10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Przechowywanie sprawozdania finansowego i ksiąg rachunkowych
Ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2009 r. mija 30 czerwca 2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi upraw-
2010 r. Po zatwierdzeniu sprawozdania za dany rok nie można już wprowadzać żadnych za- nionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub
pisów do ksiąg rachunkowych tego roku i zmieniać tego sprawozdania. Ewentualne korekty w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub
dotyczące zatwierdzonego sprawozdania mogą być ujmowane w księgach rachunkowych nadzoru.
bieżącego roku obrotowego. Ponadto trzeba mieć na względzie, że zbiory jednostek, które zakończyły swoją
Najpóz
niej w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej
obrotowy powinno nastąpić ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki konty-  przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Z kolei zbiory jednostek, które zostały
nuującej działalność (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Ten 15-dniowy czas od daty zlikwidowane, przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka, a o miejscu przechowywania
zatwierdzenia sprawozdania jednostka powinna wykorzystać m.in. na przygotowanie ksiąg kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd
i dokumentów z nimi związanych do przechowywania. Zamknięcie ksiąg rachunkowych po- lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd
lega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów księgowych skarbowy (art. 76 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
(art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości). W przypadku prowadzenia ksiąg przy pomocy
Okres przechowywania ksiąg za 2009 r.
programu komputerowego finansowo-księgowego należy zablokować możliwość doko-
nywania zapisów we wszystkich zbiorach składających się na te księgi. Wymagane okresy przechowywania ksiąg rachunkowych i innych dowodów księgo-
Księgi rachunkowe należy wydrukować nie póz
niej niż na koniec roku obrotowego. wych określa art. 74 ustawy o rachunkowości. Poza tym należy uwzględnić również inne
Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na przepisy obowiązujące jednostkę.
informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane
krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 6 ustawy z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania
o rachunkowości). Jeśli więc jednostka po zablokowaniu możliwości dokonywania podatkowego (art. 86 ż 1 Ordynacji podatkowej  Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).
zapisów w księgach za 2009 r. przeniesie treść tych ksiąg na informatyczny nośnik A przedawnia się ono z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym
danych zapewniający trwałość zapisu informacji oraz możliwość ich wydrukowania upłynął termin płatności podatku (art. 70 ż 1 Ordynacji podatkowej).
 wówczas nie musi drukować tych ksiąg. Płatnik składek na ubezpieczenia społeczne jest zobowiązany przechowywać listy płac,
karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy
Miejsce i sposób przechowywania ksiąg
wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego
Z dniem 10 kwietnia 2010 r. wskutek nowelizacji ustawy o rachunkowości zmieniła się pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS  Dz. U.
treść przepisów dotyczących miejsca prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych. z 2009 r. nr 153, poz. 1227).
Miało to m.in. na celu umożliwienie polskiej jednostce powierzenia ksiąg podmiotowi
Minimalne okresy przechowywania dokumentów wynikające z ustawy o rachunkowości,
działającemu za granicą.
przepisów podatkowych i emerytalnych
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy księgi rachunkowe
Rodzaj dokumentu Do kiedy przechowywać?
oraz sprawozdanie, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, dowody księ-
Księgi rachunkowe za 2009 r. do 31.12.2015 r. (Ordynacja podatkowa)
gowe i dokumenty inwentaryzacyjne oraz dokumentację przyjętych zasad rachunkowości
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2009 r. trwale (ustawa o rachunkowości)
przechowuje się co do zasady w jednostce. Podlegają one przechowywaniu w oryginalnej
postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, Karty wynagrodzeń pracowników bądz
ich od- 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpie-
powiedniki czonego pracy w danej jednostce (ustawa
w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne
o emeryturach i rentach z FUS)
zbiory oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych
Dokumenty inwentaryzacyjne dotyczące 2009 r. do 31.12.2015 r. (Ordynacja podatkowa)
numerów w zbiorze (art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości).
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nierucho- Dokumentacja przyjętego sposobu prowadze- nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności
mości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych nia rachunkowości (ustawa o rachunkowości)
ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawo-
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze do 31.12.2015 r. (Ordynacja podatkowa)
zdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne sprzedaży detalicznej dotyczące 2009 r.
nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem
Dowody księgowe dotyczące wieloletnich in- do 31.12.2015 r. (Ordynacja podatkowa)
stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających
westycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów
na odtworzenie dowodów w postaci wydruku (art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Od oraz umów handlowych, roszczeń dochodzo-
nych w postępowaniu cywilnym lub objętych
2009 r. w tej formie mogą być również przechowywane listy płac.
postępowaniem karnym albo podatkowym za-
Zbiory wymienione wyżej mogą być także przechowywane poza jednostką w przy-
kończone, spłacone, rozliczone w 2009 r.
padku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozli-
w zakresie przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
czeniu reklamacji (ustawa o rachunkowości)
Dotyczyć to może m.in. biura rachunkowego prowadzącego księgi jednostki. Zastosowanie
Deklaracje i zeznania podatkowe dotyczące do 31.12.2015 r. (Ordynacja podatkowa)
ma w tym przypadku nowy art. 11a ustawy o rachunkowości, który stanowi, że w przypadku
2009 r.
gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania
zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych
Dorota Przybyszewska
w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
z usług bankowych przez Internet umożliwia podatnikowi samodzielne wydrukowa-
Podatkowa księga
nie wyciągu bankowego. Stroną sporządzającą dowód (udostępniającą dane potwier-
dzające przeprowadzenie operacji) jest w takim przypadku bank, natomiast dowód
przychodów i rozchodów
ten będzie tylko wydrukowany przez podatnika. Nosić on będzie datę wystawienia
oznaczającą datę wydruku dowodu z systemu elektronicznego oraz datę (daty) operacji
Wyciąg bankowy generowany elektronicznie
bankowych, tj. zrealizowania operacji przez bank.
W przypadku opłat bankowych daty, pod którymi należy wpisywać je do księgi,
podstawą zapisu w księdze
wyznacza data wydruku dowodów przez podatnika. Koszty z tytułu opłat i prowizji
bankowych należy na podstawie dowodów tych opłat wpisywać do kolumny 13 księgi
Korzystam z usług banku przez Internet i samodzielnie drukuję wyciągi
 Pozostałe wydatki .
bankowe dokumentujące m.in. potrącane przez bank opłaty. Powinienem
Trzeba przy tym podkreślić, że podatnik nie powinien zwlekać z dokonywaniem
ujmować je w księdze podatkowej pod datą wystawienia. Czy datę tę określa
wydruku tych dokumentów. Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga stałego
data wydrukowania tego dowodu przez podatnika (może to przecież nastąpić
monitorowania środków pieniężnych na rachunku bankowym. Moment pobierania
w dowolnym momencie)? Czy może data wskazana na tym dowodzie przez
opłat za zrealizowanie zleconych przelewów oraz za prowadzenie rachunku powinna
bank, tj. data pobrania opłaty bankowej?
określać umowa z bankiem. Podatnik powinien bieżąco drukować wyciągi bankowe
Problem przedstawiony w pytaniu omawiany był ostatnio w Gazecie Podatkowej nr 24 dokumentujące pobrane opłaty i prowizje z tego rachunku, więc zasadniczo data opera-
z 2010 r. na str. 11, w artykule pt.  Wyciąg bankowy generowany elektronicznie . cji (pobrania środków) i data wystawienia dowodu ją dokumentującego nie powinny się
Koszt opłat bankowych należy wpisać do księgi podatkowej pod datą wystawie- różnić. Oczywiście w przypadku wystąpienia rozbieżności czasowej, to data wystawie-
nia dowodu go dokumentującego. Za datę tę w sytuacji opisanej w pytaniu należy nia wyciągu bankowego decydować będzie o momencie ujęcia tych kosztów w księdze
przyjąć datę wydrukowania dowodu opłat bankowych z systemu bankowości podatkowej. Jeśli podatnik nie drukuje wyciągów bieżąco, powinien tego dokonać
elektronicznej. nie póz
niej niż na koniec miesiąca. Pamiętajmy bowiem, że księga podatkowa musi
Koszty opłat i prowizji bankowych związanych z prowadzeniem firmowego rachunku być prowadzona w sposób rzetelny, co oznacza, że dokonywane w niej zapisy powinny
bankowego podatnika ujmuje się w księdze na ogólnych zasadach, tj. zgodnie z wybraną odzwierciedlać stan rzeczywisty i zapewnić prawidłowe ustalenie miesięcznej zaliczki
przez podatnika metodą ewidencji kosztów uzyskania przychodów. Prowadząc księgę na podatek dochodowy.
metodą uproszczoną (kasową), koszty księguje się co do zasady w dacie poniesienia Należy więc postępować podobnie jak w sytuacji, gdy wyciągi drukuje i przesyła do
(art. 22 ust. 4 ustawy o pdof  Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.). Stosując przy podatnika bank  wówczas także zdarzyć się może, że data wystawienia wyciągu (np. za
prowadzeniu księgi metodę memoriałową, koszty opłat i prowizji bankowej stanowiące dany miesiąc) będzie różnić się od daty dokonania operacji (tutaj: pobrania opłat). Zapisu
koszty pośrednio związane z przychodami także księguje się generalnie w dacie ponie- w księdze dokonuje się wówczas pod datą wystawienia wyciągu.
sienia (art. 22 ust. 5 5c i 6 ustawy o pdof). Na koniec zwróćmy jeszcze uwagę, że w działalności gospodarczej mogą też wystąpić
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowa- koszty, które ujmuje się w księdze pod datą operacji określoną na wyciągu bankowym
dzących księgę podatkową uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego (datą obciążenia rachunku bankowego)  są to m.in.:
dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy  koszty wynagrodzeń pracowników wypłaconych po terminie wskazanym w art. 22
o pdof). Dowodami dokumentującymi koszty opłat i prowizji pobranych przez bank ust. 6ba ustawy o pdof  wpisuje się je do księgi podatkowej pod datą ich faktycznej
są dowody opłat bankowych. Wynika to z ż 13 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów wypłaty,
w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r.  składki ZUS od nieterminowo wypłaconych wynagrodzeń lub składki ZUS opła-
nr 152, poz. 1475 ze zm.). cone po terminie wskazanym w art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof  wpisuje się je do
Dowody te są generowane przez bank dla potwierdzenia operacji związanych z wpły- księgi podatkowej pod datą ich faktycznego przekazania do ZUS,
wem i rozchodem środków pieniężnych na rachunku bankowym podatnika. Korzystanie  odsetki od kredytu  wpisuje je się do księgi pod datą ich faktycznej zapłaty.
Gazeta Podatkowa nr 34 " 29.04.2010 r.