DSC01203

42 Baza informacyjna rachunkowości finansowej

•    zapis kwalifikujący dowód do ujęcia w księgach rachunkowych z poflau^n miesiąca księgowania, sposobu ujęcia w księgach rachunkowjSttonta, §f§ ny, kwota) wraz podpisem osoby dekretującej dowody- księgowe. ^

Dowody księgowe sporządza się w języku polskim. Mogą też być one spo-

rządzone w języku obcym, ale na żądanie kontroli lub biegłego rewidenMt wuszą zostać przetłumaczone na język polski. Przeliczenie waluty obcej następuje przy zastosowaniu kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji. Wynik przeliczeń zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzaj^* danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutęfl polską; % wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Należy zaznaczyć, że racjonalna organizacja dokumentacji księgovwfcwwi-na dostarczać informacji potrzebnych zarówno w komórce rachunkow^^^^B i w innych zainteresowanych komórkach firmy. Oznacza to, że układ każdego dokumentu powinien być dostosowany nie tylko do przepisów prawat;. lecz także do informacyjnych wymagań użytkowników wewnątrz firmy. •

Podstawowe warunki poprawności dowodów księgowych są następująę|l||Sj

•    dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistj^^Bz*-biegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne,'; zawierająf* niezbędne dane oraz wolne od błędów rachunkowych,

•    niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazydi^B zamazywać i przeróbek,

•    Wędy w dowodach źródłowych obcych i własnych zewnętrznych    fak*

turach VAT) można korygować jedynie przez wystawienie odpowieśp^^p dokumentu zawierającego sprostowanie (np. faktury korygującej VAT)#M

•    błędy w dowodach własnych wewnętrznych mogą być poprawione, ||^| skreślenie błędnej treści lub kwoty w ten sposób, aby czytelność poprzcdriH zapisów została zachowana, następnie należy wpisać poprawni treść jj||| kwotę oraz datę i podpis osoby upoważnionej do poprawienia błędu (nie wolno poprawiać pojedynczych liter i cyfr).

Dowody księgowe, przed ich zaksięgowaniem, muszą być odpowiOjB

opracowane. Na opracowanie dowodów księgowych składają się następujii czynności:

•    sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i metra toiycznym,

•    dekretowanie dokumentów,

•    segregacja dokumentów.

Kontrola formalna polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszys kie wymagane elementy, natomiast kontrola rachunkowa — na ustalenittJB dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontrola merytojgH obejmuje badanie prawidłowości dokumentu zgodnie z obowiązującymi pcfl sami oraz stwierdzenie ekonomicznej celowości operacji, którą odzwierę|8

dokument.

fc" Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekretowanie. Polega ono na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji _rw księgach rachunkowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont (konta, Strony kont, kwoty) oraz zaakceptowaniu dokumentu do księgowania. Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich według grup rodzajowych (np. dowody ma-gazynowe, kasowe) lub według poszczególnych urządzeń księgowych (np. rejestr sprzedaży, rejestr zakupów). Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych. Jeżeli określone operacje gospo-darcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego Samego dowodu, to kierownik jednostki ustala na stałe, który dowód (egzemplarz) ma stanowić podstawę zapisu w księgach.

Przedstawione wymagania dotyczą również dowodów księgowych stosowanych w rachunkowości prowadzonej przy użyciu komputera. Warto dodać, że tym Przypadku podstawą zapisów księgowych mogą być dane wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych, przy zapewnieniu następujących warunków:

\ • uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

I • możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpo-| wiedzialnej za ich wprowadzenie,

I • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

I • dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione przed modyfikacją.

Dowody księgowe mają moc dowodową nie tylko w okresie, którego doty-iczą, lecz także w późniejszych okresach jako podstawa kontroli czy dochodzenia praw. Dlatego dowody należy starannie przechowywać. Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub w jego zakładach, przejściowo mogą się znajdować w innej jednostce, której powierzono prowadzenie Ksiąg rachunkowych. Po zakończeniu ewidencji dotyczącej okresu sprawozdawczego wszelkie dowody oraz ich zestawienia należy uporządkować i przechowywać v Sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie.

2.3. Syntetyczna i analityczna ewidencja księgowa

Jednym z elementów rachunkowości są przyjęte zasady (polityka) rachunkowości. Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez jednostkę gospodarczą easady (politykę) rachunkowości należy zakładowy plan kont. Plan kont powinien być tak skonstruowany, aby prowadzona na jego podstawie ewidencja umożliwiała Oporządzanie sprawozdań finansowych, w tym deklaracji podatkowych.

Zakres zakładowego planu kont obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) i zasady księgowania na tych kontach operacji gospodarczych oraz pro-