DSC00592 (2)

Zaopatrzenie w przedsiębiorstwie 51

Biorąc pod uwagę przestawione przykłady organizacji służb zaopatrzenia można stwierdzić, że wybór formy organizacji zależy w dużym stopniu nie tylko od ogólnych uwarunkowań ale także od specyficznych dla danego przedsiębiorstwa czynników. Spotyka się różne rozwiązania dotyczące:

-    stopnia centralizacji zadań,

1 wewnętrznej budowy jednostki organizacyjnej,

-    hierarchicznej lokalizacji w strukturze organizacyjnej.

Przyjęta struktura organizacyjna określa zakres zadań, odpowiedzialności i kompetencji pracowników działu zaopatrzenia. Wszystkie aspekty związane z tymi kwestiami powinny zostać uwzględnione przez kierownictwo przedsiębiorstwa i zebrane w postaci procedur i instrukcji. Podobnie należy postąpić z dokumentami stosowanymi w dziale, których obieg przedstawia się na schematach i wykresach. Taki sposób postępowania pozwala uniknąć błędów i usprawnić pracę działu. Najlepsze wyniki osiąga się, kiedy pracownicy działu sami biorą udział w opracowaniu dokumentacji. W tym celu konieczne jest organizowanie regularnych spotkań pracowników i kierownictwa, które stają się okazją do wprowadzenia usprawnień i wymiany informacji dotyczących zagadnień zaopatrzenia. Również szkolenia wewnętrzne, podczas których pracownicy zapoznają się z nowymi procedurami, przyczyniają się do usprawnienia pracy [20].

Istotną rolę odgrywa również hierarchiczna lokalizacja działu w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Miejsce w strukturze świadczy o znaczeniu strategicznym przypisywanym funkcji zaopatrzenia oraz jej wpływu na wyniki przedsiębiorstwa.

2.4. System informacyjny zaopatrzenia

Warunkiem racjonalnego przebiegu systemu zaopatrzenia jest właściwy obieg informacji i traktowania jej na równi z dostępnością takich zasobów, jak: przedmioty pracy, środki pracy, siła robocza i środki pieniężne [1]. W ujęciu zewnętrznym przepływy informacyjne tworzą połączenie między przedsiębiorstwem (nabywcą) a dostawcą, a w ujęciu wewnętrznym łączą wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa, umożliwiając integrację zaopatrzenia z produkcją i dystrybucją. Organizacja przepływu informacji na potrzeby zaopatrzenia obejmuje więc stworzenie odpowiednich kanałów komunikacyjnych oraz odpowiednich procedur, jak również wykorzystanie ogólnie dostępnych źródeł informacyjnych [7]. Aby podejmować właściwe decyzje, efektywnie i sprawnie realizować przepływy materiałów, należy stworzyć odpowiedni system informacyjny.