DSCF0150

3.3. Systemy kancelaryjne

W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich: przyjmowanie, rozdzielanie i doręczanie pism, rejestrowanie, znakowanie, załatwianie spraw będących treścią pism, aprobata spraw załatwionych, podpisywanie, wysyłanie pism, przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych. Czynności te nazywane są czynnościami kancelaryjnymi. Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych czynności jest jedną z najważniejszych spraw w każdej jednostce organizacyjnej. Czynności kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez dowolnych pracowników i w dowolny sposób. Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków i jak je ma wykonać, dlatego też w dobrze zarządzanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną. Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania tych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Należy wyraźnie odróżniać dokument, jakim jest instrukcja kancelaryjna od sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, czyli od systemu kancelaryjnego. Wyróżnia się trzy rodzaje systemów kancelaryjnych: system dziennikowy, system bezdziennikowy, system mieszany.

System kancelaryjny dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych i wysyłanych w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami kancelaryjnymi. Jednostka organizacyjna stosująca ten system musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w kancelarii, jak i w każdej innej komórce organizacyjnej. W kancelarii znajduje się dziennik ogólny całej jednostki organizacyjnej, a komórki organizacyjne prowadzą swoje oddzielne dzienniki podawcze.

System kancelaryjny dziennikowy występuje w dwóch odmianach:

1)    system dwudziennikowy — każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze: w jednym rejestruje się pisma przychodzące (dziennik pism przychodzących), a w drugim pisma wychodzące (dziennik pism wychodzących),

2)    system jednodziennikowy - komórki organizacyjne mają tylko jeden dziennik podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma - pisma otrzymane po lewej stronie, a pisma wysyłane po prawej (Wzór 51 i 52).

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest następujący:

1)    po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim dzienniku podaw-czym jako pismo otrzymane (po lewej stronie), zapisując: datę, nadawcę, określenie sprawy, znak, oraz symbol komórki organizacyjnej, do której przekazano pismo do rozpatrzenia,

2)    po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kancelarii,

252