46783

a)    Jeśli po otwarciu koperty i stwierdzeniu, że pismo jest podwójnie kopertowane, a na drugiej kopercie znajduje się napis „poufne" oraz informacja, dla kogo jest przeznaczone, to koperty nie otwiera się, przystawia się pieczątkę wpływu na kopercie i przekazuje adresatowi.

b)    Jeżeli pismo znajduje się w jednej kopercie, a w trakcie czytania okazuje się, że jest poufne, obowiązkiem kancelarii jest za kopertowa nie pisma, zaklejenie koperty i wpisanie adnotacji „poufne".

Rozdzielanie i załatwianie pism: pracownicy kancelarii rozdzielając pisma analizują ich treść i na tej podstawie dzielą korespondencję pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Najczęściej raz dziennie korespondencja przekazywana jest kierownikowi danej komórki, który przegląda pisma i przydziela odpowiednim pracownikom w celu załatwienia sprawy. Najpierw pisma dekretuje.

Dekretacja to nanoszenie na nie informacji dotyczącej sposobu i terminu załatwienia sprawy. Pracownik załatwia sprawę merytorycznie i formalnie.

Merytoryczne załatwienie sprawy jest uzależnione od faktycznego stanu sprawy, odzwierciedla przyczyny, skutki zdarzeń i interesy stron.

Załatwienie sprawy pod względem formalnym - polega na jej załatwieniu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, np. w określonym terminie, na określonym formularzu i po uzyskaniu określonych opinii.

Po wstępnym opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób jej załatwienia kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Aprobata może być wstępna i ostateczna.

Aprobant - osoba zatwierdzająca.

Każde pisma wychodzące z jednostki organizacyjnej musi być podpisane zwykle przez szefa lub jego zastępcę. Pisma do podpisu szefowi podaje się w teczce do podpisu. Ma ona sztywne stronice, każde pismo wkłada się:

1.    Oddzielnie między sztywne strony teczki.

2.    Jeżeli pismo ma więcej niż jedną stronę, to stronę, to stronę do podpisu kładzie się na wierzchu, a resztę we właściwej kolejności pod spodem.

3.    Jeżeli każdą stronę pisma należy podpisać, to każdą stronę wkłada się między sztywnymi stronami teczki.

Pisma wpływające do komórek organizacyjnych powinny być załatwiane w określonych terminach. Wyróżnia się dwa terminy główne: termin prekluzyjny i porządkowy.

Termin prekluzyjny to termin po upływie, którego czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych i uważana jest za niebyłą.

Wszystkie pozostałe terminy, to terminy porządkowe.

Wysyłanie pism - pisma do wysłania przekazuje się do sekretariatu lub kancelarii, gdzie w związku z wysyłką wykonuje się następujące czynności:

1. ) Sprawdza się poprawność formalną pisma, czyli ustala, czy pismo sporządzone jest zgodnie z

przepisami, czy ma odpowiedni układ graficzny, datę, znaki, podpis i załączniki.

2. ) Stwierdza wysłanie pisma poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą

wysłania.

3. ) Pisma wartościowe i polecone wpisuje się do specjalnej pocztowej książki nadawczej, lub

książki doręczeń, jeżeli wysłane są przez gońca.

4. ) Adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki i wpisuje znak pisma na

kopercie.