DSCF0162

np. sprawozdanie miesięczne, kwartalne, półroczny, roczne. Terminy doraźne mogą być wyznaczane przez:

►    kierownika komórki organizacyjnej podczas dekretowania pisma, np. Sprawę załatwić pozytywnie w terminie do 15 października 2006 roku,

►    pracownika podczas układania pism do rozpatrzenia: pisma wpływające należy wkładać pod spód, a do rozpatrzenia brać pisma z wierzchu; może jednak być i tak, że z jakiegoś powodu pismo zostanie położone na wierzchu i tym samym wyznaczony zostanie szybszy termin doraźny załatwienia sprawy,

►    nadawcę korespondencji w treści pisma, np. Informacji o sposobie załatwienia sprawy oczekuję w terminie do 15 października 2006 roku.

3.6. Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowego

Pisma do wysłania przekazuje się do kancelarii lub sekretariatu, gdzie w związku z wysyłką wykonuje się następujące czynności:

1)    sprawdza poprawność formalną pisma, tzn. ustala, czy pismo jest sporządzone zgodnie z przepisami: czy ma odpowiedni układ graficzny, datę, znaki po-woławcze, podpis, załączniki. W przypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnień;

2)    stwierdza wysłanie pisma poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania lub sporządza się na nim specjalną adnotację, np.

3)    pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem odbioru wpisuje się, zależnie od sposobu ich wysyłania, do speęjalnej pocztowej książki nadawczej (pisma wysyłane pocztą) lub książki doręczeń (pisma wysyłane przez gońców);

4)    adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie i wysyła. Obowiązuje zasada, że pisma poufne wysyłane są w podwójnych kopertach.

Sposób składania pism zależy od wymiarów koperty, do której wkłada się wysyłane pismo. Gdy używamy koperty standardowej (C6), pismo najpierw należy złożyć wzdłuż, aby tekst pisma był wewnątrz, następnie poprzecznie. Tak złożone pismo należy włożyć do koperty złożeniem do dołu, aby przy rozcinaniu koperty nie doszło do pocięcia pisma. Przy stosowaniu kopert podłużnych - gabine-

264