scanB2

Księgi rachunkowe mogą występować w różnej postaci, a mianowicie jako: dzienniki, księgi wiązane, rejestry, luźne karty kontowe, zapisy na komputerowych nośnikach danych lub wydruki komputerowe. W zależności od stosowanych urządzeń wyodrębnia się różne formy księgowości. Pod pojęciem formy rozumie się zespół celowo dobranych i powiązanych urządzeń księgowych.

Wybór formy zależy od rozmiarów jednostki gospodarczej, specyfiki jej działalności, potrzeb informacyjnych, wyposażenia w sprzęt do przetwarzania danych. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych (w całości lub częściowo) za pomocą komputera, należy zagwarantować możliwość sprawdzenia zgodności procedur komputerowych i uzyskanych wyników z dokumentacją systemu komputerowego i dowodami księgowymi. W tym celu jednostka musi dysponować pełną dokumentacją informatycznego systemu przetwarzania danych.

Dokumentacja ta powinna zawierać⁴³:

•    wykaz zbiorów będących księgami rachunkowymi na nośnikach czytelnych dla komputera,

•    wykaz stosowanych programów z pisemnym potwierdzeniem dopuszczenia nowego lub zmienionego programu z wyraźnym rozgraniczeniem czasowym dla poszczególnych wariantów programowych,

•    opis każdego programu z podaniem jego przeznaczenia i procedur realizowanych w jego ramach (obliczenia, ewidencja, kontrola, wydruki),

•    sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów i ewidencji przebiegu procesu przetwarzania danych,

•    zasady ochrony danych przed niepowołanym dostępem, uszkodzeniem, zniszczeniem, zmianą itp.

W odniesieniu do ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo obowiązują ogólne zasady omówione we wcześniejszych punktach, a także dodatkowo następujące zasady⁴⁴:

a)    każdy zapis w księgach rachunkowych musi być automatycznie opatrzony numerem pozycji, pod którą został ujęty w dzienniku, a także oznaczony w sposób umożliwiający ustalenie programu wprowadzenia danych oraz określenie osoby zlecającej tę czynność,

b)    każdy zapis musi być oznaczony tak, aby było możliwe stwierdzenie podstawy jego dokonania, którą mogą być:

•    dowody księgowe,

•    dane przekazane za pomocą urządzeń łączności lub magnetycznych nośników, z tym że w trakcie ewidencji operacji muszą one uzyskać trwale czytelną postać odpowiadającą zawartości dowodu księgowego,

•    dokonywane automatycznie na podstawie programu przeniesienia z innych zbiorów danych księgowych zawartych na komputerowych nośnikach danych,

•    dowody korekt księgowych w razie wystąpienia błędów,

c)    wprowadzenie zapisów do dziennika musi być poprzedzone ich sprawdzeniem,

d)    do korekt mylnych zapisów można stosować tylko storno dokonane za pomocą liczb dodatnich (czarne) albo liczb ujemnych (czerwone),

e)    ciągłość zapisów i przenoszenie obrotów musi podlegać automatycznej kontroli,

f)    na koniec miesiąca musi być sporządzony wydruk dziennika z podaniem kolejnej numeracji stron⁴⁵, a także wydruk zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych.

⁴⁴ Ustawa o rachunkowości..., art. 13 ust. 3.

⁴⁴    T. Kiziukiewicz, Rachunkowość i sprawozdawczość..., s. 5S.

⁴⁵    Oprócz wydruku dopuszcza się też przeniesienie danych na inny trwały nośnik.

23