Karta kierowcy w rozliczeniu podatkowym i rachunkowym
Karta kierowcy
Karta kierowcy jest kartą imienną, na której są zapisywane dane dotyczące przejazdów wykonanych przez określonego kierowcę. Umożliwia ona identyfikację kierowcy i przypisanie do odpowiedniej osoby danych dotyczących przejazdów rejestrowanych przez moduł tachografu.
Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o systemie tachografów cyfrowych (Dz. U. nr 180, poz. 1494 ze zm.), kartę kierowcy wydaje się na okres 5 lat, nie dłuższy jednak niż okres ważności prawa jazdy posiadanego przez kierowcę.
Na terenie Polski podmiotem uprawnionym do wydawania kart kierowcy jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Wydatek na nabycie karty kierowcy poniesiony przez pracodawcę jako koszt podatkowy
Kierowcy pozostającemu w stosunku pracy i wykonującemu przewozy z wykorzystaniem pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowe poniesioną opłatę za wydanie, wznowienie lub wymianę karty kierowcy może refundować pracodawca na podstawie imiennego dowodu uiszczenia tej opłaty. Tak wynika z art. 20 ust. 7 ww. ustawy z 29 lipca 2005 r.
Choć ani ustawa o PDOP, ani o PDOF nie zawierają szczegółowych regulacji w zakresie kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zwrot (refundację) pracownikom kosztów karty kierowców, to niewątpliwie wydatek ten może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Jest to bowiem wydatek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej i jako koszt pośrednio związany z przychodami może zostać ujęty w kosztach podatkowych w momencie zaewidencjonowania wydatku w księgach rachunkowych.
Tak więc zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych należy dokonywać na zasadach ogólnych, czyli związku przyczynowo-skutkowego wydatku z uzyskiwanymi przychodami, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP lub art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF.
Podobnie kwestię tę wyjaśniają organy podatkowe. Przykładowo, Urząd Skarbowy w Opolu w postanowieniu z 30 października 2006 r., nr PD/423/31/MM/06 stwierdził, że:
„(…) Nie istnieje wymóg, by poniesiony koszt przyniósł określony przychód, lecz był poniesiony w celu jego osiągnięcia. Zatem kosztem uzyskania przychodów byłyby uzasadnione racjonalnie i gospodarczo nakłady i wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika, który przez ich poniesienie zmierza do osiągnięcia przychodów z tego źródła. Niezależnie od kategorii, jaką określi podatnik, cel, na który poniósł wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, jeżeli jest możliwe wykazanie związku przyczynowego wydatku z uzyskanym przychodem.
(…) w przypadku wykonywania przez Spółkę usług transportowych stanowiących dla Spółki źródło przychodów z wykorzystaniem pojazdów wyposażonych w tachografy, za koszty uzyskania przychodów mogą być uznane wydatki (refundacja) związane z opłatą wydania, wznowienia lub wymiany karty kierowcy pozostającego w stosunku pracy i poniesione dla potrzeb pracodawcy (podkreśl. red.).”
Zatem to opłata ponoszona przez firmę na zakup karty kierowcy, jako opłata poniesiona w związku z uzyskiwanymi przychodami, będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Dla udokumentowania wydatku wystarczy posiadanie potwierdzenia dokonania przez pracownika zapłaty np. przelewu bankowego.
Warto dodatkowo podkreślić, że w omawianym przypadku podstawą zaliczenia do kosztów podatkowych nie mogą być faktury VAT, dotyczące wydania karty kierowcy, które wystawiane są na nazwisko kierowcy.
Zwrot wydatku a przychód pracownika
Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Zatem zwrot (refundacja) pracownikowi wydatków na nabycie karty kierowcy stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu w miesiącu wypłacenia lub postawienia tych kwot do dyspozycji pracownika.
Takie też stanowisko zajął Urząd Skarbowy Kraków-Stare Miasto w postanowieniu z 14 listopada 2006 r., nr PDF-3/415-70/06:
„(…) karta kierowcy jest personalizowana, każdy kierowca może posiadać tylko jedną ważną kartę kierowcy i może się posługiwać wyłącznie własną imienną kartą.
(…) Kierowca może zatem używać przedmiotowej karty, świadcząc pracę na rzecz więcej niż jednego pracodawcy, może jej używać również w ramach działalności gospodarczej prowadzonej na własne nazwisko lub w formie spółki, ale oprócz karty kierowcy musi wówczas posiadać kartę przedsiębiorstwa.
(…) Dopiero po uiszczeniu opłaty za wydanie, wznowienie lub wymianę karty kierowcy, kierowca może otrzymać refundację tego wydatku od swego pracodawcy na podstawie imiennego dowodu uiszczenia tej opłaty. Stąd faktura za wydanie karty kierowcy jest wystawiana na nazwisko kierowcy.
W świetle powyższego stwierdzić należy, iż opłaty za wydanie kart kierowców wniesione przez Spółkę do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych są świadczeniami pieniężnymi poniesionymi za pracowników i stanowią dla tych pracowników przychód ze stosunku pracy opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w artykułach 31, 32, 38, 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…) (podkreśl. red.).”
Składki ZUS dotyczące refundacji pracownikowi kosztów nabycia karty kierowcy
Zwrócone (zrefundowane) przez pracodawcę koszty wydania karty kierowcy pracownikom są również oskładkowane. Obowiązujące bowiem przepisy nie wyłączają z oskładkowania takiego rodzaju przychodu, zatem kwotę zwrotu należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS na zasadach ogólnych.
Odliczenie VAT z faktury dokumentującej zakup karty kierowcy
Jak wynika z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Zatem faktura VAT otrzymana przez nabywcę towarów i usług będącego czynnym podatnikiem VAT stanowi podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w niej określony. Dodatkowym warunkiem koniecznym do uzyskania prawa odliczenia VAT naliczonego jest istnienie związku zakupionych towarów i usług ze sprzedażą opodatkowaną prowadzoną przez podatnika. Jednak to nie wszystko. Aby dokonać odliczenia, należy spełniać również warunki formalne. Otóż faktura VAT, jako dowód dokumentujący wszelkie transakcje dostaw towarów i usług, jest wystawiana przez podatników VAT i musi zawierać wszystkie niezbędne elementy określone szczegółowo w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jednym z podstawowych wymogów w tym zakresie jest prawidłowe oznaczenie na fakturze sprzedawcy oraz nabywcy - poprzez podanie ich imion i nazwisk lub nazw bądź nazw skróconych oraz adresów i numerów identyfikacji podatkowej (§ 5 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia).
Mając powyższe na uwadze, aby faktura uprawniała do odliczenia VAT, musi być wystawiona właśnie na podatnika odliczającego. Nie wystarczy przy tym, że faktura dotyczy nabycia towarów lub usług dla celów firmy.
Zatem w sytuacji, gdy nabywcą usługi dotyczącej wydania karty kierowcy jest sam kierowca, a w konsekwencji faktura zostaje wystawiona na jego nazwisko, faktura taka nie uprawnia pracodawcy dokonującego zwrotu tego wydatku do odliczenia VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze. Nie ma wówczas żadnego znaczenia fakt, że zakup przedmiotowej usługi służy celom prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem VAT.
Ewidencja zwrotu wydatku dotyczącego nabycia karty kierowcy w księgach rachunkowych
W księgach rachunkowych kwotę zwracanych pracownikowi kosztów zakupu karty kierowcy jednostka może ująć następującym zapisem:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 |
Dodatkowo, w miesiącu wypłaty zwracaną (refundowaną) kwotę należy doliczyć do dochodu pracownika i pobrać odpowiednio składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Składki ZUS finansowane przez pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy należy ująć zapisem:
- Wn konto 23-4 „Rozrachunki z pracownikami”, |
Natomiast składki obciążające pracodawcę ujmiemy: Wn konto 40 lub konto zespołu 5, Ma konto 22.