skanowanie0005 (142)

232    Zastosowanie trzech poziomów oceny efektywności

wadzanych stanowisk oraz stanowisk z nowym zakresem zadań. Wykorzystując je możemy szczegółowo powiedzieć, czego oczekujemy od naszych pracowników w nowej strukturze.

Krok 8 — Zaprojektowanie systemu efektywności pracowników dla każdego stanowiska. Przyczyny problemów wielu organizacji nie leżą po stronie źle zaprojektowanej struktury organizacyjnej. Reorganizacje nie udają się, gdyż doprowadzają do pogorszenia funkcjonowania procesów (por. krok 4) lub też nie są odpowiednio wsparte przez działania na poziomie stanowisk. W ramach systemu efektywności pracowników bierzemy pod uwagę: możliwości pracowników wybranych na stanowiska, ich wiedzę i umiejętności oraz warunki, w jakich mają pracować. Menedżer wprowadzający w życie nową strukturę powinien zadbać o jasny opis wyników pracy (wyniki oraz stawiane cele, zawarte w opisie stanowiska), zapewnić odpowiednie warunki pracy (jasne zasilenie i konieczne zasoby), stworzyć konsekwencje motywujące do realizacji celów oraz regularnie przekazywać informacje zwrotne pozwalające na korektę działań.

Krok 9 — Wprowadzenie procesów zarządzania. Gdy już stworzyliśmy właściwą infrastrukturę do działania na poziomie organizacji, procesu oraz stanowiska pracy, powinniśmy wprowadzić odpowiednie procesy zarządzania. Zostały one już przez nas przedstawione przy okazji opisu zarządzania w rozdziałach 3,4 i 5, a obejmują one:

•    formułowanie celów;

•    zarządzanie efektywnością;

•    alokację zasobów;

•    zarządzanie relacjami („białymi plamami”);

•    zarządzanie systemem efektywności pracowników.

ZAPROJEKTOWANIE SPRAWNIE DZIAŁAJĄCEJ STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ (PRZYKŁAD)

Przykład Ace Copiers Inc. oparty jest na historii rzeczywiście funkcjonującej firmy, której nazwa i produkty zostały zmodyfikowane. Projektując sprawnie działającą strukturę w firmie Ace wykorzystano opisywaną wcześniej procedurę. Dalej jest umieszczony opis przebiegu tej procedury w Ace, ze szczególnym zwróceniem uwagi na wybrane aspekty projektowania nowej struktury.

Krok 1 — Sformułowanie jasnej strategii. Firma Ace zajmuje się projektowaniem, wytwarzaniem, dystrybucją oraz serwisem maszyn fotokopiujących i związanych z nimi akcesoriów. W ciągu ostatnich 18 miesięcy dotychczasowy trend szybkiego wzrostu sprzedaży zakończył się, a firma zaczęła tracić udział w rynku. Podczas ostatnich 3 lat wprowadzono do sprzedaży tylko dwa nowe produkty, dużo mniej niż inne firmy w branży. Przygotowanie tych produktów kosztowało więcej niż założono w budżecie i żaden z nich nie sprzedaje się dobrze.

W związku z opisanymi problemami postanowiono poważnie zastanowić się nad przyszłością firmy. Kadra kierownicza firmy udała się na kilkudniową sesję strategiczną i opracowała strategię na najbliższy okres. Jednym z celów było wprowadzenie dwóch nowych produktów w ciągu kolejnych 5 lat.

Krok 2 — Opis i analiza obecnej organizacji firmy. Na rysunku 13.3 jest przedstawiony schemat organizacyjny firmy Ace Copiers. Z kolei na rysunku 13.4 jest przedstawiona oryginalna mapa relacji oraz zidentyfikowane nieciągłości.

Krok 3 — Opis i analiza obecnie działających procesów. Na podstawie dokonanej analizy procesów oraz sformułowanej strategii firmy uznano, że proces przygotowania i wdrożenia nowych produktów ma kluczowy charakter. Zespół międzyfunkcjonalny przygotował mapę procesu —- stan obecny i dokonał analizy znajdując wszelkie nieciągłości.

Krok 4 — Przygotowanie mapy procesu - stan pożądany oraz miar. Na rysunku 13.5 przedstawiono część przygotowanego przez zespół usprawnionego

Rysunek 13.3. Pierwotny schemat struktury organizacyjnej Ace Copiers Inc.