzystanie np. z kart miesięcznych.

Czas pracy bez ewidencji

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Jest to zamknięty katalog ograniczeń w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy, którego nie można interpretować rozszerzająco.

przykład

Pracodawca zatrudnia handlowców, którzy pracują w systemie zadaniowego czasu pracy, i nie prowadzi ewidencji czasu pracy tych pracowników. W takim przypadku działanie pracodawcy jest niezgodne z prawem. Pracodawca ma bowiem obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy tych pracowników, ale w tym przypadku nie ewidencjonuje on godzin pracy. W pozostałym zakresie prowadzi się karty ewidencji czasu pracy. Muszą więc być zaznaczone, np. dni pracy, urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie itp.

Ewidencja do wglądu

Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie. Oznacza to, że treść ewidencji ma być jawna dla pracownika. Rozwiązanie to daje pracownikowi możliwość sprawdzenia, czy prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. Pracownikowi należy udostępnić do wglądu ewidencję, jednak nie oznacza to konieczności kserowania dokumentacji. Najkorzystniej byłoby, aby pracodawca zaprosił pracownika do działu, w którym przechowuje się karty ewidencji czasu pracy, i udostępnił pracownikowi do wglądu dokumentację.

Lista obecności

Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy od prowadzenia dokumentacji potwierdzającej obecność w pracy pracowników. Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 k.p.)

Jeżeli pracodawca zawarł w regulaminie pracy zapis, że obecność w pracy jest potwierdzana przez podpisanie listy obecności, musi istnieć taki dokument, aby pracownicy mogli składać na nim swoje podpisy.

Jeżeli pracodawca nie będzie prowadził listy obecności (gdy taki sposób ustalił w regulaminie pracy), może spowodować to zarzuty inspektora pracy.

Istnieje możliwość stosowania innych sposobów potwierdzania przybycia i obecności pracownika w pracy, np. przez odbicie karty zegarowej, zarejestrowanie się w systemie kontroli dostępu.

przykład

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy dla pracowników. W regulaminie pracy ma wprowadzoną zasadę, że pracownicy muszą podpisywać się na liście obecności. Pracodawca chciałby zrezygnować z listy obecności i poprzestać tylko na kartach ewidencji czasu pracy, które pracownicy podpisywaliby raz w miesiącu. Pracodawca nie może zastosować tego rozwiązania, gdyż ma on obowiązek prowadzić zarówno ewidencję czasu pracy, jak i prowadzić, w sposób ustalony w regulaminie pracy, rejestrację potwierdzenia przybycia i obecności w pracy pracowników. Są to dwie różne dokumentacje służące innym celom, nie można więc stosować jednej z nich.

Pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikowi na piśmie informacji zawierającej określone w przepisach elementy (art. 29 § 3 k.p.). Musi to nastąpić nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, w tym dokumencie obowiązany jest zawrzeć dodatkowo m.in. informację o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Tak więc bez względu na to, czy u pracodawcy istnieje regulamin pracy czy nie, musi on prowadzić zarówno ewidencję czasu pracy pracownika, jak i ustalić sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy pracowników.

DOKUMENTY W ZAKŁADZIE PRACY

Umowa o pracę na czas określony

Najczęściej zawieraną umową o pracę jest umowa na czas określony. Umowa ta musi zostać zawarta w formie pisemnej, a pracodawca jest zobowiązany zawrzeć w niej wszystkie najważniejsze informacje o stosunku pracy.

Zasady zawierania umów o pracę reguluje Kodeks pracy w art. 25-29².

W umowie o pracę zawsze powinny być zawarte następujące postanowienia:

• rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,

• termin rozpoczęcia pracy,

• wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

• wymiar czasu pracy (inaczej - wymiar etatu).

Jeżeli termin rozpoczęcia pracy nie został w umowie określony wprost (przez podanie daty, np. 3 stycznia 2005 r.), przyjmuje się wówczas, że terminem tym jest dzień zawarcia umowy o pracę (art. 26 k.p.).

Pracodawca, który nie zawarł umowy na piśmie, musi niezwłocznie - najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy - potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy i jej warunki.

Jeżeli tego nie uczyni, to umowę uznaje się za skutecznie zawartą, co oznacza przede wszystkim, że:

• pracodawca powinien zatrudnionego dopuścić do wykonywania pracy na wskazanym umową stanowisku oraz

• jest zobowiązany do wypłacenia ustalonego wynagrodzenia (i opłacenia od niego należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy).

Warunki umowy o pracę mogą być zmienione w drodze aneksu, mimo że w przepisach prawa pracy nie występuje pojęcie aneksu do umowy o pracę. W takiej sytuacji strony umowy o pracę mogą zmienić jej treść przez zawarcie porozumienia zmieniającego. Dotyczy to także zmiany warunków umowy o pracę. Zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 k.p.).

ważne

Pracodawca w przypadku niepotwierdzenia warunków umowy na piśmie popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny (art. 281 pkt 2 k.p.).

W przypadku umowy o pracę na czas określony, strony mogą wprowadzić do jej treści klauzulę o możliwości wypowiedzenia tej umowy przez każdą ze stron przed upływem terminu, na jaki została zawarta. Okres takiego wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie.

ważne

Od 1 maja 2005 r. obowiązuje ponownie zasada, że zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony 2-krotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, jeśli przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca (art. 25¹ § 1 k.p.).

Należy również pamiętać o bezwzględnym zakazie dyskryminacji pracowników ze względu na wymiar etatu. Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 29² § 1 k.p.).

Pracodawca może jednak ustalić wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia związane z pracą w sposób proporcjonalny do wymiaru czasu pracy pracownika.

Obowiązki pracodawcy w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę

Dariusz Noszczak

Jakie obowiązki ma pracodawca w stosunku do pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę? Co powinna zawierać dokumentacja emerytalno-rentowa, by ZUS mógł, na jej podstawie, przyznać świadczenie?

Przepisy emerytalno-rentowe nakładają na pracodawcę określone obowiązki w stosunku do pracownika, który zamierza przejść na emeryturę lub wystąpić o rentę z tytułu niezdolności do pracy bądź rentę rodzinną. Na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy emerytalnej jest on zobowiązany do:

- współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczeń,

- wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,

- przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę,

- przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych,

- poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Takie same obowiązki ciążą również na innych płatnikach składek. Wyjątkiem są zleceniodawcy, osoby fizyczne zatrudniające pracowników, niewypłacające świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatnicy składek, którzy opłacają składkę za siebie i za osoby współpracujące.

Pomoc pracodawcy tylko dla niektórych

Pracodawca ma obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu tylko wówczas, gdy pracownik występuje o przyznanie emerytury na „starych” zasadach. Przypomnijmy, że obecnie funkcjonujący system emerytalny różnicuje sposób ustalania prawa do tego świadczenia. Osoby urodzone przed 1 stycznia 1949 r. mogą przejść na emeryturę po osiągnięciu wieku 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn oraz po udowodnieniu okresów składkowych i nieskładkowych w łącznym wymiarze co najmniej 20 lat dla kobiet lub 25 lat dla mężczyzn. Ponadto obowiązujące przepisy przewidują dla tej kategorii ubezpieczonych kilka możliwości uzyskania tzw. wcześniejszej emerytury. Prawo do otrzymania emerytury na „starych” zasadach przysługuje również - po spełnieniu określonych dodatkowych warunków - osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r., a przed dniem 1 stycznia 1969 r.

Natomiast wszyscy urodzeni po 31 grudnia 1968 r. przechodzą na emeryturę przyznawaną według nowych zasad, tj. po osiągnięciu wieku emerytalnego wynoszącego co najmniej 60 lat dla kobiet lub 65 lat dla mężczyzn - bez względu na długość przebytych okresów ubezpieczenia. W stosunku do tych ubezpieczonych, a także w odniesieniu do urodzonych w latach 1949-1968, którzy nie skorzystali z możliwości uzyskania „starej” emerytury, pracodawcy zostali zwolnieni z obowiązku przygotowania wniosku o to świadczenie i przesłania go do właściwej jednostki ZUS. Osoby przechodzące na tzw. nową emeryturę będą zgłaszały wnioski bezpośrednio w organie rentowym. Jeśli jednak będzie to konieczne, pracodawcy i inni płatnicy składek zobowiązani będą do współdziałania z pracownikami przy gromadzeniu niezbędnej dokumentacji oraz do wystawienia odpowiednich zaświadczeń.

Warto zaznaczyć, że zwolnienie płatników składek z obowiązku przygotowywania wniosków o świadczenie w stosunku do osób urodzonych po 31 grudnia 1968 r. (oraz niektórych urodzonych w latach 1949-1968) nie odnosi się do wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy, jak również do wniosku o rentę rodzinną.

Przykład

Maria K. urodziła się w 1954 r. i nie spełniła warunków wymaganych do przejścia na emeryturę na zasadach przewidzianych dla najstarszej grupy ubezpieczonych. W przyszłości będzie mogła przejść na „nową” emeryturę. Obecnie chciałaby jednak wystąpić o rentę rodzinną po zmarłym mężu, a następnie kontynuować zatrudnienie i pobierać jednocześnie świadczenie rentowe. Zgodnie z obowiązującymi przepisami może zwrócić się do swojego pracodawcy o pomoc w skompletowaniu dokumentacji niezbędnej do przyznania renty oraz o przesłanie jej do ZUS. Natomiast wniosek o emeryturę będzie musiała w przyszłości złożyć sama. Taki obowiązek wynika z art. 182 ustawy emerytalnej.

Należy pamiętać, że - w zakresie przygotowania wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy - płatnicy składek nie zostali upoważnieni do działania z urzędu. To sam pracownik musi zgłosić pracodawcy zamiar przejścia na emeryturę lub rentę i zwrócić się do niego o skompletowanie dokumentacji i dostarczenie jej do ZUS.

Warto też zaznaczyć, że płatnicy składek mają obowiązek kompletowania wniosków o emeryturę wyłącznie w odniesieniu do takich ubezpieczonych, za których w chwili zgłoszenia przez nich wniosku o to świadczenie opłacają składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przykład

Marian G. w grudniu 2004 r. spełnił warunki do wcześniejszej emerytury. W okresie bezpośrednio poprzedzającym tę datę pobierał rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy. Przed datą przyznania renty był natomiast zatrudniony w ramach stosunku pracy. Pracodawca, który go zatrudniał, nie jest jednak w stosunku do niego zobowiązany do skompletowania wniosku o emeryturę, gdyż obecnie nie odprowadza już za niego składek do ZUS.

Sporządzenie wniosku o emeryturę lub rentę

Formularze wniosków są różne dla poszczególnych rodzajów świadczeń. Dla emerytury oraz renty z tytułu niezdolności do pracy jest to druk ZUS Rp-1, a dla renty rodzinnej formularz ZUS Rp-2. Przed ich wypełnieniem należy uważnie przeczytać uwagi oraz informację znajdujące się na końcu danego formularza. Jeśli wniosek sporządzany jest przez pracodawcę, powinien zawierać m.in. dane pracodawcy, w tym jego pieczątkę, numer NIP i REGON (lub numer PESEL, jeśli pracodawcy nie nadano któregoś z tych numerów) oraz numer PKD.

Szczególnie istotna dla pracownika ubiegającego się o emeryturę lub rentę jest data sporządzenia wniosku przez pracodawcę (należy ją również wpisać w odpowiednią rubrykę). Jeśli bowiem ZUS przyzna mu to świadczenie, to - zgodnie z ustawą emerytalną - dokona jego wypłaty od dnia powstania prawa do świadczenia, ale nie wcześniej niż od miesiąca, w którym został zgłoszony wniosek. Szczególnie warto pamiętać o tym w sytuacji, gdy zainteresowany występuje z zamiarem przejścia na emeryturę na przełomie obowiązywania starej i nowej kwoty bazowej. Zmienia się ona corocznie od 1 marca i ma niebagatelny wpływ na wysokość emerytury. W zależności od daty zgłoszenia wniosku przez pracodawcę ZUS zastosuje albo dotychczas obowiązującą albo też nową kwotę bazową.

Data zgłoszenia wniosku o emeryturę lub rentę została zdefiniowana w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasady wypłaty tych świadczeń (Dz.U. Nr 10, poz. 49 z późn.zm.). Zgodnie z tymi przepisami, za datę zgłoszenia wniosku przyjmuje się m.in. datę sporządzenia wniosku przez pracodawcę, zakład karny lub areszt śledczy uprawniony do przyjmowania wniosków o świadczenia.

Co należy dołączyć do wniosku?

Po pierwsze, do każdego wniosku o świadczenie emerytalne lub rentowe powinien być dołączony prawidłowo wypełniony kwestionariusz dotyczący przebycia okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6). W kolejnych kolumnach formularza należy wpisać:

- dokładne daty (dzień, miesiąc, rok) początkowe i końcowe poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych,

- każdy okres ubezpieczenia - zatrudnienia, prowadzenia działalności gospodarczej (jeśli była prowadzona przed 1 stycznia 1998 r. z podaniem numeru konta płatnika), służby wojskowej, okresy niewykonywania pracy, działalności kombatanckiej itp., chodzi przy tym zarówno o okresy przebyte w Polsce, jak i w państwach, z którymi łączą Polskę umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych,

- rodzaj wykonywanej działalności w każdym z tych okresów albo wykonywany zawód,

- rodzaj dowodów przedstawianych na potwierdzenie poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych.

Pracodawca lub inny płatnik składek wypełniający wniosek o emeryturę lub rentę oraz kwestionariusz ZUS Rp-6 powinien pamiętać, że podpis na nich musi złożyć osoba ubiegająca się o świadczenie.

W przypadku gdy wnioskodawca posiada okresy ubezpieczenia w Polsce oraz w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do wniosku o świadczenie emerytalne lub rentowe należy dołączyć formularz unijny „Informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej” (E 207 PL).

Dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe

Do każdego wniosku o emeryturę lub rentę pracodawca powinien też dołączyć dokumenty potwierdzające przebycie okresów składkowych i nieskładkowych. Podstawowym dokumentem, na podstawie którego ZUS może je ustalić, jest świadectwo pracy, do którego wydania pracodawca jest zobowiązany w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Musi on w nim zamieścić m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Wśród tych ostatnich powinny się znaleźć m.in. dane dotyczące okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia, wykorzystanego urlopu wychowawczego, okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, czy też okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Pracodawca może wydać świadectwo pracy dopiero po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy danego pracownika. ZUS nie może więc zażądać od niego świadectwa pracy w celu udowodnienia zatrudnienia, które jeszcze nie ustało.

Dowodem potwierdzającym okresy składkowe i nieskładkowe może być też zaświadczenie zakładu pracy. Powinno ono zawierać przede wszystkim: dane zainteresowanego, datę podjęcia i ustania zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej czynności, a także inne informacje ważne z punktu widzenia nabycia uprawnień emerytalno-rentowych (np. dotyczące wykorzystanego urlopu bezpłatnego). Powinny się tam również znaleźć dane dotyczące pracodawcy (tj. pieczątka i nazwa pracodawcy oraz podpis i pieczątka imienna osoby wystawiającej zaświadczenie). Ponadto, dla udowodnienia niektórych okresów składkowych i nieskładkowych, zostały dopuszczone inne środki dowodowe, takie jak: wpisy w legitymacjach ubezpieczeniowych, decyzje i zaświadczenia określonych organów, potwierdzenia ubezpieczenia przez ZUS, książeczka wojskowa, zaświadczenia sądów, zaświadczenia lekarskie, oświadczenia określonych osób, umowy, pisma i legitymacje. W pewnych sytuacjach ustawodawca dopuścił też jako środek dowodowy zeznania świadków. Ponadto, w ostateczności, środkiem dowodowym może być dokumentacja udostępniona przez archiwa w formie uwierzytelnionych odpisów, wyciągów, wypisów oraz zaświadczeń.

Zasadą jest, że pracownik przechodzący na emeryturę lub rentę dokumenty od poprzednich pracodawców gromadzi „na własną rękę”. Może jednak zwrócić się do obecnego pracodawcy o pomoc w tym zakresie.

Wynagrodzenie też trzeba potwierdzić

We wniosku o emeryturę lub rentę zainteresowany musi wskazać lata, z których wynagrodzenia mają być wzięte pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia. Wysokość tych wynagrodzeń wymaga odpowiedniego potwierdzenia, gdyż ZUS - poza pewnymi wyjątkami - nie ma informacji w tym zakresie. Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika zarobków wliczanych do podstawy wymiaru emerytury jest zaświadczenie zakładu pracy wystawiane według wzoru ustalonego przez ZUS (ZUS Rp-7). Pracodawca podaje w nim zarobki zainteresowanego osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. W kolejnych kolumnach powinien tam zamieścić m.in. łączną kwotę stałych i zmiennych składników wynagrodzenia, łączną kwotę równowartości świadczeń w naturze, czy też świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia (np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego).

Jeżeli wynagrodzenie zasadnicze lub inne składniki przychodu pracownika zostały wypłacone po upływie danego roku, wystawiający zaświadczenie musi doliczyć je do roku, za który przysługują. Dopiero gdy nie da się tego ustalić, należy je zaliczyć do tego roku, w którym zostały wypłacone.

Szczegółowy sposób wypełnienia druku ZUS RP-7 zamieszczony jest w informacji znajdującej się na drugiej stronie druku formularza.

Dokument Rp-7 powinien być podpisany oraz powinien zawierać pieczątki pracodawcy-płatnika składek oraz osoby wystawiającej zaświadczenie.

Jeżeli w zakładzie pracy nie zachowała się dokumentacja płacowa, na podstawie której można ustalić zarobki pracownika, wówczas zaświadczenie Rp-7 może być wydane na podstawie jego dokumentacji osobowej (np. umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie takiej dokumentacji pracodawca powinien uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody, dodatki) zostaną uwzględnione przez ZUS przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury jedynie wówczas, gdy na podstawie zachowanej dokumentacji można jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.

Wysokość osiągniętych zarobków można udokumentować również na podstawie wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej. Taka legitymacja powinna zawierać: informację o dacie rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, o rodzaju wykonywanej pracy, kwocie wynagrodzenia oraz roku, w którym zostało ono osiągnięte, pieczątkę zakładu pracy lub upoważnionego pracownika oraz podpis i pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika. Legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy jest samoistnym środkiem dowodowym dla organu ZUS. Pracodawca jest więc zwolniony z obowiązku wystawiania zaświadczeń na podstawie wpisów dokonanych w tej legitymacji.

Inne dokumenty, które należy dołączyć do wniosku

W przypadku składania wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy, obok omówionych załączników, pracodawca powinien dołączyć zaświadczenie o stanie zdrowia wystawione przez lekarza prowadzącego leczenie, dokumentację leczniczą dostarczoną przez wnioskodawcę oraz wywiad zawodowy wystawiony przez pracodawcę.

Z kolei w przypadku składania wniosku o rentę rodzinną pracodawca powinien dodatkowo dołączyć: wypełniony formularz ZUS Rp-2a, dokument stwierdzający datę urodzenia i zgonu ubezpieczonego, dokument potwierdzający stopień pokrewieństwa (powinowactwa) wnioskodawcy ze zmarłym ubezpieczonym, akt ślubu, jeśli o rentę ubiega się wdowa lub wdowiec, zaświadczenie o stanie zdrowia dziecka lub wdowy (wdowca) wystawione przez lekarza leczącego, jeśli przyznanie renty uzależnione jest od ustalenia niezdolności do pracy, zaświadczenie o uczęszczaniu do szkoły, jeśli dziecko ukończyło 16 lat.

Jeśli zmarły miał ustaloną emeryturę lub rentę, dokumenty świadczące o przebytych okresach ubezpieczenia oraz osiągniętych zarobkach znajdują się w ZUS. Dlatego pracodawca zwolniony jest z obowiązku dołączania ich do wniosku.

Jeśli w chwili składania wniosku nie ma możliwości zebrania wszystkich niezbędnych dokumentów, można zgłosić wniosek bez niektórych załączników. W takiej sytuacji ZUS wyznaczy termin, w którym należy uzupełnić dokumentację. Wszelkie załączniki należy przedłożyć organowi rentowemu w oryginale. ZUS uwzględni również ich kopie, jeśli zostały poświadczone przez notariusza lub konsula RP.

Gdzie przesłać dokumentację?

Wniosek o emeryturę lub rentę wraz z załącznikami należy przesłać do jednostki ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Za miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o świadczenie należy przyjąć miejsce jej zameldowania na pobyt stały. W przypadku gdy o emeryturę lub rentę ubiega się osoba zamieszkała za granicą w państwie, z którym Polska nie podpisała umowy międzynarodowej w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, dokumentację należy skierować do Oddziału ZUS właściwego ze względu na ostatnie miejsce zameldowania na pobyt stały w Polsce. Natomiast wniosek osoby zamieszkałej za granicą - w państwie, z którym Polskę łączy umowa międzynarodowa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych albo w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, posiadającej wyłącznie okresy ubezpieczenia w Polsce oraz wniosek osoby mieszkającej w Polsce lub za granicą w ww. krajach i mającej okresy ubezpieczenia w Polsce oraz okresy ubezpieczenia za granicą w tych krajach, rozpatrują jednostki organizacyjne ZUS wyznaczone przez Prezesa Zakładu. Wykaz tych jednostek można znaleźć m.in. na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (www.zus.pl).

Podstawa prawna:

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn.zm.),

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 z późn.zm.),

• rozporządzenie Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. Nr 10, poz. 49 z późn.zm.).

Jak uniknąć błędów w wypełnianiu świadectwa pracy?

Rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę kończy się wydaniem pracownikowi świadectwa pracy. Jest to dokument, na podstawie którego kolejny pracodawca będzie m.in. zasięgał informacji o przebiegu zatrudnienia pracownika i ustalał jego uprawnienia.

Przepisy prawa pracy regulują kwestie wystawiania świadectwa pracy, jednak w praktyce przy jego wypełnianiu pojawiają się wątpliwości.

Dokument ten jest nie tylko zbiorem informacji dla następnego pracodawcy, ale także podstawą do ubiegania się przez pracownika o określone świadczenia (np. o zasiłek dla bezrobotnych, rentę, emeryturę), dlatego bardzo ważne jest jego prawidłowe wystawienie.

Umowę o pracę z pracownikiem rozwiążemy 31 stycznia 2005 r. Czy muszę tego dnia wydać pracownikowi świadectwo pracy, czy może to nastąpić w terminie późniejszym?

Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi lub osobie, która została na piśmie upoważniona przez pracownika do odbioru tego świadectwa w dniu, w którym rozwiązuje się lub wygasa umowa o pracę. W wyjątkowych sytuacjach przepisy prawa pracy dopuszczają przekazanie pracownikom świadectwa w terminie 7 dni od zakończenia stosunku pracy. Chodzi tu o szczególne przypadki, kiedy wydanie świadectwa w ostatnim dniu pracy nie jest możliwe. Sytuację taką mogą powodować różne okoliczności, np.:

• umowa o pracę została rozwiązana w trybie natychmiastowym, a w danym dniu nieobecny jest pracownik upoważniony do podpisania świadectwa, lub

• pracownik wykonywał pracę w oddziale znajdującym się w innym mieście niż siedziba pracodawcy, zaś kadry prowadzone są tylko w siedzibie firmy,

• stosunek pracy wygasł w związku ze śmiercią pracodawcy.

Ważne

Jeżeli pracownik zgłosi się w ostatnim dniu pracy po świadectwo pracy, należy mu je wydać.

Termin 7-dniowy jest dopuszczalny tylko wówczas, gdy przyczyny są obiektywne (niezależne od woli pracodawcy) i faktycznie uniemożliwiają wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu pracy.

W świadectwie pracy wyszczególniłem wszystkie okresy chorób pracownika z całego okresu zatrudnienia. Pracownik twierdzi, że umieszcza się jedynie okresy chorób z ostatniego roku pracy. W poprzednich latach dużo chorował, więc żąda teraz usunięcia tych informacji. Kto ma rację?

To zależy, w której rubryce zamieścił Pan poszczególne okresy choroby.

W świadectwie pracy zamieszcza się zarówno informację o liczbie dni niezdolności do pracy, za które pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe, jak i o okresach nieskładkowych, do których zalicza się m.in. okres choroby. Dane te wpisuje się w różnych rubrykach.

Informacja o dniach niezdolności do pracy, za które wypłacono pracownikowi wynagrodzenie, dotyczy jedynie roku kalendarzowego, w którym rozwiązuje się stosunek pracy. Nie należy podawać tu konkretnych dat, a jedynie wpisuje się liczbę dni. Informacja ta przeznaczona jest bowiem dla następnego pracodawcy w celu ustalenia, czy pracownikowi w razie choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek chorobowy.

Przykład

W 2004 r. pracownik pozostawał w zatrudnieniu od 1 stycznia do 30 czerwca. W okresie tym chorował 90 dni. Następną pracę podjął od 1 lipca 2004 r., a we wrześniu ponownie zachorował. Pierwszy pracodawca zamieścił w świadectwie pracy informację, że wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za 33 dni choroby. Drugi pracodawca wie już zatem, że pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy od pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Dane o okresach nieskładkowych są niezbędne dla ZUS do ustalenia uprawnień emerytalnych lub rentowych pracownika. Informacje te powinny obejmować cały okres zatrudnienia. Okresy zaliczane do okresów nieskładkowych wymienione są w przepisach ubezpieczeniowych. Będą to nie tylko okresy choroby, ale również np. okres urlopu bezpłatnego, urlop wychowawczy, okres pobierania zasiłku opiekuńczego czy świadczenia rehabilitacyjnego.

Przykład

Pracownica była zatrudniona od 1 stycznia 1998 r. W okresie od 15 lutego 2000 r. do 15 kwietnia 2001 r. przebywała na urlopie bezpłatnym. W lipcu 2003 r. chorowała przez 5 dni, później 3 dni w lutym 2004 r. i 10 dni w sierpniu 2004 r.

Z końcem grudnia 2004 r. rozwiązała umowę za porozumieniem stron. W świadectwie pracy, w rubryce „liczba dni niezdolności do pracy, za które pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie”, należy wpisać 13 dni. Natomiast w rubryce zawierającej dane o okresach nieskładkowych wpisujemy jedynie daty wystąpienia tych okresów.

Pracownik rozpoczął pracę w maju 2003 r. W związku z tym nabył prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego według poprzednio obowiązujących zasad: 10 dni w listopadzie 2003 r. i kolejne 10 dni w maju 2004 r. Jaką liczbę dni wykorzystanego urlopu należy wpisać w świadectwie pracy, jeżeli jego umowa rozwiązała się z upływem terminu, na jaki została zawarta, tj. 31 grudnia 2004 r.? Czy powinien to być wykorzystany urlop w roku, w którym ustaje stosunek pracy, czy cały przysługujący mu wymiar?

W świadectwie pracy może Pani wpisać zarówno cały urlop wykorzystany przez pracownika, tj. 20 dni, jak i 10 dni, które wykorzystał w 2004 r.

Podejmując pierwszą pracę w 2003 r. pracownik nabył prawo do połowy wymiaru urlopu wypoczynkowego po 6 miesiącach pracy, zaś po roku pracy prawo do pozostałej części. W świadectwie pracy należy wpisać urlop, z którego pracodawca powinien rozliczyć się z pracownikiem w danym roku kalendarzowym. Z uwagi na to, że 10 dni urlopu pracownik wykorzystał w poprzednim roku, zaś drugie 10 w 2004 r., można w świadectwie zaznaczyć, iż wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego.

Z uwagi na specyficzne zasady nabywania prawa do pierwszego urlopu prawidłowe będzie również zamieszczenie informacji o wykorzystanych 20 dniach.

Dla pracownika będzie to czytelna informacja, iż pracodawca rozliczył się z całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Skróciłem pracownikowi okres wypowiedzenia z trzech miesięcy do jednego. Wypowiedzenie wręczyłem 17 grudnia 2004 r. Umowa o pracę rozwiąże się 31 stycznia 2005 r. Za luty i marzec wypłacam odszkodowanie. Jaką datę ustania stosunku pracy powinienem wpisać w świadectwie pracy?

W związku z tym, że wręczył Pan pracownikowi w grudniu 2004 r. wypowiedzenie ze skróconym do jednego miesiąca okresem tego wypowiedzenia, stosunek pracy rozwiąże się po miesiącu, tj. 31 stycznia 2005 r. Zatem tę datę (31 stycznia 2005 r.) należy wpisać na świadectwie pracy jako datę ustania stosunku pracy.

W świadectwie pracy musi Pan także zamieścić informację o okresie, o jaki skrócone zostało pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę (od 1 lutego 2005 r. do 31 marca 2005 r.). Jeżeli bowiem pracownik nie podejmie w tym czasie pracy, okres ten zostanie wliczony do okresu zatrudnienia.

Jestem prywatnym przedsiębiorcą zatrudniającym 5 pracowników. Jeden z nich, zatrudniony na stano- wisku spawacza, wystąpił o wystawienie mu świadectwa pra- cy w warunkach szczególnych. Czy mam obowiązek wystawienia takiego dokumentu? Jeżeli tak, to czy jest wymagany specjalny druk?

W przedstawionej przez Pana sytuacji można zamieścić informację o okresie wykonywania pracy przez pracownika w warunkach szczególnych, w świadectwie pracy. Dopuszczalne jest również zawarcie tej informacji w odrębnym świadectwie dotyczącym wykonywania takich prac.

Ważne

Okresy pracy w warunkach szczególnych wykonywane u prywatnych pracodawców również uprawniają pracownika do wcześniejszej emerytury.

Dlatego obowiązek wydania dokumentu potwierdzającego wykonywanie pracy w szczególnych warunkach nie dotyczy jedynie zakładów państwowych.

Konieczne jest umieszczenie w świadectwie pracy nie tylko okresu, w jakim praca ta była wykonywana, ale trzeba także podać wykaz, dział i punkt odpowiadający świadczonej pracy w szczególnych warunkach zawarty w przepisach określających takie prace.

Podstawa prawna:

• art. 97 § 1 Kodeksu pracy,

• § 1 i 2 rozporządzenia z 15 stycznia 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.),

• § 2 ust. 2 oraz załącznik do rozporządzenia z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.),

• art. 7 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Zakład pracy czyni zadość wynikającemu z przepisu art. 97 § 1 Kodeksu pracy obowiązkowi niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy, gdy je wręcza pracownikowi w miejscu jego dotychczasowego zatrudnienia, a gdy jest to niemożliwe lub utrudnione, gdy świadectwo pracy przesyła do znanego mu miejsca pobytu pracownika najwcześniej jak tylko może to w konkretnej sytuacji faktycznej nastąpić. (Uchwała Sądu Najwyższego z 28 września 1976 r. I PZP 41/76, OSP 1977/2/21)

• Zakład pracy obowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie, tj. bez wyczekiwania na żądanie pracownika. Dotyczy to również pracownika, który był zatrudniony na stanowisku dyrektora. Nie jest przy tym okolicznością usprawiedliwiającą niewydanie świadectwa pracy w terminie i staranie pracownika o świadectwo w jednostce, która odwołała go z zajmowanego stanowiska, ani fakt, iż jego akta osobowe znajdowały się w tej jednostce. (Wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 1976 r. I PR 122/76, PiZS 1978/5/62.

• Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach w firmie prywatnej może być uznany za wystarczający do przyznania prawa do wcześniejszej emerytury. Zasadniczej służby wojskowej nie wlicza się do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach. (Wyrok sądu apelacyjnego w Katowicach z 17 października 2002 r., III AUa 2490/01, Prawo Pracy 2003/11/42)

• Do okresów zatrudnienia w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze mogą być wliczone także okresy zatrudnienia u prywatnych pracodawców na podstawie umów o pracę na czas określony. (Wyrok Sądu Najwyższego z 9 listopada 1999 r., II UKN 187/99, OSNP 2001/4/121)

Beata Naróg

Kogo i o czym musi zawiadamiać pracodawca

Na pracodawcy zatrudniającym pracowników spoczywają obowiązki informacyjne wobec inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego, prokuratora, komornika, kolejnego pracodawcy, urzędu pracy. Musi on zawiadomić m.in. o wypadku przy pracy, chorobie zawodowej, zajęciu wynagrodzenia w trybie egzekucji, wolnych miejscach pracy.

Rozpoczynając działalność, pracodawca musi zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Na wykonanie tego obowiązku ma 30 dni. Przyjmuje się, że obowiązek ten staje się aktualny z chwilą, gdy dany podmiot uzyska przymiot pracodawcy, a więc z momentem zatrudnienia pierwszego pracownika. Nie dotyczy on natomiast osób prowadzących działalność, które nie zatrudniają pracowników lub zatrudniają wyłącznie osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Obowiązek poinformowania wymienionych wyżej organów ciąży na pracodawcy także w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, a zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiany te mogą powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników. Poza tym właściwy inspektor pracy lub państwowy inspektor sanitarny może zobowiązać pracodawcę prowadzącego działalność powodującą szczególne zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników do okresowej aktualizacji informacji.

Pracodawca, który nie wykona obowiązków informacyjnych, zostanie ukarany. Gdy nie zawiadomi w terminie 30 dni właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju, zakresie prowadzonej działalności, jak również o zmianach zachodzących w tym zakresie, podlega karze grzywny.

O wypadku musi wiedzieć prokurator

Kolejne obowiązki informacyjne spoczywają na pracodawcy w razie wypadku przy pracy lub stwierdzenia choroby zawodowej. Pracodawca musi niezwłocznie zawiadomić właściwego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Zaniechanie wykonania tych obowiązków stanowi nie tylko wykroczenie przeciwko prawom pracownika, ale także naraża pracodawcę na sankcje karne - grzywnę albo karę ograniczenia wolności.

Poza tym pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić właściwemu organowi inspekcji sanitarnej i inspektorowi pracy każdy przypadek rozpoznanej choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę. Gdy nie wykona tych obowiązków, ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i odpowiedzialność karną.

WARTO WIEDZIEĆ

Pracodawca ma obowiązek na bieżąco przekazywać powiatowemu urzędowi pracy informacje o wolnych miejscach pracy lub miejscach przygotowania zawodowego oraz pisemnie zawiadamiać o zatrudnieniu osoby figurującej w rejestrze bezrobotnych.

Gdy zwalniany pracownik ma długi

W razie rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne, dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym mu świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca jest mu znany, przesyła mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i pracownika. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazywać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika w nowym zakładzie pracy od chwili dojścia zawiadomienia do tego zakładu pracy.

Natomiast nowy pracodawca, w sytuacji gdy świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, musi zawiadomić o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo.

O czym zawiadamiać urząd pracy

Pracodawcy mają także obowiązek współdziałania z urzędami pracy. Muszą oni na bieżąco przekazywać urzędom właściwym ze względu na swoją siedzibę informacje o wolnych miejscach zatrudnienia lub miejscach przygotowania zawodowego. W informacjach takich nie wolno im formułować wymagań dyskryminujących kandydatów ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie religijne lub ze względu na przynależność związkową.

Poza tym pracodawca przed zatrudnieniem osoby lub powierzeniem jej innej pracy zarobkowej musi uzyskać od niej pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub nie w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. Jeżeli jest ona zarejestrowana jako bezrobotna, pracodawca ma obowiązek zawiadomić na piśmie, w okresie do 5 dni, właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu takiej osoby.

Danuta Klucz

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 97, 209, 234, 235, 283 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Art. 36 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001).

• Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

• Art. 884 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

• Art. 221 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.).

DOKUMENTY W ZAKŁADZIE PRACY

Zapytanie o karalność

Pracodawca może zwrócić się do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem, czy pracownik był wcześniej karany, ale tylko w sytuacji, gdy wynika to z przepisów prawa.

Osoby ubiegające się o zatrudnienie w takich zawodach, jak: policjant, pracownik ochrony mienia i osób fizycznych, pracownik państwowy czy nauczyciel mają ustawowy wymóg niekaralności. Dlatego wśród dokumentów, które kandydat na pracownika powinien złożyć, mogą znaleźć się także informacje o tym, czy osoba była karana czy też nie. Konieczność złożenia takiego dokumentu może wynikać bezpośrednio z ogólnie obowiązujących przepisów. Wówczas przyszły pracodawca zwraca się do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o karalność.

Informacje o karalności są gromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym działającym na podstawie przepisów ustawy z 24 maja 2000 r. (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.).

ważne

Adres Krajowego Rejestru Karnego:

Ministerstwo Sprawiedliwości

Krajowy Rejestr Karny

ul. Zwycięzców 34

Skrytka pocztowa 28

03-938 Warszawa

Zapytanie lub wniosek o udzielenie informacji z rejestru można także skierować do jego punktów informacyjnych działających przy niektórych sądach powszechnych.

Należy jednak pamiętać o tym, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w rejestrze, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym w celu zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 7 listopada 2003 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych osobowych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 198, poz. 1930) określiło także formularze zapytań dotyczące udzielenia informacji o osobie, jak również odpowiedzi zawierające informację o osobie z Krajowego Rejestru Karnego.

Zapytania i informacje do KRK powinny być składane wyłącznie na formularzach, których wzory zawarte są w załączniku nr 2 do powołanego wyżej rozporządzenia. Informacja o osobie, jaką rejestr przekazuje zainteresowanemu pracodawcy, jest wykazywana na formularzu „Informacja o osobie z Krajowego Rejestru Karnego” będącego załącznikiem nr 3. Wzory wypełnionych formularzy na str. 14 i 15.

Jeżeli zapytania lub wnioski zawierają braki, KRK wezwie wnioskodawcę do ich usunięcia w terminie 14 dni. KRK nie udzieli informacji, jeżeli zapytania lub wnioski będą zawierać nieusunięte braki lub w ciągu wspomnianego 14- -dniowego terminu nie zostaną one usunięte. Konieczne będzie wówczas złożenie nowego wniosku.

Pełen wykaz działających punktów informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego, przyjmujących wnioski i zapytania - na stronie internetowej www.spp.infor.pl.

WZÓR ZAPYTANIA DO KRAJOWEGO REJESTRU KARNEGO

INFORMACJA O OSOBIE Z KRAJOWEGO REJESTRU KARNEGO

Jak PIP kontroluje dokumentację dotyczącą wynagrodzeń?

W ostatnich latach często zdarza się, że pracodawca, z różnych przyczyn, nie wypłaca pracownikom należnego im wynagrodzenia. Dlatego inspektorzy pracy w trakcie kontroli na ogół sprawdzają, czy w danym zakładzie pracy pracownicy otrzymują wypłatę oraz czy następuje ona terminowo.

Kontrole inspektorów pracy w zakresie wynagrodzeń prowadzone są na podstawie dokumentacji przygotowywanej przez pracodawców. Dlatego ważne jest, aby sporządzać ją prawidłowo.

Określanie wysokości wynagrodzenia

W trakcie kontroli w zakresie wynagrodzeń inspektor sprawdza, w jaki sposób określono w umowie o pracę wysokość należnego pracownikowi wynagrodzenia. Zwykle ustala się je w kwocie brutto, gdyż określenie wynagrodzenia w kwocie netto utrudnia jego obliczanie. Dopuszczalne jest zarówno stosowanie stawki miesięcznej, jak i godzinowej. Dokonana niedawno nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła zakres informacji w zakresie wynagrodzeń, jakie należy zamieścić w umowie o pracę, o obowiązek wyszczególnienia składników wynagrodzenia.

Ważne

Nie wolno zawierać umowy o pracę bez określenia w niej wysokości oraz składników wynagrodzenia.

Nie jest konieczne wymienianie składników (np. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych), do których prawo wynika z Kodeksu pracy i innych powszechnie obowiązujących przepisów. Obowiązkowo należy natomiast wymienić takie składniki, jak np. dodatek funkcyjny czy dodatek stażowy. Jeżeli dane świadczenie wynika z przepisów wewnątrzzakładowych, a jego wysokość jest zmienna (np. premia regulaminowa), to wystarczy, moim zdaniem, wymienić dany składnik w umowie i określić podstawę prawną regulującą zasady ustalania jego wysokości (np. wskazując odpowiedni punkt regulaminu wynagradzania).

W terminie 7 dni od zawarcia z pracownikiem umowy o pracę należy mu przekazać szczegółową pisemną informację o warunkach zatrudnienia. Inspektor pracy może sprawdzić, czy informację przekazano w terminie - stąd warto zadbać, aby pracownik pokwitował odbiór informacji, zamieszczając obok podpisu datę. Sprawdzeniu może podlegać także, czy informacja zawiera wszystkie wymagane elementy - w zakresie wynagrodzeń należy w niej określić częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy - dodatkowo miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia.

Wynagrodzenie w przepisach wewnątrzzakładowych

Jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy, określa się w nim warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych układem zbiorowym są obowiązani ustalić warunki wynagrodzenia w regulaminie wynagradzania. Warunki wynagradzania dla pracowników sfery budżetowej nieobjętych układem zbiorowym określane są w rozporządzeniach.

Dość często zdarza się, że pracodawca opracowuje regulamin wynagradzania stanowiący jedynie powielenie przepisów Kodeksu pracy. Taki regulamin może zostać przez inspektora pracy uznany za niewystarczający. Dobrze opracowany regulamin powinien być na tyle szczegółowy, aby na jego podstawie możliwe było określenie indywidualnych warunków umów o pracę.

Przykład

W dużym zakładzie produkcyjnym zatrudniającym ponad 300 osób pracodawca nie zawarł w regulaminie wynagradzania żadnych informacji dotyczących wynagrodzenia zasadniczego pracowników. Inspektor pracy po zakończeniu kontroli skierował do pracodawcy wystąpienie, w którym zobowiązał go do doprecyzowania regulaminu w zakresie stawek wynagrodzenia zasadniczego. Równocześnie inspektor poinformował pracodawcę, że jest kilka metod określenia wysokości stawek wynagrodzenia zasadniczego. Jedną z najczęściej stosowanych jest opracowanie tzw. tabeli zaszeregowania.

Pracodawca nie ma obowiązku określania w regulaminie wynagradzania składników wynikających bezpośrednio z powszechnie obowiązujących przepisów (np. dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych i dodatku za pracę w godzinach nocnych), ale inspektor pracy nie zakwestionuje regulaminu wynagradzania w przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się umieścić zapisy na temat tych składników.

Sporządzanie listy płac

Wysokość należnego pracownikowi za dany miesiąc wynagrodzenia określa się na liście płac. Należy w niej wyszczególnić wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika.

Przykład

Z ewidencji czasu pracy wynika, że w okresie od marca do września 2004 r. pracownik świadczył pracę przez 44 godziny nadliczbowe. Na liście płac nie wyszczególniono takiego składnika wynagrodzenia, jak dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. W trakcie kontroli pracodawca oświadczył inspektorowi pracy, że dodatek uwzględnił przy wypłacie premii uznaniowej. Inspektor nie uznał wyjaśnień pracodawcy, stwierdzając, że fakt, iż pracownik otrzymał premię uznaniową, nie zwalnia pracodawcy od wypłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych i wyszczególnienia tego składnika na liście płac.

Na liście płac umieszcza się także informacje niezbędne do celów podatkowych oraz ubezpieczeniowych - kontrola poprawności sporządzania list w tym zakresie nie należy jednak do zadań Państwowej Inspekcji Pracy.

Wypłata wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić w terminie ustalonym przez pracodawcę w informacji o warunkach zatrudnienia oraz przepisach wewnątrzzakładowych.

U pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników ustalenie terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia następuje obowiązkowo w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym.

Ważne

Termin wypłaty wynagrodzenia nie powinien przypadać później niż 10. dnia następnego miesiąca.

Termin wypłaty należy określić przez wskazanie konkretnego dnia, np. „wypłata następuje każdego 5. dnia następnego miesiąca”. Błędem jest zakreślenie jedynie ram czasowych, np. „wypłata następuje do 10. dnia następnego miesiąca”.

Gdy wypłata nastąpi po upływie terminu określonego w regulacjach wewnątrzzakładowych, inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi popełnienie wykroczenia.

Przykład

W regulaminie pracy zamieszczono zapis, że wypłata wynagrodzenia następuje 28. dnia miesiąca, a jeżeli jest to dzień wolny od pracy - w dniu poprzedzającym. W trakcie kontroli inspektor pracy stwierdził, że pracodawca zwykle wypłaca wynagrodzenie w 9 lub 10 dniu następnego miesiąca. Wobec tego uznał, że doszło do popełnienia wykroczenia.

Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie, zawsze należy ten fakt udokumentować. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie bezpośrednio na konto bankowe, inspektor pracy może żądać od pracodawcy okazania odpowiednich dokumentów bankowych potwierdzających fakt i termin dokonania wpłaty. W takim przypadku inspektor pracy sprawdza także, czy pracownik wyraził pisemną zgodę na wypłacanie wynagrodzenia w takiej formie lub czy taką formę dopuszcza układ zbiorowy pracy. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest do rąk własnych pracownika, wystarczający jest podpis pracownika wraz z datą na liście płac.

Przykład

W trakcie kontroli inspektora pracy w firmie zatrudniającej 3 osoby pracodawca przedstawił listy płac pracowników za maj - lipiec 2004 r. Listy te nie były przez pracowników podpisane. Pracodawca nie posiadał innego dowodu wypłaty. Inspektor pracy nie uznał wyjaśnień pracodawcy, że w zakładzie pracy przyjęta jest praktyka, zgodnie z którą pracownicy podpisują listę płac raz na kilka miesięcy, gdy do zakładu przyjeżdża pracownica biura rachunkowego.

Nie jest dopuszczalne wypłacanie pracownikowi wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna, np. w towarze. Wyjątkowo można wypłacić wynagrodzenie w innej formie, gdy tak przewiduje ustawa lub układ zbiorowy.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 1 pkt 3, art. 77¹, art. 77² § 1-2, art. 85, art. 86 Kodeksu pracy,

• § 8 pkt 2 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

---