logistyka zaopatrzenia8

Z realizacją procesu zamówienia wiążą się trzy podstawowe funkcje in formacyjne:

—    zapewnienie przepływu informacji poprzedzającego przepływ towarów.

—    zapewnienie przepływu informacji towarzyszącego przepływowi towarów.

—    zapewnienie przepływu informacji podążającego za przepływem towarów⁵⁷.

Możliwe są także przepływy informacji skierowane przeciwnie do przepływu towarów, np. komunikaty o zaawansowaniu realizacji zamówienia.

Głównym parametrem procesu zaopatrzenia, który podlega optymalizacji, jest czas realizacji zamówienia. Cykl realizacji zamówienia trwa od momentu złożenia zamówienia przez klienta do momentu jego realizacji przez odbiorcą zamówienia. W tym procesie można wyodrębnić czteiy elementy:

-    złożenie zamówienia.

-    przetwarzanie zamówienia.

-    przygotowanie zamówienia.

-    wysyłka towaru³⁸.

Zamówienia mogą być przekazywane przez klienta wieloma sposobami. Może to być zgłoszenie telefoniczne, pocztowe lub wykorzystujące sieci teleinformatyczne. Mimo występujących różnic w sposobie przesyłania zamówień każdy prawidłowo wypełniony i kompletny formularz zamówienia powinien być źródłem następujących informacji:

—    numer i data zamówienia,

—    adres i symbol klienta,

—    branża klienta, pozycja w kanale zbytu,

—    sprzedawca i dziedzina sprzedaży,

—    nazwa i symbol artykułu,

—    ilość, cena brutto,

—    warunki sprzedaży, rabaty,

—    środki transportu, koszty wysyłki,

—    adres wysyłkowy, termin dostawy⁵.

Alternatywne metody składania zamówień różnią się przede wszystkim poziomem kosztów i szybkością przekazywanych danych. Przy mniejszej ilości informacji najtańszym sposobem przesyłania zamówień jest tradycyjne ich przekazywanie poprzez przesyłki kurierskie. Gdy liczba zamówień zwiększa się lepszym rozwiązaniem staje się stosowanie telefonów i faksów, a w dalszej kolejności elektroniczna wymiana danych (EDI). Chociaż koszty tych rozwią- ^{1 2 3}

zań są wyższe, umożliwiają szybsze przekazywanie danych i gwarantują większą niezawodność⁴. Prawidłowy wybór sposobu przyjmowania zamówienia może być dokonany tylko wtedy, gdy uwzględni się jego wpływ na całkowity czas realizacji zamówienia. Wyższe koszty związane z szybszym przyjęciem zamówienia mogą zostać zrekompensowane przez korzyści wynikające z krótszego czasu dostawy.

Etap opracowywania zamówienia rozpoczyna się od weryfikacji zamówienia. Uzupełnia się zamówienie o ewentualnie brakujące informacje, następuje sprawdzenie zamówienia pod względem warunków cenowych, sposobu dostawy i wiarygodności klienta. Następnym krokiem jest włączenie informacji o zamówieniu do systemu logistycznego przedsiębiorstwa-dostawcy. Konieczne staje się porównanie treści zamówienia ze stanem zapasów w magazynie. Po wstępnym rozpoznaniu zamówień następuje ręczne, mechaniczne lub elektroniczne przetworzenie zamówień na potwierdzenia zamówień i na wewnętrzne dokumenty robocze zamówień⁵.

Rys. 10. Porównanie kosztów alternatywnych sposobów składania zamówień

Źródło: J.J. Coyle, E.J. Bardi, C.J. Langley: Zarządzanie logistyczne. PWE, Warszawa 2002, s. 168.

1

H.Cb. Pfohl: Systemy logistyczne. Podstawy..., op. cii., s. 76.

2

^m /• Coyle, E. Bardi. C.J. Langley Jr. Op. cii., s. 161.

3

**H.Ch. Pfohl: Systemy logistyczne. Podstawy..., op. cii., s. 73-74.

4

   P. Hanus, M. Kasperek: System składania i realizacji zamówień. „Gospodarka Materiałowa i Logistyka" 2000, nr 2, s. 31.

5

   H.CH. Pfohl: Systemy logistyczne. Podstawy..., op. cit., s. 79.