61,61

Jak skutecznie negocjować

Normalnie więc nagrywanie posiedzenia nic jest godne poleceni* W negocjacjach istotny jest ich rezultat końcowy, a nie drobiazgo' spory, które go poprzedziły. Wskazany jest, natomiast skondenst wany zapis najważniejszych faktów: kto uczestniczył, krótkh streszczenie stanowisk obu stron w momencie rozpoczęcia rozmó> i dokładny zapis przyjętych ostatecznie ustaleń. Taki zapis nie wymaga zatrudniania osobnego protokolanta. Jeden z uczestników moż< zostać wyznaczony do sporządzania notatek ze spotkania, które następnie, jeśli to konieczne, zostaną zweryfikowane przez drugą stronę, zanim staną się formalnym dokumentem z zebrania.

Przy negocjacjach trudnych, złożonych użyteczne może być prywatne nagranie, w którym zapisane zostaną różne punkty widzenia członków delegacji drugiej strony, jak również zagadnienia, które pojawiły się w dyskusji, a nie zostały uwzględnione w ostatecznym porozumieniu. Prywatne nagranie jednak powinno służyć jako dodatkowa pomoc, a niejako tajna broń przeciwko oponentom.

W nieformalnych, menedżerskich negocjacjach dobrym zwyczajem jest, by osoba inicjująca je potwierdziła ostateczne ustalenia wysyłając notę: „Pozwalam sobie przesłać tę krótką notę w celu potwierdzenia naszych wczorajszych uzgodnień:...”.

Bibliografia

'Belbin, R. Meredith Management Teams, Butterworth-Hcinemann, London 1981.

Najważniejsze zasady

Na przebieg negocjacji wpływ ma ton i tempo rozmów, skład zespołów negocjujących, a także układ miejsc przy stole, przerwa na poczęstunek i sposób dokumentowania. Skuteczni negocjatorzy dążą do współpracy przy stole, ale są przygotowani na konfrontację.

Przyjęty styl negocjowania musi uwzględniać doświadczenie i osobowość drugiej strony.

Oprócz bardzo formalnych negocjacji we wszystkich innych zespół powinien liczyć od trzech do pięciu osób.

Należy unikać negocjowania w sytuacji, gdy temperatura emocji jest wysoka; ale przeciąganie rozmów bez wyraźnego powodu przynosi skutki odwrotne do zamierzonych. Niedoświadczeni negocjatorzy czują się pewniej na własnym terenie, ale dla oficjalnych rozmów o dużej wadze najlepiej wybrać terytorium neutralne.

Układ miejsc przy stole może decydować o konfrontacyjnym albo partnerskim charakterze spotkania.

Przerwa na posiłek to nie tylko kurtuazja; poczęstunek może bardzo przyspieszyć postęp w negocjacjach.

Zapis wyników negocjacji, choćby nieformalny, jest pożądany: zapewnia jednoznaczną interpretację przyjętych uzgodnień.