54918 Skanuj0016 (12)

W negocjacjach istotny jest układ miejsc przy negocjacyjnym stole. Odzwierciedla on nie tylko stanowiska jakie zajmują poszczególne osoby w zespole negocjacyjnym, ale także wpływa na ich zachowania względem siebie. W rozmowach formalnych przyjęty jest układ „poprzez stół”. W tym układzie każda z delegacji zajmuje jedną jego stronę, a liderzy siadają dokładnie na wprost siebie. Układ ten ma wielu zwolenników, ponieważ podkreśla odrębność obu stron i każdej z nich daje własne terytorium. Prowokuje jednak do konfrontacyjnego stylu rozmów w rodzaju „my - oni”.

Jeśli atmosfera negocjacji ma być nieformalna, a stosunki partnerskie, zaleca się by negocjacje odbywały się przy stole okrągłym lub by strony zasiadały wspólnie po jednej ze stron stołu naprzeciwko pomocy technicznych używanych w' danych negocjacjach, np. tablic, wykresów, sprzętów audiowizualnych itp.

ł‘rzygotowując się do negocjacji ze związkiem zawodowym, kierownictwo firmy wiedziało, że po drugiej stronie znajdzie się urzędnik związkowy, znany z agresywnych zachowań, oraz o wiele bardziej ugodowy przedstawiciel załogi. Dając związkowcom pierwszeństwo wyboru miejsca przy stole, szef delegacji kierownictwa zakładu usiadł dokładnie naprzeciw przedstawiciela załogi, a nie naprzeciw urzędnika związkowego. IV trakcie negocjacji urzędnikowi trudno było nawiązać kontakt wzrokowy z szefem delegacji kierownictwa, natomiast ten ostatni mógł swobodnie zwracać się z każdą kwestią do przedstawiciela załogi" [I I].

Przed negocjacjami należy opracować plan spotkania negocjacyjnego. Roboczą wersję planu należy przesłać drugiej stronic do zaakceptowania. Porządek rozmów bywa często tak istotny, żc sarn staje się przedmiotem negocjacji między stronami.

Plan spotkania negocjacyjnego pomaga w skoncentrowaniu się na zasadniczych kwestiach w^r negocjacjach.

Drak ustaleń proceduralnych może powodować bałagan w dalszych fazach negocjacji, np.: powracanie do kwestii już omawianych, „przeskakiwanie” od sprawy ilt> sprawy itp. W konsekwencji powstają sytuacje konfliktow e.

W planie spotkania negocjacyjnego istotne jest wyznaczenie godziny rozpoczęcia i zakończenia negocjacji. Należy pamiętać, iż przeciąganie negocjacji ponad zaplanowane zakończenie może budzić zniecierpliwienie negocjatorów.

5.4. Faza III - negocjacje właściwe

Negocjacje właściwe obejmują następujące etapy:

I. Stworzenie przyjaznego klimatu negocjacji

Klimat w jakim negocjacje przebiegają jest często bezpośrednim źródłem ich sukcesu.

len etap z natury rzeczy wydaje się nieco „sztywny”, onieśmiela bowiem obie strony. Naturalne są zatem próby przełamania pierwszych lodów poprzez wymianę żartów czy rozmowę na tematy neutralne (np. o podróży, o kraju z którego pochodzą negocjatorzy). Na stworzenie przyjaznej, kooperacyjnej atmosfery negocjacji powinno poświęcać się około 5% czasu przeznaczonego na rozmowy [14|.

2.    Wzajemne diagnozowanie postaw i celów negocjujących stron

Pierwsze minuty trwania negocjacji są szczególnie ważne, bowiem stopień koncentracji i skupienia uczestników jest bardzo wysoki. Wykorzystując to, strony negocjacji dążą do wzajemnego poznania pozycji, celów, postaw i zamierzeń wobec siebie. Każda ze stron próbuje określić cele minimalne i maksymalne kontrpartnera, źródła jego przewagi i słabości. Strony starają się rozpoznać nawzajem swoje możliwości. W tym celu stosują taktyki służące uzyskiwaniu informacji istotnych dla negocjacji. Powyższa faza pozwala poznać i określić strategię negocjacji stosowaną przez drugą stronę. Jeśli odbiega ona od strategii przyjętej w trakcie przygotowań do negocjacji, to należy ją zmodyfikować. Jeśli jedna strona stosuje strategię rywalizacyjną - to druga strona też powinna zastosować tę strategię, mimo, że przygotowując się do negocjacji zakładała kooperację.

3.    Posunięcia taktyczne negocjujących stron

Faza ta obejmuje:

<■ wymianę pierwszych ofert,

<■ kolejne oferty i kontroferty stron negocjacji,

<■ wzajemną wymianę ustępstw między negocjującymi stronami.

W tej fazie może dojść do impasu. Zakłada się, że od czasu do czasu impas w negocjacjach jest nieunikniony. Może on być świadomie stosowaną bronią taktyczną, stanowiącą rodzaj testu na upór i siłę kontrpartnera.

Impas tv negocjacjach to sytuacja kryzysowa, w której negocjatorzy obstają przy swoim stanowisku, nie wypracowują żadnego rozwiązania problemu, odraczają lub zrywają rozmowy.

Impas pojawia się gdy:

■> strony akcentują własne ambicje kosztem meritum (przedmiotu negocjacji),

* jedna lub obie strony działają pod wpływem silnych emocji,

■> negocjatorzy prowadzą negocjacje twarde, interesy stron są zupełnie sprzeczne.

Skutecznymi metodami reagowania w sytuacjach kryzysowych negocjacji są:

<* zaangażowanie rozjemcy, mediatora,

<■ przeprowadzenie postępowania arbitrażowego.

r>