Należności wątpliwe w księgach rachunkowych pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej
Jesteśmy pracowniczą kasą zapomogowo-pożyczkową (PKZP). W bilansie za 2008 rok posiadaliśmy należności wątpliwe. W 2009 roku z uwagi na brak możliwości ustalenia odpowiedzialności konkretnych osób umorzono śledztwo w sprawie tych należności. Szkoda majątkowa przewyższa wartość funduszu rezerwowego PKZP. Jak w związku z tym powinniśmy postąpić z tą należnością? Czy stratę przewyższającą wartość funduszu rezerwowego można pokryć np. zwiększając wysokość wpisowego wnoszonego przez członków wstępujących do PKZP?
Szczegółowe zasady organizowania i działania w zakładach pracy PKZP określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. nr 100, poz. 502 ze zm.). Zgodnie z ww. rozporządzeniem, celem PKZP jest udzielanie członkom pomocy materialnej w formie pożyczek długo- i krótkoterminowych oraz zapomóg - w miarę posiadanych środków - na zasadach określonych w statucie. Do kompetencji walnego zebrania członków (organu PKZP) należy m.in.:
1) zatwierdzanie sprawozdań i bilansów rocznych,
2) w razie powstania szkód i strat, rozpatrywanie ich przyczyn oraz podejmowanie decyzji w sprawach ich pokrycia.
Z kolei do właściwości komisji rewizyjnej (organu PKZP) należy m.in. ochrona mienia PKZP.
Na środki finansowe PKZP składają się następujące fundusze:
1) fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy (powstaje z wkładów i jest przeznaczony na udzielanie pożyczek),
2) fundusz rezerwowy (powstaje z wpłat wpisowego wnoszonego przez członków wstępujących do PKZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy; nieściągalne zadłużenie może być umorzone w ciężar funduszu rezerwowego),
3) fundusz zapomogowy (powstaje m.in. z odpisów funduszu rezerwowego oraz dobrowolnych wpłat członków) i inne fundusze przewidziane w statucie.
Rachunkowość PKZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości, tj. zgodnie z ustawą o rachunkowości. Rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy. Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone według ww. zasad podpisuje zarząd oraz komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności PKZP. Protokół kontroli dołącza się do rocznego sprawozdania finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków. Oznacza to, że dla PKZP prowadzone są odrębne księgi rachunkowe, niezależnie od ksiąg rachunkowych zakładu pracy.
Uwzględniając szczególne regulacje ww. rozporządzenia należy zauważyć, iż środki tworzące powyższe fundusze są rozliczane funduszowo i nie stanowią przychodów w znaczeniu ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że w księgach rachunkowych PKZP są księgowane operacje tworzenia ww. funduszy oraz ich wykorzystania, rozrachunki z członkami z tego tytułu, a także operacje pieniężne na rachunku bankowym i w kasie. Bardzo ważne jest, że to zakład pracy pokrywa koszty związane z prowadzeniem działalności PKZP. A zatem w PKZP nie wystąpią operacje przychodów i kosztów; nie wystąpi zatem konieczność sporządzania rachunku zysków i strat (lub rachunku wyników). Sprawozdanie finansowe PKZP to tylko bilans i biorąc pod uwagę ograniczoną ilość zdarzeń w PKZP, jest on sporządzany w postaci uproszczonej.
Dlatego też od występującej w PKZP należności nieściągalnej nie dokonuje się odpisów aktualizujących, jak to ma miejsce w jednostkach gospodarczych. Należność ta powinna zostać pokryta zgodnie z decyzją walnego zebrania członków. Przepisy rozporządzenia zezwalają, aby nieściągalne zadłużenie było umorzone w ciężar funduszu rezerwowego.
W naszej opinii, w sytuacji przedstawionej w pytaniu po otrzymaniu postanowienia prokuratury o umorzeniu śledztwa pytająca PKZP, tj. walne zebranie członków, powinno podjąć odpowiednie decyzje w sprawie pokrycia nieściągalnej należności.
W księgach rachunkowych PKZP operacja ta powinna przebiegać następująco:
1) tworzenie funduszu rezerwowego - wpłata wpisowego wnoszonego przez członka wstępującego: |
- Wn konto 10 "Kasa", |
2) udzielenie członkowi PKZP pożyczki: |
- Wn konto 24 "Udzielone pożyczki", |
3) umorzenie nieściągalnego zadłużenia do wysokości funduszu rezerwowego: |
- Wn konto 85-2 "Fundusz rezerwowy", |
Natomiast jeżeli fundusz rezerwowy jest mniejszy niż należność nieściągalna, to część niepokryta tej należności może figurować na koncie rozrachunkowym do czasu jej pokrycia (wysokość funduszu rezerwowego nie powinna być ujemna) i w takiej postaci powinna być wykazywana w bilansie PKZP. Dobrym rozwiązaniem wydaje się być zaproponowane w pytaniu podwyższenie wysokości wpisowego wnoszonego przez członków wstępujących lub też dobrowolne wpłaty w określonej wysokości przez pozostałych członków PKZP. Oczywiście sytuacja ta powinna zostać przedstawiona w sprawozdaniu sporządzonym za 2009 rok i skontrolowana przez komisję rewizyjną.