EDI - Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange)

Elektroniczna wymiana danych EDI jest przesyłaniem komunikatów w formie elektronicznej (będących odpowiednikami dokumentów handlowych lub administracyjnych, występujących w formie papierowej), tworzonych według uzgodnionych standardów dla kompatybilności z różnymi systemami komputerowymi, za pomocą teletransmisji.

Oznacza to iż materiały dotychczas przesyłane za pośrednictwem poczty w formie wydruków komputerowych dzięki EDI przesyłane są w postaci zapisu elektronicznego. Takie dokumenty jak zamówienie, potwierdzenie zamówienia, zlecenia wysyłkowe, faktura itp. Nie muszą być drukowane - po wygenerowaniu odpowiednich struktur poprzez komputer nadawcy są następnie wysyłane do systemu komputerowego adresata i tam rozkodowywane i przyjmowane do komputerowej kartoteki (bez jakiegokolwiek zaangażowania odbiorcy i przy minimalnym udziale nadawcy). Ważne jest, że każdy z użytkowników może posiadać inny system komputerowy - jedynym wymogiem jest posiadanie przez nie aplikacji pozwalających na zapis i odtwarzanie tych znormalizowanych struktur elektronicznej dokumentacji.

Wydawać by się mogło, że podstawowa definicja przedstawiona na wstępie nie wyklucza zakwalifikowania do EDI przesyłania informacji np. za pomocą dyskietek lub innych popularnych nośników. Wyróżnikiem EDI jest jednak przede wszystkim brak udziału człowieka w całym procesie, czego nie da się wyeliminować przy zapisie na dyskietki. Mówiąc o EDI powinniśmy kojarzyć ten system głównie z automatycznym interpretowaniem i przetwarzaniem danych.

Zastosowanie EDI wiąże się bezpośrednio ze zmianą metod zarządzania i usprawnieniem strony logistycznej przedsiębiorstwa. Wdrożenie podsystemu EDI nie wymaga dziś zbyt wielu zabiegów ale istnieje kilka niezbędnych elementów, których realizacja jest konieczna:

. zintegrowanie EDI z wewnętrznym systemem informatycznym

. zmiana wewnętrznego obiegu informacji

. reorganizacja procedur logistycznych w uzgodnieniu z partnerami

. dostosowanie polityki marketingowej do nowych możliwości

Zastosowanie podsystemu EDI przynosi wiele wymiernych korzyści dla przedsiębiorstwa. Zestawia się je w dwóch kategoriach:

1. Korzyści bezpośrednie, które wynikają z automatyzacji procesów operacyjnych:

. redukcja kosztów

. eliminowanie błędów przy wprowadzaniu danych

. zwiększenie szybkości przekazu i przetwarzania

. skrócenie całego cyklu sprzedaż - fakturowanie - zapłata

. wyeliminowanie barier językowych

2. Długofalowe korzyści jakie daje reorganizacja przedsiębiorstwa wymuszona wprowadzeniem EDI

. usprawnienie obiegu informacji

. usprawnienie organizacji

. wzmocnienie więzi między partnerami

. usprawnienie całego cyklu logistycznego czyli redukcja zapasów, procedury just-in-time

. poprawa konkurencyjności firmy poprzez sprawniejszą obsługę klienta

Na podstawie oceny podsystemu EDI przez firmy ów podsystem stosujące można powiedzieć, że korzyści wynikające z punktu pierwszego pozwalają na bardzo szybkie pokrycie kosztów związanych z wprowadzeniem EDI natomiast te wymienione w punkcie drugim są jeszcze ważniejsze, gdyż dają firmie o wiele pewniejszą pozycję na rynku i możliwość skuteczniejszej walki o klienta.

Dokonują rozwinięcia wyżej wymienionych zalet można powiedzieć, że EDI w sposób naturalny oszczędza i czas i pieniądze. Dzięki nieporównywalnie szybkiej obsłudze możemy z miejsca dowiedzieć się kto posiada pożądany przez nas towar, złożyć zamówienie i otrzymać jego potwierdzenie. Elektroniczny transfer danych eliminuje konieczność kopiowania danych z jednego dokumentu papierowego na inny lub ręcznego wprowadzania danych do aplikacji biznesowej. Kiedy realizowane jest typowe zlecenie zakupu, człowiek przepisuje informacje z formularza papierowego minimum jeden raz. Przy pomocy EDI polepszona dokładność jest realizowana na kilka różnych sposobów:

. dane elektroniczne wprowadzane są zazwyczaj z bazy danych, gdzie zostały już poddane uprzedniemu zatwierdzeniu

. dokumenty elektroniczne przesyłane są precyzyjnie bez względu na ich rozmiar. Jeżeli transmisja dużego dokumentu nie okazuje się skuteczna, użytkownik może natychmiast wywołać procedurę retransmisji

. nawet jeżeli dokument elektroniczny przetwarza wiele różnych uczestników, z których każdy dodaje dane do istniejącego dokumentu, i tak żadne nie ma możliwości zmiany poprzednio wprowadzonej informacji

Duża szybkość wymiany dokumentów i prawie zerowe szanse popełnienia błędu pozwalają na realizację zamówienia o wiele szybciej. Specjalne programy nie pozwalają na pozostawanie firmy z pustym magazynem. Mogą one wskazywać momenty, w których należy zainteresować się dostawą danego artykułu i u kogo go zamówić. Ponieważ programy nie sugerują się przeczuciami ale analizują suche fakty, ich decyzje i sugestie są niebywale trafne.

W sferze administracyjnej obliczenie oszczędności spowodowanych wdrożeniem EDI nie powinno nastręczać zbyt wielu problemów. Koniecznym jest tutaj oszacowanie liczby dokumentów przetwarzanych w ciągu roku, które odpowiadają wdrażanym komunikatom EDI. Bezpośrednie koszty związane z wysyłaniem tych dokumentów obejmują: wydruk, sporządzenie kopii, koszt kopert i znaczków, opłaty telefoniczne i faksowe. Następnie należy wycenić czas spędzony na zbieraniu i gromadzeniu danych, wprowadzeniu do pamięci komputera, wypełnianiu odpowiednich formularzy, archiwizowaniu, wysyłaniu pocztą lub faksem i co najważniejsze - na kontrolowaniu poprawności dokumentu i korekcie ewentualnych pomyłek. Oszacowany w ten sposób czas należy pomnożyć przez średnią pensję pracownika administracyjnego.

Nierzadko opory z wdrażaniem EDI wiążą się z obawami o późniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa, gdyż głęboka reorganizacja nie tylko systemu informatycznego ale i całego działu obsługi czy marketingu lub logistyki może rzeczywiście przerażać. Ale takie operacje są w tym przypadku konieczne a ryzyko niepowodzenia, przynajmniej dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej sieci sprzedaży praktycznie nie istnieje.

Stosowany powszechnie model podsystemu EDI opiera się na koncepcji pliku pośredniego. Jest to plik tekstowy generowany lub wczytywany przez aplikację w systemie informatycznym, stanowiący interfejs pomiędzy aplikacją a specjalnym programem, który dla każdego dokumentu dokonuje konwersji danych zawartych w pliku pośrednim na strukturę zgodna z definicją komunikatu elektronicznego. Program taki zwany jest konwerterem EDI lub translatorem EDI. Program ten dokonuje również konwersji w drugą stronę. Ogólny schemat działania tego programu przedstawia poniższy schemat:

Programy sterowane są tablicowo i zapewniają pełną automatyzację procesów konwersji i komunikacji. Zachodzą one w tle i są niewidoczne dla użytkownika. Interfejsem pomiędzy aplikacją a programem konwersyjnym jest wymieniony wcześniej plik pośredni. Tabele konwersyjne sterujące pracą programu konwersyjnego zawierają opisy struktur komunikatów EDI, struktury plików pośrednich oraz relacje pomiędzy elementami danych komunikatów i polami informacyjnymi plików pośrednich.

Warren McFarlan z Harvard University proponuje podział systemów informatycznych na cztery podstawowe grupy, w zależności od tego jaki wnoszą wkład w osiągnięcie celu działalności gospodarczej obecnie i w przyszłości, tj.:

. systemy wspomagania (pomagają uzyskiwać korzyści z działalności gospodarczej np. systemy biurowe)

. systemy fabryczne (są krytyczne dla działalności organizacji i od nich głównie zależy sukces organizacji)

. systemy strategiczne (krytyczne dla osiągnięcia sukcesu w działalności gospodarczej w przyszłości

. systemy przetwarzania(są nowym obszarem działalności gospodarczej lub dotyczą nowych technologii).

Traktowana obecnie EDI jako konieczność konkurencyjna zaliczana jest według powyższej klasyfikacji do systemów fabrycznych, a więc tych od których zależy obecny sukces organizacji. Nie można też powiedzieć, że każda firma, która skorzysta z rozwiązań oferowanych przez EDI stanie się z miejsca potentatem na rynku. Tak mogło być kiedyś, gdy tylko nieliczni stosowali EDI. Dziś często dochodzi do sytuacji, że mniejsze firmy muszą korzystać z EDI, gdyż takie żądania stawiają ich silni partnerzy handlowi. Wiele firm w krajach Zachodu nie podejmuje współpracy z tymi firmami, które nie opierają się na podsystemie EDI.

Elektroniczna wymiana danych z wieloma partnerami wymaga uzgodnienia między nimi wielu parametrów technicznych a między innymi struktury danych. W tym zakresie w miarę rozwoju EDI powstawały standardy branżowe i regionalne. Jednak szybki rozwój handlu światowego wymusił stworzenie jednolitego standardu w odpowiednio dużej skali. Standardem takim jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), opracowany i rozwijany pod auspicjami ONZ.

W skład tego standardu wchodzą zasady składni wytyczne i wielopoziomowy system katalogów, które nazywane są Bazą Normatywną EDIFACT. Zgodnie z zasadami składni opracowywane są struktury standardowych komunikatów, które są odpowiednikami tradycyjnych dokumentów papierowych. Obecnie standard ten obejmuje ponad 200 komunikatów. Komunikaty te można podzielić na trzy grupy:

. komunikaty handlowe (katalog cenowy, zamówienie, faktura), które umożliwiają wymianę informacji pomiędzy sprzedającym a kupującym

. komunikaty transportowe (zlecenie transportowe, awizo dostawy) używane w celu organizacji dostawy towaru

. komunikaty finansowe (przelew, informacja o ruchu na koncie) używane do realizowania płatności i informowania o ruchach pieniężnych.

Komunikaty handlowe

Dokumenty dostępne w standardzie EDIFACT można podzielić na grupy:

. Dane podstawowe - zawierające informacje o firmach i produktach, które są wymieniane pomiędzy partnerami handlowymi, a do których odwołują się inne komunikaty przesyłane pomiędzy nimi.

. Transakcje opisujące procesy handlowe pomiędzy współpracującymi firmami. Rozpoczynają się od zamówienia towaru lub usługi, zawierają komunikaty niezbędne dla transportu towarów i kończą transakcję fakturą oraz zleceniem płatniczym za towary lub usługi

. Raporty i planowanie, to komunikaty używane dla informowania partnerów handlowych o aktualnej sytuacji w zakresie posiadanych towarów i planach na przyszłość umożliwiających efektywne planowanie i zarządzanie łańcuchem dostaw

Rodzaj dokumentu	Wybrane komunikaty
DANE PODSTAWOWE	Party Information (PARTIN) Komunikat wymieniany jako pierwszy pomiędzy firmami rozpoczynającymi współpracę handlowa. Zawiera nazwę firmy oraz dane o lokalizacji, oddziałach, administracji, dane handlowe i finansowe. Komunikat może być wykorzystany do tworzenia centralnego katalogu adresów i podstawowych informacji, dostępnego dla wszystkich zainteresowanych firm. Product Inquiry (PROINQ) Komunikat umożliwiający kupującemu uzyskanie informacji o towarach i usługach zawartych w katalogu sprzedającego. Price/Sales Catalogue (PRICAT) Komunikat wysyłany przez producenta / dostawce do swoich odbiorców. Zawiera katalog lub listę produktów dostawcy. Używany również do informowania partnerów o zmianach w liście produktów, cenach i ich dostępności. Katalog umożliwia przesyłanie informacji opisowej, logistycznej, transportowej i finansowej o każdym z produktów. Komunikat może zawierać informacje ogólne identyczne dla wszystkich odbiorców, jak i specyficzne dla każdego z nich, jak np. wynegocjowane ceny. Komunikat może być wykorzystany do tworzenia centralnego katalogu o towarach, dostępnego dla wszystkich zainteresowanych firm. Product Data (PRODAT) Komunikat podobny do Price/Sales Catalogue (PRICAT), zawierający jedynie dane techniczne i funkcjonale produktu, a nie zawierający żadnych danych handlowych i logistycznych.
TRANSAKCJE	Request for Quotation (REQOTE) Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedawcy z prośbą o warunki sprzedaży. Dokument może zawierać propozycje warunków i terminu płatności oraz określać wielkość zamówienia wraz z specyfikacja poszczególnych miejsc i terminów odbioru towarów. Quotation (QUOTES) Komunikat przesyłany od sprzedawcy do kupującego w odpowiedzi na prośbę o ofertę i zawiera wszystkie informacje o warunkach płatności, cenach i warunkach dostawy towarów. Purchase Order (ORDERS) Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedawcy w celu zamówienia towarów lub usług wraz z określeniem wielkości, terminu i miejsca dostawy. Może odnosić się do wcześniejszej oferty . Stosowana praktyka jest składanie codziennych zamówień z ogólną regułą jedna dostawa, jeden termin, jedno miejsce dostawy. Komunikat może być wykorzystany także do przesłania wymagań dotyczących pakowania i etykietowania towarów. Purchase Order Response (ORDRSP) Komunikat wysyłany przez sprzedającego do kupującego potwierdzający otrzymanie zamówienia. Komunikat akceptuje całość zamówienia lub śluzy do przesłania propozycji zmian czy odwołania części ewentualnie całego zamówienia. Purchase Order Change Request (ORDCHG) Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedającego w celu wprowadzenia zmian we wcześniejszym zamówieniu. Kupujący może prosić o zmianę lub rezygnacje z jednego lub kilku zamawianych towarów. Cargo/Goods Handling and Movement (HANMOV) Komunikat zlecający przygotowanie towaru do transportu, w przypadku gdy znajduje się on w centrum dystrybucji firmy trzeciej. Komunikat jest wysyłany przez sprzedającego lub kupującego w zależności od tego, kto jest odpowiedzialny za transport towaru. Komunikat opisuje sposób przygotowania do transportu i specyfikacje pakowania i oznakowania towaru do transportu. Instruction to Despatch (INSDES) Komunikat używany do specyfikacji transportu towarów dla firmy zewnętrznej (spedytor, przewoźnik, centrum logistyczne). Jest on wysyłany przez sprzedającego lub kupującego w zależności od tego, kto jest odpowiedzialny za transport towaru. Wiadomość wykorzystywana do identyfikacji miejsca i terminu d Firm Booking (IFTMBF) Komunikat używany do rezerwacji usług transportowych jeżeli taka rezerwacja jest wymagana. Booking Confirmation (IFTMBC) Wiadomość ta jest wysyłana przez firmę (spedytor, przewoźnik) jako odpowiedz na rezerwacje usługi transportowej i jest potwierdzeniem sygnalizującym, ze rezerwacja jest akceptowana, warunkowo akceptowana lub odrzucona. Transport Instruction (IFTMIN) Komunikat będący zamówieniem usługi transportowej wysyłany przez kupującego lub sprzedającego do dostawcy usług transportowych. Instrukcja może dotyczyć jednej bądź kilku przesyłek odpowiednio opakowanych. Forwarding and Consolidation Summary (IFCSUM) Komunikat będący zbiorcza specyfikacja usług transportowych. Jest równoważny wielokrotnemu komunikatowi Transport Instruction. Transport Status (IFTSTA) Komunikat pozwalający na uzyskanie informacji o stanie i miejscu, w którym aktualnie znajduje się przesyłka. Arrival Notice (IFTMAN) Komunikat wysyłany przez firmę spedycyjna informujący o przybyciu przesyłki dla odbiorcy i sposobie jej odebrania. Jedna nota przyjazdowa odpowiada jednej dostawie towaru. Despatch Advice (DESADV) Komunikat zawierający specyfikacje towarów przesyłanych kupującemu. Jeden dokument opisuje jeden ładunek, który może być dostarczony do jednego lub więcej miejsc i umożliwia odbierającemu przygotowanie się do obioru towarów. Zastosowanie czytnika do odczytania etykiet z kodem kreskowym umieszczonych na opakowaniach wysyłkowych pozwala na automatyczne sprawdzenie zgodności dostawy z przesyłanym wcześniej Zawiadomieniem o wysyłce (DESADV). Receiving Advice (RECADV) Komunikat przesyłany od kupującego do sprzedającego informujący jakie towary odebrał i zaakceptował w ramach jednej dostawy. Komunikat umożliwia sprzedającemu porównanie listy zamawianych i wysłanych towarów z lista towarów odebranych i zaakceptowanych przez kupującego. Może być wykorzystany do przekazania informacji o stratach powstałych w trakcie dostawy oraz wskazania dalszych działań. Komunikat pozwala przygotować sprzedającemu fakturę dla kupującego. Invoice (INVOIC) Komunikat wysyłany przez sprzedającego do kupującego. Zawiera wezwanie do zapłaty za dostarczony towar lub usługi na uzgodnionych miedzy nimi warunkach. Ten sam dokument, z odpowiednim kwalifikatorem, może być wykorzystywany jako faktura pro-forma lub nota kredytowa / debetowa. Wykorzystanie tego komunikatu może być źródłem istotnych oszczędności w pracach księgowych. Każda faktura podlega zazwyczaj rygorystycznemu sprawdzaniu, jest kopiowana, a następnie wykorzystywana do sporządzenia miesięcznego bilansu. Zastosowanie elektronicznych dokumentów pozwala na zautomatyzowanie tych czynności. Również możliwość popełnienia pomyłki jest praktycznie zredukowana do zera. Tax Control (TAXCON) Komunikat dotyczący kontroli podatkowej może być wysyłany przez dostawce do klienta streszczając informacje podatkowa do faktury lub grupy faktur. Generalnie towarzyszy on rzeczywistej fakturze lub grupie faktur. Może być wysłany także do, np. urzędów podatkowych, czy firm audytorskich, w formie zestawień zawierających informacje podatkowe dotyczące danego okresu czasu.
RAPORTY I PLANOWANIE	Delivery Schedule (DELFOR) Komunikat od klienta do jego dostawcy zawierający planowane terminy i wielkości dostaw towaru w krótkim lub długim okresie czasu. Umożliwia dostawcy planowanie i gospodarowanie zasobami. Sales Data Report (SLSRPT) Komunikat wysyłany od sprzedawcy do jego dostawcy, siedziby firmy, centrum dystrybucyjnego lub trzeciego podmiotu takiego jak instytut rynku, który umożliwia transmisje danych sprzedaży w celach statystycznych, planowania i analizy rynku. Sales Forecast Report (SLSFCT) Komunikat wysyłany od sprzedawcy do jego dostawcy, centrali, centrum dystrybucyjnego lub trzeciego podmiotu umożliwiający transmisje danych dotyczących przewidywanej sprzedaży w celach statystycznych, planowania i analizy rynku. Komunikat może być wysyłany przez sprzedawcę do przekazania dostawcy informacji o spodziewanym popycie. Informuje o tym kiedy towary będą potrzebne, a nie, kiedy będą sprzedane. Właściwe wykorzystanie tego komunikatu wymaga posiadania systemu informatycznego kontrolującego zapasy oraz przewidującego przyszły poziom zapotrzebowania. Inventroy Report (INVRPT) Komunikat pomiędzy podmiotami zainteresowanymi wyszczególnionymi informacjami odnoszącymi się do wykonanego lub planowanego spisu towarów. Multiple Debit Advice (DEBMUL) Wiadomość wysyłana przez bank do klienta, informująca go o obciążeniach jego konta. Informacje mogą dotyczyć jednej lub więcej transakcji finansowych lub handlowych takich jak faktury, noty kredytowe, noty debetowe, opłaty za usługi bankowe. Multiple Credit Advice (CREMUL) Wiadomość wysyłana przez bank do klienta, informująca go o wpływach na jego koncie. Informacje mogą dotyczyć jednej lub więcej transakcji finansowych lub handlowych takich jak faktury, noty kredytowe, noty debetowe, opłaty za usługi bankowe.

---