scanA8

•    zapis kwalifikujący dowód jako podstawę księgowania z podaniem miesiąca księgowania, sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (które konta, po jakiej stronie, jaka kwota) oraz podpisu osoby dekretującej,

•    dokument powinien być sporządzony w języku polskim, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczy on operacji z zagranicznym kontrahentem, wówczas może być w języku obcym, ale na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta musi zostać przetłumaczony na język polski,

•    kwoty w dokumencie powinny być podane w złotych polskich, ale mogą też wystąpić w walutach obcych, które jednak przed ujęciem w księgach należy przeliczyć na złote po kursie właściwym dla dnia dokonania operacji, a wynik przeliczenia zamieścić w wolnych polach dowodu,

•    dokument należy opatrzyć określeniem jego rodzaju (symbolem) i numerem pozwalającym ustalić związek z zapisami księgowymi.

Wymagania dotyczące poprawności sporządzania dowodu obejmują³':

1)    nakaz wystawiania dowodu czytelnie i trwale (długopisem, atramentem, maszynowo),

2)    zasady dokonywania poprawek w razie wystąpienia błędów, a mianowicie:

•    niedopuszczalne jest zamazywanie, wyskrobywanie, wycieranie błędu lub dokonywanie przeróbek,

•    błędny zapis należy skreślić, zachowując jego czytelność, a następnie wpisać właściwy tekst lub zamieszczając obok datę poprawki oraz podpis osoby, która to dokonała. Należy przy tym pamiętać, że nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr, lecz całe słowo albo liczbę. Ten sposób dokonywania poprawek nie może być stosowany w przypadku dowodów³⁴:

-    objętych zakazem jakichkolwiek poprawek na mocy odrębnych przepisów jak np. dowody kasowe,

-    obcych (otrzymanych z zewnątrz),

-    własnych, wysłanych na zewnątrz.

W odniesieniu do wymienionych dokumentów usunięcie pomyłki może nastąpić wyłącznie za pomocą dowodu (noty) korygującego, który przekazuje się zainteresowanym z odpowiednim uzasadnieniem.

3)    obowiązek kontroli (przez osobę upoważnioną) wystawionego dowodu pod względem:

•    merytorycznym - ocena zasadności operacji,

•    formalnym - ocena poprawności wystawienia dowodu,

•    rachunkowym - kontrola obliczeń.

Istotne z punktu widzenia dowodów księgowych są pojęcia poprawności, korekty i kontroli dowodów księgowych. Podstawowe warunki poprawności dowodów księgowych są następujące:

•    rzetelność - dowody księgowe są rzetelne, jeżeli są zgodne z rzeczywistością operacji gospodarczej którą opisują (dokumentują),

•    kompletność - dowody księgowe są kompletne, jeżeli zawierają wszystkie elementy określone wymogami prawa oraz specyfika operacji gospodarczych, których one dotyczą,

•    nienaruszalność treści (czytelność) - cecha ta dotyczy sposobu korekty, poprawiania i zmian w treści elementów dowodów księgowych. Sposoby korekty powinny

³³    Ustawa o rachunkowości..., art. 21.

³⁴    Tamże, art. 20.

19