Samochód w firmie - wybrane zagadnienia

1. Ustalenie wartości początkowej samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych

Czy wydatki na autoalarm i jego montaż, felgi aluminiowe i opony zimowe, poniesione przed oddaniem zakupionego samochodu (nowego) do używania zwiększą jego wartość początkową?

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości wartość początkową środka trwałego (w tym samochodu) - w przypadku odpłatnego nabycia - stanowi cena nabycia. Z definicji ceny nabycia określonej w art. 28 ust. 2 i 8 ustawy o rachunkowości wynika, że jest to cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Cena nabycia samochodu spełniającego kryteria zaliczenia do środków trwałych obejmuje ogół jego kosztów poniesionych przez jednostkę do dnia przyjęcia do używania, w tym również:

• niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

• koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania tego środka trwałego i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.

Oznacza to, że każdy koszt poniesiony przed przyjęciem środka trwałego do używania, związany z jego nabyciem i przystosowaniem do używania, zwiększać będzie jego wartość początkową.
 

Wydatki wymienione w pytaniu powinny zostać odniesione na zwiększenie wartości początkowej zakupionego samochodu. Tym samym początkowo powinny one zostać zarachowane na koncie 08 "Środki trwałe w budowie", a w momencie przyjęcia samochodu do używania przeksięgowane na konto 01 "Środki trwałe".

Czy wydatki poniesione na tłumaczenie dokumentów związanych z zakupem samochodu za granicą zwiększą jego wartość początkową? Dokumenty te były niezbędne przy rejestracji tego samochodu.
 

Naszym zdaniem wydatki poniesione na spełnienie warunków dopuszczenia pojazdu do ruchu drogowego - w tym także na tłumaczenie dokumentów niezbędnych przy jego rejestracji - można zaliczyć do ceny nabycia samochodu, zwiększając tym samym wartość początkową tego środka trwałego.

Warunkiem koniecznym do uznania zakupionego przez jednostkę samochodu za środek trwały jest m.in. jego kompletność i zdatność do użytku (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Aby można było uznać ten samochód za kompletny i zdatny do użytku musi on zostać dopuszczony do ruchu. W świetle zaś art. 71 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2005 r. nr 108, poz. 908 ze zm.), pojazd samochodowy jest dopuszczony do ruchu, jeżeli:

• odpowiada warunkom technicznym,

• jest zarejestrowany,

• jest zaopatrzony w zalegalizowane tablice rejestracyjne i w nalepkę kontrolną.

Czy wartość początkową samochodu zwiększą koszty ubezpieczenia komunikacyjnego poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych?
 

Wydatki na ubezpieczenie nie zwiększają wartości początkowej nabytego samochodu, nawet jeżeli zostały poniesione przed przyjęciem samochodu do używania (przed wprowadzeniem do ewidencji bilansowej środków trwałych).

Fakt zawarcia ubezpieczenia komunikacyjnego nie warunkuje uznania samochodu za kompletny i zdatny do używania. Koszty poniesione na ubezpieczenie samochodu związane są z jego eksploatacją. Dlatego też zapłacona kwota tego ubezpieczenia powinna zostać zarachowana bezpośrednio w ciężar kosztów operacyjnych jednostki, zapisem:
 

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,       - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

W sytuacji gdy kwota składki ubezpieczeniowej jest istotna z punktu widzenia jednostki, rozlicza się ją w czasie poprzez konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Jeśli natomiast w ocenie jednostki kwota składki jest nieistotna, można - stosując uproszczenie - odnieść ją bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. Przy czym, gdy ubezpieczenie obejmuje dwa lata obrotowe, składkę należy podzielić proporcjonalnie do tych lat.

2. Samochód pracownika używany do celów służbowych w jazdach lokalnych

Pracownik naszej firmy wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych - do jazd w granicach administracyjnych miasta. Czy jest jakaś określona kwota do wypłaty za jazdy lokalne i w jaki sposób zaksięgować taką wypłatę?

W przypadku zwrotu pracownikom kosztów używania ich prywatnych samochodów do potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych konieczne jest uwzględnienie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Stosownie do § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. "kilometrówki"). Wybór sposobu leży w gestii pracodawcy.

2.1. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu

Przepisy § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. stanowią, iż miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, stosownie do postanowień § 2 ww. rozporządzenia, dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

2) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Z kolei miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten, w świetle § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej - może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km. W służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej limit ten może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Należy przy tym pamiętać, iż w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu prywatnego w formie ryczałtu miesięcznego konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną, był on używany. Oświadczenie to powinno zawierać:

a) dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz

b) określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także

c) ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Złożone przez pracownika oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych jest dokumentem, na podstawie którego ujmuje się zwrot kosztów w księgach rachunkowych.

Wzór oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych dostępny jest na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

2.2. Zwrot kosztów na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu

Jeżeli zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następuje na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, podstawą zwrotu jest ewidencja przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów następuje wówczas w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd - dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawkę za jeden kilometr przebiegu,

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

• podpis pracodawcy i jego dane.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ciąży na pracowniku. Ewidencja ta na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według ilości faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów dla celów podatkowych (art. 23 ust. 5 updof i art. 16 ust. 5 updop).
 

W przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu ewidencja przebiegu pojazdów jest dokumentem, na podstawie którego ujmuje się ten zwrot w księgach rachunkowych.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

2.3. Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych
 

Zasady ujęcia w księgach rachunkowych zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych są takie same w przypadku dokonywania tego zwrotu na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, jak i w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Koszt ten w obydwu przypadkach odnoszony jest ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu do celów służbowych powinna się odbywać z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty wypłacane pracownikowi z tego tytułu (bez względu na formę, w jakiej pracownik otrzymuje zwrot omawianych wydatków), co do zasady, stanowią bowiem przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof.

Od podatku dochodowego ustawodawca zwolnił jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Wspomniane zwolnienie od podatku dotyczy wyłącznie ryczałtów lub "kilometrówek" wypłacanych pracownikom pomocy społecznej, listonoszom lub pracownikom służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im bezpośrednio przepisy odrębnych ustaw.

Natomiast w przypadku innych pracowników wypłacony zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do potrzeb służbowych w jazdach lokalnych nie korzysta ze zwolnienia od podatku. W konsekwencji stanowi on przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych (do wysokości ryczałtu albo "kilometrówki" określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.) nie uwzględnia się natomiast w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W takim samym zakresie nie stanowi on również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych zarówno na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, jak i w formie ryczałtu, może być wypłacony bezpośrednio w dniu rozliczenia tych kosztów lub wraz z wynagrodzeniem.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik na podstawie umowy zawartej z pracodawcą wykorzystuje do jazd lokalnych w celach służbowych prywatny samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³. Zgodnie z zawartą umową, pracownikowi przyznano miesięczny limit wynoszący 500 km.

2. Z oświadczenia o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych złożonego za sierpień 2010 r. wynika, iż przebywał on 10 dni na urlopie wypoczynkowym. W związku z tym:

a) przyznany limit miesięczny wynosi: (500 km × 0,8358 zł/km) = 417,90 zł,

b) łączna kwota zmniejszenia ryczałtu wynosi: (10 dni × 1/22 × 417,90 zł) = 189,95 zł,

c) kwota ryczałtu za sierpień 2010 r. wynosi: (417,90 zł - 189,95 zł) = 227,95 zł,

d) podatek dochodowy od osób fizycznych, po zaokrągleniu do pełnych złotych wynosi: (228 zł × 18%) = 41 zł,

e) kwota ryczałtu do wypłaty wynosi: (227,95 zł - 41,00 zł) = 186,95 zł.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach kosztów rodzajowych.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Kwota ryczałtu za używanie prywatnego samochodu	227,95 zł	40	23-4
2. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych	41,00 zł	23-4	22
3. WB - zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych	186,95 zł	23-4	13-0

III. Księgowania:

3. Samochód kupiony na kredyt, objęty umową przewłaszczenia

Czy samochód kupiony przez spółkę na kredyt, w którego dowodzie rejestracyjnym jako właściciel, wpisany jest bank, a nabywca wskazany jest jedynie jako użytkownik, może być wprowadzony do ewidencji środków trwałych spółki? Czy samochód taki może być amortyzowany?
 

Samochód przewłaszczony na zabezpieczenie spłaty kredytu może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych i amortyzowany przez nabywającą go spółkę. Nie ma przy tym znaczenia, że na czas przewłaszczenia w dowodzie rejestracyjnym samochodu jako właściciel wpisany jest bank (kredytodawca).

Aby zakupiony na kredyt samochód mógł być wprowadzony do ewidencji środków trwałych nabywającej go jednostki i tym samym amortyzowany musi on jednak spełniać warunki określone dla środków trwałych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że jego przewidywany okres ekonomicznej użyteczności musi być dłuższym niż rok, musi być on kompletny, zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki (pozyskany do używania na potrzeby podstawowej działalności lub na potrzeby działalności socjalnej).

Należy przy tym podkreślić, iż jeżeli kredyt, z którego sfinansowano zakup samochodu, został zabezpieczony umową przewłaszczenia tego samochodu, wskazane jest ujęcie wartości samochodu, stanowiącego zabezpieczenie spłaty kredytu jako zobowiązania warunkowego w ewidencji pozabilansowej po stronie Ma konta 29 "Zobowiązania warunkowe".

4. Koszty holowania uszkodzonego samochodu

Samochód ciężarowy, będący naszym środkiem trwałym, uległ uszkodzeniu w wyniku wypadku i w związku z tym zobowiązani byliśmy do pokrycia kosztów jego holowania. W ciężar jakich kosztów należy odnieść ten wydatek?
 

Koszty usunięcia szkody (naprawy powypadkowej), jak i samego holowania uszkodzonego pojazdu, zarachowywane są - jako koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki - w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Uszkodzenie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej jednostki w wypadku drogowym jest bowiem zdarzeniem niezwiązanym bezpośrednio z działalnością operacyjną tej jednostki. Dlatego też skutki finansowe tego zdarzenia ujmowane są w księgach rachunkowych z uwzględnieniem przepisów art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości.

Tym samym zarówno koszty usunięcia szkody spowodowanej wypadkiem oraz koszty holowania uszkodzonego pojazdu powinny zostać ujęte na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", zapisem:
 

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",       - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub 21 "Rozrachunki z dostawcami".

---