78833 IMGI41 (5)

może wprowadzić jeszcze zmiany do zamówienia. Jest to duże udogodnię* 1 nie i dlatego system komputerowy jest coraz powszechniejszy w ich załat | wianiu. Kontrast między tradycyjnym zamawianiem a zamawianiem przy I użyciu EDI przedstawiono na rysunku 9. Liczy się przede wszystkim na- ; tychmiastowe przekazywanie zamówień, dokładność danych i mniejsza pracochłonność ich opracowywania. Jednym z powszechniej występu-; i jących problemów przy elektronicznym przekazie zamówień jest brak kompatybilności w formatach zamówień u odbiorców i dostawców, ze : względu na stosowanie różnych oprogramowań. W tej sytuacji informacją ] musi być dwa razy przetwarzana, aby obie strony były usatysfakcjonować ■ ne. Ujednolicenie oprogramowania, i tym samym standardów zamówieńj j drogą elektroniczną, pozwala na ich automatyczne przesyłanie i bezpośrednią komunikację pomiędzy dostawcą a odbiorcą. W celu skrócenia czasu zamawiania upowszechnia się również skanning i kody kreskowe .

Między czasem przyjęcia zamówień a czasem kiedy magazyn kompletuje zamówienie i dostaje polecenie jego wydania, jest czas przeznaczony na opracowanie (przetwarzanie) zamówień. Czas ten poświęca się na:

0 sprawdzenie, czy wszystkie informacje w zamówieniach są kompletne i dokładne;

0 sprawdzenie kredytu klienta przez działy finansowe;

0 ewidencję transakcji w dziale księgowości (rejestracja sprzedaży);

0 przesłanie zamówienia do działu zapasów lub innej komórki zajmującej się zapasami, i jeśli zapas jest, ścisłe określenie magazynu, z którego będzie realizowane dane zamówienie (wyselekcjonowanie i pobranie pozycji do wysyłki);

0 bieżącą kontrolę zapasów;

0 przygotowanie dokumentów i organizację transportu w celu wysyłki produktów z magazynu.

Innymi słowy, z chwilą gdy producent (dostawca) otrzyma zamówienie i wprowadzi je do swojego systemu przetwarzania, następuje kilka czynności sprawdzających i kontrolnych: 1) czy produkt jest dostępny w zapasach w pożądanej ilości; 2) czy kredyt klienta jest wystarczający,

aby zaakceptować zamówienie; 3) czy produkt jest uwzględniony w harmonogramie produkcji w przypadku, gdy nie ma go w magazynie. Konfrontacja ze stanem zapasów pozwala określić opóźnienie w dostawie oraz niezbędną wielkość produkcji. Jeśli nie zachodzi taka potrzeba, stan zapasów jest uaktualniany zależnie od wielkości zamówienia. W trakcie przetwarzania zamówienia dział księgowości otrzymuje polecenie wystawienia faktury oraz zestaw informacji i instrukcji niezbędnych do przygotowania zamówienia w magazynie (wybór pozycji, pakowanie) wraz z odpowiednią dokumentacją. Następnie przygotowane zamówienie przekazuje się do wysyłki. Z magazynu płynie również informacja do działu finansowego, przygotowującego fakturę, potwierdzająca przekazanie wysyłki do transportu (rysunek 5). Niektóre czynności mogą być załatwiane jednocześnie i w bardzo krótkim czasie, zwłaszcza gdy wykorzystuje się elektroniczne przetwarzanie i wymianę danych.

Rysunek 5 ^ ^

Ścieżka zamówienia klienta w przedsiębiorstwie

^M Zob. J.C. Johnson, D.F. Wood, Contemporary Physical Disiribution and Loeistics - Źródło: Jak rysunku 4, ś. 319. Third Edition, Macmillan Publishing Company. New York-London 1986, s. 72 i nasL '    _

58

59