Koszty logistyczne

Koszty i wyniki

Koszty obejmują niezbędne (gospodarczo i społecznie uzasadnione) zużycie środków rzeczowych oraz usług obcych, wyrażone w cenach nabycia, a także niezbędne wykorzystanie pracy, wyrażone w płacach, związane z efektem użytecznym, powstałym w danym okresie na jakimkolwiek odcinku działalności przedsiębiorstwa.

Koszty są wyrażonym wartościowo zużyciem (zaangażowaniem) dóbr i usług potrzebnych do wytworzenia i zbycia wyników przedsiębiorstwa oraz do utrzymania niezbędnych do tego celu zdolności wytwórczych.

Wynikiem są wyrażone wartościowo dobra i usługi powstałe w procesie wytwórczym w pewnym okresie obliczeniowym.

Koszty bezpośrednie to elementarne składniki wyrobów wyprodukowanych lub nabytych w celu sprzedaży. Zwykle są to koszty, które można przypisać do produktu za pośrednictwem dokumentów księgowych.

Koszty pośrednie bardziej wiążą się z istniejącym potencjałem produkcyjnym, mniej z bezpośrednio prowadzoną działalnością.

Pozycje kosztów wykazujące korelację z rozmiarem działalności są kosztami zmiennymi, natomiast koszty nie skorelowane z rozmiarem działalności są kosztami stałymi.

Koszty wydziałowe są kosztami pośrednimi, w związku z czym muszą istnieć procedury przypisywania ich do wydziałów, a następnie do produktów.

Postępowanie z rzeczywistymi kosztami wydziałowymi (ogólnymi) można podzielić na cztery podstawowe kroki:

• Przypisanie kosztów ogólnych do wydziałów podstawowych, pomocniczych i komórek zarządu.

• Przypisanie kosztów wydziałów pomocniczych do kosztów ogólnych wydziałów podstawowych.

• Określenie właściwego wskaźnika podziału kosztów wydziałowych w każdym z wydziałów.

• Przypisanie kosztów wydziałowych do produktów.

Zasoby

W realizacji działań są wykorzystywane zasoby. Są one czynnikami wejściowymi działań. Podstawowymi kategoriami zasobów są:

• personel

• materiały

• majątek trwały i urządzenia

• kapitał

Ze względu na zasady rozliczania wykorzystania zasobów wyraża się je przez kategorie kosztów. W rachunku kosztów najczęściej rozpatruje się:

• personel

• płace

• wynagrodzenia

• świadczenia socjalne

• inne koszty osobowe (diety, opłaty)

• materiały

• koszty materiałów bezpośrednich

• koszty materiałów ogólnego użytku (materiały biurowe, środki czystości itp.)

• majątek trwały i urządzenia

• amortyzacja

• opłaty

• czynsz

• koszty komunikacji

• kapitał

• odsetki

• podatki

Zaangażowane zasoby mają służyć wytworzeniu wyniku, którym w przypadku procesu produkcji jest produkt. Produkt jako obiekt musi mieć określone właściwości fizyczne, co uzyskuje się przez wykorzystanie odpowiednich surowców i technologii wytwarzania.

Koszt wytworzenia produktu

Na jego wielkość składają się:

• Koszty bezpośrednie:

• materiały bezpośrednie,

• robocizna bezpośrednia,

• inne bezpośrednie;

• Koszty pośrednie:

• koszty wydziałowe (związane z wytworzeniem produktu lub usługi),

• koszty ogólne pozostałe (wynikające z funkcjonowania przedsiębiorstwa).

Rozpatrując koszty jako informacje w aspekcie decyzyjnym, wiąże się je z rozmiarem działalności służącej wytworzeniu produktu. Wykorzystywanym miernikiem działalności jest najczęściej liczba godzin pracy lub liczba jednostek produktu. Pozycje kosztów, które nie ulegają zmianie przy zmianach rozmiaru produkcji są zaliczane do kosztów stałych, natomiast pozycje kosztów zmieniające się wraz ze zmianami rozmiaru działalności są zaliczane do kosztów zmiennych.

Na ogół przyjmuje się, że koszty zmienne zmieniają się proporcjonalnie do zmiany rozmiaru działalności. Pozwala to przedstawić koszty produkcji jako funkcję:

gdzie :

K_p - koszt całkowity produkcji x jednostek produktu,

K_s - koszt stały produkcji obejmujący amortyzację środków trwałych, koszty utrzymania budynków, koszty biurowe, czynsze dzierżawy czy ogólne koszty utrzymania wydziału, które można przyporządkować przewidywanej produkcji oraz koszt stały związany z samym uruchomieniem produkcji,

x - przewidywana wielkość produkcji,

k_v - jednostkowe koszty zmienne.

Wytworzenie produktu jest jedynie segmentem pełnego procesu, którego końcowym wynikiem ma być akt sprzedaży. Proces wytworzenia musi być dopełniony procesem dystrybucji do właściwego miejsca, gdzie nastąpi rynkowa konfrontacja z popytem. Dobór zasobów niezbędnych do wytworzenia produktu musi być rozpatrywany z uwzględnieniem dodatkowych aspektów, w tym:

• czasu wytworzenia produktu

• dotrzymania terminu dotarcia do rynku

• ilości zgodnej z oczekiwaniami popytu

Sukces rynkowy jest uwarunkowany przyjęciem właściwej koncepcji wytwarzania i dystrybucji, co oznacza, że zaangażowanie zasobów jest pochodną przyjętej koncepcji, w której powinno nastąpić ustalenie wiążących deklaracji, jaki ma być poziom zasobów, podział zadań i czas oraz terminowość uzyskiwania wyników. Oznacza to, że koszty mogą być traktowane jako wtórne względem przyjętej strategii wobec produktu. Nie oznacza to, że mogą być kształtowane dowolnie. Można jednak powiedzieć, że dopiero po określeniu warunków, jakie ma spełniać produkt i procesy wspomagające jego sprzedaż, należy poszukiwać takiego wariantu wytwarzania i dystrybucji, które angażują zasoby i działania o jak najmniejszych kosztach. Formalnie mówimy, że jest to warunkowa minimalizacja kosztów.

Miejsca powstawania kosztów

Podstawowy przekrój grupowania kosztów procesów logistycznych stanowią miejsca powstawania kosztów. Są nimi obszary przedsiębiorstwa odpowiedzialne za tworzenie wyników, będące jednostkami oddzielnymi przestrzennie lub organizacyjnie, w których są przypisywane koszty.

W przypadku procesu wytwarzania produktów za miejsca powstawania kosztów (mpk) mogą być traktowane nie tylko jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa, ale także fazy procesu produkcji oraz szczegółowe funkcje. W szczególności rozpatruje się miejsca powstawania kosztów na bazie procesów:

1) pozyskiwania materiałów - ogół operacji związanych z dostarczaniem materiałów do własnych magazynów, tj. przygotowania zakupu, sprowadzenia oraz przyjęcia w punktach odbioru;

2) magazynowania materiałów - obejmującego wszystkie operacje od momentu przyjęcia materiałów do magazynów aż do momentu ich wydania, tj. od przyjęcia materiałów i przygotowania do przechowywania, ich składowania, przemieszczania terytorialnego w magazynie, wydawania oraz ewidencji stanu i ruchu w magazynie itp.;

3) transportu wewnątrzzakładowego, który obejmuje operacje dotyczące przewozu materiałów i produktów wewnątrz przedsiębiorstwa, tj. załadowania środków transportowych, przewozu, wyładowania itp.;

4) magazynowania produkcji nie zakończonej - obejmuje operacje związane z składowaniem produkcji nie zakończonej w magazynach produkcyjnych, a więc przyjęcia przechowywania, przemieszczania terytorialnego, wydawania, ewidencji;

5) magazynowania wyrobów gotowych - obejmuje operacje dotyczące składowania wyrobów gotowych w magazynach - zakres przedmiotowy prac pokrywa się z poprzednio przedstawionymi procesami magazynowania;

6) przekazania wyrobów gotowych - obejmuje operacje związane z przygotowaniem wyrobów gotowych do sprzedaży i dostarczeniem ich do odbiorcy, tj. pakowanie, załadowanie środków transportowych, przewóz itp.

Tab. 1. Rodzaje kosztów i miejsca powstawania kosztów

Miejsca powstawania kosztów	Pozycje analityczne
		Płace i narzuty na płace	Materiały, paliwo i zużycie materiałów nietrwałych	Energia	Amortyzacja	Przewozy	Remonty i konserwacje	Podróże służbowe	Koszty finansowe	Ubytki straty na brakach	Pozostałe
Pozyskiwanie materiałów	+	+	+	+	+	+	+	-	+	+
Magazynowanie materiałów	+	+		+	-	+	-	+	+	+
Transport wewnątrzzakładowy	+	+	+	+	+	+	-	-	+	+
Magazynowanie produkcji nie zakończonej	+	+	+	+	-	+	-	+	+	+
Magazynowanie wyrobów gotowych	+	+	+	+	-	+	-	+	+	+
Przekazywanie wyrobów gotowych	+	+	+	+	+	+	+	-	+	+

Źródło: A. Kmiecik, Koszty logistyki, materiały seminaryjne, Katedra Logistyki AE Wrocław, 1999.

Koszty transakcyjne

Transakcja angażuje co najmniej dwa podmioty. Dokonanie transakcji oznacza przede wszystkim działania zaangażowanych stron oraz innych podmiotów, które są związane z przekazaniem i przejęciem praw własności do określonych dóbr materialnych lub niematerialnych oraz z przejęciem tych dóbr zgodnie z zaakceptowaną przez te strony umową.

Przeprowadzenie transakcji wiąże się z działaniami:

• poszukiwaniem partnerów,

• nawiązaniem kontaktów,

• negocjacjami,

• podjęciem decyzji,

• uzgodnieniami wewnętrznymi,

• dostosowaniem własnym do zaakceptowanych wymagań,

• kontrolą realizacji transakcji,

• obsługą fizyczną realizacji transakcji.

Każde z tych działań wymaga poniesienia kosztów, które składają się na koszty transakcyjne. Koszty transakcyjne nie są związane z wytworzeniem produktu, lecz z organizacją i procesem przekazywania wytworzonego produktu partnerowi transakcji. Koszty wytworzenia wraz z kosztami transakcyjnymi są podstawowymi składowymi rynkowej wartości produktu.

Udział kosztów transakcyjnych w tworzeniu wartości przedstawia symbolicznie rysunek 1.

Na wielkość kosztów transakcyjnych bardzo istotny wpływ mają działania będące następstwem braku odpowiednich informacji. O ile w wytworzeniu produktu dominującą rolę w kosztach można przypisać składowym materialnym, o tyle dla zawarcia transakcji niezbędne są możliwości komunikacji i operowanie właściwymi informacjami. Uważa się, że koszty transakcyjne są wyrazem ponoszonych nakładów na uzyskanie efektów koordynacji procesów, między którymi następuje przejmowanie wyników. Wymaga to uwzględnienia roli czasu, w jakim koordynacja może być osiągnięta. Łatwo to dostrzec, gdy transakcję rozpatruje się jako proces, w którym za podstawowy wynik uznaje się umowę i jej wypełnienie. Wtedy proces można podzielić na trzy następujące po sobie segmenty:

1. Działania przed umową

• poszukiwanie potencjalnego partnera

• sprawdzanie wiarygodności

• analiza zakresu transakcji

• pozyskanie referencji jakościowych produktów

Działania w trakcie zawierania umowy

• negocjacje cenowe

• analizy porównawcze z ofertami konkurencyjnymi

• obsługa techniczna i prawna procesu zawierania umowy

3. Działania po zawarciu umowy

• kontrola wewnętrzna poprawności umowy

• uzyskanie akceptacji organów nadrzędnych

• kontrola wypełnienia warunków umowy

• interwencje i korekty umowy

• windykacja należności wynikających z umowy

Podkreślając specjalną rolę czasu uzyskiwania wyników działań, należy uwzględnić że zależy on od:

1. specyfiki procesu i obiektu transakcji,

2. niepewności i ryzyka związanego z transakcją i

3. częstości dokonywania transakcji.

Wymienione czynniki należy rozpatrywać w kontekście typów relacji między uczestnikami transakcji. Łatwo wnioskować, że im większa jest integracja między podmiotami zawierającymi transakcję, tym mniejsza jest niepewność i ryzyko, krótszy jest czas uzyskiwania efektów, a tym samym mniejsze koszty transakcyjne.

Koszty transakcyjne nabierają specjalnego wymiaru w przypadku transakcji o charakterze długoterminowego kontraktu oraz w transakcjach z partnerami zagranicznymi. W obu przypadkach do wymienionych wcześniej kosztów dochodzą koszty obsługi finansowania transakcji, w tym koszty ryzyka zmian oprocentowania. W transakcjach z zagranicznymi partnerami występuje zawsze problem transferu kapitału zagranicznego i specjalne wymagania w przepływach pieniężnych między różnymi systemami bankowymi oraz zmiany kursów walutowych. Odrębną kategorię kosztów stanowią pochodne zmian polityki handlowej państwa, utrudnień w obrocie wprowadzanych w trakcie realizacji transakcji, zmiany stawek celnych itp.

Koszty procesu

Analiza kosztów procesów wymaga rozpatrzenia kolejnych faz procesowych, w których powstają odmienne kategorie kosztów.

Faza I.

Przygotowanie ogólne procesu.

Procesy częściowe/Działania

• Inwestycje w zakresie systemów technicznych

• Tworzenie struktur organizacyjnych

• Tworzenie systemów komunikowania

• Tworzenie bazy informacyjnej

Koszty powstające w tej fazie są zaliczane do kosztów stałych. Najczęściej są to koszty, które powinny być rozliczane między wiele procesów. Nakłady inwestycyjne odnoszą się do dłuższych okresów i muszą być przeliczone na wielkości amortyzacji.

Faza II.

Przygotowanie do realizacji procesu

Procesy częściowe/Działania

• Planowanie procesu

• Przygotowanie procedur wykonawczych

• Przyporządkowanie zadań

• Szkolenia i treningi

• Controlling poprawności przygotowania procesu

Koszty w tej fazie są zaliczane do stałych. Są określane w odniesieniu do konkretnej realizacji procesu.

Faza III.

Realizacja procesu

Procesy częściowe/ Działania

• Wydanie dyspozycji inicjujących proces (np. wysłanie zamówień do dostawców)

• Realizacja procesów częściowych

• Koordynacja przebiegu procesów częściowych

• Monitorowanie przebiegu procesu

• Utrzymanie w gotowości technicznych systemów

• Utrzymywanie rezerw zasobów wykonawczych

Koszty dzielą się na koszty stałe związane z utrzymaniem gotowości technicznych systemów i rezerw zasobów oraz na zmienne związane z intensywnością realizacji i koordynacji procesów częściowych.

Faza IV.

Controlling i rozliczenie procesu

Wymieniając controlling w czwartej fazie procesu, sygnalizujemy jedynie jego specyficzną rolę, gdyż działania controllingowe powinny być realizowane we wszystkich fazach procesowych. W czwartej fazie controlling dokonuje oceny przebiegu procesu, identyfikuje rozbieżności i wyciąga wnioski, które mają posłużyć doskonaleniu procesu. W ramach controllingu jest dokonywane również rozliczenie wyników procesu i wykorzystania zasobów. Koszty tej fazy są zaliczane do kosztów stałych.

W praktyce koszty logistyczne są odnoszone przede wszystkim do faz przygotowania i realizacji procesów. Dla podstawowych procesów, do których zalicza się zaopatrzenie, produkcję i dystrybucję, przegląd rodzajów kosztów podaje tabela 2.

Tab. 2. Koszty logistyczne w procesach podstawowych

Logistyczny proces częściowy	Koszty logistyczne
Proces dostaw zaopatrzeniowych	Koszty dostawy surowców Koszty taboru przewozowego wykorzystanego do własnej obsługi dostaw surowców Koszty magazynu surowcowego z uwzględnieniem procesów rejestracji nadejścia i przyjęcia dostaw, wprowadzenia i wydania surowców oraz kompletowania Kalkulacyjne narzuty na zapasy surowców
Proces planowania zaopatrzenia	Koszty działu planowania i obsługi zamówień Koszty obsługi zwrotów do dostawców
Proces produkcji	Koszty transportu wewnątrzzakładowego w produkcji realizowanego przez pracowników działu Koszty transportu wewnątrzzakładowego w produkcji realizowanego przez pracowników spoza działu Koszty składowania międzyprodukcyjnego surowców oraz produkcji niezakończonej (w tym przede wszystkim kalkulacyjne koszty budynków i kalkulacyjne odsetki na kapitał związany w zapasach)
Proces planowania produkcji	Koszty działu przygotowania produkcji i sterowania przepływami materiałowymi w produkcji Koszty osobowe pracowników obsługi komputerowej produkcji
Proces dystrybucji	Koszty dostaw produktów do centralnego magazynu produktów Koszty wprowadzania i wydawania produktów oraz zarządzania magazynem Kalkulacyjne odsetki na zapasy w magazynie produktów Koszty pakowania i przygotowania do wysyłki Koszty transportu dostaw do klientów Koszty transportu do sieci magazynów własnych Koszty kompletowania Koszty usług obcych
Proces planowania dystrybucji	Koszty osobowe i rzeczowe działu obsługi zamówień klientów Koszty obsługi wysyłek do klientów (przygotowanie i kontrola dokumentacji) Koszty planowania stanu zapasów produktów

Źródło: R. Kämpf, A. Clanet, C. Haesaert, R. Sels, Logistik-Controlling, EBZ Beratungszentrum GmbH, Stuttgart, 2000

Ponoszone koszty powinny być zawsze konfrontowane z wymaganiami marketingowymi skierowanymi na obsługę klienta. Zależności między nimi przedstawia schemat na rysunku 2.

Na wielkość kosztów wpływają różne czynniki. Przykładowe zestawienie czynników, które należy uwzględniać w analizach kosztów logistycznych przedstawia tabela 3.

Tab. 3. Czynniki wpływające na koszty logistyczne

Koszty podsystemu logistycznego	Wybrane czynniki wpływające na koszty
Koszty magazynów	Liczba, miejsca lokalizacji, pojemność magazynów, miejsce w strukturze, stopień automatyzacji (technika magazynowania)
Koszty magazynowania	Selektywność, gotowość przyjęcia, częstość operacji przyjmowania i wydawania, polityka zamawiania, zapasy bezpieczeństwa, struktura wartości zapasów
Koszty transportu	Częstość dostaw, wielość dostawy, waga/ objętość/ wartość dostawy, długość trasy, wielkość floty transportowej, zestaw pojazdów transportowych, sieć transportowa
Koszty opakowań i manipulacji	Wymagania bezpieczeństwa, standaryzacja, częstość przeładunku, stopień automatyzacji, możliwość konteneryzacji
Koszty informacji	Stopień automatyzacji przekazu informacji, przynależność do sieci, proces obsługi zamówienia, technologia komunikowania i przetwarzania informacji

Źródło: Logistik: Konzepte, Systeme, Modelle, Seminar für Planung und Logistik Universität zu Köln, 2003

Koszty logistyczne w procesie zaopatrzenia

Identyfikacja kosztów w procesie zakupów

W podstawowym schemacie jako uczestników procesu zaopatrzenia wyróżnimy:

1. Dział przygotowania zamówień i kontaktów z dostawcami - jest nim dział zaopatrzenia.

2. Dostawców.

3. Pośredników transportowych.

4. Jednostki magazynowe dla dostaw w tranzycie.

5. Magazyn własny.

Sam proces zakupów można przedstawić za pomocą schematu, który pozwala identyfikować zaangażowanie różnych jednostek w realizację zakupów.

Jak można odczytać z przedstawionego schematu, w procesie zaopatrzenia możemy wyróżnić następujące aktywności:

1. Określenie zapotrzebowania

2. Podjęcie decyzji o zakupie

3. Wystawienie zamówienia zakupu

4. Wystawienie noty korygującej ( w razie potrzeby)

5. Otrzymanie potwierdzenia

6. Śledzenie statusu zamówienia

7. Przyjmowanie dostawy

8. Sprawdzanie zgodności dostawy z zamówieniem

9. Zatwierdzenie faktury ( z ewentualną korektą)

10. Zamknięcie zamówienia - płatności

Wymienione aktywności dotyczą właściwie jednej transakcji zakupu i nie obejmują działań okresowych, nie związanych z zakupem jednostkowym.

W ujęciu procesowym będziemy wyróżniać następującą strukturę kosztów procesu zakupów:

1. Koszty wynikające z istnienia infrastruktury procesu zakupów.

2. Koszty wynikające z działań przygotowujących proces zakupów.

3. Koszty wynikające z działań związanych z operacjami w ramach poszczególnych transakcji w rozbiciu na podprocesy zamawiania, zakupu wraz z transportem oraz składowania w magazynach własnych.

4. Koszty controllingu.

I. Koszty związane z infrastrukturą

Koszty stałe związane z istnieniem infrastruktury należy identyfikować jako te, które powstają nawet wtedy, gdy hipotetycznie nie są realizowane żadne zakupy. Wśród nich znaczącą pozycją są koszty wynikające z dokonanych oraz realizowanych inwestycji w zakresie infrastruktury procesu zakupów.

Specjalną pozycję stanowią koszty budżetu przyporządkowanego działowi zaopatrzenia. Nie jest to pozycja związana wprost z utrzymaniem infrastruktury, gdyż dotyczy kosztów obsługi przewidywanych transakcji. W szczególności jest to przewidywany koszt zamrożenia kapitału na poczet przyszłych transakcji. W tej grupie mogą wystąpić koszty systemu obsługi płatności.

Podsumowując można zatem przyjąć, że koszty tej grupy wynikają z:

• utrzymania, odnawiania i zmian w zakresie dóbr kapitałowych, a więc budynków, urządzeń, środków transportowych, trwałych dóbr wspomagających komunikację,

• utrzymania i zmian zatrudnienia oraz poziomu kwalifikacji niezależnych od potrzeb na rzecz określonej transakcji,

• opłat za pozyskiwanie i utrzymanie zasobów informacyjnych nie związanych wprost z konkretną transakcją zakupów,

• opłat utrzymania i zmian w systemie komunikowania się z podmiotami rynkowymi,

• obsługi płatności i budżetowania.

II. Koszty związane z działaniami przygotowującymi proces zakupów.

Do podstawowej grupy czynności generującej koszty tej grupy zaliczymy np.:

• przeglądy stanów magazynowych,

• odnowienia i renegocjacje umów o kontynuacji dostaw,

• wycofanie się z dotychczasowych kontraktów,

• poszukiwanie i postępowania kwalifikacyjne dla nowych dostawców,

• badania marketingowe na rynku dostawców,

• udziały w targach,

• przetargi na dostawy,

• reorganizacje trybu pracy działu zaopatrzenia,

• zmiany w dokumentacji,

• szkolenia,

• adaptacja do nowych systemów komunikacyjnych i informatycznych.

III. Koszty wynikające z aktywności procesowych

A. Proces zamawiania

Procesy zamawiania, które są realizowane w praktyce, można podzielić na następujące zasadnicze grupy:

• Zamówienia zgodnie z przygotowanym planem.

• Zamówienia wynikające z generowanego przez planowanie produkcji zapotrzebowania lub korekty planu możliwe do zrealizowania w istniejącej sieci dostawców.

• Zamówienia nadzwyczajne wymagające rozszerzenia infrastruktury procesu oraz dodatkowych aktywności w pozyskiwaniu dostawcy.

Koszty zamówienia - przyjmuje się, że są to koszty własnych wysiłków na rzecz pozyskania zaopatrzenia. Obejmuje wszelkie koszty administracyjne związane z ulokowaniem i obsługą zamówienia.

1. W przypadku zamówień składanych zgodnie z wcześniej ustalonym planem dostaw koszty są generowane przez:

• obsługę i kontrolę wywołania zamówienia oraz

• monitoring stanu realizacji zamówienia.

2. Dla zamówień z zapotrzebowania generowanego przez bieżące planowanie produkcji koszty są generowane przez aktywności:

• określenie zapotrzebowania,

• uzgodnienia wymagań własnych z możliwościami dostawcy,

• przygotowanie zamówienia,

• wysłanie zamówienia do dostawcy,

• monitoring stanu realizacji zamówienia.

3. Zamówienia nadzwyczajne wymagające wyszukania dostawców tworzą odrębną kategorię. W procesie zamawiania pojawiają się dodatkowe aktywności generujące koszty:

• wyszukanie i sprawdzenie nowego dostawcy i

• uzgodnienia warunków dostawy.

Proces zakupu i transportu

W przedstawionej na początku tekstu definicji kosztów występuje pojęcie ceny nabycia, które często jest zastępowane ceną zakupu, aczkolwiek nie są to pojęcia tożsame. Przytoczmy zatem ich właściwe znaczenia.

Cena zakupu jest to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki, pomniejszona o podatek od towarów i usług, a przy imporcie powiększona ponadto o cło, podatek importowy od towarów sprowadzanych lub nadsyłanych z zagranicy i podatek akcyzowy.

Cena nabycia - jest to rzeczywista cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu (bez naliczonego podatku VAT), a w przypadku importu powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika majątku do stanu zdatnego do użytkowania (łącznie z kosztami transportu jak też załadunku i wyładunku), pomniejszoną o zmniejszenia ceny (rabaty, upusty, itp.) i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, np. otrzymanego w formie darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Na szczególną uwagę w analizie zasługują koszty transportu, które zgodnie z definicją są traktowane jako część składowa ceny nabycia.

Możliwość włączenia do procesu zakupu spedytora jako odrębnego uczestnika procesu sprawia, że należy wyodrębnić trzy sytuacje, które odmiennie wpływają na określanie kosztów transportu. Są to:

• Wykorzystanie własnej bazy transportowej.

• Przejęcie odpowiedzialności za transport przez dostawcę.

• Wyodrębnienie usługi transportowej wykonywanej przez jednostkę trzecią.

1. W przypadku wykorzystywania własnej bazy transportowej, koszty transportu mogą być rozliczane statystycznie i wyodrębniane jako element kosztów stałych, z których część może być przypisywana do kosztów obsługi zamówienia.

2.Gdy odpowiedzialność za transport przejmuje całkowicie dostawca, koszt transportu staje się elementem rozliczenia transakcji zakupu i nie pojawia się jako odrębna pozycja. W praktyce oznacza to, że zostaje on włączony do ceny produktu, która jest ceną nabycia.

3. Gdy do procesu zakupów zostają włączone jednostki gospodarcze wspomagające obsługę transportową, koszty transportu są wielkością uzależnioną wprost od przewożonego ładunku, a więc stają się wyodrębnionymi kosztami zmiennymi. Coraz częściej w rachunku kosztów wyróżnia się odrębną pozycję nazywaną kosztami zapasów w tranzycie.

Proces magazynowania

Wśród operacji magazynowych należy zwrócić uwagę na operacje:

• przyjęcie towarów

• identyfikacja towarów

• przyporządkowanie miejsca do składowania

• fizyczne wprowadzanie towaru na miejsce składowania

• nadzór nad składowanym towarem

• komisjonowanie towarów do wydania

• wydawanie towarów

Ogólnie, w procesie magazynowania możemy wyróżnić cztery procesy częściowe:

1. Przyjęcie dostawy

2. Przechowanie produktów i nadzór

3. Przygotowanie zestawu produktów do wydania

4. Wydanie i wysyłka

W procesie przyjęcia dostawy możemy wyróżnić działania:

• Identyfikacja dostawy

• Identyfikacja dokumentów dostawy

• Wyładunek

• Kontrola ilościowa i jakościowa

• Działania specjalne w przypadku niezgodności w dostawie

• Określenie miejsca składowania

• Wprowadzenie dostawy do magazynu na wyznaczone miejsca składowania

• Dokumentacja przyjęcia dostawy - system informatyczny

• Potwierdzenie przyjęcia dostawy

• Operacje płatności

W obszarze wejścia magazynu wykonuje się zadania przyjmowania produktów od dostawców i przygotowania ich do magazynowania.

Następuje zatem:

• rozładunek dostarczonych produktów,

• ich identyfikacja,

• kontrola na wejściu oraz

• przystosowanie do magazynowania (np. przeładowanie na właściwy pomocniczy środek ładunkowy lub przepakowanie).

Produkty powinny znajdować się jak najkrócej w obszarze wejścia.

Identyfikacja produktów na wejściu magazynu. Ważne są:

• oznakowanie ładunków

• urządzenia wspomagające rozpoznawanie - skanery, transpondery

• dobór urządzeń umożliwiających szybką transmisję danych o dostawie do systemu komputerowego

Proces przechowania i nadzoru na ogół nie wymaga wyodrębnionych działań. Dla pewnych produktów należy przewidzieć przegląd i konserwację.

W trakcie przechowywania może wystąpić potrzeba zmiany miejsca ze względu na wydanie lub przyjęcie nowej partii produktów.

W procesie przechowania bardzo istotny jest dopuszczalny czas przetrzymywania produktu w magazynie.

Ważną operacją jest więc kontrola okresu przechowania, ocena stanu produktów oraz decyzje o przedłużeniu składowania lub usunięciu produktów z magazynu.

Specjalnym działaniem w tym procesie jest inwentaryzacja.

Proces przygotowania zestawu produktów do wydania obejmuje:

• Przygotowanie zlecenia wydania

• Pobieranie produktów z miejsc składowania i tworzenie zestawów zgodnie ze zleceniem - komisjonowanie/ kompletacja

• Tworzenie zestawów w strefach wydania

• Pakowanie

• Oznakowanie - etykiety, kody kreskowe

• Transport wewnętrzny do miejsc załadunku

• Wystawianie dokumentów wydania

W obszarze kompletacji (magazyn podręczny, magazyn roboczy) produkty powinny znajdować się przez krótki czas, w małych ilościach i jednostkach.

Proces wydania i wysyłki obejmuje działania:

• Przygotowanie środków transportowych i załadowczych

• Załadunek

• Przekazanie dokumentów przewozowych

• Wystawianie faktur

• Rejestracja zmian stanów magazynowych

Zasady pobierania produktów z miejsc składowania

Zestawianie produktów - komisjonowanie/ kompletowanie

Komisjonowanie jest tworzeniem zestawów z istniejącego zbioru składowanych produktów zgodnie z przyjętym zapotrzebowaniem.

Wymaga:

• utworzenia listy zapotrzebowania

• identyfikacji miejsc składowania produktów z listy

• pobrania produktów z miejsc składowania w odpowiedniej ilości

• przemieszczenia pobranych produktów do miejsca gromadzenia zestawów

• utworzenia dokumentów dla każdego zestawu

• opakowania i oznakowania zestawu

Wszelkie aktywności związane z:

• pracą urządzeń wspomagających przemieszczenia dóbr i środków transportowych,

• przeglądów i remontów,

• energii elektrycznej i ogrzewania,

• płac pracowników,

stanowią lub powinny stanowić koszty utrzymania infrastruktury, o ile nie wynikają z aktywności wykraczających poza normatywny zakres objęty amortyzacją, płacami stałymi lub standardowym utrzymaniem stanu magazynu. Wtedy są składnikami kosztów stałych.

Koszty zmienne, mające charakter kosztów nadzwyczajnych związanych formalnie z infrastrukturą procesu magazynowania, ale będące bezpośrednią konsekwencją istnienia zapasów, wystąpią w sytuacjach, gdy utrzymanie zapasów wymaga działań wykraczających poza standardowe utrzymanie infrastruktury. Nastąpi to w przypadkach:

• zatrudnienia specjalnych ekip,

• pracy w godzinach nadliczbowych związanych z obsługą zapasów,

• wynajmu specjalistycznych urządzeń,

• włączenia odrębnych urządzeń grzewczych lub chłodniczych dla zachowania zapasów we właściwym stanie,

• nadzwyczajnego uzupełniania stanu zapasów.

Fundamentalną pozycję w kosztach występujących w procesie magazynowania są koszty wynikające wprost z istnienia zapasów. Są to koszty ponoszone w czasie, gdy dobra są trzymane jako zapas.

Koszty utrzymania zapasów możemy podzielić na dwa bloki:

- koszty wynikające z wprowadzenia na magazyn, samego składowania i wydawania z magazynu, a więc operacji obejmujących obsługę składowanych dóbr, które składają się na koszty magazynowania i

- koszty powstające ze związanymi w magazynie dobrami uznawane za koszty związania kapitału.

Koszt związanego kapitału należy rozumieć jako koszt wynikający z samego posiadania surowców w zapasach. Można powiedzieć, że jest to oprocentowanie dla związanego zapasami kapitału, który mógłby być wykorzystany inaczej na rynku kapitałowym.

Dodatkowym elementem wiążącym kapitał są ubezpieczenia składowanych dóbr.

Ponieważ w magazynie składuje się wiele dóbr równocześnie, nie ma możliwości obliczania kosztów składowania dla każdego dobra oddzielnie. Dlatego zalecana jest formuła przypisywania średnich kosztów składowania, które oblicza się jako określony procent wartości składowanego dobra.

W praktyce przyjmuje się, że o wielkości kosztów utrzymania zapasów decydują w głównej mierze:

1. Koszt związania kapitału zamrożonego w zapasach

2. Koszt ubezpieczenia zapasów

3. Podatki od wartości zapasów

Wobec tego względny współczynnik kosztów utrzymania zapasów oblicza się jako sumę:

- stopy procentowej na rynku kapitałowym i_p ,

- stopy ubezpieczenia i_u oraz

- stopy kosztów magazynowania i_s .

Stopa procentowa na rynku kapitałowym oraz stopa ubezpieczenia są danymi zewnętrznymi, ustalanymi przez odpowiednie instytuty.

Współczynnik kosztów utrzymania zapasów, który dalej będziemy krótko oznaczać symbolem i jest więc równy:

i = i_p + i_u + i_s

Przykładowo, gdy :

- koszt kapitału wynosi 15%,

- stopa ubezpieczenia wynosi 2,5%,

- a stopa kosztów magazynowania jest szacowana na 7,5%,

to współczynnik kosztów utrzymania zapasów wynosi 25%.

Odrębną, dość rzadko uwzględnianą pozycją, są koszty braków magazynowych.

Bezpośrednie koszty braków powstają wtedy, gdy pożądane dobro nie jest dostępne w punkcie, w którym jest potrzebne czy to w dostatecznej ilości czy jakości.

Gdy niebezpieczeństwo wystąpienia braku jest rozpoznane dostatecznie wcześnie i zostają podjęte określone przeciwdziałania, które mają do tego braku nie dopuścić, to wywołują one koszty, które można uznać za koszty pośrednie braków.

Dodatkowe koszty bezpośrednie powstają m.in. przez to, że:

• należy zorganizować dostawę w krótszym czasie ale po wyższych cenach,

• zastąpić brakujące dobro innym, droższym,

• zorganizować przyspieszony transport,

• wiążą się z karami za niedotrzymanie warunków umów i odszkodowaniami

Opóźnienia w dostawach surowców odbijają się również jako koszty utraconych korzyści w wyniku niewykorzystania potencjału produkcyjnego, konieczności wprowadzenia pracy poza godzinami.

Koszty dodatkowe

• Koszty w obszarze logistyki w celu nadrobienia strat np. przyspieszony transport

• Koszty powstające w innych oddziałach przedsiębiorstwa np. konieczność zmiany programu produkcji, przezbrojeń

• Inne koszty jak: kary, odszkodowania

Redukcja przychodów

• Utrata wynikająca z konieczności obniżenia ceny jako zadośćuczynienia za opóźnienia

• Straty spowodowane nieodebraniem opóźnionego produktu

Utracone korzyści

• Przejście klientów do konkurencji

• Negatywne oddziaływanie na innych klientów

Transport

W przedsiębiorstwach, które chociaż część działań związanych z transportem wykonują we własnym zakresie, istnieje najczęściej jednostka (wyodrębniony dział, względnie komórka organizacyjna), która zajmuje się ich realizacją. Zasoby tej jednostki tworzą bazę transportową.

Na bazę składają się nie tylko środki transportu i ludzie odpowiedzialni za ich użytkowanie, ale także wszelkie zasoby służące do załadunku, wyładunku i przeładunku towaru oraz środki wspomagające obsługę dokumentacyjną i informacyjną.

Do zasobów rzeczowych bazy transportowej należą:

• infrastruktura budowlana wraz z wyposażeniem technicznym,

• środki transportu,

• urządzenia wspomagające utrzymanie środków transportowych w ruchu,

• urządzenia wspomagające załadunek, wyładunek i ewentualnie przeładunek towarów,

• urządzenia techniczne wspomagające realizację działalności transportowej, jak np. systemy komputerowe wykorzystywane do obsługi zleceń i gromadzenia zasobów informacyjnych bazy transportowej.

Fundamentalnym pytaniem z zakresu zarządzania logistycznego jest, czy warto utrzymywać własną bazę transportową.

W praktyce występują formy mieszane. Ogólnie można dokonać następującej klasyfikacji:

1. Brak bazy transportowej.

Przedsiębiorstwo zatrudnia jedynie pracownika odpowiedzialnego za realizację zadań transportowych. Jego praca polega na nawiązywaniu kontaktów i zawieraniu umów z przewoźnikami zewnętrznymi. W skrajnej sytuacji przedsiębiorstwo może nie posiadać własnego magazynu (poza magazynem produkcyjnym). Produkcja jest na bieżąco przewożona do wynajętych magazynów.

1. Brak bazy transportowej, lecz rozbudowana obsługa magazynowa.

Przedsiębiorstwo nie dysponuje własną bazą transportową, ale posiada własne magazyny handlowe i wyposażenie wspomagające załadunek i wyładunek towarów.

2. Podstawowa baza transportowa.

Poza magazynami przedsiębiorstwo zatrudnia na stałe kierowców i posiada własne środki transportu w zakresie wystarczającym do realizacji standardowych zadań. W przypadku większych zadań lub zadań specjalnych wykorzystywani są przewoźnicy zewnętrzni, z którymi firma jest w stałym kontakcie.

3. Samowystarczalna baza transportowa.

Zadania transportowe mają charakter masowy, w związku z czym liczba środków transportowych i urządzeń pomocniczych, a także pracowników zatrudnionych w bazie jest duża. Uzasadnia to posiadanie własnych służb utrzymania ruchu, w postaci podstawowego zakładu remontowego.

4. Rozbudowana baza transportowa.

Posiadane zasoby przekraczają standardowe potrzeby przedsiębiorstwa, dlatego dla optymalnego wykorzystania zarówno ludzi, środków transportu, jak i służb remontowych, baza oferuje swoje usługi dla podmiotów zewnętrznych. Często w takiej sytuacji baza jest oddzielana od właściwego przedsiębiorstwa i tworzy się z niej osobną, niezależną firmę transportową.

W przypadku braku własnej bazy transportowej przewozy są wykonywane jako usługa logistyczna, którą powierza się spedytorowi. Koszt usługi zależy od powierzonego zakresu zadań. Zakres zadań traktowanych jako spedycyjne jest szeroki. Należą do nich:

• poradnictwo spedycyjne

• zawieranie umów o przewóz z przewoźnikami oraz innymi przedsiębiorstwami wykonującymi określone usługi techniczno - wykonawcze na rzecz ładunku

• sporządzanie oraz kompletowanie dokumentów z zakresu transportu i jego obsługi

• przygotowanie ładunku do przewozu

• konsolidowanie względnie rozdzielanie ładunku

• dostarczenie ładunku do miejsca załadunku na główny środek transportu

• załadunek i wyładunek towarów w różnych relacjach przeładunkowych

• opieka nad ładunkiem w czasie przewozu

• informowanie zleceniodawcy i innych upoważnionych jednostek uczestniczących w transporcie o bieżącym stanie i miejscu pobytu ładunku na trasie

• przyjmowanie oraz przekazywanie ładunków i związane z tym czynności zdawczo - odbiorcze

• składowanie towaru w okresie przewozu

• ubezpieczenie towarów

• zgłaszanie ładunku do kontroli celnej i załatwianie spraw związanych z obsługą dokumentacji przewozu

• zabezpieczenie prawidłowego ilościowego i jakościowego stanu przesyłanego ładunku oraz zabezpieczenie interesu zleceniodawcy w przypadku uszkodzeń lub ubytku ładunku

• pośrednictwo w regulowaniu należności z tytułu kosztów przewozu oraz innych czynności i usług związanych z ładunkiem

Koszty w przewozach samochodowych

1. Przygotowanie środków transportu - gotowość świadczenia transportu - sprawdzenia sprawności pojazdu, tankowania, montowanie specjalistycznego wyposażenia itp.

2. Dojazdy do miejsc załadunku

3. Postoje w ramach oczekiwania na załadunek lub wyładunek

4. Operacje załadunku i wyładunku

5. Puste powroty do bazy

6. Wymuszone postoje wynikające z przepisów transportowych

Ogólnie wyróżnia się koszty:

• transportu wewnętrznego

• transportu zewnętrznego

• procesów manipulacyjnych

Przyjmuje się, że sumaryczne koszty transportu K_t można ująć wzorem:

K_t = K_as + K_pts + K_mts + K_b + K_u + K_rs + K_d + K_ints + K_ut

gdzie:

K_as - koszty amortyzacji samochodów i budynków bazy samochodowej,

K_pts - koszt pracy (robocizny) kierowców i obsługi transportowej (z narzutami),

K_mts - koszty zużycia materiałów, paliw i energii związanych z eksploatacją samochodów,

K_b - koszty administracji,

K_u - koszty ubezpieczeń środków transportowych,

K_rs - koszty remontów i konserwacji środków transportu,

K_d - koszty dzierżawy (garaży, placów, pomieszczeń),

K_ints - inne koszty bazy transportowej,

K_ut - koszty zewnętrznych usług transportowych

Przedstawiona formuła odnosi się do rozliczeń kosztów w przypadku posiadania własnej bazy transportowej. W przypadku pełnego przejścia na usługi transportowe formuła ulega redukcji do kosztów administracji (ograniczonych) i kosztów usług transportowych.

Dobija M., Rachunkowość zarządcza, PWN, Warszawa 1997.

Oecking G., Kosten- und Leistungsrechnung, Fachhochschule Niederrhein, Mönchengladbach, 2001.

A. Kmiecik, Koszty logistyki, materiały seminaryjne, Katedra Logistyki AE Wrocław, 1999.

Jost P. -J., Der Transaktionskostenansatz in der Betriebswirtschaftslehre, Gabler, Wiesbaden 2001.

Williamson O. E., Transaktionskostenökonomik, LIT, Münster 1973.

M. Klimas, Podręczna encyklopedia rachunkowości, Poltext, Warszawa 1997.

Wnioski z pracy J. Szczegielniaka Zarządzanie transportem w małej firmie dystrybucyjnej, praca magisterska, AE Wrocław, 1998 r.

Ficoń K., Procesy logistyczne w przedsiębiorstwie, Wyd. Impuls Plus Consulting, Gdynia 2001

Twaróg J., Koszty logistyki przedsiębiorstw, Biblioteka Logistyka,ILiM, Poznań 2003.

1

Wartość

produktu

W

Koszt

wytworzenia

P

Koszt

transakcji

T

Wartość

dodana

Rys. 1 Udział kosztów w tworzeniu wartości produktu

Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Jost P. -J., Der Transaktionskostenansatz in der Betriebswirtschaftslehre, Gabler, Wiesbaden 2001.

Bank danych:

• Lista dóbr

• Lista dostawców

• Warunki dostawców

Określenie zapotrzebowania:

• Lista zakupów

• Wymagania własne

Przegląd ofert i wybór

dostawcy

Przygotowanie zamówień

Przesłanie zamówień do dostawców

Kontrola realizacji:

• Zapytania

• Ostrzeżenia

Przyjęcie dostawy

• Kontrola ilości i jakości

• Dyspozycje lokalizacji

• Transport wewnętrzny

• Opakowania zwrotne

• Dokumentacja przyjęcia dostawy

Kontrola dokumentów

• Gromadzenie dokumentów

• Sprawdzanie faktur

• Księgowanie faktur

Płatności

K_p = K_s + x ^. k _v ,

Rys. 3. Schemat przebiegu procesu zaopatrzenia

Źródło: opracowanie własne

Logistyka

Marketing

Koszty obsługi

zamówienia

Koszty

magazynowania

Koszty

transportu

Koszty

dostawy

Koszty

utrzymania

zapasów

Obsługa klienta

Promocja

Cena

Produkt

Rys. 2. Zależności między wymaganiami marketingowymi i kosztami logistycznymi

Zlecenie transportowe

Waga (w tonach)

Trasa

Czas przejazdu (godz.)

Opłaty na trasie

Narzuty

Koszty wykorzystania pojazdu

Ilość ładunków

Waga ładunku

Forma ładunku (karton, paleta, kontener)

Wysokość ładunku

Ilość ładunków na pojazd

Typ pojazdu

Optymalizacja załadunku

Ilość pojazdów

Koszty zlecenia transportowego

Koszty zlecenia transportowego

Źródło: R. Vahrenkamp

---