DSCF0147

technicznych albo w formie pisemnej, np, dokumenty otr/ymyw mi* 4 lub też utworzone wewnątrz danej jednostki organizacyjnej. W pnu tn nia większość informacji jest przekazywana i gromadzona w IfinnU' ph^tńn^j W toku pracy biurowej spotykamy się więc z bardzo dużą ilością tó/unrtulóytfu dokumentów biurowych.

Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie', /imla wienie liczbowe, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zcwnąti/.

Jednak posługiwanie się tylko pojęciem „dokumentu biurowego" jest mewy starczające. Gdyby ograniczyć się do niego, w biurze mielibyśmy mnóstwo nieupo rządkowanych dokumentów i odnalezienie któregokolwiek napotykałoby ogromne trudności. Dlatego też należy porządkować dokumenty biurowe, łącząc je według kryterium sprawy, której dotyczą. W ten sposób powstają akta sprawy. Akta sprawy są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy.

Po pewnym czasie również ilość akt sprawy w naszym biurze będzie tak ogromna, że znów odnalezienie właściwych stanie się bardzo trudne. Aby temu zapobiec, dokonuje się podziału akt na akta spraw bieżących i akta spraw załatwionych. Akta spraw bieżących to akta, które pracownik musi mieć pod ręką. Obejmują one akta spraw będących w toku załatwiania, oczekujących na załatwienie bądź uzupełnienie albo wymagających wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Te akta można przenieść do archiwum lub oddać na makulaturę.

Porządkując biuro, dochodzimy do bardzo ważnego pojęcia dokumentacji biurowej. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących, załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. W skład dokumentacji biurowej wchodzą różnego rodzaju pisma, które można podzielić według następujących kryteriów:

I. Ze względu na treść:

a)    pisma przekonywające - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, protokół kontroli, decyzja,

b)    pisma informacyjne - nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska. Zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, np.: notatka, sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie, awizo.

■II. Ze względu na nadawcę i adresata:

a)    pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej,

b)    pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych. Pisma te można podzielić na:

0 pisma zewnętrzne otrzymane - w pismach tych nadawcą jest inna jednostka organizacyjna (zewnętrzna), a adresatem nasza firma,

249