EDI ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH

EDI Elektroniczna

Wymiana Dokumentów

Standardowa Wymiana

Dokumentów

Zastosowanie EDI

Definicja

•

EDI Elektroniczna Wymiana Dokumentów (Electronic Data

Interchange) to proces wymiany danych pomiędzy różnymi

organizacjami o znaczeniu krytycznym dla efektywnego

prowadzenia działalności, spełniającej następujące

założenia:

- przekaz danych jest realizowany w formie elektronicznej w

postaci dokumentów elektronicznych

- dane są zapisane według standardowego formatu,

określającego składnię, strukturę i zawartość

transmitowanych danych.

- dane są generowane w wprowadzane do systemu

komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, bez

interwencji człowieka.

Aby korzyści z wdrożenia EDI były maksymalne, należy

zadbać o właściwą integrację technologii EDI z istniejącą

wcześniej organizacją obsługującą przepływ dokumentów i

danych w firmie. Integracja polega na zapewnieniu

całkowitego wyeliminowania wpływu człowieka w przebieg

dokumentów

Podstawowe standardy
EDI

•

Standardy dokumentów EDI dostarczają opisu struktury

koniecznej do tego, aby system komputerowy był w stanie

odczytać, zrozumieć i przetwarzać dokumenty biznesowe.

W chwili obecnej dominującym międzynarodowym

standardem EDI jest UN/EDIFACT. Skrót UN/EDIFACT oznacza

United Nation Rules for Electronic Data Interechange of

Administration, Commerce and Transport czyli w dowolnym

tłumaczeniu zasady ONZ dla Elektronicznej Wymiany

Danych. Jak już sama nazwa wskazuje , jego stosowanie jest

rekomendowane przez ONZ, jest on powszechnie

stosowany w całej Europie i Azji. Dodatkowo w ramach tego

standardu istnieje wiele podstandartów, wprowadzonych po

to aby uprości proces wdrożenia EDI, w pewnych,

zawężonych obszarach. Jednym z tych podstawowych jest

EANCOM. Podręcznik wdrożenia EACOM zastał

przygotowany przez organizację EAN International.

Podręcznik ten dotyczy trzech obszarów działalności

biznesowej: handlu, transportu i finansów.

Podstawowe standardy EDI
cd

•

Zawężenie obszaru wdrożenia oraz przyjęcie

pewnych konwencji, pozwala na bardziej

precyzyjny i prostszy opis poszczególnych

dokumentów oraz całego procesu wdrożenia EDI.

W wydatnym stopniu zmniejsza to możliwość

pomyłek i nieporozumień.

Można wymienić kilka głownych Korzyści

wynikajacych z używania EDI:

- Oszczędność czasu i pieniędzy

- Redukcja błędów

- Optymalizacja zapasów

- Usprawnienie obiegu płatności

Oszczędność czasu i
pieniędzy

•

EDI jest technologią, która w naturalny sposób

oszczędza czas i pieniądze. Potrzeba

przetwarzania informacji przez człowieka jest

zredukowana do minimum, ponieważ procesy

translacji, konwersji i transportu danych są

automatycznie wykonywane przez komputer i

odpowiednie oprogramowanie. Wymiana

dokumentów w stosunku do metod klasycznych

jak poczta, jest nieporównywalnie szybsza, dzięki

czemu znacznie szybciej możemy się złożyć

zamówienie i otrzymać jego potwierdzenie.

Redukcja błedów

•

Elektroniczny transfer danych eliminuje

konieczność kopiowania danych z jednego

papierowego dokumentu na inny lub ręcznego

wprowadzania danych do aplikacji biznesowej. W

typowym zleceniu zakupu, człowiek przepisuje

informacje z formularza papierowego

przynajmniej jeden raz. Przy pomocy EDI

polepszona dokładność osiągana jest na kilka

różnych sposobów:

- Dane elektroniczne wyprowadzane są zazwyczaj

z bazy danych, gdzie zostały już poddane

uprzedniemu zatwierdzeniu (sprawdzeniu).

Faktur mimo, że ma inny
format w różnych firmach są
takie same.

Redukcja błedów cd.

•

- Dokumenty elektroniczne przesyłane są

precyzyjnie bez względu na ich rozmiar.

Jeżeli transmisja dużego dokumentu nie

okazuje się skuteczna, użytkownik może

natychmiast wywołać procedurę

retransmisji.

- Nawet jeżeli dokument elektroniczny

przetwarza wielu różnych uczestników, z

których każdy dodaje dane do istniejącego

dokumentu, i tak żaden nie ma możliwości

zmiany poprzednio wprowadzonej

informacji.

Optymalizacja zapasów

•

Szybka i sprawna wymiana dokumentów oraz

zerowe szanse popełnienia błędu pozwalają

realizować zamówienia o wiele szybciej. Specjalne

oprogramowanie nadzoruje i kontroluje stany

magazynow. Może ono wskazywać momenty, w

których należy zamówić dostawę danego artykułu

oraz samodzilnie generować stosowne

zamówienie. Ponieważ programy nie kierują się

intuicją, a używają zaawansowanych technik

analizy danych, dają gwarancję, że w magazynie

nigdy nie zabraknie żadnego z towarów i żaden

nie będzie zalegał w nadmiarze.

Usprawnienie obiegu
płatności

•

Skracanie czasu realizacji
zamówienia oraz przyspieszenie
obiegu dokumentacji handlowej
wpływa na szybki obieg płatności.
Jeżeli dodatkowo system jest
połączony z modułem bankowym –
faktury są automatycznie
akceptowane i po zatwierdzeniu
płatnośc jest realizowana
elektronicznie

Własne wdrażanie -

niebezpieczeństwa

•

Czas potrzebny na projektowanie i

programowanie narzędzi wchodzących w skład

systemu.

•

Budżet obejmujący tworzenie oprogramowania i

warstwy komunikacyjnej zgodnej ze

standardami EDI.

•

Koszty usuwania nieuniknionych błędów i

potencjalnych niezgodności programu

z pakietami używanymi przez kooperantów

firmy.

•

Straty w wyniku ujawnienia się nie wykrytych na

etapie testów błędów w programie.

Rozwiązania firm obecnych na
rynku - zalety

•

Niższe w stosunku do własnych rozwiązań, koszty

wdrożenia.

•

Wieloletnia obecność pakietów na rynku, poparta

doświadczeniem firm tworzących rozwiązania EDI.

•

Ryzyko zminimalizowane przez testy sprawności

w praktycznych zastosowaniach, którym

programy zostały poddane przez wielu

użytkowników.

•

Możliwości przyszłego rozwoju i serwisu,

połączonych z dostosowaniem programów do

obowiązujących standardów