Publikowanie dokumentów w sieci Web

Publikacje w sieci Web

Począwszy od roku 1995 popularność sieci Web zaczęła gwałtownie wzrastać. Strony sieci Web, które mogą zawierać tekst, elementy graficzne, multimedialne oraz hiperłącza mogą być publikowane zarówno w ogólnodostępnej sieci Internet jak i korporacyjnych sieciach Intranet, dzięki czemu poszczególne dokumenty mogą być dostępne dla użytkowników 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, zapewniając szybki i tani dostęp do informacji wszystkim użytkownikom sieci.

Excel udostępnia polecenie Zapisz jako stronę sieci Web, które umożliwia zapisywanie skoroszytów Excela w postaci gotowej do natychmiastowej publikacji na serwerach sieci Web.

Rady

• W niniejszym rozdziale omówimy sposoby tworzenia dokumentów sieci Web w oparciu o skoroszyty Excela. Niestety szczegółowe omówienie poleceń języka HTML wykracza daleko poza ramy tej książki.

• HTML (z ang. HyperText Markup Language) jest językiem umożliwiającym tworzenie dokumentów sieci Web.

• --> Więcej informacji na temat języka HTML i publikowania dokumentów w sieci Web znajdziesz w książkach:

• ABC internetu

• HTML 4 — vademecum profesjonalisty

• HTML i JavaScript

oraz wielu innych wydanych przez Wydawnictwo HELION.[Author:SK]

• Strony sieci Web można przeglądać za pomocą tzw. przeglądarek sieciowych — przykładami takich programów są Internet Explorer i Netscape Navigator.

• Aby skorzystać z zasobów sieci Internet musisz dysponować połączeniem z tą siecią — może to być połączenie modemowe typu dial-up lub stałe łącze dzierżawione. Konfiguracja połączenia z siecią Internet wykracza poza ramy tej książki; więcej informacji na ten temat znajdziesz w dokumentacji systemu operacyjnego lub oprogramowania, którego używasz do połączenia z siecią Internet.

• Aby umieścić wybrane strony na sieci Internet musisz dysponować dostępem do serwera sieci Web. Więcej informacji na ten temat otrzymasz u administratora swojej sieci bądź dostawcy internetu (ISP - Internet Service Provider).

• Hiperłącze (nazywane w skrócie łączem) jest to element tekstowy bądź graficzny, którego kliknięcie powoduje wyświetlenie kolejnych stron sieci Web.

• Intranet jest to sieć bardzo podobna do sieci Internet, ale jest ograniczona tylko do wewnętrznej sieci korporacyjnej danego przedsiębiorstwa i zazwyczaj nie ma do niej dostępu z zewnątrz.

Tworzenie stron sieci Web

Excel posiada wbudowane mechanizmy umożliwiające łatwą publikację dokumentów na sieci Web:

• Zapisywanie dokumentów Excela jako standardowych stron sieci Web (rysunek 14.1). Mechanizm ten pozwala na publikowanie sformatowanych arkuszy i wykresów na sieci Web.

• Publikowanie dokumentów Excela jako interaktywnych stron sieci Web (rysunek 14.2). Pozwala to na umieszczanie na sieci Web dokumentów, które mogą być edytowane i formatowane przez innych użytkowników mających dostęp do sieci poprzez przeglądarki sieciowe.

Rady

• Polecenie Podgląd strony sieci Web pozwala na zorientowanie się jak będzie wyglądał dany arkusz jako strona sieci Web bez konieczności zapisywania jej w tym formacie (rysunek 14.1). Więcej informacji na ten temat znajdziesz w następnym podrozdziale.

• Interaktywne mechanizmy arkusza opublikowanego jako strona sieci Web są dostępne pod warunkiem używania przeglądarki Microsoft Explorer 4.01 lub późniejszej bądź też po zainstalowaniu pakietu Microsoft Office Web Components.

• Po opublikowaniu dokumentu Excela jako interaktywnej strony Web, niektóre elementy graficzne, pola tekstowe, desenie i inne elementy formatowania nie będą wyświetlane.

Rysunek 14.1. Skoroszyt Excela zapisany jako strona sieci Web. Zwróć uwagę na zakładki arkuszy widoczne na dole okna; klikając na nie możesz przeglądać kolejne arkusze.

Rysunek 14.2. Arkusz zapisany jako interakcyjna strona sieci Web. Jak łatwo zauważyć, po wprowadzeniu nowych danych do komórek arkusza cała reszta jest automatycznie przeliczana.

Aby przeglądać skoroszyt jako stronę sieci Web

1. Otwórz skoroszyt, który chcesz przeglądać jako stronę sieci Web (rysunek 14.3).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Podgląd strony sieci Web (rysunek 14.4). Excel uruchomi Twoją domyślną przeglądarkę sieciową i wyświetli w niej zawartość bieżącego skoroszytu (rysunek 14.1).

3. Aby przeglądać poszczególne arkusze, kliknij na odpowiednie zakładki arkuszy znajdujące się na dole okna przeglądarki.

4. Po zakończeniu wybierz z menu przeglądarki polecenie Plik Zamknij lub Plik Zakończ.

Rada

• Na rysunku 14.1 przedstawiono wygląd skoroszytu w oknie przeglądarki Internet Explorer 6.0, która jest domyślną przeglądarką zainstalowaną na moim komputerze. Jeżeli używasz innej przeglądarki sieciowej, to wygląd tego okna może być nieco inny.

Rysunek 14.3. Prosty arkusz przygotowany do zapisania jako strona sieci Web.

Rysunek 14.4. Menu Plik.

Aby zapisać skoroszyt jako strony sieci Web

1. Otwórz skoroszyt, który chcesz zapisać jako stronę sieci Web (rysunek 14.3).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz jako stronę sieci Web (rysunek 14.4).

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 14.5). Upewnij się, że w polu Zapisz jako typ została wybrana opcja Strona sieci Web (*.htm; *.html).

4. Za pomocą listy Zapisz w i okna poniżej odszukaj i zaznacz folder na dysku, w którym skoroszyt zostanie zapisany jako strona sieci Web..

5. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę zapisywanej strony. Upewnij się, że wprowadzana nazwa jest zgodna z konwencją nazewnictwa używaną przez Twój serwer sieci Web.

6. Zaznacz odpowiednie opcje zapisywania pliku:

• Cały skoroszyt — powoduje zapisanie wszystkich arkuszy wchodzących w skład bieżącego skoroszytu.

• Zaznaczenie — powoduje zapisanie bieżącego arkusza skoroszytu lub zaznaczonego wcześniej zakresu komórek.

Aby wprowadzić tytuł strony Web naciśnij przycisk Zmień tytuł, a następnie w oknie Ustaw tytuł strony (rysunek 14.6) wpisz wybrany tytuł i naciśnij przycisk OK.

Naciśnij przycisk Zapisz.

Jeżeli skoroszyt, arkusz bądź zakres komórek zawiera elementy, które nie mogą być zapisane jako część strony Web, to na ekranie pojawi się okno dialogowe podobne do przedstawionego na rysunku 14.7. Naciśnij przycisk Tak.

Excel utworzy plik HTML oraz pliki zawierające elementy graficzne oraz inne pliki pomocnicze niezbędne do wyświetlania dokumentu Excela jako strony sieci Web. Wszystkie pliki pomocnicze są zapisywane w folderze o takiej samej nazwie jak nazwa pliku strony Web (rysunek 14.8).

Rady

• Jeżeli nie jesteś pewny jakiej konwencji nazw używa Twój serwer sieci Web, zapytaj administratora swojej sieci, Webmastera odpowiedzialnego za serwer sieci Web lub swojego dostawcę Internetu (ISP).

• Wygląd strony sieci Web utworzonej na podstawie dokumentu Excela może być później modyfikowany poprzez bezpośrednią modyfikację kodu HTML wygenerowanej strony.

Rysunek 14.5. Okno dialogowe Zapisz jako (strona sieci Web) pozwala na zapisanie skoroszytu, arkusza bądź zaznaczonego obszaru komórek jako strony sieci Web.

Rysunek 14.6. Okno dialogowe Ustaw tytuł strony.

Rysunek 14.7. Jeżeli skoroszyt, arkusz bądź zakres komórek zawiera elementy, które nie mogą być zapisane jako część strony Web, to na ekranie pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem.

Rysunek 14.8. Excel utworzy plik HTML oraz pliki zawierające elementy graficzne oraz inne pliki pomocnicze niezbędne do wyświetlania dokumentu Excela jako strony sieci Web. Wszystkie pliki pomocnicze są zapisywane w folderze o takiej samej nazwie jak nazwa pliku strony Web.

Aby zapisać dokument Excela jako interaktywną stronę sieci Web

1. Otwórz skoroszyt, który chcesz zapisać jako interaktywną stronę sieci Web (rysunek 14.9).

2. Przejdź na arkusz, który chcesz zapisać jako stronę sieci Web.

3. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz jako stronę sieci Web (rysunek 14.4).

4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 14.5). Upewnij się, że w polu Zapisz jako typ została wybrana opcja Strona sieci Web (*.htm; *.html).

5. Za pomocą listy Zapisz w i okna poniżej odszukaj i zaznacz folder na dysku, w którym skoroszyt zostanie zapisany jako strona sieci Web..

6. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę zapisywanej strony. Upewnij się, że wprowadzana nazwa jest zgodna z konwencją nazewnictwa używaną przez Twój serwer sieci Web.

7. Aby wprowadzić tytuł strony Web naciśnij przycisk Zmień tytuł, a następnie w oknie Ustaw tytuł strony (rysunek 14.6) wpisz wybrany tytuł i naciśnij przycisk OK.

8. W grupie Zapisz zaznacz opcję Zaznaczenie, a następnie zaznacz opcję Dodaj interakcję (rysunek 14.10).

9. Naciśnij przycisk Opublikuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Publikowanie jako strony sieci Web (rysunek 14.11).

10. Z listy rozwijanej Wybierz wybierz odpowiednie opcje (rysunek 14.12):

• Poprzednio opublikowane elementy — wyświetla listę elementów skoroszytu, które były już poprzednio publikowane. Pozwala to na aktualizację lub ponowną publikację tych samych elementów. Jeżeli wybierzesz tą opcję, to upewnij się, że zaznaczyłeś żądane elementy.

• Zakres komórek — pozwala na wprowadzenie zakresu komórek przeznaczonych do opublikowania. Skorzystaj z tej opcji w sytuacji, kiedy będziesz chciał opublikować tylko wybrany fragment arkusza. Jeżeli wybierzesz tą opcję to w polu poniżej będziesz musiał wprowadzić odwołanie do żądanego zakresu komórek (rysunek 14.13).

Rysunek 14.9. Przykład arkusza przeznaczonego do publikacji jako strona sieci Web.

Rysunek 14.10. Włącz opcję Dodaj interakcję.

Rysunek 14.11. Okno dialogowe Publikowanie jako strony sieci Web.

• Elementy na ArkuszX (gdzie ArkuszX oznacza nazwę wybranego arkusza skoroszytu) — pozwala na zaznaczenie wybranego arkusza (jeżeli nie zrobiłeś tego w kroku numer 2).

• Upewnij się, że opcja Dodaj interakcję z jest włączona, a następnie wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej:

• Funkcje arkusza kalkulacyjnego — powoduje, że arkusz będzie na sieci Web działał tak jak normalny arkusz Excela.

• Funkcje tabeli przestawnej — powoduje, że arkusz będzie na sieci Web działał tak, jak tabela przestawna.

• Funkcjonalność wykresu — powoduje, że arkusz będzie na sieci Web działał tak, jak wykres. Opcja ta jest wybierana automatycznie kiedy będziesz chciał opublikować na sieci Web arkusz wykresu lub wykres osadzony na arkuszu danych.

• Aby obejrzeć stronę po jej zapisaniu, zaznacz opcję Otwórz opublikowaną stronę sieci Web w przeglądarce.

• Naciśnij przycisk Opublikuj.
  
  Arkusz (lub jego zaznaczony fragment) zostanie zapisany w wybranej lokalizacji jako interaktywna strona sieci Web. Jeżeli w kroku 12 zaznaczyłeś opcję Otwórz opublikowaną stronę sieci Web, to strona zostanie wyświetlona w oknie przeglądarki (rysunek 14.2).

Rady

• Jeżeli w kroku 10 wybierzesz z listy opcję Cały skoroszyt, to nie będziesz mógł skorzystać z mechanizmów interaktywności.

• Jeżeli w kroku 10 wybierzesz z listy opcję Zakres komórek, to będziesz mógł skorzystać z przycisku Zwiń okno dialogowe i zaznaczyć wybrany zakres przy pomocy myszki. Zazwyczaj jest to w wiele łatwiejsze niż wpisywanie wybranego zakresu ręcznie.

• Tabele przestawne są bardzo zaawansowanym mechanizmem Excela, którego omówienie niestety wykracza poza zakres tej książki.




Rysunek 14.12. Z listy rozwijanej wybierz elementy, które chcesz opublikować jako stronę sieci Web.




Rysunek 14.13. Jeżeli wybierzesz z listy opcję Zakres komórek, to będziesz mógł skorzystać z przycisku Zwiń okno dialogowe i zaznaczyć wybrany zakres przy pomocy myszki.

Aby automatycznie zapisywać skoroszyt jako strony sieci Web

1. Przygotuj skoroszyt lub arkusz do zapisania jako stronę sieci Web postępując zgodnie z instrukcjami przedstawionymi w poprzednich dwóch podrozdziałach.

2. W oknie dialogowym Publikowanie jako strony sieci Web (rysunek 14.11) włącz opcję Automatycznie opublikuj ponownie podczas każdego zapisywania tego skoroszytu.

3. Zapisz lub opublikuj skoroszyt.

Rada

• Opisany mechanizm jest szczególnie użyteczny w przypadku, kiedy zapisujesz strony Web bezpośrednio na serwerze sieci Web. Dzięki zastosowaniu tego mechanizmu, w przypadku modyfikacji strony ulokowane na serwerze będą automatycznie aktualizowane — bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji.

Hiperłącza

Hiperłącze jest to element tekstowy lub graficzny, po naciśnięciu którego wyświetlane są inne informacje (np. kolejne strony Web). Excel pozwala na tworzenie dwóch rodzajów hiperłącz:

• Łącze URL (Uniform Resource Locator) — jest to adres określonego miejsca w sieci Internet. Excel pozwala na tworzenie dwóch rodzajów łącz URL:

• http:// — łącza do stron sieci Web zlokalizowanych na serwerach sieci Web

• mailto:// — łącza do adresów poczty elektronicznej

• Łącza do innych dokumentów zlokalizowanych na dysku twardym Twojego komputera bądź na dysku sieciowym.

Domyślnie hiperłącza wyświetlane są jako niebieski, podkreślony element tekstowy (rysunek 14.14).

Rada

• Pomimo, że możesz bez problemu utworzyć łącza do dowolnego dokumentu zlokalizowanego na dysku twardym Twojego komputera bądź na dysku sieciowym, to jednak otwarcie takiego dokumentu będzie możliwe tylko pod warunkiem, że na Twoim komputerze będzie zainstalowana aplikacja, która potrafi obsługiwać takie dokumenty.




Rysunek 14.14. Hiperłącza wyświetlane są jako niebieski, podkreślony element tekstowy. Kiedy umieścisz wskaźnik myszki nad takim łączem, to zmieni on kształt na stylizowaną „dłoń” a obok pojawi się okienko z adresem, do którego prowadzi łącze.

Aby wstawić hiperłącze

1. Zaznacz komórkę lub obiekt, który chcesz zamienić na hiperłącze (rysunek 14.15).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Hiperłącze (rysunek 14.16), naciśnij kombinację klawiszy CTRL-K lub naciśnij przycisk Wstaw hiperłącze
   znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.
   Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie hiperłącza (rysunek 14.17).

3. Wybierz z listy Połącz z przycisk odpowiadający rodzajowi tworzonego łącza:

• Istniejący plik lub strona sieci Web (rysunek 14.17) — pozwala na utworzenie łącza do pliku zlokalizowanego na dysku lub do strony sieci Web. Jeżeli wybierzesz tą opcję, to będziesz mógł wybrać albo jeden z plików lub folderów widocznych na liście w środkowej części okna lub po prostu wpisać odpowiednie adres URL w polu Adres (rysunek 14.18).

• Miejsce w tym dokumencie (rysunek 14.19) — pozwala na utworzenie łącza do wybranego miejsca w bieżącym dokumencie. Jeżeli wybierzesz tą opcję, to będziesz mógł wpisać albo wybrany nagłówek albo odwołanie do wybranej komórki.

• Utwórz nowy dokument (rysunek 14.20) — pozwala na utworzenie nowego dokumentu i wygenerowanie łącza, które do niego prowadzi. Jeżeli wybierzesz tą opcję, to będziesz mógł wprowadzić ścieżkę do dokumentu lub nacisnąć przycisk Zmień a następnie skorzystać z okna dialogowego Utwórz nowy dokument.

• Adres e-mail (rysunek 14.21) — pozwala na utworzenia łącza do adresu poczty elektronicznej. Jeżeli wybierzesz tą opcję, będziesz mógł albo wprowadzić w polu Adres e-mail wybrany adres poczty elektronicznej lub też wybrać z listy jeden z ostatnio używanych adresów.

• Naciśnij przycisk OK.
  
  Zaznaczona komórka bądź obiekt zostaną zamienione na hiperłącze (rysunek 14.22).




Rysunek 14.15. Zaznacz komórkę, którą chcesz zamienić na hiperłącze.




Rysunek 14.16. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Hiperłącze.




Rysunek 14.17. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie hiperłącza.




Rysunek 14.18. W polu Adres wprowadź adres URL wybranego elementu.

Rady

• Pole Tekst do wyświetlenia znajdujące się na górze okna dialogowego Wstawianie hiperłącza (rysunki 14.17, 14.19, 14.20 i 14.21) pozwala na zdefiniowanie tekstu, który pojawi się jako łącze w komórce arkusza.

• Aby zdefiniować tekst, który pojawi się jako etykieta ekranowa po ustawieniu wskaźnika myszki na danym łączu, naciśnij przycisk Etykietka ekranowa (rysunki 14.17, 14.19, 14.20 i 14.21) a następnie w oknie Ustawianie etykietki ekranowej dla hiperłączy (rysunek 14.23) wpisz żądany tekst i naciśnij przycisk OK. Na rysunku 14.24 przedstawiono przykład etykietki ekranowej zdefiniowanej przez użytkownika. Pamiętaj, że nie wszystkie przeglądarki obsługują etykietki ekranowe.




Rysunek 14.19. Okno dialogowe Wstawianie hiperłacza pozwala na zdefiniowanie łącza do wybranego miejsca bieżącego dokumentu.




Rysunek 14.20. Okno dialogowe Wstawianie hiperłacza pozwala na zdefiniowanie łącza do nowego dokumentu.




Rysunek 14.21. Okno dialogowe Wstawianie hiperłacza pozwala na zdefiniowanie łącza do adresu poczty elektronicznej.




Rysunek 14.22. Zawartość komórki zamienia się na hiperłącze.




Rysunek 14.23. Okno dialogowe Ustawianie etykietki ekranowej dla hiperłączy pozwala na zdefiniowanie etykiety łacza.




Rysunek 14.24. Etykietka ekranowa zdefiniowana przez użytkownika.

Skorzystać z hiperłącza

1. Ustaw wskaźnik myszki na wybranym łączu. Wskaźnik myszki zmieni kształt na stylizowaną dłoń a obok pojawi się etykietka ekranowa (rysunki 14.14 i 14.24).

2. Kliknij (raz!) lewym przyciskiem myszki.
   Jeżeli łącze wskazuje na internetowy adres URL, to Excel uruchomi domyślną przeglądarkę sieciową, połączy się z siecią Internet i wyświetli zawartość strony, do której prowadzi łącze URL.
   
   lub
   
   Jeżeli łącze wskazuje na plik zlokalizowany na dysku twardym Twojego komputera lub dysku sieciowym, to taki plik zostanie otwarty.
   
   lub
   
   Jeżeli łącze wskazuje na adres poczty elektronicznej, to Excel uruchomi Twój domyślny program obsługi poczty elektronicznej i przygotuje nową wiadomość, w której adresat będzie wskazany przez wybrane łącze.

Aby zmodyfikować bądź usunąć hiperłącze

1. Zaznacz komórkę bądź obiekt zawierający hiperłącze (komórkę zawierającą łącze możesz zaznaczyć wskazując tą komórkę przy pomocy wskaźnika myszki a następnie wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszki dopóty, dopóki wskaźnik myszki nie zamieni się w gruby znak plus).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Hiperłącze (rysunek 14.16), naciśnij kombinację klawiszy CTRL-K lub naciśnij przycisk Wstaw hiperłącze
   znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.
   Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie hiperłącza (rysunek 14.25).

3. Aby zmienić definicję łącza postępuj zgodnie z instrukcjami przedstawionymi w dwóch poprzednich podrozdziałach.
   
   lub
   
   Aby usunąć hiperłącze, naciśnij przycisk Usuń łącze.

4. Naciśnij przycisk OK.




Rysunek 14.25. Okno dialogowe Edytowanie hiperłącza pozwala na modyfikację bądź usunięcie łącza.

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 C:\Documents and Settings\skipper\Moje dokumenty\Helion\Po prostu Excel XP\rozdzial14.doc

Uwaga Redakcja! Być może należałoby uaktualnić listę tych książek - została zaczerpnięta z książki "Po prostu Excel 2000", a od tego czasu zapewne coś nowego ukazało się już na rynku.

---