40021 skanuj0010 (14)

•    możliwości rozszerzenia lub zawężenia umowy (z podaniem formy i terminów),

•    sposoby i możliwości wypowiedzenia (z określeniem czasu i miejsca) lub odstąpienia od umowy (ze wskazaniem konkretnych przyczyn),

•    możliwość rozwiązania umowy po wyrażeniu zgodnej woli obu stron.

Wzór najprostszej umowy sponsoringu przedstawiono w załączniku 5.

Należy zaznaczyć, że pozyskanie sponsora bywa trudne i wymaga wielu zabiegów, których podstawą jest przemyślany proces negocjacji. Będzie on łatwiejszy i skuteczniejszy, kiedy prestiż i ranga planowanego przedsięwzięcia będą wysokie.

5. Proces negocjacji

Działalność organizacyjna zależy w decydującej mierze od permanentnego uzgadniania stanowisk. Negocjacje dotyczyć mogą ustalenia ostatecznych warunków umowy z klientami, zawierania umów z instruktorami lub sponsorami, wynajmowania obiektów, sprzętu, sposobów prowadzenia kampanii promocyjnej bądź reklamowej itd. Jest to więc uzgadnianie przy użyciu argumentów pewnego wspólnego stanowiska, które osiągnąć należy na drodze obopólnego kompromisu. Proces ten polega na wzajemnym komunikowaniu się, a jego celem jest osiągnięcie konsensusu w sytuacjach, w których występuje konflikt interesów. Jego przebieg zależy od określonego układu sił biorących w nim udział stron. Świadomość, że każda z nich jest w jakimś stopniu zależna od drugiej, wytwarza względną równowagę sił, co z kolei może stać się podstawą prowadzenia konstruktywnych negocjacji. Najczęściej przebiegają one w następujących fazach:

•    Przygotowawczej - polega ona na wstępnym rozpoznaniu, z kim i w jakim celu prowadzić mamy negocjacje, wyznaczeniu hierarchii celów oraz opracowaniu procedur negocjacyjnych. Narzędziami pomocnymi w tej fazie może być przygotowanie biznes planu imprezy, projektu regulaminu, preliminarza, planu marketingowego itp.

•    Dyskusyjnej - polega na wzajemnej prezentacji własnych ofert lub stanowisk. Obie strony przedstawiają swoje propozycje, konsultując zakres ewentualnych ustępstw.

•    Końcowej - osiągnięcie wspólnego porozumienia, którego owocem jest pisemne sporządzenie i parafowanie kontraktu, w którym określone zostają czasowe ramy i zakres jego obowiązywania, wzajemne gwarancje oraz konsekwencje wynikające z jego zerwania.

Rozpoczynając proces negocjacyjny, należy zastanowić się, jakimi cechami powinien się on charakteryzować, aby był satysfakcjonujący dla obu

78