Nadrzędnym celem Biblioteki jest możliwie szybkie udostępnienie użytkownikowi poszukiwanej książki, czasopisma lub innego rodzaju zbiorów. Zanim jednak to się stanie, każde z nich musi wcześniej przejść etapy pewnej "obróbki". W Oddziale Opracowania Alfabetycznego do podstawowych czynności należy: opracowanie książek i niektórych czasopism (zwanych pozycjami), ustalanie i nanoszenie sygnatur (sygnatura to znak miejsca przechowywania w magazynie) oraz przysposobienie zbiorów do przyszłego skomputeryzowanego wypożyczania. Opracowanie zbiorów polega na sporządzaniu opisu bibliograficznego, który ma umożliwić identyfikację pozycji oraz na opatrywaniu go hasłami, za pomocą których wyszukuje się ten opis. Do niedawna opisy bibliograficzne pozycji sporządzano tradycyjnie na kartach katalogowych obecnie w katalogach komputerowych.
Reasumując - katalog komputerowy informuje o pozycjach wchodzących w skład zbiorów Biblioteki. Identyfikację poszukiwanej pozycji zapewnia opis, zawarty już nie na tradycyjnej karcie katalogowej, a w rekordzie bibliograficznym.
W zależności od funkcji, jaką hasła pełnią przy wyszukiwaniu, rozróżnia się hasła formalne i przedmiotowe. Oddział Opracowania Alfabetycznego zajmuje się tworzeniem haseł formalnych. Mogą nimi być np.: nazwy autorów, współautorów, tłumaczy, redaktorów, ilustratorów; nazwy organizacji, stowarzyszeń, urzędów, firm, partii politycznych, związków zawodowych (nazywane ogólnie ciałami zbiorowymi), nazwy konferencji, zjazdów, sympozjów itp. oraz tytuły serii. Dla poszczególnych rodzajów haseł tworzy się odrębne rekordy kartoteki haseł wzorcowych, zwane rekordami khw. Sporządza się je zgodnie z międzynarodowymi standardami (format USMARC) dostosowanymi do polskich norm, a w przypadku ich braku do przyjętych wspólnych ustaleń. Użytkownik przeszukując katalog może zobaczyć zawartość rekordu khw (odpowiednia komenda) lub jedynie korzystać z haseł dla celów wyszukiwania. Rekordy khw tworzy się po to, aby w opisach pozycji, tj. rekordach bibliograficznych, wykorzystywać zawsze te same formy nazw.
Rekord khw zawiera: ujednoliconą formę nazwy lub tytułu, inne ich warianty, informacje np. o osobie, ujednolicone formy wcześniejszych i późniejszych nazw instytucji i tytułów serii, notę historyczną, a przede wszystkim dokumentację o wykorzystanych przy jego tworzeniu źródłach.
Formalne opracowanie zbiorów, katalogowanie to ciąg czynności, które dążą do przysposobienia dokumentów bibliotecznych poprzez wykazanie cech formalno-wydawniczych (autor, tytuł itp.) i wykazaniu go w jednym z katalogów. Wyróżniamy 3 etapy po nadejściu dokumentu do biblioteki:
1. opracowanie techniczne
2. opracowanie formalne
3. opracowanie rzeczowe
Dokument najpierw jest akcesjonowany, później wprowadza się do inwentarza. Potem przechodzimy do opracowania formalnego - charakterystyki formalno-wydawniczej dokumentu. Następnie przechodzimy do charakterystyki treściowej.
Katalogi bywają bardzo różne, jednak dzisiaj elementem krajobrazu bibliotecznego są terminale, dostęp do wszelkich katalogów technicznych, formalnych i rzeczowych. Oprócz katalogów kartkowych i cyfrowych powstawały też katalogi mikrofiszowe - mikrofisze zastąpić miały książki, tak jak dziś e-booki. Nie zabraknie tu komputerowego katalogu MARC czy NUKAT (zmalała ranga opracowania w bibliotece, wzrosła rola informacji i marketingu. Katalogowanie dzięki NUKATowi stało się rutynowe).
Katalogi formalne - porządkują informacje o zbiorach bibliotecznych, według cech nie związanych bezpośrednio z treścią dokumentu (książki, kasety czy czasopisma), a więc według cech formalnych. Możesz z nich korzystać wtedy, kiedy znasz cechy formalne dokumentu (autora, tytuł).
Katalog alfabetyczny - informuje o książkach posiadanych przez bibliotekę i korzysta się z niego, jeśli znany nam jest autor i tytuł poszukiwanej książki. Karty katalogowe książek uszeregowane są w kolejności alfabetycznej (wg alfabetu polskiego) według: haseł autorskich - czyli nazwiska autora (w przypadku publikacji, które mają dwóch lub trzech autorów hasłem jest zawsze nazwisko pierwszego autora) haseł tytułowych - w przypadku prac zbiorowych, wtedy hasłem jest pierwszy wyraz tytułu.
Katalog tytułowy - hasłem jest tutaj tytuł dokumentu, a karty katalogowe są również szeregowane alfabetycznie.
Inne :
Wg typu dokumentu:
Katalog czasopism - odnotowuje informacje o czasopismach gromadzonych przez bibliotekę. Każde czasopismo ma oddzielną kartę tytulaturową (zawierającą podstawowe informacje o czasopiśmie) oraz kartę wyszczególniającą (z wyszczególnieniem zgromadzonych przez bibliotekę numerów czasopisma). Karty są uporządkowane alfabetycznie
Katalog kaset video - podobny charakter, jak katalog czasopism
Katalog kaset magnetofonowych - podobny charakter, jak katalog czasopism
Wg miejsca:
Katalog czytelni - zawiera informacje o zbiorach dostępnych na miejscu
Katalog wypożyczalni - zawiera informacje o zbiorach, które można wypożyczyć do domu
Opracowanie - zespól czynności, mających na celu przygotowanie gromadzonych przez bibliotekę zbiorów do użytku czytelników. Obejmuje sporządzanie inwentarzy, klasyfikacje pod względem treści, opis formalny (katalogowanie), szeregowanie kart w katalogach bibliotecznych. Jednolite zasady opracowania formalnego. (normy).
Katalogowanie - sporządzanie opisów katalogowych zgodnie z obowiązującą instrukcja (przy ustalonej jednostce opisu) w celu utworzenia katalogu bibliotecznego. Polega na wyborze tych elementów z tytulatury dzieła, które są niezbędne do jego identyfikacji, oraz na podaniu ich na karcie katalogowej w sposób zwięzły I dokładny. Porządkuje te informacje wg stref opisu, pomija cechy treściowe. Są to przede wszystkim autorstwo I tytuł, wydawnictwo, kolejność I miejsce wydania, forma wydawnicza, objętość, format (w cm), ISBN (international standard book number) dla zwartych lub ISSN (international standard serial number) dla ciągłych.
K. może być: pełne, skrócone, centralne (przygotowywane przez centralna instytucje do centralnego opracowania), analityczne (dla druków niesamoistnych wydawniczo).
Klasyfikowanie - proces łączenia podobnych treściowo zbiorów, w celu szybkiego wyszukania dokumentów relatywnych w stosunku do zapytania użytkownika. Etapy:
charakteryzowanie pod względem treściowym
Znakowania wg systemu klasyfikacyjnego
Usystematyzowanie/uporządkowanie
Tworzenie katalogów rzeczowych.
Informacje do opracowania formalnego czerpane są z preliminariów - strony przed stroną tytułową tytułowej/substytutu, metryki wydawniczej. Tak nazywa się wszystkie karty przed stroną tytułową. Substytut to okładka, nagłówek, obwoluta, żywa pagina, spis treści. Najważniejsza strona tytułowa. Tytulatura to zespól informacji, identyfikujących dokument, umiejscowiona różnie w zależności od medium (np. W czołówce filmu).
Podstawa opisu formalnego jest oryginał w całości, pierwszy zeszyt dla wydawnictw ciągłych. W wypadku braku - czerpać należy z bibliografii, z zaznaczeniem źródła. Tytuł podaje się najbardziej szczegółowy, pierwszy jak równoważne, lub ostatni, jeśli różne lata.
Opis katalogowy, opis główny, pozycja katalogowa - uwzględnia cechy bibliograficzne, niezbędne do identyfikacji dokumentu w całej grupie określonego typu oraz cechy indywidualne, specyficzne dla danego egzemplarza.