skanuj0156 (8)

Dokumentacja magazynowa

•    warunki przechowalnicze dla składowanych dóbr materialnych,

•    zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

I Kolejny dokument, który powinien posiadać magazyn, na zasadach określonych w Kodeksie pracy, jest regulamin pracy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin pracy może być dokumentem wyodrębnionym dla danego magazynu, jak również może stanowić część regulaminu ustalonego dla całego przedsiębiorstwa, w którym magazyn jest jedną z jednostek organizacyjnych.

Bardzo ważnym dokumentem dla każdego magazynu jest dokumentacja prowadzonego obrotu magazynowego, obecnie coraz częściej prowadzona w postaci elektronicznej, stanowi główne źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego lobrotu. Dokumentem związanym z tą dokumentacją może być instrukcja obiegu dokumentów tworzonych w związku z realizowanym obrotem. Powinna ona jednoznacznie bkreślać:

•    jakimi dokumentami należy się posługiwać podczas realizowanych operaq'i,

•    schemat obiegu stworzonych dokumentów, aż do momentu ich archiwizacji,

•    wykaz stanowisk, którym nadano uprawnienia do podpisywania dokumentów,

•    liczbę egzemplarzy poszczególnych dokumentów i terminów ich dostarczenia.

I Najczęściej spotykanymi w praktyce dokumentami związanymi z:

•    przyjęciem do magazynu są:

i. — Pz - przyjęcie z zewnątrz - przykład rys. 6-17,

H — Mm - przesunięcie międzymagazynowe wewnątrz przedsiębiorstwa,

—    Zw - zwrot materiału,

•    wydaniem z magazynu są np.:

—    Wz - wydanie na zewnątrz - przykład rys. 6-18,

—    Rw - rozchód wewnętrzny.

Ważną dokumentacją dla każdego magazynu jest dokumentacja adresowa, której celem jest efektywne wykorzystanie przestrzeni składowej przy równoczesnym zapewnieniu Szybkiej i jednoznacznej informacji o lokalizacji oraz ilości składowanych asortymentów. By było to jednak możliwe, niezbędne jest jednoznaczne i zarazem czytelne oznakowanie adresowe wszystkich miejsc składowania. Dokumentacja adresowa wespół z dokumentacją Oprowadzonego obrotu magazynowego ma istotne znaczenie dla efektywnego zarządzania i to nie tylko magazynem.

Każdy magazyn ma ścisłe kontakty z klientami, a to wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych. Fakt ten wymaga ochrony tych danych na mocy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 z 1997, poz. 883, z późniejszymi zmianami), natomiast Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100 z 2004, poz. 1024), nakłada obowiązek:

•    posiadania i prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych,

•    spełnienia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, którym muszą odpowiadać wykorzystywane urządzenia i systemy informatyczne,

•    rejestrowania udostępnianych danych oraz bezpieczeństwa ich przetwarzania.

161