DSCF0160

Aprobata wstępna to wstępna akceptacja załatwienia sprawy pod względem merytorycznym i formalnym. Pracownik po wstępnym załatwienia sprawy udaje się do kierownika i wyjaśnia, jak chce sprawę załatwić, przedstawia też projekt odpowiedzi w brudnopisie, a kierownik udziela wskazówek co do ostatecznego załatwienia sprawy. Aprobata ostateczna jest ostateczną akceptacją sposobu załatwienia sprawy i podjęciem decyzji. Po uwzględnieniu uwag z aprobaty wstępnej pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na piśmie w czystopisie. Z pismem udaje się do kierownika, który ostatecznie akceptuje sposób oraz termin załatwienia sprawy i podejmuje decyzję. Osobę udzielającą aprobaty nazywa się aprobantem. Aprobantem jest zwykle kierownik komórki organizacyjnej, jego zastępca lub wytypowany pracownik.

Każde pismo, które jest sporządzane w toku pracy biurowej powinno być opatrzone numerem sprawy - znakiem, który określa się jako nasz znak, gdy znak ten umieszczony jest na pismach sporządzonych w naszej firmie lub wasz znak, jeśli znajduje się na pismach otrzymanych z zewnątrz. Każdy znak pisma składa się zawsze z kilku elementów literowych i cyfrowych oddzielanych od siebie kreskami poziomymi lub pochyłymi. Budowa znaku pisma uzależniona jest od tego, jaki system kancelaryjny stosowany jest w danej jednostce organizacyjnej.

W systemie bezdziennikowym nasz znak zapisuje się następująco:

Nasz znak: NA-4.3.1-45/2006

Poszczególne elementy oznaczają: NA - symbol komórki organizacyjnej (dział administracji), 4.3.1 — symbol cyfrowy hasła wykazu akt (oznacza zwykle teczkę lub segregator, w którym akta danej sprawy są przechowywane), 45 - numer ewidencji sprawy w spisie spraw, 2006 - rok napisania pisma.

W trakcie formułowania pisma zwykle nieznany jest jeszcze numer, pod którym sprawa zostanie zarejestrowana w spisie spraw i dlatego znak ten pisze się w formie: NA-4.3.1-........./2006

Numer ze spisu spraw wpisuje się zwykle ręcznie przed wysłaniem pisma.

W systemie dziennikowym nasz znak ma postać:

Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2006

Poszczególne elementy oznaczają: NA - symbol komórki organizacyjnej (dział administracji), IV- numer segregatora, w którym pismo jest przechowywane, 4 - numer teczki w segregatorze, 68 - numer, pod którym zarejestrowano pismo w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej, 365 - numer, pod którym zarejestrowano pismo w dzienniku podawczym kancelarii firmy, 2006 - rok napisania pisma.

Przy podawaniu znaku pisma w systemie dziennikowym również pozostawia się wolne miejsca, w które ręcznie wpisuje się odpowiedni numer z dziennika po-dawczego: 1 - komórki organizacyjnej, 2 - kancelarii jednostki organizacyjnej.

1    2

72006

NA-IY-4/..I.7.......j