DSCF0155

izdawczość

wsią)

JATA

UWAGI

Rzeczowy wykaz akt powstaje w wyniku klasyfikacji akt przeprowadzonej w jednostce organizacyjnej. Akta dzieli się na klasy według rodzaju załatwianych spraw. W rzeczowym wykazie akt zagadnienia występujące w danej jednostce organizacyjnej, które dotycząjej działalności, określa się za pomocą haseł i symboli klasyfikacyjnych, np.:

Symbol klasyfikacyjny	Hasło klasyfikacyjne
4.0.0	płace kierownictwa naczelnego
4.0.1	płace kierowników komórek organizacyjnych

9.1. Uzupełnić

likowym jest nastę-

ąc ich, za to w polu

Dismo do właściwej

erentowi w celu za-

spraw dołączonym h tej samej sprawy

z odpowiedzią kie-

witowanią przeka-

isma szybszy, choć pełnienie pieczątki System ten nie zamkiem załatwiania

być spełnione trzy

sokie kwalifikacje, poszczególne ko-iska pracy, owany i wdrożony ę zakwalifikować.

m

Wyróżnia się dwa rodzaje rzeczowych wykazów akt:

1)    jednolity (zakładowy) rzeczowy wykaz akt - opracowany jest dla wszystkich komórek organizacyjnych danego zakładu pracy. Takie same symbole i hasła klasyfikacyjne obowiązują w całym zakładzie. Taki rzeczowy wykaz akt może być stosowany jedynie w małych i średnich oraz jednobranżowych jednostkach organizacyj nych,

2)    strukturalny (wydziałowy) rzeczowy wykaz akt - występuje w dużych zakładach, gdzie stosowanie jednolitego wykazu akt jest niemożliwe. Każda komórka organizacyjna, dział lub wydział stosują odmienne hasła i symbole klasyfikacyjne. Strukturalne wykazy akt stosowane są w dużych i zwykle wielobranżowych jednostkach organizacyjnych.

Rzeczowy wykaz akt ustalany jest przez pracodawcę lub kierownika zakładu pracy, a przy jego ustalaniu obowiązują następujące zasady:

1)    przy opracowywaniu haseł należy uwzględnić nie tylko tematykę występującą ale i przewidywaną tak aby po pewnym czasie nie pojawiła się konieczność tworzenia nowego wykazu akt,

2)    hasła klasyfikacyjne nie mogą brzmieć podobnie,

3)    hasła należy formułować jasno i jednoznacznie,

4)    powinno się unikać haseł zbyt ogólnie sformułowanych (np. sprawy bieżące, korespondencja wewnętrzna), gdyż teczki oznaczone tymi hasłami stają się zbiorem bardzo wielu pism w różnych sprawach, które potem trudno odszukać,

5)    hasła klasyfikacyjne wyższego rzędu muszą być logicznie powiązane z hasłami niższego rzędu.

Ustalając rzeczowy wykaz akt, wszystkie zagadnienia występujące w danej jednostce organizacyjnej dzieli się najpierw na 10 klas I stopnia, i tak np.:

0    - finanse,

1    - księgowość,

2    - personel,

3    - planowanie,

4-płace...

257