skanowanie0004 (162)

230    Zastosowanie trzech poziomów oceny efektywności

Jedną z korzyści wynikającą z wykorzystania podejścia procesowego jest możliwość oceny użyteczności każdego ze szczebli zarządzania. Wiceprezes jednej z firm oceniał tablicę stanowisk i zadań (por. rozdział 11), analizując liczbę akceptacji koniecznych do podjęcia decyzji. Stosował przy tym zasadę, że powinna być tylko jedna akceptacja każdej decyzji. Kiedy usunięto nadmiarowe czynności, okazało się, że zabrakło pracy dla wielu stanowisk.

Ponieważ, zgodnie z tym, co wynika z jednego z naszych komentarzy, istnieje wiele wersji struktur, które mogą pasować do konkretnej sytuacji, zalecamy testowanie każdej z nich. Można tego dokonać analizując, jak będą przez nią przebiegać nowe procesy na mapie procesu lub też po prostu przejść się z zamówieniem od stanowiska do stanowiska testowanej struktury. Na tej podstawie można ocenić, która ze struktur najlepiej spełnia opisywane przez nas kryteria.

Oceniając proponowaną strukturę można też przygotować mapę relacji-— stan pożądany, która powinna eliminować wszelkie problemy i nieciągłości zidentyfikowane w kroku 2. Mapa ta może być wykorzystana do zmiany struktury oraz być pomocna przy opisie funkcji w kroku 6.

Sposób zorganizowania typowej firmy produkującej kalkulatory w latach siedemdziesiątych jest przedstawiony na mapie relacji (rysunek 13.1). Oddział fir-

. Rysunek 13.1. Mapa relacji tradycyjnego producenta kalkulatorów

my Casio produkujący kalkulatory zdecydował się zbudować przewagę strategiczną, opierając się na szybkości wprowadzania na rynek nowych produktów. Celem było zdominowanie rynku przez wprowadzanie nowego modelu kalkulatora co 6 miesięcy (w porównaniu do konkurencji, która wprowadzała nowy model kalkulatora raz na 2 lata). Ogólna mapa relacji filii firmy Casio jest przedstawiona na rysunku 13.2.

Najważniejsze działy w firmie Casio są takie same, jak u konkurencji. Jednak rola i zadania każdej z funkcji uległy znaczącym zmianom. Poprzez zmianę roli działu marketingu oraz podjęcie decyzji o kupowaniu układów scalonych za-

opis produktów

Projektowanie	opis
	montażu ~

Rysunek 13.2. Mapa relacji filii firmy Casio produkującej kalkulatory

opis produkcji

miast ich produkcji we własnym zakresie, można było na podstawie procesu wprowadzania nowych produktów zbudować przewagę strategiczną.

Gdy już mamy przygotowany nowy schemat struktury organizacyjnej możemy przejść do jej wdrożenia, wykorzystując trzy poziomy efektywności: organizacji, procesu i stanowiska pracy, zgodnie z opisaną dalej procedurą..

Krok 6 — Przygotowanie opisu każdego działu (funkcji). Wykorzystując formularz i sposób jego wykorzystania przedstawiony w rozdziale 11, należy opisać każdy z działów w nowej strukturze ze względu na wyniki pracy oraz cele. Opis ten powinien być oparty na mapie relacji, na wynikach i celach kluczowych procesów. Należy również szczegółowo opisać zakres odpowiedzialności:

•    jasno i dokładnie określić zadania nowego działu w organizacji;

•    upewnić się, czy wyniki pracy różnych działów się nie pokrywają;

•    upewnić się, czy wszystkie cele i miaiy oceny procesów mają odzwierciedlenie w zakresie odpowiedzialności funkcji;

•    sformułować go tak, aby był podstawą opisu stanowisk (por. krok 7).

Szczególnie pomocna może być tablica funkcji i zadań (por. tablica 13.1), która łączy kluczowe wyniki pracy funkcji z kluczowymi czynnościami w procesie.

Krok 7 — Przygotowanie opisu stanowisk pracy. Należy określić, jakich wyników pracy oczekujemy od każdego ze stanowisk pracy w nowej strukturze. Można przy tym wykorzystać tablicę opisu stanowiska zaprezentowaną w rozdziale 11. Opisy stanowisk odgrywają szczególną rolę w przypadku nowo wpro-