Według artykułu 35 KPA wyróżniamy 3 terminy załatwienia spraw:
■ termin niezwłoczny - najczęściej regulowane jest to przepisami wewnętrznymi; 7 lub
14 dni; dotyczy spraw, które mogą być załatwione na podstawie materiałów posiadanych przez organ bądź wystarczą dowody posiadane przez stronę;
■ termin 1 miesiąca - jeżeli sprawa nie jest skomplikowana ale należy prowadzić
postępowanie wyjaśniające (o tym czy sprawa jest skomplikowana decyduje organ);
■ termin 2 miesięcy - jeżeli sprawa jest skomplikowana i należy prowadzić
postępowanie wyjaśniające;
Nie wlicza się do biegu terminów załatwienia spraw:
a) okresów zawieszenia postępowania;
b) terminów przewidzianych w przepisach prawa na dokonanie określonych czynności;
c) okresów opóźnień spowodowanych z winy strony;
d) okresów opóźnień spowodowanych z przyczyn niezależnych od organu;
Jeżeli organ nie może dotrzymać terminu informuje o tym stronę, wyjaśnia przyczyny niedotrzymania terminu, wyznacza prawdopodobny termin załatwienia sprawy. Jeżeli i ten termin nie zostaje dotrzymany, to strona może wnieść zażalenie do organu wyższego stopnia na tzw. milczenie władzy.
Artykuł 37 § 2 KPA mówi o tym, że organ wyższego stopnia uznając zażalenie za uzasadnione wyznacza dodatkowy termin do załatwienia sprawy. Jeżeli i ten termin nie zostanie dotrzymany, to stronie służy skarga do sądu administracyjnego. Sąd wyznacza termin do załatwienia sprawy, a jeżeli i ten termin nie zostanie dotrzymany, to sąd na wniosek strony może nałożyć grzywnę w wysokości 10 średnich krajowych dochodów (grzywna ta może być powtarzana wielokrotnie).
Zwrócenie się o zajęcie stanowiska w sprawie NIE JEST podstawą do zawieszenia postępowania.
Jeżeli pracownik organu administracji publicznej z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie, nie powiadomił strony o powodach wyznaczenia nowego terminu, nie poinformował jej o nowym terminie załatwienia sprawy lub nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym przez organ wyższego rzędu lub sąd administracyjny, to ponosi odpowiedzialność porządkową, dyscyplinarną lub inna przewidzianą przepisami prawa.