PODSTAWY

ORGANIZACJI I ZARZĄZDANIA

WYKŁAD IX

PLANOWANIE JAKO FUNKCJA ZARZĄDZANIA

1. PROCES PLANOWANIA

Plan - projekt przyszłego, przewidywanego funkcjonowania organizacji, ujęty w postaci zbioru przyszłych działań rozłożonych w czasie.

Planowanie - proces tworzenia planu, jedna z funkcji kierowniczych; planować można tylko to, na co ma się wpływ, przyszłe zdarzenia, pozostające poza kontrolą planującego, może on tylko przewidywać lub prognozować; planowanie to ustalanie celów, ich rodzaju, pożądanego poziomu oraz czasu i miejsca ich osiągania, a także dobór metod ich realizacji.

Prognozowanie polega na naukowym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów. Prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnym kształcie przyszłości. Plan jako zbiór decyzji, zakłada aktywne kształtowanie rozwoju firmy i oddziaływanie na rozwój w kierunkach uznanych za pożądane.

Programowanie - uporządkowany i planowo rozłożony w czasie zbiór zadań i działań niezbędnych do zrealizowania konkretnego celu w określonym terminie; program jest uszczegółowionym i skonkretyzowanym planem działania, zaakceptowanym i przyjętym do realizacji.

Pole planu - zakres tematyczny planu.

Biznesplan - instrument ( narzędzie ) planowania; zwięzły program finansowo - marketingowych nowych lub rozwojowych zamierzeń lub przedsięwzięć przedsiębiorstwa.

Proces planowania składający się z usystematyzowanych działań obejmuje następujące etapy (Klasik, Planowanie strategiczne, PWE, Warszawa, 1993, str.28 ) :

• ustalanie celów,

• identyfikacja problemów,

• poszukiwanie alternatywnych rozwiązań,

• ocenianie konsekwencji,

• dokonanie wyboru,

• wdrażanie planu,

• kontrola realizacji.

Większość definicji planowania koncentruje się wokół dwóch głównych zagadnień: ustanawiania celów i decydowania o właściwym toku działań.

Metodą tradycyjną, stosowaną przy budowie najbardziej szczegółowych planów ( harmonogramów ) są tzw. wykresy Gantta. Są one graficznym ujęciem planu i sprawozdania z jego realizacji metodą kresek poziomych na siatce kalendarzowej za pomocą trzech rodzajów zestawień : 1) wydajności maszyn i ludzi, 2) obciążenia i planowania, 3) przebiegu akcji.

Rodzaj maszyny	Dni tygodnia
		1	2	3	4	5	6	7
Maszyna X
Maszyna Y

Przykład wykresu Gantta czasu pracy maszyny

Czas planowany

Czas rzeczywisty

M - bezczynność z powodu braku materiałów

E - bezczynność z powodu braku energii

Funkcje planowania, planowanie:

1). pozwala organizacji wpływać do pewnego stopnia na kształt przyszłości,

zamiast biernej akceptacji tego co czas przyniesie,

2). pozwala określić cele i kierunki rozwoju organizacji,

3). redukuje poziom niepewności w działaniu organizacji,

4). skupia uwagę na oszczędnym gospodarowaniu zasobami krytycznymi,

harmonizuje działania organizacji,

5). ułatwia pracownikom orientacje w celach organizacji, ich hierarchii i powiązaniach,

6). Umożliwia organizacji przygotowanie do przetrwania ewentualnych kryzysów.

Rodzaje planów

Nie istnieje jednoznaczna, przyjmowana przez wszystkich, klasyfikacja planów, można najwyżej mówić o typologii planów.

Kryterium	Rodzaje planów
Podmiotowe Przedmiotowe Pole planu Charakter planu Formy planu Horyzont czasu planowania	Jednostki organizacyjnej, zakładu, przedsiębiorstwa itd. Branżowe, sektorowe, ogólnogospodarcze Wycinkowe, problemowe, kompleksowe Operacyjne, taktyczne, strategiczne Deklaratywne, proceduralne Krótkookresowe, średniookresowe, długookresowe

Plany strategiczne; plany wytyczające zasadnicze kierunki działania i określające ogólne cele organizacji.

Strategia, dobra strategia obejmuje cztery podstawowe obszary: zasięg, dystrybucję zasobów, wyróżniającą kompetencję i synergię

Zasięg, zespół rynków, na których można konkurować.

Dystrybucja zasobów, sposób w jaki organizacja rozdziela swe zasoby pomiędzy różne zastosowania.

Wyróżniająca kompetencja, to, co organizacja robi szczególnie dobrze.

Synergia, sposób w jaki różne dziedziny działalności firmy uzupełniają się lub wspomagają

Plany operacyjne; plany zawierające szczegółowe ustalenia dotyczące wykonania lub wdrożenia planów strategicznych w codziennych działaniach operacyjnych.

Misja ( powołanie) ; ogólny cel organizacji oparty na przesłankach planu, uzasadniający istnienie organizacji. ( Sformułowanie podstawowego celu organizacji ).

• Cele strategiczne, cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji,

• Cele taktyczne, cele na średnim szczeblu i dla menadżerów średniego szczebla zarządzania,

• Cele operacyjne, cele ustalone na najniższym szczeblu i dla menadżerów niższego szczebla organizacji.

5. Misja i strategia organizacji

Misja - 1. Znaczenie, posłannictwo pełnione przez osobę lub organizację, które dotyczy wykonania specjalnego zadania.

Misja - 2. Znaczenie, charakterystyczna rola do spełnienia przez firmę, wyrażająca jej odrębność (tożsamość organizacyjną) sens istnienia.

Jasno wytyczona misja organizacji pozwala na sformułowanie celów strategicznych.

1. Cele stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działania pracowników firmy. Pozwalają zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągniecie pewnego docelowego stanu jest takie ważne.

2. Praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne określenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono ułatwia ustalenie celów w przyszłości.

3. Mogą być źródłem motywacji dla pracowników przedsiębiorstwa, zwłaszcza gdy ich osiągniecie może zostać nagrodzone.

4. Dają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych obecnie celów.

6. Strategia - ustalanie długofalowych celów (strategicznych) i sposobów ich realizacji.

„Strategia wyraża cele długoterminowe organizacji, odpowiadające generalnym kierunkom działania, a także przedstawia alokację zasobów, jakie są niezbędne do realizacji przyjętych celów". A.D. Handler

H. Mintzberg pojęcie strategii definiuje za pomocą „5P” wzajemnie połączonych:

P jak plan - świadomie zamierzone działanie,

P jak pattern (model) - sformalizowane i ustrukturalizowane działanie,

P jak ploy (sterowanie) - działanie zmierzające do realizacji konkretnych celów,

P jak position - poszukiwanie korzystnej pozycji w otoczeniu aby trwale sprostać konkurencji,

P jak persektive - postrzeganie pozycji w przyszłości.

Misja organizacji publicznej, społeczne i polityczne istnienie organizacji,

Misję organizacji można zdefiniować jako główny strategiczny cel istnienia organizacji lub uzasadnienie jej istnienia często uzupełniony o informacje dotyczące najważniejszych wartości organizacji [Griffin 1996,202]

Podstawowym celem dziabania przedsiębiorstwa z punktu widzenia właścicieli jest maksymalizacja ich bogactwa (zysku) - cel ten wywodzi się bezpośrednio z prawa własności. Najczęściej określa się główny cel działania jako osiagnięcie zysku i wzrost ich wartości

Cele działania urzędu są funkcją celów państwa. Wpływ celów pństwa na cele urzędu, w pewnym uproszczeniu obrazuje rys. 1.

Cele państwa	Poziom zadowolenia obywateli
Przepisy prawa
Cele administracji publicznej
Cele pojedynczych urzędów

Cele istnienia państwa przekładają się w sposób bezpośredni na cele działania administracji publicznej i pojedynczych urzędów. Każdy urząd formułując misję, na ogół definiuje najważniejszy cel swego działania przez pryzmat przypisanych mu zadań ustawowych.

Przykład 1

Misja Ministerstwa Sprawiedliwości

„Misją Ministerstwa Sprawiedliwości jest sprawna obsługa ministra sprawiedliwości (…) w celu odpowiedniego wykonywania prze niego zadań dotyczących resortu sprawiedliwości, warunków umożliwiających podnoszenie na wyższy poziom ochrony prawnej i bezpieczeństwa obywateli oraz dążenie do spełnienia wymagań klientów ministerstwa”

Misja Urzędu Marszałkowskiego województwa małopolskiego

„Sprawny i skuteczny urząd regionalnej administracji publicznej realizujący z partnerami ustawowe i własne zadania na rzecz rozwoju Małopolski”

Misja Urzędu Skarbowego w Ostródzie

„Oczekiwania naszych podatników są dla nas wyzwaniem. Zapewnienie sprawnej i profesjonalnej obsługi klienta w taki sposób, aby realizacja obowiązków podatkowych była powinnością satysfakcjonująca a kontakt z pracownikami urzędu dawał poczucie zadowolenia.

Rozwiązanie pozytywnego wizerunku urzędu, sprzyjającego podnoszenia świadomości prawopodatkowej, rozumienia i akceptowania systemu podatkowego, cyli dobrowolnego wypełniania obowiązków podatkowych przez podatników. Tworzenie wizerunku Urzędu otwartego, partnerskiego, służącego podatnikom swoją pomocą, ale również zdolnego do podjęcia szybkich i skutecznych kroków wobec podatników działających w sposób nieuczciwy w stosunku do systemu podatkowego”.

Misja Izby Skarbowej w Warszawie

„Poprzez sprawne, przejrzyste i skuteczne zarządzanie budujemy profesjonalny wizerunek administracji publicznej”.

Misja Wyższej Szkoły Finansów i Zarządzania w Siedlcach

Ogromne przyspieszenie rozwoju społeczno - gospodarczego, procesy globalizacji i integracji, wzrost znaczenia w tych procesach ludzi wykształconych - to znaki naszych czasów. Wyższa Szkoła Finansów i Zarządzania w Siedlcach włącza się aktywnie w nurt współczesnych przemian. Traktujemy to jako wyzwanie i misję.

Kształcimy dla przyszłości. Pragniemy naszym studentom stworzyć szanse aktywnego uczestnictwa w gospodarce postindustrialnej, szanse należenia do grupy liderów w swoim środowisku. Naszym celem jest przekazanie wiedzy uniwersalnej i profesjonalnej, ale także kształtowanie postaw społecznych. Chcemy, aby absolwenci posiedli umiejętność elastycznego dostosowywania się do zmiennych warunków otoczenia.

Największym sukcesem Uczelni będzie kreowanie elit - aktywnych gospodarczo, przejawiających troskę o dobro i interesy kraju, upowszechniających w swoim środowisku wiedzę i postawy obywatelskie.

Ś.P. Prof. dr hab. Zygmunt Kołodziejak
Rektor WSFiZ w latach 2003 - 2004

Plany strategiczne dotyczą wielu lat, a nawet dziesięcioleci. Plany operacyjne często obejmują jeden rok.

Plany strategiczne wywierają wpływ na działalność organizacji w szerokim zakresie. W planach operacyjnych zakres jest węższy i bardziej ograniczony.

Plany strategiczne są formułowane o znacznym stopniu uogólnienia, operacyjne zaś są formułowane w sposób bardziej szczegółowo.

Plany mogą być sklasyfikowane na podstawie stosunku do misji i celów organizacji.

Wszystkie plany powinny udzielać odpowiedzi na następujące pytania, co?, gdzie?, kiedy?, jak?, jak?, kto?,

Pięciopunktowa lista sprawdzająca przy planowaniu

Co	Cele	Charakterystyka
				Ograniczenia koszty /cena
Gdzie	Lokalizacja	Punkt dostawy
Kiedy	Upływ czasu	Data rozpoczęcia
				Data zakończenia
Jak	Plany Operacyjne	Metody Procedury Sekwencja
Kto	Odpowiedzialność	Uprawnienia Kontrola Wyznaczenie do zadania

System planowania w przedsiębiorstwie obejmuje analizę i gromadzenie informacji planistycznych, identyfikację celów i zadań, opracowanie planów,

kontrolę wykonania. Proces planowania jest wielowątkowy i wieloszczeblowy.

Zasady planowania

Istotę planowania można wyjaśnić poprzez wskazanie czterech podstawowych zasad wiążących z funkcją zarządzania :

1) celowość; Każdy plan formułowany jest dla zapewnienia sprawnej realizacji postawionego celu. Plan powinien przewidywać, jakie działania prowadzą do zamierzonego celu, jakie od niego oddalają, jakie mogą ze sobą kolidować, a jakie są po prostu nieistotne.

2) prymat planowania; Planowanie jest podstawą wszystkich innych funkcji zarządzania. Bez planowania nie ma dobrego organizowania, zarządzania zasobami ludzkimi i kontroli.

3) kompletność; Planowanie musi być funkcją każdego menadżera na każdym szczeblu zarządzania, wtedy dopiero staje się użytecznym narzędziem w osiąganiu celów. Plany tworzone na rożnych szczeblach decyzyjnych w organizacji muszą ze sobą zintegrowane, aby przyczyniały się do podejmowania trafnych decyzji, osiągania zamierzeń oraz bieżącej kontroli ich realizacji.

4) skuteczne we wdrożeniu ; Plan staje się skuteczny, gdy realizując go osiąga się cel przy minimum niepożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady. Dążenie do zapewnienia skuteczności planowania determinuje wybór horyzontu planowania. Nie należy planować na zbyt długi okres np. taki, który znajdzie się już poza naszą " kontrolą ." Okresy planistyczne muszą być dostosowane do rodzaju prowadzonej działalności.

5) elastyczność; czyli powinien pozwalać na realizację także w zmienionych warunkach poprzez uwzględnienie w nim możliwości różnych wariantów rozwiązań.

Każdy plan , także biznesplan, ma do spełnienia dwie funkcje :

1. zewnętrzną, koncentrującą się na zachęcaniu partnera do udziału w finansowaniu danej idei, pozyskaniu zewnętrznych źródeł finansowania, stworzeniu wspólnego przedsięwzięcia, fuzji dwóch firm itd..

2. wewnętrzną, ukazującą kierownictwu danego przedsiębiorstwa skalę zadań, słabe i mocne strony oraz szansę i zagrożenia.

Kompleksowy proces planowania jest sekwencyjny i obejmuje prognozowanie, programowanie i tworzenie planu.

2. Ograniczenia planowania

3.1 Bariery w ustalaniu celów i planowaniu

Główne bariery	Niewłaściwe cele Niewłaściwy system nagradzania Dynamiczne i złożone otoczenie Niechęć do ustalania celów Opór wobec zmian Przeszkody
Przezwyciężanie barier	Zrozumienie roli celów i planowania Komunikacja i współuczestnictwo Spójność, rewizja i aktualizacja Skuteczne systemy nagradzania

W ramach zarządzania ustalaniem celów i procesu planowania trzeba zrozumieć, jakie bariery mogą je zakłócać. Równie ważne jest zrozumienie, jak można te bariery przezwyciężyć.

Na planowanie trzeba patrzeć tak, jak na powtarzalny proces organizacyjny. Planowanie często nie jest wkomponowane w system zarządzania firmą, zajmuje się nim formalnie wydzielona grupa. Negatywnym skutkiem takiego podejścia jest niejednokrotnie błędna diagnoza organizacji, wynikająca z nadmiernej izolacji grupy planistów bądź braku całościowego i systemowego rozumienia firmy.

Organizacje często rezygnują ze sporządzania planów wielowariantowych, co wynikać może z chęci zaoszczędzenia środków lub mylnego przekonania o skuteczności dotychczas stosowanych metod i technik planowania. Jednowariantowy plan ogranicza pole widzenia decydentów; w razie nieprzewidzianej, zmiany sytuacji staje się "martwy".

Dobry plan nie gwarantuje dobrego wykonania. Dla zsynchronizowania planu z działaniem, konieczna jest albo szeroka współpraca tych, których on dotyczy, albo dbałość o powszechne zrozumienie założeń i znaczenia planu zarówno dla organizacji, jak i dla tych, którzy go będą realizować.

Organizacje starają się nadążać za zmianami w otoczeniu i zarazem zmniejszać ryzyko związane z przewidywaniem i kształtowaniem przyszłości. Zaczynają ważne według nich rozszerzać i komplikować proces planowania, wprowadzając i starając się skwantyfikować wszystkie zmienne. Plan staje się wtedy niezrozumiały dla wielu osób i trudno kontrolować jest jego poprawność oraz pojąć sensowność procesu planowania.

Wielu planistów przyjmuje wykonalność planu i jego sensowność za pewnik i na tej podstawie tworzy kolejne opracowania, nie doceniając konieczności ciągłej kontroli realizacji zadań oraz wprowadzania zmiany, nawet wtedy gdy sytuacja zmieni się istotnie.

Fetyszyzowanie zmiennych ilościowych (wzrost, rozwój, udział w rynku). Informacje będące podstawą planu często są nie wystarczająco wiarygodne lub pewne ; trudno na ich podstawie budować konkretne koncepcje wzrostu i rozwoju.

3. Zarządzanie przez cele

Metoda zarządzania, która daje możliwość łączenia planowania i kontroli zapewniając ich skuteczność poprzez powiązanie ze sferą zarządzania zasobami ludzkimi jest zarządzanie przez cele.

Cele w działalności organizacji spełniają cztery ważne funkcje :

1. stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działania ludziom pracującym w organizacji. Wytyczone cele pozwalają wszystko zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest tak ważne.

2. praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalaniu celów w przyszłości.

3. Cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Cele sformułowane konkretnie, o umiarkowanym stopniu trudności, mogą motywować ludzi do cięższej pracy, zwłaszcza jeśli osiągnięcie celu może zostać nagrodzone.

4. Cele dają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów.

Między kierowniczą funkcją planowania i kontroli istnieje związek o charakterze sprzężenia zwrotnego. Osiąganie celów jest miarą skuteczności działań.

Wyróżnia się cztery współzależne i wzajemne powiązane etapy zarządzania przez cele :

1. Określenie konkretnych, precyzyjnie sformułowanych celów,

2. Opracowanie realistycznych planów ich osiągnięcia,

3. Systematyczna kontrola, przegląd, pomiar i ocena działań ich rezultatów,

4. Podjęcie działań korygujących.

Założenia zarządzania przez cele ( ZPC ) dotyczące ludzi.

• pracownicy mają potrzeby wyższego rzędu,

• pragną zaspokoić te potrzeby przez pracę,

• ich wiedza wciąż rośnie,

• będą ciężej pracować dla osiągnięcia własnych celów,

• będą korygować własne postępowanie,

• rozwój organizacji wymaga zwiększonych wysiłków i twórczości jednostek na wszystkich szczeblach,

• zaangażowanie i rozwój pracowników jest pochodną klimatu organizacyjnego,

• wskaźniki efektów pracy przełożonego jest rozwój umiejętności, aspiracji i rezultatów pracy podwładnych.

Tabela nr 1

Typowa struktura biznes planu

Lp.	Wyszczególnienie poszczególnych pozycji biznes planu	Zawartość pozycji biznes planu
1.	Streszczenie	Podanie charakterystyki wykonawczej, zlecającego opracowanie biznes planu, określenie celu biznes planu, podanie głównych wniosków: syntetycznej oceny przewidywanych wyników finansowych
2.	Ogólna charakterystyka przedsiębiorstwa : nazwa i forma organizacyjna firmy, przedmiot działalności, siedziba, charakterystyka właścicieli firmy	Charakterystyka firmy powinna zawierać podstawowe informacje, w ramach charakterystyki właścicieli, wskazane jest przedstawienie np. doświadczenia zawodowego właścicieli (członków zarządu): wielkość kapitału założycielskiego, udziału procentowego w kapitale firmy lub ilość akcji.
3.	Analiza SWOT	Analiza firmy powinna zawierać: mocne strony, słabe strony, szanse, zagrożenia Powyższą analizę należy opracować przy uwzględnieniu kompleksowego ujęcia warunków funkcjonowania otoczenia
4	Cele firmy	Sporządzany biznes plan firmy powinien obejmować cele krótkoterminowe np. półroczne i cele długoterminowe np. dwa i więcej lat.
5.	Plan marketingowy	Plan marketingowy powinien uwzględniać zarysowanie założeń elementów marketingu mix, cech produktu lub usługi, ceny, dystrybucji, promocji, Ponadto w tej części wskazane jest przedstawienie charakterystyki dostawców surowców (półproduktów, produktów) do prowadzonej działalności, odbiorców oraz konkurencji wewnątrz sektora (tego samego rodzaju firm) jak i działających poza tym sektorem z możliwością wejścia z produkcją substytutów.
6	Plan działalności Operacyjnej	W zależności od przedmiotu działania firmy, plan produkcji wyrobów lub świadczonych usług powinien uwzględniać następujące pozycje: technologię. Nakłady inwestycyjne, Źródła finansowania nakładów inwestycyjnych, plan ilościowy produkcji., zaopatrzenie, ochronę środowiska przed szkodliwymi skutkami działalności firmy
7.	Plan organizacji i zarządzania	W tej części biznes planu wskazane jest przedstawienie Schematu organizacyjnego firmy oraz krótkiej charakterystyki głównych funkcji zarządzania np. planowania, organizacji, motywowania i kontrolowania.
8.	Plan zatrudnienia, doskonalenia kadr	Przedstawienie i omówienie poszczególnych pracowników (stanowisk pracy) w firmie, struktury kwalifikacji i doświadczenia zawodowego, polityki doskonalenia zawodowego, określenia sposobu wynagradzania i stosowania innych bodźców motywowania.
9	Harmonogram głównych zamierzeń	Harmonogram ten powinien przedstawiać główne cele firmy (kluczowe zadania), mające swoje miejsce w opracowanych planach cząstkowych oraz harmonogram ich wdrożenia i realizacji.
10	Plan finansowy	Część finansową należy uznać za najważniejszą i najbardziej pracochłonną pozycje biznes planu. Plan finansowy w zależności od stopnia szczegółowości może zawierać jedynie plan rachunku wyników oraz przepływów pieniężnych (cashe flowe) lub bardziej szczegółowego opracowania tj.: planu przychodów, planu kosztów, planu rachunku wyników, planu nakładów inwestycyjnych, planu przepływów pieniężnych.
11	Ocena finansowa	W tej części biznes planu dokonuje się oceny poziomu i dynamiki zysku netto oraz przepływów pieniężnych neto. Wskazane jest również dokonanie oceny uzyskiwanych wskaźników rentowności.

Źródło : Opracowanie własne na podstawie Z. Pawlak, Biznesplan, zastosowanie i przykłady, Wyd. Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania w Warszawie, Warszawa 2001

M. Marchesnay, Zarządzanie strategiczne, Poltext, Warszawa 1994, s. 13.

E

M

E

---