1109145358

(UCZESTNIKÓW 11 ■

3. Zespół negocjacyjny - skład i role poszczególnych uczestników

Jeżeli podczas rozmów każda ze stron będzie reprezentowana przez więcej niż jedną osobę, należy bardzo starannie zaplanować skład zespołu negocjującego. Typ negocjacji decyduje o tym, kto powinien znaleźć się w zespole. Zespół powinien przydzielić określone funkcje i zadania poszczególnym osobom. Aby usprawnić negocjacje, członkowie zespołu powinni otrzymać określone zadania związane z procesem zawierania transakcji, włączając w to protokołowanie, załatwianie spraw transportowych, logistycznych, porozumiewanie się z krajową centralą firmy, wybór i zatrudnienie tłumacza. Zespół powinien z wyprzedzeniem przygotować potrzebne dokumenty. Jednym z lepszych sposobów przygotowania się do negocjacji jest sporządzenie projektu porozumienia, które mamy nadzieję zawrzeć. Zespół może też korzystać z ekspertów, np. prawników, rzeczoznawców, biegłych.

Tworząc zespół, trzeba również bardzo dokładnie określić w nim role poszczególnych uczestników, np. w zespole trzyosobowym role mogą być następujące:

•    jedna osoba pełni funkcję lidera, przyjmuje postawę konstruktywną i szuka rozwiązań problemów,

•    druga reprezentuje twardą linię, podważając stanowisko oponentów, koncentrując się równocześnie na wskazywaniu mankamentów i słabych punktów postulatów oponentów,

•    natomiast trzeci członek zespołu działa jako„kontroler", obserwuje reakcje drugiej strony, sprawdza postęp rozmów i przywołuje wszystkie istotne sprawy, pominięte przez pozostałych dwóch członków zespołu.

Podczas skomplikowanych negocjacji wskazane jest, aby osoba, która podejmuje ostateczną decyzję, nie brała udziału w rozmowach. To umożliwi podejmowanie ważnych decyzji poza miejscem, w którym odbywają się dyskusje - w ciszy i spokoju, bez presji psychicznej, która zwykle towarzyszy negocjacjom. Jeśli osoba podejmująca ostateczną decyzję bierze udział w negocjacjach, istnieje ryzyko, że znajdzie się w trudnej i stresującej sytuacji sprzyjającej podjęciu nieprzemyślanej decyzji.

Kolejną istotną kwestią jest, aby już we wczesnym stadium negocjacji spróbować ustalić, kto w zespole partnera faktycznie podejmuje ostateczną decyzję. W niektórych krajach jest na porządku dziennym, że dla zmylenia przeciwnika prawdziwy decydent sprawia wrażenie osoby

EFEKTYWNE NEGOCJACJE W BIZNESIE