88202 skanowanie0008 (106)

238 Zastosowanie trzech poziomów oceny efektywności procesu przygotowania i wdrożenia nowych produktów. Po przygotowaniu tej mapy zespół zajął się określeniem zestawu miar służących do oceny realizacji tego procesu. Na ich podstawie sformułowano następujące standardy działania:

•    nowe produkty powinny osiągać założone wartości sprzedaży ilościowej i wartościowej;

•    nowe produkty powinny być wdrażane w ciągu 9 miesięcy (od stworzenia koncepcji, aż do wyprodukowania pierwszych 5000 sztuk);

•    koszt jednostkowy, koszt przygotowania i wdrożenia powinny zawsze mieścić się w granicach założonego budżetu.

Na podstawie tych standardów sformułowano miary i standardy w najistotniejszych miejscach całego procesu.

Krok 5 —- Zaprojektowanie struktury organizacyjnej. Przez wpisanie czynności w nowym procesie do wierszy na mapie procesu przydzielono zadania i odpowiedzialności poszczególnym funkcjom. Zdecydowano się na podział dotychczasowego działu przygotowania nowych produktów na dwa nowe działy: projektowania produktów (zajmującego się przygotowaniem idei nowego produktu) oraz technicznego przygotowania nowych produktów (zajmującego się opracowaniem technicznej strony projektu). Zdecydowano się także na stworzenie nowego działu obsługi klientów, w skład którego wchodzą działy marketingu, sprzedaży oraz nowo powstały dział projektowania.

Dzięki stworzeniu nowego działu obsługi klientów w firmie Ace, można szybciej podejmować decyzje dotyczące przygotowania nowych produktów oraz przyspieszyć wprowadzenie ich do sprzedaży. Natomiast dzięki włączeniu działu technicznego przygotowania nowych produktów do działu produkcji można było poszukiwać nowych metod redukcji kosztów.

Zanim zdecydowano się na wprowadzenie w życie nowej struktury, sprawdzono jak wpływa ona na realizację innych procesów. Chciano w ten sposób zabezpieczyć się przed sytuacją, w której optymalizacja jednego z procesów mogłaby doprowadzić do pogorszenia funkcjonowania innych kluczowych procesów. (Jeśli można by porównać izolację funkcji do silosu, to izolacja w ramach procesu byłaby tunelem). Na rysunku 13.6 przedstawiono nowy schemat organizacyjny firmy, a na rysunku 13.7 nową mapę relacji (główne relacje).

Krok 6 — Przygotowanie opisu każdego działu (funkcji). Aby upewnić się, że zakresy zadań i odpowiedzialności poszczególnych funkcji są jasne, zespół pracowników firmy Ace przygotował tablicę funkcji i zadań w procesie przygotowania nowych produktów. Jej część jest przedstawiona w tablicy 13.1. Dla każdej

Rysunek 13.6. Nowy schemat organizacyjny Ace Copiers Inc. (fragment)

z funkcji opisano również miary oraz cele. Tablica ta stanowiła również podstawę do opisu funkcji (por. rozdział 11).

Krok 7 -f Przygotowanie opisu stanowisk pracy. Zespoły zadaniowe w każdym z działów firmy, opierając się na opisie działów, przygotowały opisy wszystkich stanowisk pracy zaangażowanych w realizację procesu przygotowania nowych produktów (np.: handlowców, analityków rynku oraz projektantów). W ramach opisu stanowisk znalazły się oczekiwane wyniki pracy, składające się na efekt pracy całej funkcji oraz cele, które mieli osiągnąć pracownicy na danym stanowisku.

Krok 8 — Zaprojektowanie systemu efektywności pracowników dla każdego stanowiska. Dla każdego ze stanowisk opracowano zakres koniecznych informacji zwrotnych, określono nagrody oraz potrzeby szkoleniowe.

Krok 9 — Wprowadzenie procesów zarządzania. Gdy już stworzono odpowiednią infrastrukturę do działania na poziomie organizacji, procesu oraz stanowiska pracy, powinno się wprowadzić w firmie Ace odpowiednie procesy zarządzania. Kadra kierownicza stworzyła kilka nowych procesów zarządzania, dzięki którym cele miały być stale aktualizowane, wyniki działania organizacji na wszystkich trzech poziomach miały być zbierane i porównywane z założonymi celami, a zasoby odpowiednio alokowane. Dzięki temu można było dalej optymalizować realizację procesu przygotowania nowych produktów, zarządzać relacjami między działami oraz wszystkimi elementami systemu zarządzania efektywnością pracowników. Realizacja procesów zarządzania stała się podstawą oceny pracy menedżerów.