46775

które przekazuje się na zewnątrz. Dużą część stanowią pisma, które nie opuszczają firmy tzn. pozostają w jej obiegu.

4)    Termin załatwienia

Wyróżniamy pisma pilne - powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 3 dni.

Pisma terminowe - załatwione najpóźniej w terminie.

Pisma zwykłe - załatwione w ciągu 7 do 14 dni.

5)    Rodzaj sprawy

Rodzaj sprawy zawarty w piśmie wpływa na dalsze postępowanie z tym pismem.

6)    Stopień zabezpieczenia tajemnicy Pisma tajne i poufne.

7)    Elementy z jakich składa się pismo dzielimy na:

a)    pisma zatytułowane, posiadające tytuł: zawiadomienie, upoważnienie, protokół

b)    pisma zaadresowane

c)    pisma mieszane, zawierające obydwa wymienione elementy

Pisma te mają pewne elementy, które je różnią oraz elementy wspólne. Elementy wspólne to:

- treść i warunki, jakie powinno spełniać, aby było uprzejme, przejrzyste, właściwie zredagowane i przede wszystkim skuteczne.

Redagując oficjalne pismo należy przestrzegać odpowiedniego układu treści.

W treści pisma powinny być umieszczone następujące elementy:

1)    Wprowadzenie, tj. znalezienie wspólnej płaszczyzny zdarzeń, faktów, rozmów i pism,

2)    Przedstawienie zagadnienia, czyli poinformowanie odbiorcy o sprawach, celach, konsekwencjach i korzyściach, jakie wiążą się z pismem,

3)    Uzasadnienie pisma tj. użycie takich argumentów rzeczowych i prawnych, aby skłonić adresata do naszego punktu widzenia,

4)    Wnioski, które wypływają z użytej argumentacji, powinny wywołać określone stanowisko adresata i zmusić go do działania.

Sformułowanie treści pisma powinno opierać się na kilku zasadach:

1)    Styl urzędowy - umożliwiający szybkie zrozumienie głównej treści

a)    Przewaga zdań pojedynczych

b)    Posługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi

c)    Specjalistyczna terminologia szczególnie w pismach handlowych

d)    Posługiwanie się gotowymi formułami np. „odpowiadając na wasze pismo"

e)    Nieużywanie pierwiastków emocjonalnych

2)    Ograniczenie treści pisma do jednej strony

a)    Unikanie zbędnych zwrotów i powtórzeń

b)    Nieumieszczanie nic niewnoszących szczegółów

3)    Poprawna polszczyzna

a)    Bez skomplikowanych określeń

b)    Bez zwrotów obcojęzycznych

4)    Jednoznaczne i precyzyjnie określone sprawy (tematy)

5)    Uprzejmość pisma

6)    Stosowanie przyjętych w korespondencji zwrotów i schematów, czyli korzystanie z wzorów pism

7)    Podstawowym warunkiem załatwienia sprawy jest kompletność pisma

8)    Przejrzystość i staranność wykonania, poprawność językowa, przestrzeganie zasad pisowni -daje to efekt pozytywnie wpływającego na obraz nadawcy.

Aby sprawa była pozytywnie załatwiona w piśmie powinno się znaleźć sugestywne przekazanie punktu widzenia, aby odbiorca przyjął go za własny.

Efekt taki można osiągnąć pod następującymi warunkami: