skanuj0007 (44)

3. Program imprezy

Oferta w najbardziej lapidarny sposób prezentuje potencjalnym klientom rodzaj i charakter planowanego przedsięwzięcia. W związku z tym zawarty w niej program musi mieć z konieczności podobną formę. Taki typ programu określany jest mianem ogólnego bądź ramowego. Jest zwarty treściowo i uwzględnia jedynie zasadnicze zamierzenia organizatora, przewidziane do realizacji w trakcie trwania imprezy. Odpowiada na zasadnicze pytania: co? gdzie? i kiedy? Logiczną konsekwencją programu ramowego jest sporządzenie programu szczegółowego, który przedstawiony zostaje klientowi bezpośrednio zainteresowanemu ofertą. Ustala on określony tok postępowania, porządkujący wyznaczony ciąg zdarzeń. Obejmuje chronologiczny opis wydarzeń od momentu rozpoczęcia imprezy do chwili jej zakończenia. Przy organizacji imprez długoterminowych należy zaprezentować w programie przebieg każdego kolejnego dnia jej trwania. Aby odpowiadał on rzeczywistym potrzebom i zainteresowaniom potencjalnego uczestnika, musi być przede wszystkim:

•    atrakcyjny,

•    zwarty koncepcyjnie i czasowo,

•    wykonalny,

•    adekwatny do wieku i zainteresowań potencjalnych odbiorców,

•    bezpieczny.

Praca nad przygotowaniem takiego dokumentu nie jest jedynie zadaniem merytorycznym, polegającym na wyznaczeniu pewnej hierarchii celów i organizacji ustalonej sekwencji zdarzeń. Winna być nade wszystko kategorią zadań organizacyjno-technicznych, określających wyznaczony poziom wykonawczy. Sporządzenie programu szczegółowego, z którym zapoznaje się potencjalny uczestnik, nie kończy bynajmniej czynności przygotowawczych, niezbędnych do przeprowadzenia imprezy. Kolejnym krokiem jest sporządzenie programu minutowego i wyznaczenie osób bezpośrednio odpowiedzialnych za wykonanie w ustalonej kolejności zapisanych w nim zadań. Program taki określany jest mianem scenariusza imprezy.

4. Scenariusz imprezy

Podstawą do realizacji zaplanowanego przedsięwzięcia jest szczegółowy jego zapis opracowany w formie scenariusza. Zawiera chronologiczny, pod względem czasowym i przestrzennym, wykaz wszystkich czynności przewidzianych do realizacji w trakcie trwania imprezy. Tego typu dokument w fazie realizacji zapobiega zbędnej improwizacji, podejmowaniu działań chaotycznych i przypadkowych, dając jednocześnie tak bezpośrednim wy-

65