logistyka zaopatrzenia7

Rozdział 3

Organizacja procesu zakupu

3.1. Zadania działu zakupu

W dziale zakupu ze względu na ścisłe powiązania tego działu z rynkiem zaopatrzeniowym, w tym z dostawcami, prowadzone są działania marketingowe, podejmowane decyzje odnośnie do rodzaju zakupu oraz działania związane z procedurą opracowywania zamówień.

Szczegółowe zadania marketingu zakupów obejmują:

—    ustalenie zapotrzebowania firmy na określony towar; zespół tych czynników jest także nazywany planowaniem zakupów,

—    wyznaczanie segmentu rynku, a więc źródeł zakupów,

—    przekazywanie zapytań ofertowych,

—    sprawdzanie czy na odbywających się targach i wystawach są interesujące propozycje,

—    zbieranie ofert i dokonywanie wstępnego wyboru (selekcji) najkorzystniejszych propozycji,

—    sporządzanie kart (ewidencji) dostawców pozwalających na zastosowanie ujednoliconych metod porównywania ofert,

—    przeprowadzanie negocjacji z najważniejszymi oferentami i wybór ostatecznego dostawcy,

—    dopracowywanie szczegółów i zawarcie umowy kupna-sprzedaży lub dostawy,

—    odbiór towarów lub kontynuacja dostaw kolejnych partii,

—    kontrola przebiegu dostaw i prawidłowości kształtowania zapasów,

—    wykorzystywanie sprzyjających firmie możliwości wpływu na działania dostawców i ich zachowanie na rynku¹.

W praktyce zastosowań marketingu zakupu oznacza to przede wszystkim wybór optymalnego dostawcy i określenie właściwej ilości zakupionego towaru oraz terminów i partii dostawy. Osiągnięcie celu, czyli zysku w przypadku zakupów oznacza głównie zmniejszenie kosztów, które osiąga się przez:

T. Wojciechowski: Zarządzanie sprzedażą i zakupem materiałów. PWE, Warszawa 1999, s. 206.

-    uzyskanie możliwie najniższych cen zakupu materiałów przy zachowaniu dobrej jakości surowców,

-    obniżenie kosztów transportu,

-    obniżenie kosztów utrzymania zapasów,

-    zmniejszenie powierzchni magazynowych we wszystkich formach przepływu i składowania materiałów”.

W działaniach marketingowych na rynku zaopatrzeniowym ważny jest podział zakupów na:

-    relatywnie powtarzalne, czyli stałe i od dawna kupowane materiały od równie stałych i dobrze znanych dostawców; ta część zaopatrzenia materiałowego wymaga obserwacji, ale nie wymaga codziennych aktywnych działań marketingowych,

-    modyfikowane, a więc takie, za pomocą których z różnych względów można coś zmienić; są to np. planowane zmiany produkcji lub awaryjne, związane np. z zakładaniem produkcji; modyfikacje te przyczyniają się do zmiany dostawcy,

-    nowe, czyli dotyczące nowej produkcji, wymagające znalezienia nowych dostawców, a jest to najtrudniejsze zadanie marketingowe w sferze zakupów, wymagające systemowego rozwiązania problemów logistycznych.

Uwzględniając aspekt zarządzania zakupami dział zakupu/zaopatrzenia ma do wykonania następujące zadania:

-    określenie typu zakupu.

-    określenie niezbędnego poziomu nakładów.

-    realizacja procesu zakupu.

-    ocena efektywności procesu zakupu⁵⁶.

Najważniejszym zadaniem jest doprowadzenie do nawiązania kontaktów z takimi dostawcami, których oferty spełniają oczekiwane wymagania, i z którymi można koordynować rozwój produktów. Złożone przez klienta zamówienie jest pierwszym ogniwem kontaktu klienta z dostawcą. Zamówienie klienta jest również ważnym ogniwem łączącym logistykę dystrybucji dostawców i logistykę zaopatrzenia klienta. Logistyka zaopatrzenia obejmuje zarówno procesy fizyczne, jak i informacyjne. Realizatorem procesów informacyjno--decyzyjnych w sferze zaopatrzenia jest służba zaopatrzenia (zakupów), która z reguły wchodzi w skład komórek zarządu przedsiębiorstwa, natomiast realizacją procesów fizycznego przepływu materiałów zajmują się służby transportowe i magazynowe. ^{2 1}

51

1

J. Coyle, E. Bardi, C.J. Langley Jr. Op. cit., s. 107.

2

⁵⁵ Ibid., s. 209.