35605 skanuj0006 (19)

Należy zaznaczyć, że przedstawienie potencjalnemu klientowi oferty nierzetelnej pod względem merytorycznym i finansowym, grozi przewidzianymi w zapisach ustawowych sankq'ami karnymi. Jak wcześniej wspomniano, integralną częścią oferty jest zawarta w niej cena konkretnej usługi. Do jej właściwego ustalenia służy, sporządzony po dogłębnej analizie kosztów, preliminarz budżetowy danego przedsięwzięcia. Określa on wysokość przewidywanych nakładów finansowych niezbędnych do zorganizowania imprezy. Jeżeli organizatorem jest firma lub organizacja nastawiona na zysk, to do obliczonych kosztów dodać musi wysokość ustalonej przez siebie marży. Dopiero ta kwota stanowić będzie podstawę do ustalenia ostatecznej ceny imprezy przedstawionej w ofercie.

2. Preliminarz kosztów

Sporządzenie rzetelnego preliminarza kosztów dowolnej imprezy polega na wykonaniu zbilansowanego zestawienia przewidywanych dochodów i wydatków. Koszty to wydatki poniesione na wytworzenie określonych dóbr i usług w danym okresie (por. Begg i wsp., s. 175). Wszelkie nakłady poniesione przez organizatora, związane z całokształtem czynności i dodatkowych usług przygotowawczych i dystrybucyjnych produktu muszą mieć swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej rubryce takiego zestawienia. Preliminarz składa się z zasadniczych dwóch części:

•    części rzeczowej,

•    części finansowej.

W części rzeczowej (opisowej) znajdują się informacje dotyczące rodzaju, charakteru, terminu i miejsca imprezy. W części finansowej natomiast należy uwzględnić wydatki związane z bezpośrednią organizacją i uzależnione od specyfiki przedsięwzięcia. Tworzą je koszty stałe (niezależne od rodzaju i charakterystyki imprezy) oraz koszty zmienne (uzależnione od specyfiki zadania). Należy przy tym pamiętać, że przy sporządzaniu preliminarza organizator winien zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie odpowiednich środków finansowych na wydatki związane z bezpośrednim bezpieczeństwem zdrowia i życia uczestników (Zieliński, 2000). Przykładowy formularz preliminarza budżetowego dla imprezy rekreacyjnej przedstawiono w załączniku 6.

Właściwe sporządzenie preliminarza kosztów służy wykonaniu kalkulacji ceny imprezy. Jest ona bowiem bezpośrednią pochodną kosztów i marży, jaką ustala organizator i jako taka prezentowana jest w ofercie. Oprócz ceny, istotną pozycją oferty jest program imprezy.

64